PPAPに代わる、ニューノーマルのファイル共有はクラウド活用で
11月17日に内閣官房が開催した定例会において、中央省庁の職員が文書データを添付する際にファイルをパスワード付きのZip形式に加工し、その添付メールとパスワードを別送するという、これまでの運用を全廃するという方針が平井デジタル改革担当大臣から発表されました。
パスワード付きZipファイルをメールに添付し、そのパスワードを別送する方法は、多くの企業で慣習・儀礼的に行われている「PPAP」方式とも呼ばれる日本特有のセキュリティ対策ルールですが、送受信者の双方に手間がかかる割にセキュリティ上有効な手段とは言えず、生産性低下だけが起きているのが現状と言えます。
脱ハンコに続き、働き方のノーマルを大きく変革させる今回の政府の発表。Fileforceは、企業の脱パスワード付きZip運用を高品質で便利な機能で応援します。
■Step1 まずは「共有リンク」で脱Zip！
Fileforceは、クラウド上の対象のファイルにアクセスするための”共有リンク”と呼ばれるURLを発行することができます。ファイルの事前ウィルスチェックと通信上も含めたデータの暗号化も安心ですが、更にパスワードはもちろん、IPアドレスの制限、ダウンロードを禁止しプレビューのみを許可する、アクセス回数や期間を限定する等の設定を選択または組み合わせることで、不要な拡散を防ぎ、送信先やファイルに誤りがあった場合には、URL自体を無効にすることで情報漏洩のリスクを極小化できます。共有リンク発行時に上長の確認を必須とする、承認フローもあります。また、プレビューの参照が可能なため、スマートフォンやタブレット上でもストレスなく参照ができ、テレワーク時代のあらゆる働き方にフィットします。
■Step2 次は脱メール！ フォルダ共有で効率的に！
特定の取引先や顧客とファイルの授受を複数回行う場合には、Fileforceの”プロジェクトフォルダ”機能を使えば、膨大なメールのやりとりを減らすことで生産性向上にも役立ちます。クラウド上の特定フォルダに社内外の関係者を招待し、各メンバーに適切な権限を与えることができます。アクションに合わせた通知も届くため、非常にスムーズかつ効率的なコラボレーションが可能です。また、社外メンバーがFileforceのアカウントを持っている必要が無い点も特徴です。当社では、テレワークに最適なファイル共有サービスFileforceの価値を更に高める機能として、このプロジェクトフォルダの機能を年内に大幅リニューアルいたします。
■「いつ」「どこで」「誰が」ファイル共有にまつわるログはすべて記録
前述した”共有リンク”、”プロジェクトフォルダ”で共有したファイルについての情報は、すべてログとして記録されます。また、共有リンクのURLやファイルへのアクセス・参照通知の受信や、参照回数なども簡単に確認できます。社員による不正な情報持ち出しを牽制しつつ、情報の取り扱いやメールの誤送信時等に相手任せになりがちな対応について、自社にコントロールを取り戻すことができます。
今日から脱Zip！新しい働き方にフィットする、安全なファイル共有サービス「Fileforce」についてのお問い合わせは、弊社Webサイト「お問い合わせフォーム」よりご連絡ください。
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