ファイル共有サーバーとは？導入するメリットや注意点を解説！

ファイル共有の方法は、従来のビジネスシーンで利用されてきたファイル共有サーバーや社内のネットワークにつながったNASなどのシステムに加え、近年では、スマートデバイスやテレワークの普及に伴い、外出先や自宅からの利用を目的としたオンラインサービスなど、いくつかの選択肢があります。それぞれの運用方法やセキュリティの仕組みが異なるため、まずは代表的なファイル共有の方法を確認した上で、安全な運用のためのセキュリティ対策についても解説します。

ファイル共有サーバーとは？

ファイル共有サーバーは、複数のユーザー間でデータファイルを共有・アクセスできるようにするシステムです。これにより、組織内での情報共有の効率化が図られ、作業の効率が大きく向上します。 以下で、ファイル共有サーバーの機能や導入する目的について詳しく解説していきます。

ファイル共有サーバーの機能

ファイル共有サーバーは、以下のような多岐にわたる機能を備えています。

• データ交換：ネットワークを通じて、ファイルのアップロードとダウンロードが行えます。
• 高速データ通信：最適化されたプロトコルにより、迅速なデータ転送が可能です。
• アクセス権限管理：特定のユーザーだけがファイルにアクセスできるよう制御します。
• バージョン管理：異なるバージョンのファイルを保存し、必要に応じて元に戻すことができます。
• セキュリティ機能：暗号化やアクセス制御を用いて、データの安全を守ります。
• バックアップとログ管理：データの安全を確保するため、詳細なログの記録やバックアップを行います。

これらの機能により、企業はデータの安全性とアクセシビリティを保てます。 また、ファイルサーバーには、オンプレミス型とクラウド型の二つの設置オプションがあり、各々のニーズや環境に応じて選べます。オンプレミス型は自社のローカルネットワークに設置され、クラウド型はクラウドサービスを活用して構築されます。

ファイル共有サーバーを導入する目的

ファイル共有サーバーを導入する主な目的は、効率的なファイルアクセスと情報セキュリティの強化です。 社内の情報共有を迅速かつ正確に行うことで作業効率が上がり、結果的に生産性が向上します。また、セキュリティ対策が整ったサーバーを利用することで、重要な業務情報の漏洩リスクも大幅に減少します。

ファイル共有サーバーを利用するメリット

ユーザーは社内にいなくてもPC・モバイルからファイル共有・アクセスが可能

クラウド型ファイル共有サーバーを活用すると、場所や時間に制限されることなくファイル共有が可能です。もし拠点ごとに物理機器でファイル管理やファイル共有をしている場合、ファイルデータの内容が重複したり他部署との情報連携が非効率であったりするだけでなく、運用リソースをそれぞれの拠点で確保する必要がある等、デメリットは少なくありません。クラウド型ファイル共有サーバーを導入すれば、業務を行う上で発生するそれらの非効率性を排除し、よりスムーズな業務が実現するでしょう。

クラウド型ファイル共有サーバーでファイルを一元管理できる

管理面でもクラウド型ファイル共有サーバーは非常に多くの導入メリットがあります。その一つは、拠点を複数持っている企業の場合にも、全社ファイル共有サーバーの一元管理が実現できるという点です。拠点ごとの個別管理が不要になるだけでなく、管理者自身はいつでもどこでも管理業務を行うことが可能となります。管理者が拠点事情に合わせて運用する必要がなくなる点は、データ統制面でも有効といえます。

ストレージの容量不足を解消できる

ファイル共有サーバーを使用することで、企業は物理的なストレージ容量の成約を受けずにデータを保管できるようになります。従来、個別のハードドライブや社内サーバーに分散して保存されていたデータを中央集約化することで、スペースを効率的に活用できるようになります。さらに、データの重複を減らし、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになるため、ストレージコストの削減と運用の効率化が可能となります。

情報セキュリティの担保ができる

ファイル共有サーバーの大きなメリットの一つは、強化された情報セキュリティです。中央管理されたサーバーでは、アクセス権限を厳格に設定でき、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを大幅に低減できます。データの暗号化、定期的なバックアップ、高度なセキュリティプロトコルの導入によってデータの安全を確保し、事業の持続性を支えることができるのです。

ファイル共有の方法４パターン｜ファイル共有サーバーとの違いを比較

多くの企業ではWordファイルやExcelファイル等のOfficeドキュメントを複数人で共有し、業務を進めています。複数のメンバーと一つのファイルを参照したり、遠隔で共有したりするためのシステムとして、ファイル共有のシステムが活用されています。一方、社外の顧客や取引先とは、メールにファイルを添付することで情報共有するという方法が一般的でした。

しかしながら最近では、脱PPAPとも呼ばれる、暗号化したZipファイルをメールに添付し、パスワードと別送する方式をやめる動きが進むなどの背景があり、クラウド型ファイル共有サーバーを活用し、インターネット上にファイルをアップロード・ダウンロードすることで、ファイル共有をする企業も多くなっています。 特定の人しか扱えなかったファイルを複数人、または大規模な組織で共有する際の方法は、システムの方式ごとに特徴や導入方法が異なります。ここでは４つのパターンをご紹介します。

ファイル共有の方法１：ファイル共有サーバー(オンプレミス)

社内ネットワーク内にサーバーを設置し、ファイルを一元管理する方法です。アクセス権限やセキュリティ設定を細かく設計できるため、自社要件に合わせた柔軟な構築が可能です。 一方で、機器購入・設置・保守・バックアップなどを自社で担う必要があり、初期費用や運用負荷は大きくなります。また、基本的に社内ネットワーク内での利用が前提となるため、社外からのアクセスには追加の仕組みが必要です。

ファイル共有の方法２：NAS

NAS（Network Attached Storage）は、ネットワークに接続して利用する専用ストレージ機器です。比較的手軽に導入でき、小規模～中規模の社内共有に適しており、製品によっては、ユーザー管理機能や暗号化を実施できる高機能のNASもあります。

ただし、設置や管理は自社で行う必要があり、容量拡張にはハードウェア増設が必要です。障害対策やバックアップ設計も別途検討する必要があり、ファイル共有サーバーほどの拡張性はありません。

ファイル共有の方法３：パソコンの共有機能

ファイル共有はパソコンの機能設定で利用することも可能です。社内で利用していないパソコンを、ファイル共有用として社内ネットワークに接続する事で低コストのファイル共有ができます。ただしパソコンを利用したファイル共有のシステムでは、ファイルサーバーのように1カ所に集約できません。ファイル共有に手間が掛かるため、ユーザー数が多い場合には使いにくい方法です。

またセキュリティ面の弱さや大規模データの管理に向いていない点においても、ごく少人数でのファイル共有に向いているシステムといえます。

ファイル共有の方法４：クラウド型ファイル共有サーバー

インターネット上のクラウド環境にファイルを保存・共有する方法です。 オンプレミスのファイル共有サーバーやNAS、パソコンを使った方法と大きく異なるのは、物理的に機器を用意する必要がなく、さらにはベンダが提供するサービスを月額で利用するため、基本的にはインターネット環境、パソコン等の端末、およびログイン情報があれば利用が可能です。物理機器を購入しないため、初期費用や初期設置、設定コストを最小化できる方法の一つです。

また、クラウド型ファイル共有サーバーは、個別のシステム構築は不要、運用保守は全てベンダが行います。社内のシステム担当負荷が圧倒的に削減され、社内の限られた人的リソースをより効率的かつ、運用保守以外の必要業務に割りあてる事ができる点が特徴です。

クラウド型ファイル共有サーバーとNASについての具体的な違いはこちらの記事で解説しています。

【関連記事】オンラインストレージの基本とNASとの違い、メリット・デメリットを解説 | Fileforce TeamDX

ファイル共有にはクラウド型ファイル共有サーバーがおすすめ

ファイル共有の方法を４パターンご紹介しましたが、中でも導入のしやすさと使い勝手のよさでおすすめなのが、クラウド型ファイル共有サーバーの活用です。

ファイル共有をオンラインで行うのは個々人だけではなく、企業としてもそういったシステムを利用するケースが増えています。ファイル共有をクラウド型で行う方法としては、クラウド型ファイルサーバーにファイルをアップロードし、ファイルのダウンロード用URLを生成してメールで送信するサービスの他、クラウド上のワークスペースへアクセスしてファイルを閲覧、編集、保存をする方法もあります。

いずれもメール添付では難しい大容量ファイルの共有も可能で、使い方次第では社外の関係者や離れた拠点の社員やテレワークのメンバーなどとも安全なファイル共有が可能となります。

そういった新しいファイル共有サービスや従来のファイル共有システム含め、それぞれの概要を理解した上で自社の業務や組織に合うシステム導入を検討しましょう。

自社に最適なファイル共有サーバーをお探しなら、直感的な操作性と強固なセキュリティを兼ね備えた「Fileforce」がおすすめです。Windowsエクスプローラーと同様の操作感で利用できるため、導入時のユーザー教育も必要ありません。さらに、ユーザー数無制限の料金体系により、全社で高いコストパフォーマンスを実感いただけます。

詳細な機能や導入のご相談は、以下のリンクよりお気軽にお問い合わせください。

ファイル共有サーバーの利用がおすすめな企業

ファイル共有サーバーは、頻繁な情報共有と重要なデータ管理が必要な企業にとって特に有用です。

技術開発を行うスタートアップや、クライアント情報が多い法律事務所などでは、開発速度の向上や情報の安全管理に貢献します。また、教育機関などでの講義資料や研究データの整理、製造業での製品設計や生産情報の一元管理にも有効です。

重要なデータを多く扱う企業では、情報セキュリティの強化やアクセス速度の向上が業務効率を高めるため、ファイル共有サーバーの活用が推奨されます。

クラウド型ファイル共有サーバーを設置する際の注意点

クラウド型ファイル共有サーバーを導入する場合は、いくつかの注意点を意識することで導入後の業務をスムーズに進めやすくなります。具体的な注意点を確認してみましょう。

ファイル共有の機能が自社の業務にマッチしているか

プロジェクトや打ち合わせに際して、複数人が同じデータを同時に閲覧したり編集したりするシーンは少なくありません。ファイル共有の方法によっては排他制御の機能があり、複数人が同時にファイル編集・保存をしようとした際に、自動的に別名で保存される機能があるサービスや同時に編集できる機能があるサービスも増えているようです。ファイル共有の際に、編集の権限を複数人に付与して利用するケースが多い場合は注意してクラウド型ファイル共有サーバーの仕様を確認するようにしましょう。

ファイル共有の柔軟性と管理やガバナンスの効かせやすさ

ファイルの取り扱いやルールを決めて運用していくことは、従来のファイル共有においても現実的には難しいといった声が多く、あくまでもユーザーの利便性は確保しつつもアクセス権限を適切適格に付与し、業務実態に即した運用ができることが非常に重要といえます。

アクセス権限の設定やフォルダ作成の設定は、各社のクラウド型ファイル共有サーバーごとに異なるため、サービス選定の際は自社に必要な権限設定が可能かという点と、それによってユーザーの利便性が損なわれないかという点のバランスに注意が必要です。

情報漏洩対策やセキュリティ対策が自社や業界の求める要件にマッチするかどうか

ファイル共有の方法としてクラウド型ファイル共有サーバーを利用する際に、企業が最も懸念するポイントの一つが、情報漏洩やセキュリティに関するリスクでしょう。

アクセス権限を適切に付与したり、フォルダ構成のセキュリティを考慮したり、運用に伴うリスクを回避する以外にも、サービスの基盤や仕様にセキュリティリスクがないかを注意して選定する必要があり、具体的なポイントを後述します。

法人向けクラウドストレージ「Fileforce」は、Windowsエクスプローラーと同様の操作感で導入時の教育コストを抑えつつ、高度な権限管理や操作ログ機能を標準搭載しています。ユーザー数無制限の柔軟な料金体系により、全社規模で安全かつ効率的なファイル管理を実現可能です。

貴社の運用に合わせた最適な活用方法をご提案します。

導入にはコストがかかるので予算とあっているか

クラウド型ファイル共有サーバーの導入には、物理サーバーの設置に伴う初期費用は発生しませんが、運用を続けるうえでのコストはかかります。特にユーザー数やデータ量が増えると、それに応じてコストも上がるため注意が必要です。

クラウドサービスの料金体系は使用量に基づくプランが一般的で、事業の規模や成長予測に適したプランを選ぶことが大切です。将来のデータ増加や業務拡大を考慮した予算計画を立てることで、予期せぬ出費を避け、効率的なシステム運用が可能になります。

【関連記事】オンラインストレージの基本とNASとの違い、メリット・デメリットを解説 | Fileforce TeamDX

クラウド型のファイル共有サーバーの比較ポイント3つ

近年、多種多様なクラウドサービスが提供されているため、適切なサービスプロバイダーを選ぶことは容易ではありません。以下で、ニーズに適応したサービスを選択するための比較ポイントを解説していきます。

比較ポイント①コスト面

クラウドサービスを選定するうえで、運用コストは非常に重要です。料金体系は「ユーザー数課金」「容量課金」「機能別オプション課金」などサービスごとに異なります。現在の利用人数だけでなく、将来的な人員増加やデータ容量の拡大も見据えた設計が必要です。

また、月額費用だけでなく、初期費用の有無や追加機能の料金、サポート費用なども含めて総合的に判断することが、長期的なコスト最適化につながります。

比較ポイント②機能面

ファイル共有サービスは単なる「保管場所」ではありません。実際の業務で使いやすいかどうかが重要です。
たとえば、以下のような機能は比較すべきポイントです。

• アクセス権限の細かな設定
• 共有リンクの制御（有効期限・パスワード設定など）
• ファイルのバージョン管理
• オンラインプレビューや編集機能
• 他システムとの連携（SSO・ID管理など）

操作性や管理画面のわかりやすさも、現場定着に直結する要素です。機能の豊富さだけでなく、「自社に必要な機能が過不足なく備わっているか」という視点で確認することが大切です。

比較ポイント③セキュリティ対策面

企業にとって、セキュリティは最も重要な評価軸の一つです。特に、社外とのファイル共有やリモートワーク環境では、情報漏えいや不正アクセスへの対策が不可欠です。
確認すべき主なポイントは次の通りです。

• データ保存場所（国内・国外）
• 通信および保存データの暗号化
• アクセスログの取得・監査機能
• 多要素認証やSSO対応
• 管理者による統制機能

「安全性をうたっているか」ではなく、具体的にどのような仕組みでデータを守っているのかを確認することが重要です。

クラウド型ファイル共有サーバーを選ぶ際は、コスト・機能・セキュリティの3点をバランスよく比較し、自社の運用体制や将来計画に適したサービスを選定することが重要です。

たとえば、ファイルフォース株式会社 が提供する「Fileforce」は、ユーザー数無制限プランや柔軟な権限管理機能、国内データセンター運用など、ファイルサーバーとしての利用に特化したクラウドストレージです。既存のファイルサーバー運用を踏襲しながら移行できる点も評価されています。

自社の業務環境に合ったサービスを見極めるためにも、資料請求や無料トライアルを活用し、具体的な運用イメージを確認してみるとよいでしょう。

クラウド型ファイル共有サーバー導入時に必要なセキュリティ対策とは？

クラウド型ファイル共有サーバーを導入する際は、そのサービスに十分なセキュリティ対策が備わっていることが求められます。

堅牢でセキュアなサービス基盤であること

クラウド型ファイル共有サーバーとして、ファイアウォールや不正侵入検知といった不正アクセス対策や、ウイルスチェック・認証によるアクセス制限・アクセスログ管理などの機能が備わっている基盤に構築されたサービスであることをまずは確認すべきでしょう。外部からのサイバー攻撃、災害、データ消失や情報漏洩などの万が一のケースに備え、セキュリティリスクの回避だけでなく事業継続やBCP対策としても確認が必須のポイントといえます。

中には、クラウド型ファイルサーバーのサービス基盤となるデータセンターの所在地まで確認をするセキュリティ要件の厳しい企業もあります。この背景の一つとして、保管するデータやデータセンターに関連する法規制が国ごとに異なることで、自社業務への影響範囲が計り知れないという点があげられます。

過去に海外では、クラウド型ファイルサーバーを提供するベンダが強制捜査を受け、データセンターからサーバーが押収されたといった事例があるほか、ベンダが運用するデータセンターが日本国内にあったとしても、クラウド型ファイル共有サーバーのアプリケーション開発は海外へ外部委託している場合もあり、導入企業としてはカントリーリスクに慎重にならざるを得ないといえるでしょう。

情報漏洩リスクの軽減が可能であること

クラウド型ファイル共有サーバーは外部からの攻撃だけでなく、ユーザー自身による情報漏洩リスクの回避にも有効かどうかを確認しておきましょう。

クラウド型ファイル共有サーバーのサービスには、パソコンでファイル編集や閲覧をする際の仕様として、端末側とクラウド上のデータを同期して保持する「同期型」と、「非同期型」の２パターンがあります。
「非同期型」でかつ暗号化されたキャッシュデータのみをパソコン端末に保持するサービスであれば、デバイス紛失や盗難時に情報そのものの漏洩は防げるため、企業としては安心でしょう。

また、アクセス権限を付与して運用するだけではなく、ファイルのデータや通信も含めて暗号化されていることや、万が一情報漏洩が発生した場合には原因の追及と再発防止に役立てられるように、詳細な監査証跡を残せる機能があるかなど、詳細機能を比較検討しましょう。

ファイル共有におけるセキュリティ対策機能が備わっていること

ファイル共有機能の利便性と管理運用のための機能が自社の業務にマッチするかはすでに述べた通り注意が必要ですが、さらにセキュリティ面においても、仕様をチェックするようにしましょう。例えば、社外のいかなる範囲でもファイル共有を許可するのではなく、ファイル共有の相手をブラックリスト・ホワイトリストに登録して共有リンクの送信先を制御したり、ファイル共有URLのメール送信時に上司承認させたりする機能等です。

クラウド型ファイル共有サーバーを活用する事でより業務が効率化できる一方で、従来のファイル共有の方法では想定できなかったリスクに対してどこまで対策されているかを見極めることが、企業に求められています。

まとめ

社内ネットワークを利用するファイル共有サーバー、NAS、パソコンの共有機能といった従来のファイル共有の方法に加え、企業用途におすすめのサービスとして、堅牢なセキュリティと快適に利用できる機能を備えつつ、社内外を問わずファイル共有ができるクラウド型ファイル共有サーバーについて、ご紹介をしました。

本記事で企業がサービス選定において注意すべきポイントをご紹介しましたが、クラウド型ファイル共有サーバーのFileforceはそれらの対策を網羅し、企業の業務効率化とセキュリティ対策を支援するサービスとしておすすめです。

また、サービス検討にあたっては、ベンダからの情報提供とトライアル導入を通して、実際の使用感や操作性を確認し、自社の業務やユーザーに合ったサービスを見極めましょう。