データやファイル共有の方法は、用途や利用範囲によって様々です。本記事では法人企業におすすめの代表的な4種類のデータ共有（ファイル共有）の方法を知り、自社に向いている方法やツールのご検討に役立てていくための選び方のポイントをわかり易く解説します。
それぞれの特徴やメリット・デメリットを確認し、自社に最適なデータやファイル共有を実現しましょう。また、データ共有も「ファイル共有」に統一して解説していきます。
大容量化が進むファイル共有
ビジネスのあらゆるシーンにおいて、複数のメンバと効率的に業務を進めるためにスピーデイーなファイル共有が欠かせません。 業務上のデータやファイルの共有は、USBメモリやCD媒体による受け渡し、添付メールの形式などで行われてきました。しかし近年はファイルのデータ容量も大容量化しており、従来のファイル共有の方法では非常に非効率となるケースもあり、また、物理的な紛失による情報漏洩のリスクも懸念されています。 そういったリスクがあり且つ非効率なファイル共有の方法を見直し、自社に合ったソリューションを検討しましょう。
ファイル共有の代表的方法4パターン
大容量ファイルにも対応しやすい方法には、主に『フォルダ共有』『NAS』『社内サーバー』『クラウドストレージ』の4つが挙げられます。自社に最適な方法を見つけるために、まずはそれぞれの特徴をチェックしましょう。
ファイル共有の方法➀Windowsのフォルダ共有
すでに業務で利用しているパソコンで手軽にファイル共有の仕組みを整えるなら、WindowsOSで『フォルダ共有』機能が便利です。共有設定したフォルダにファイルを格納することで、社内LANに接続したパソコンから同一フォルダにアクセスできるようになり、ファイル共有が実現できます。 ただしファイル共有できる範囲は社内LANに接続されている場合に限られることと、加えて自組織外とのデータやり取りやテレワークの社員とのファイル共有はできません。あくまで数名に限定した範囲での利用を想定しましょう。 また、業務で利用しているパソコンで、複数人がフォルダにアクセスする際にシステムの負荷が高くなり操作が重くなったり、フォルダ共有しているデータのバックアップを管理したりする点を考慮すると、業務用パソコンとは別に、ファイル共有用のWindowsOSパソコンを用意した方が良いでしょう。
ファイル共有の方法➁NAS
『NAS（Network Attached Storage）』とは、社内LANに接続して利用するデータやファイルの共有に特化した製品のことです。既存の社内LANを用いてファイルを共有するNASは、社内サーバーを設置するより低コストで導入できる魅力があります。 自社でシステム構築したり管理運用をしたり、費用面においてもファイルサーバの導入ハードルが高いといった企業に向いているでしょう。写真や動画など容量が大きくなりがちなデータも保存・共有できます。 社内での共有はもちろん、最近では社外からのアクセスに対応しているNASもあります。ただし外部からのアクセスにはVPN接続が必要になるため、社外からファイルにアクセスする社員が多いと費用がかさむでしょう。安全な保管場所やデータのバックアップについても考慮する必要があります。 社外メンバとのファイル共有やリモート環境からのアクセス考えるなら、高セキュリティの法人向けクラウドストレージを検討するのも一つの手です。
ファイル共有の方法➂ 社内ファイルサーバ
セキュリティ面を強化しながら大規模にファイル共有をするなら『社内ファイルサーバ』が適しているでしょう。自組織の社内ネットワークの中にサーバを設置し、データやファイル共有を実現する方法です。 社内で共有できる点で共有フォルダと似た仕組みですが、より大容量のファイルを安全に扱える点がポイントです。状況に合わせてセキュリティのレベルを変更できるため、機密情報の管理にも活用できます。 組織全体でファイルを整理しながら管理することが可能ですが、オンプレミスで構築する場合や維持管理には、より専門的なスキルが必要です。また、障害に備えたバックアップや社外からのアクセスの際にはやはりVPNの敷設が必要になるなど費用や管理コストがかかる点は理解しておいたほうがよいでしょう。設置・保管する場所も自社または社外に用意する必要があります。
ファイル共有の方法➃クラウドストレージ
インターネット上の保存領域にファイルを保管する『クラウドストレージ』は、社内からも社外からも使えるデータ・ファイルの共有方法です。ログイン情報・インターネット環境・端末がそろえば、どこからでもアクセスできます。 ファイルへのアクセス権制限や操作ログの確認などができるため、セキュリティ面でも優れたファイル共有方法です。ダウンロード用のファイル共有リンクURLを送付する方法の他、関係者を招待し、フォルダ共有をワークスペースとして設定する方法により、更に安全でスムーズなコラボレーションを促進することもできます。 テレワークや離れた拠点との共同作業や社外の取引先や顧客とのやりとりもスムーズに進められるでしょう。
ファイル共有の方法における各々のデメリット
上で紹介した4つの方法ですが、それぞれコストやセキュリティ面でデメリットがあります。
コスト面でのデメリット
<社内ファイルサーバの導入は、バックアップや二重化、構築作業なども含めると100万円あまりが中規模事業所の導入にかかる費用の目安とされ、また機器の手配や構築作業には時間も要します。 同様に、NASはファイルサーバより手ごろであるとは言え、導入作業おやセキュリティ対策も欠かせません。ウイルス対策の他、物理的な盗難や機器トラブル備える必要もあり、また運用やメンテナンスも継続していく必要があります。そういったすべての物理的コストと、人的リソースの投入が必要となるのが物理機器を介したファイル共有です。
セキュリティ面でのデメリット
いずれの方法も、物理的な機器トラブルや、セキュリティリスクに対する対策が必要です。比較的低価格で手軽に始められるパソコンのWindows設定によるフォルダ共有は、複雑な手続きも新しい機器も不要ですが、社内ネットワークに接続されたパソコンさえあれば誰でもデータやファイルへアクセスできる事から、同様にセキュリティ対策を伴うものです。 それらのコスト、セキュリティ面での負荷やリスクをバランス良く回避し、更にファイル共有を効率的に行う方法として紹介したいのがクラウドストレージです。 次から詳しく見ていきましょう。
ファイル共有が可能なクラウドストレージならBCP対策や大容量対応も
クラウドストレージでのファイル共有なら、社内サーバの構築よりも初期費用がかからず、パソコンによるフォルダ共有やNASよりもセキュリティを強化できます。社内に置くサーバやNASと異なり、BCP（事業継続計画）への対策として効果的という点もポイントです。 万が一本社が災害に遭った場合でも、データやファイルは離れた場所にあるデータセンタへ保管されているため被害を受ける可能性を最小限に抑える事ができ、重要なデータの消失で事業継続ができなくなるリスクや損害を回避する事が可能です。 メールでは送れない大容量データのやり取りがスムーズにできる点もメリットといえるでしょう。紹介したファイル共有方法4種類の中でも、機能やコストのバランスがよく、短期間で導入しやすい方法です。また、必要な容量から契約できるサービスが多いのもメリットと言えるでしょう。
ファイル共有用途でクラウドストレージを選ぶポイント
機能とコストを総合的に判断するとクラウドストレージの導入を検討するのがおすすめです。ただし、より安全で便利に利用するには注意点があります。気をつけるべきポイントを具体的に解説します。
アクセス権限と公開範囲の管理が厳格にできること
まず注意すべきなのが権限や公開範囲です。これまでにもファイルの公開範囲を誤って設定したことで、重要情報が全世界からアクセス可能な状態で保管されていたケースが確認されています。 インターネット上に保存するからこそ、アップロード前の設定チェックが大切です。社内向けの権限設定にも注意しましょう。閲覧権限のない社員にファイルを見られることがないよう、権限の設定を確実に行います。 またログイン情報のずさんな管理にも注意が必要です。情報流出やデータの改変といったトラブルは、IDやパスワードの管理が甘いことで起こることもあります。社員にセキュリティ教育を実施し管理を徹底しましょう。 サービスによっては、上位フォルダのアクセス権限の継承しかできないウォーターフォール型やあらかじめ用意された数パターンの権限しか使えないものもありますので、選定時には、アクセス権限を詳細に設定でき、下位のフォルダにも運用に合わせた柔軟な権限付与ができるかを確認しておくことがお勧めです。アクセス権限の機能の違いは、些細なことに思えますが、いざ運用していくとわかりやすく情報整理をする事が難しくなったり、意図せぬ情報漏洩が発生したりするなどの弊害が生まれる可能性があります。
サービスに含まれるデータ保全の仕組みを確認できること
便利なクラウドストレージですが、サービスを提供するベンダーが保管する先のデータセンタが国内か国外か、多重化されているか、障害時やデータ保全はどのように行っているかを事前に確認しましょう。 複数データセンタで冗長構成をとっていれば障害時のデータ消失のリスクも減り、社内でファイルサーバやNASを管理する際に必要だったバックアップの心配やリストアの手間を解消することができます。
自社の業務やセキュリティポリシーに合致するサービスであること
さまざまなサービスが提供されているクラウドストレージは、自社の使い方やセキュリティポリシーに合っているかなど条件の確認が重要です。例えば容量を考えるとき、業務上共有する必要があるデータのサイズを計測しておくと容量不足の心配がありません。SaaSのサービスであれば必要な時に必要なだけ契約できるものもあります。 セキュリティを重視するなら、前述のとおりアクセス権の設定やログの解析などが充実しているものを選ぶとよいでしょう。柔軟なアクセス権限付与のメリットとして、上位フォルダについては管理者以外が自由にフォルダを作成できないような権限を付与しておくことで、整理されたわかりやすいフォルダ構成を維持しながら、情報活用しやすい環境を整備することができます。 サポート体制についても、日本語での対応の可否も含め必要なサポートを受けられるかなどを確認する必要があります。 使用コストをファイルサーバーやNASと比較する際には、ハードウェアとクラウドサービスの比較だけではなく、維持管理にかかる人的リソースやバックアップ機器、障害時の事業への影響までトータルで考えるとよいでしょう。
更に詳しくクラウドストレージの導入メリットを詳しくしている記事もぜひ参考にしてみてください。
まとめ
ファイル共有は自組織内や社外の関係者含めて業務を円滑に進めるうえで必要不可欠となり、本記事ではファイル共有の代表的な方法としてフォルダ共有・NAS・社内サーバー・クラウドストレージの４つの方法をご紹介しました。 それぞれの共有方法にメリット・デメリットがありますが、バランスがよく導入しやすいのはクラウドストレージがお勧めです。安全で効率的、且つ大容量のファイル共有に長けており、近年広まってきているテレワークにも対応しやすいでしょう。 自社での使い方や要件定義に合うサービスを選ぶことで、速やかなデータやファイル共有による業務効率化につながります。 クラウドストレージのFileforceなら、本記事で紹介したクラウドストレージの柔軟でリーズナブルな運用と、ファイルサーバ同等のセキュリティを備えたソリューションとして、皆さまのお役に立てるはずです。