オンラインストレージとは？導入するメリットや選び方、注意点を解説

オンラインストレージはクラウドサービスの一種であり、インターネット上にデータを保存できるサービスです。近年では、増え続ける会社の業務データをファイルとして適切に管理するために導入を進めるケースが増加しています。ただ、具体的なメリットや選び方について詳しくない方も少なくありません。本記事では、オンラインストレージの特徴や導入するメリット、失敗しない選び方などを詳しく解説します。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存できるサービスのことです。ストレージとは本来、PCのハードディスクやUSBメモリなどの記録媒体を指しますが、それをオンライン上で利用できる形にしたものがオンラインストレージです。物理的な媒体を使わず、インターネットを通じてデータを保存・管理できるため、場所や端末を問わずアクセスできます。

また、多くのサービスには自動同期機能があり、複数の端末で同じデータを常に最新の状態に保つことが可能です。そのため、大容量のデータ共有やバックアップ用途としても活用されています。オンラインストレージはサービス提供会社を通して利用する仕組みで、無料プランと有料プランがあり、容量や機能はサービスやプランによって異なります。

オンラインストレージとクラウドストレージとの違い

オンラインストレージとクラウドストレージは、日常的にほぼ同じ意味で使われることが多い言葉です。しかし、ITの観点から見ると、両者は指している範囲や捉え方が少し異なります。クラウドは、インターネット経由でサーバーやアプリケーションなどのITリソースを利用できる仕組み全体を指す概念です。

その中で、データを保存・共有する仕組みがクラウドストレージとして提供されています。一方、オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できるサービスを指す言葉として使われることが一般的です。このように両者は密接に関係しているため、違いが分かりにくいと感じる人も少なくありません。そこで次に、オンラインストレージとクラウドストレージの関係や考え方の違いについて整理して解説します。

オンラインストレージはクラウドストレージの一種

クラウドとは、「インターネット上で提供されるITリソースを、利用したいタイミングや量に合わせて利用できる形態」のことです。 クラウドサービスで利用できる主なITリソースとしては、データベース・アプリケーション・ストレージなどが挙げられます。

従って、オンラインストレージはクラウドストレージサービスで提供されるITリソースの一部を指すことになります。 また、クラウドサービスは、ソフトウェアを提供する「SaaS」、開発環境を提供する「PaaS」、インフラを提供する「IaaS」の3種類に大別できます。 ほとんどのクラウドサービスはSaaSに分類され、クラウドストレージサービスもSaaSの一種です。

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機能か技術かの視点の違い

あえて違いを定義するならば、言葉の成り立ちや焦点の当て方に差があります。「オンラインストレージ」は、「ストレージ（保管場所）がオンライン上にある」という機能や状態に焦点を当てた呼び方です。インターネット黎明期から使われている、比較的歴史のある言葉と言えます。

対して「クラウドストレージ」は、「クラウドコンピューティング技術を用いたストレージ」という技術的な背景を強調した呼び方です。クラウドという言葉が普及してからは、こちらの呼称も一般的になりました。以下の表に、それぞれの言葉が持つニュアンスの違いを整理しました。

このように呼び方は異なりますが、ユーザーが得られる「ネット経由でデータを保存・共有できる」というメリットは共通しています。

オンラインストレージを導入する4つのメリット

オンラインストレージは、企業のファイル管理やデータ共有の方法として広く利用されています。インターネット上にデータを保存できる仕組みにより、従来の社内サーバーやNASとは異なる利便性があります。ここでは、オンラインストレージを導入する主なメリットを4つ紹介します。

初期費用を抑えて導入できる

自社でファイルサーバーを構築するには、サーバー機器の購入費やネットワーク工事費など、数十万円から数百万円の初期投資が必要になるケースも珍しくありません。 オンラインストレージの多くは、利用人数や容量に応じた月額課金制（サブスクリプション）を採用しています。

初期費用が無料、または非常に安価で済むため、スモールスタートが可能です。「まずは少人数のチームで試してみて、良ければ全社に展開する」といった柔軟な導入ができるのも、コスト面での大きなメリットです。

アクセスする場所や端末を選ばない

オンラインストレージは、インターネットにつながってさえいれば、職場・自宅・外出先など、場所を問わず利用できることがメリットです。

さらに、利用する時間や端末の制限もありません。ネットにつなげたPC・スマホ・タブレットを使えば、24時間いつでもアクセスでき、遠く離れた端末同士でも同時に作業が可能です。そのため、テレワークや在宅勤務をしている人や、出張で遠方にいる人とも、同じデータを同時に編集できます。

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大容量のデータを共有できる

オンラインストレージは、大容量のデータを簡単に保存・共有できる点が大きなメリットです。社内で各部署のPCにデータを保存している場合、資料の共有や管理に手間がかかることがありますが、オンラインストレージを利用すればインターネット経由で同じデータにアクセスでき、部署をまたいだ情報共有がスムーズになります。

また、メール添付では容量制限により大きなファイルを送れない場合がありますが、オンラインストレージなら共有リンクを使って安全にファイルを共有できます。紙資料をPDF化して保存すれば、ペーパーレス化や業務効率化にもつながります。

自動バックアップによりデータ消失を防げる

PCで作成したデータをハードディスクに保存している場合、ウイルス感染や故障が発生すると、ファイルが消失してしまう可能性があります。しかし、オンラインストレージをメインのファイルサーバー・NASに代わる仕組みとして利用しておけば、PCに何らかのトラブルが発生しても、大切なファイルが消失することはありません。

オンラインストレージサービス提供会社のクラウド上でのデータの持ち方や障害時の体制、バックアップ頻度を確認しておくことで、万が一の障害時にも業務への影響を最小限に留めることが可能です。

失敗しないオンラインストレージの3つの選び方

市場には数多くのオンラインストレージサービスが存在し、それぞれ特徴が異なります。「どれを選べばいいか分からない」という方に向けて、比較検討時に必ずチェックすべき3つのポイントを解説します。

容量とコストのバランスを見る

まずは、自社に必要なデータ容量を把握しましょう。テキスト中心の書類が多いのか、画像や動画などの大容量データが多いのかによって、必要なプランが変わってきます。 料金体系は「1ユーザーあたり月額◯◯円」というユーザー課金型が一般的ですが、中には「容量無制限」を売りにしているサービスもあります。以下の表を参考に、自社の規模感と照らし合わせてみてください。

安さだけで選ぶと容量不足ですぐに追加コストが発生することもあるため、将来的な増減も見越して選びましょう。

強固なセキュリティ機能があるか

法人利用の場合、セキュリティ機能の充実は必須条件です。個人向けの無料サービスを業務利用する（シャドーIT）のはリスクが高すぎるため避けましょう。

具体的には、「通信と保管データの暗号化」「二要素認証」「IPアドレス制限（社内からのみアクセス許可など）」「アクセスログの管理」といった機能が備わっているかを確認してください。特に、誰がいつどのファイルを操作したかを記録するログ管理機能は、万が一のトラブル時に原因を特定するために重要です。

直感的な操作性とサポート体制があるか

どれほど高機能でも、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。ITリテラシーが高くない社員でも直感的に操作できるかどうか、画面の見やすさや使い勝手(UI)などは非常に重要な選定基準です。無料トライアル期間を活用して、実際の操作感を複数の社員に試してもらうことを強くおすすめします。

また、トラブル時のサポート体制も確認しましょう。海外製サービスの場合、問い合わせが英語のみだったり、時差で返信が遅かったりすることがあります。業務で利用するなら、日本語での電話サポートやチャット対応が充実しているサービスを選ぶと安心です。

オンラインストレージを導入する際に注意すべき4つのポイント

オンラインストレージは利便性の高いサービスですが、導入する際にはいくつか注意すべき点もあります。運用方法やセキュリティ対策を十分に検討せずに導入すると、業務効率の低下や情報管理上のリスクにつながる可能性があります。ここでは、オンラインストレージを導入する前に確認しておきたい4つのポイントを解説します。

パスワードの管理に手間がかかる

オンラインストレージはインターネット経由で利用するサービスであるため、基本的にユーザーIDとパスワードによる認証が必要になります。

利用者が増えるほどアカウント管理の負担も大きくなり、パスワードの管理が煩雑になる可能性があります。また、パスワードの使い回しや管理の不備は、不正アクセスの原因になることもあります。そのため、強固なパスワード設定や定期的な変更、二要素認証の導入など、適切なアカウント管理体制を整えることが重要です。

情報漏洩などのセキュリティリスクがある

オンラインストレージはインターネット上でデータを管理するため、情報漏洩などのセキュリティリスクが完全にゼロになるわけではありません。不正アクセスや誤った共有設定により、機密情報が外部に漏れてしまう可能性もあります。

そのため、サービスを選ぶ際には暗号化通信やアクセス権限管理、ログ管理などのセキュリティ機能が整っているかを確認することが重要です。また、利用者側でも適切なアクセス権限の設定や社内ルールの整備を行う必要があります。

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既存業務への適合が必要になる

オンラインストレージを導入する際には、現在の業務フローとの整合性を確認することも重要です。従来のファイル管理方法や共有方法と大きく異なる場合、業務手順の変更や社内ルールの見直しが必要になることがあります。

例えば、ファイルの保存場所や命名ルール、共有方法などを明確に決めておかないと、データが分散して管理が複雑になる可能性があります。導入前に運用ルールを整理し、社内で共通の利用方法を定めておくことが重要です。

自社に合わせたカスタマイズができない場合が多い

オンラインストレージは多くの場合、クラウドサービスとして提供されているため、機能や仕様があらかじめ決められています。そのため、自社の業務に合わせて細かくカスタマイズすることが難しい場合があります。

特に、独自のシステムや業務フローを持つ企業では、既存システムとの連携が難しいケースもあります。導入前に必要な機能が備わっているか、API連携や外部サービスとの接続が可能かなどを確認しておくことが重要です。

Fileforceは、Windowsエクスプローラーから使えて、従来のフォルダ構成やアクセス権限を活かせるのが特徴です。ユーザー数無制限プランもあり、全社導入による効率化と統制強化を両立しやすい点も魅力です。導入を検討しているならぜひ一度フォームからお問い合わせください。

まとめ

クラウドストレージの一種であるオンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できるサービスです。アクセスする場所・時間・端末を選ばないことや、大容量のデータを共有できることなどのメリットがあります。ただ、サービスごとに機能や容量が異なるため、企業ごとに最適なものは変わります。

選ぶ際は、セキュリティ面や障害発生時のデータ保全の仕組み、問い合わせ先などを事前に確認し、自社に合ったオンラインストレージを見つけましょう。業務効率化やセキュリティ対策の大切な要素となります。