クラウドストレージの使い方は？便利な活用事例や選ぶ際のポイント、注意点を解説

クラウドストレージを使うことで、容量不足を解消したりデータやファイルの共有をしたりできます。ただ、具体的な使い方や選び方について詳しく知らない方も少なくありません。

クラウドストレージを有効活用するためには、基本的な使い方や注意点を知っておく必要があります。本記事では、クラウドストレージの使い方やシーン別の活用事例、選ぶ際に確認すべきポイントなどを詳しく解説します。

そもそもクラウドストレージとは？

クラウドストレージとは、『オンラインストレージ』とも呼ばれ、クラウド上にデータを保管するサービスや保存領域のことです。

クラウドストレージへファイルをアップロードすることで、パソコン本体の容量を使わずにデータを保存できます。 自社でサーバーを用意しなくてもインターネット経由でログインするだけで使えるため、低コストで導入できる点がメリットです。

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クラウドストレージの基本的な使い方や用途

クラウドストレージとはどのようなものか確認したところで、次は具体的にどのような使い方ができるのかを見ていきましょう。

写真や動画、PDFなどのデータを保存する

インターネット上でデータの保管ができるクラウドストレージは、自社で扱うデータの保存場所として使えます。特に、動画・画像・音楽など大容量データをクラウド上に保存すれば、自社サーバーや端末の容量を圧迫しません。ただ、インターネット上に保存することで、ランサムウェアをはじめとするサイバー攻撃の標的になるリスクがあります。

また、クラウドストレージのデータセンターが自然災害でダメージを受ける可能性も考えられます。どうしてもデータが必要なときにインターネットの接続障害が発生することもあるでしょう。
その際は、 万が一の事態に備え、オフラインでもデータが取り出せるよう重要なものはバックアップを取っておくと安心です。

データやファイルを共有する

クラウドストレージでは、保存したファイルを共有することもできます。アクセス権が付与されたメンバーであればストレージ内のファイルをすぐに検索し利用でき、メンバー以外との共有もURLの送信のみで可能です。

さらに、メールにファイルを添付して送信する必要がないため、共有にかかる手間を削減できます。十分なセキュリティ対策が行われているサービスなら、共有時の情報流出リスクを低減できるでしょう。また、サーバーやメールによるファイルの共有では、受信後に誤ってファイルを削除する可能性があります。

しかし、ファイルを共同管理できるクラウドストレージを利用すれば、共有後のリスクにも備えることが可能です。

データやファイルの転送をする

メールでは送信できない大容量のデータを扱うのに便利なファイル転送サービスですが、セキュリティ面に不安があります。

クラウドストレージは、よりセキュアなファイル転送サービスの代替となります。 法人向けクラウドストレージであれば、ほとんどが高度なセキュリティ体制を備えておりアクセス権の付与も可能です。

さらに、承認されたユーザーだけがアクセスできるよう設定できるため、ビジネスでも安心して利用できます。共有フォルダへアップロードした後のデータ確認や修正・ファイルの差し替えもできるため、急な変更が発生したときでも手間なくスピーディーに対応できるでしょう。

チームメンバーとファイルを共同編集する

クラウドストレージにアップロードしたファイルは、チームメンバーと共同編集も可能です。チームのメンバーで共有フォルダを用意しておくと、テレワークなどで離れた場所で作業をしているメンバー同士でも効率的に業務を進められます。

なお、編集時には、PC側にデータを同期して保持するタイプと非同期型の2種類があります。同期型はフォルダ単位でファイルのデータがPC側に残り、同期時のネットワーク負荷も高くなります。しかし、非同期型でかつ暗号化されたキャッシュデータしか残らないサービスでは、ネットワーク負荷が抑えられるだけでなく、セキュリティ的にも安心です。

【シーン別】クラウドストレージの便利な活用事例

基本的な機能を押さえたところで、次は具体的な活用シーンを見ていきましょう。個人利用からビジネスでの本格的な運用まで、クラウドストレージは様々な課題を解決してくれます。ご自身の状況に当てはまる事例がないか、確認してみてください。

テレワーク先から社内資料にアクセスする

ビジネスシーンにおいて、テレワークや出張先での業務は当たり前になりました。しかし、必要な資料が会社のファイルサーバーにしかなく、わざわざ出社しなければならないという非効率はまだ残っています。

社内のファイルサーバーをクラウドストレージに移行、または連携させることで、自宅や取引先など、場所を選ばずに社内資料へアクセスできるようになります。VPNなどの複雑なネットワーク設定なしで利用できるサービスも多く、スピーディーに柔軟な働き方を導入する基盤となります。

災害や機器故障に備えてBCP対策を行う

BCP（事業継続計画）の観点からも、クラウドストレージは重要です。もしオフィスが火災や地震に見舞われ、物理的なサーバーやパソコンが破損した場合、そこに保存されていた顧客データや経理データは二度と戻ってきません。

データを遠隔地のデータセンターにあるクラウドストレージに保存しておけば、オフィスが被災してもデータは無傷で残ります。インターネットと代替のパソコンさえあれば、すぐに別の場所で業務を再開できるため、企業のリスク管理として非常に有効な手段となります。

物理的なペーパーレス化を推進する

紙の書類で保管している契約書や請求書、マニュアルなどを電子化（スキャン）し、クラウドストレージで管理することで、物理的な保管スペースを削減できます。

単に場所が空くだけでなく、検索性の向上が大きなメリットです。紙のバインダーから一枚の書類を探すには時間がかかりますが、クラウド上であればファイル名や全文検索機能を使って、数秒で目的の書類を見つけ出せます。以下の表に、ペーパーレス化による変化をまとめました。

スマホの写真や動画の容量不足を解消する

個人の利用でもクラウドストレージは活用できます。特に悩みとして多い、スマートフォンの容量不足を解決できます。

クラウドストレージアプリの「自動アップロード機能」を使えば、撮影した写真や動画を自動的にクラウドへ保存可能です。クラウドへの保存が完了したデータはスマホ本体から削除しても問題ないため、スマホの容量を常に軽く保つことができます。思い出の写真は安全なクラウドに保管し、スマホは常に身軽な状態で使えるようになります。

クラウドストレージを選ぶ際に確認すべき3つのポイント

業務にクラウドストレージを導入するときには、選び方のポイントを押さえることが大切です。ポイントを知った上で選定すれば、自社で使いやすいサービスを導入できるでしょう。ここではクラウドストレージを選ぶ際に確認すべきポイントを解説します。

データの容量がどの程度あるか確認する

まず確認すべきポイントは『データ容量』です。

今後増えるデータも見越した上で、自社に必要な保存容量がどの程度なのか事前に確認しておけば、契約後に容量が不足していたという事態を防げます。1回でアップロードできる最大データサイズもポイントです。

クラウドストレージでは最大データサイズが制限されていることが多く、一つ一つのデータ容量が大きい場合はアップロード自体ができないこともあります。日常的に扱うデータのサイズと検討しているサービスの上限サイズを確認し、無理なくアップロードできるかどうか事前に確認しておきましょう。

セキュリティ対策が万全か確認する

クラウドストレージには大切なデータを預けることになるため、十分なセキュリティ対策が施されていることも重要な選定ポイントです。

情報の流出を防ぐためにも、安全に利用できるサービスかどうかを確認しましょう。セキュリティは3つに分けて考えることで十分な対策ができます。ウイルスやハッキングといった外部からの攻撃には、不正アクセス対策や暗号化・ウイルスチェックが有効です。

社内で起こるヒューマンエラーや不正が原因で起こる情報漏洩は、アクセスログの管理・アクセス権の付与・デバイス認証などで予防できます。また災害や過失などによるデータ消失には、バックアップを取る、データセンターの所在地を把握しておくなどの対策が必要です。

【関連記事】クラウドストレージは安全なのか？安全性を判断する見極めチェックポイント | Fileforce TeamDX

価格帯を確認する

クラウドストレージサービスを選ぶ際には、予算に見合ったコストかどうかも重要な基準になります。導入時の費用だけでなく運用コストも検討しましょう。

発生し続ける費用のため、無理なく運用できる価格帯のサービスを選ぶことがポイントです。

費用の計算方法は各サービスで異なります。アカウント数に応じて料金が変わるタイプは、少人数であればお得でしょう。しかし社員数が多い大規模な企業ではアカウント数無制限の方が割安かもしれません。

同じベンダーが提供するサービスでもプランによって計算方法が異なるため、自社の使い方に合っているものを選びましょう。

クラウドストレージを安全に使うための3つの注意点

非常に便利なクラウドストレージですが、インターネットを経由する以上、セキュリティ上のリスクはゼロではありません。しかし、適切な知識を持って対策を行えば、そのリスクは最小限に抑えられます。ここでは、特に気をつけるべき3つのポイントを解説します。

共有範囲の設定ミスによる情報漏洩を防ぐ

最も多い事故の原因は、人為的な設定ミスです。ファイルを共有する際、「リンクを知っている全員が閲覧可能」という設定にしてSNSなどに投稿してしまうと、意図しない第三者にまで情報が見られてしまいます。

社外秘の資料を共有する場合は、「特定のメールアドレスを持つ人だけが閲覧可能」に設定するか、必ず「パスワード」を設定しましょう。また、共有が必要なくなった時点で共有リンクを無効化（削除）する習慣をつけることも、情報漏洩を防ぐ重要なポイントです。

【関連記事】クラウドストレージの情報漏えいなどのセキュリティリスクと対策を解説 | Fileforce TeamDX

アカウントのセキュリティ強度を高める

クラウドストレージの安全性は、ログイン情報（IDとパスワード）の管理にかかっています。推測されやすい単純なパスワード（「123456」や「password」など）を使っていると、不正アクセスされる危険性が高まります。

強力なパスワードを設定するのはもちろんですが、多要素認証を必ず有効にしてください。これは、パスワードだけでなく、スマホに届くコード入力などを必須にする仕組みです。これさえ設定しておけば、万が一パスワードが流出しても、第三者による不正ログインをほぼ防ぐことができます。

公衆Wi-Fi利用時の通信リスクを避ける

カフェやホテルなどで提供されているフリーWi-Fi（公衆無線LAN）を利用してクラウドストレージにアクセスする際は注意が必要です。暗号化されていないWi-Fiを使うと、通信内容を盗み見られる可能性があります。

業務上の重要なデータを扱う際は、セキュリティが確保された会社の回線を使うか、スマートフォンのテザリング機能、あるいはVPN（仮想専用線）アプリを利用して通信を保護するようにしましょう。便利な場所にはリスクも潜んでいることを意識することが大切です。

公衆Wi-Fi利用時のリスク対策を強化するなら、クラウドストレージのFileforceがおすすめです。Windowsエクスプローラー感覚で直感的に使え、既存のフォルダ構成や権限設定も活かしやすいため、全社導入もスムーズに行えます。さらに、操作ログや暗号化、多要素認証にも対応し、利便性と安全性を両立できます。導入を検討しているならぜひ一度お問い合わせフォームよりご連絡ください。

まとめ

クラウドストレージは、ファイルの保存や共有、転送やチームメンバーでの共同編集など豊富な使い方があります。そのため、スマホでの写真共有からテレワークでの社内資料アクセスまで幅広いシーンでの活用が可能です。

ただ、導入する際にはデータの容量やセキュリティ性、価格帯などを確認しておかなければ、費用対効果が低くなる可能性があります。 これからクラウドストレージの導入を検討している方は、しっかりと選び方や活用方法を考慮しておきましょう。