株式会社エフ・オー・プランニング

全国拠点をVPNでつなぎ、本社のNAS1台を全社で共有する――。

エフ・オー・プランニングでは、この構成で長年ファイル共有を運用してきました。しかし、接続不調は月1回程度発生。利用者追加の設定変更では、30秒～1分程度とはいえNASの再起動も必要でした。共有Excelを誰かが開いたままになり、別の担当者が編集できない。大容量ファイルはメールで送りづらく、代替手段に頼らざるを得ない。そうした細かな滞りが積み重なり、現場では「また止まった」「編集できない」といった声が日常的に上がっていました。

株式会社エフ・オー・プランニングは、1987年設立の人材サービス企業です。人材派遣、紹介予定派遣、請負・業務委託、人材育成研修を手がけ、全国に拠点を展開。家電業界を中心に、販売から物流までを支える体制を構築しています。

今回は、情報システム室の山本氏、野村氏に、Fileforce導入の背景と選定理由、導入後の変化について伺いました。

月1回の接続不調、共有Excelの作業停止
VPN＋NAS運用の限界が見えていた

──Fileforceの導入は、どのような背景から検討が始まったのでしょうか。

情報システム室ができたのは2年前です。それ以前は、各部署で詳しい人が個別に対応していたため、権限管理や運用ルールの整理も十分とは言えませんでした。会社のデータを今後どう守り、どう管理していくかを、あらためて見直す必要がありました。

野村氏： 単に便利にするという話ではなく、会社として情報資産をどう扱うかを整理するタイミングだったと感じています。

──Fileforce導入以前のファイル共有体制と、当時抱えていた課題について教えてください。

山本氏： 導入前は、各拠点をVPNで接続し、本社に設置したNAS 1台を全国から利用する構成でした。セキュリティ対策としてはUTM（統合脅威管理）を設置していましたが、ファイル共有基盤そのものは物理機器への依存が大きい状態でした。

課題のひとつは、VPN経由の双方向通信による速度低下です。加えて、NASは物理機器ですから、故障や障害のリスクも避けられません。実際、接続不調や停止は月1回程度起きていました。利用者追加の設定変更でも、NASを30秒～1分程度再起動する必要があり、全社で使う基盤としては不安が残っていました。

NAS 1台を全国で使う構成は、日常的には動いていても、BCPの観点ではどうしても不安が残るものでした。

野村氏： 現場の問い合わせで特に多かったのは、共有Excelの扱いです。誰かがファイルを開いたまま閉じないと、別の人が編集できない。作業を進めたいのに手が止まってしまうので、社内ではかなりストレスの大きい課題でした。

山本氏： そのほか、営業担当者が外出先や無線LAN環境からアクセスしづらい、大容量ファイルはメールで送りにくい、といった問題もありました。結果として、メール添付では収まらないデータの受け渡しに別手段が使われることもあり、情報システム部門としては改善の必要性を強く感じていました。

ランサムウェア対策を軸に、全社で納得できる選定へ

──数あるクラウドストレージサービスの中から、Fileforceが選定された決め手は何だったのでしょうか。

次に大きかったのが、Fileforce Driveの操作性です。当社にはさまざまな年代・職種の社員がいます。バックオフィス業務で日常的にパソコンを使う社員もいれば、営業や拠点業務の中で必要な範囲で利用する社員もいます。ITリテラシーも一様ではありません。

最近入社する若手は、スマートフォンには慣れていても、業務でパソコンを本格的に使うのはこれからというケースがあります。そうした利用者にとって、特別な操作を新たに覚えなくてもよいことは大きな意味があります。

一方で、長年Windows環境に慣れている社員にとっても、普段の操作の延長で扱えることは重要です。Fileforce Driveは、エクスプローラーから使える。この点が、年代を問わず受け入れられやすいと感じました。「今までの使い方を大きく変えずに導入できる」ことは、全社展開を考えるうえで非常に重要でした。

野村氏： 管理側としても、現場に説明しやすいのは大きかったですね。新しい仕組みを導入しても、使い方の負荷が高ければ定着しません。その意味でも、違和感なく使い始められることには価値がありました。

山本氏： 三つ目は、ユーザー数無制限であることです。当社では約400名規模の利用を想定していました。実際には利用頻度に差がありますが、人数ベースで費用が積み上がるサービスでは、全社展開のハードルが上がります。その点、Fileforceは拠点展開やグループ会社連携まで視野に入れても検討しやすい料金体系でした。

2TBのデータを1TBへ整理
6か月の並行運用で移行を進めた

──導入に際し、苦労または配慮された点はありましたか。

資料や動画を用意しても、見ない人は見ません。説明会に参加していても、業務をしながら聞いているだけでは、なかなか定着しない。そこは現実として受け止める必要がありました。

野村氏： 全社利用の基盤なので、一度で全員に理解してもらうのは難しいですね。導入時の工夫だけではなく、その後の定着を前提に進める必要があると感じました。

山本氏： そのため、最初から完璧な理解を前提にするのではなく、最低限のガイドラインを示しながら実運用の中で慣れてもらう進め方を取りました。ルールを細かく作り込みすぎると、かえって使いづらくなるため、そのバランスは意識しました。

──データ移行はどのように進めましたか。

移行前のデータ量は約2TBでしたが、整理を進めた結果、運用開始時点では約1TB程度まで絞り込まれました。移行期間は1月から6月末までの約6か月を目安に設定し、旧NASとの並行運用を進めていました。

単純に移し替えるのではなく、不要なデータを持ち込まないことも重視しました。アクセス権については大枠を管理側で整備し、その中の使い方は各部門に委ねています。厳しく縛りすぎると、かえって現場が使いにくくなるためです。

野村氏： 移行を整理の機会にできたのは大きかったですね。新しい環境を、以前より分かりやすい状態で始められたと感じています。

メールボックス逼迫はほぼゼロに
共有Excelの“開きっぱなし”問題も3か月で収束

──導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

特に効果を実感しているのは、メール運用です。当社では運用方針として、メールボックス容量を1人あたり1GBで管理していました。部署によっては「メールボックスがいっぱいで受信できない」というトラブルが月1回程度発生していましたが、Fileforce導入後は共有リンクの活用が進み、大容量ファイルをメール添付で送る必要が減りました。現在では、こうしたトラブルはほぼ発生しない状態です。

グループ会社との連携が進んだことも大きな変化です。以前はネットワーク構成の違いから共有しづらかったのですが、導入後は同一テナント内でユーザーと権限を整理できるようになり、データ連携がしやすくなりました。

野村氏： 共有Excelの問題もかなり改善しました。従来は、誰かがファイルを開いたまま閉じず、別の人が編集できないという問い合わせが多かったのですが、導入後は同時編集や利用中表示を前提にした運用へ移行しています。初期の1～2か月は確認のやり取りもありましたが、3か月目以降はほぼ収束しました。

山本氏： 当社は会議室予約や採用進捗管理など、Excelを使う業務が多いため、この改善は非常に分かりやすかったですね。小さな待ち時間や確認の手間が減るだけでも、日々の業務効率には大きな差が出ると感じています。

Excel中心の業務にフィット
Microsoft Officeオンライン連携と共有リンクが定着を後押し

──機能面についての活用状況はいかがでしょうか。

日本企業ではExcelが業務の中心にある場面がまだ多いと思います。当社も同様で、その部分が改善される効果は非常に大きいと感じています。

野村氏： 利用者にとっても変化が分かりやすいのが良いですね。操作が難しい高度な機能より、日々の業務で「前より止まらない」「前よりやりやすい」と実感できることのほうが定着には効くと感じています。

山本氏： 共有リンクも、社内外を問わず活用が進んでいます。日報・週報の提出、取引先へのファイル送付、容量の大きいデータの受け渡しなど、これまでメール添付で行っていた場面が自然に置き換わってきました。

野村氏： プロジェクトフォルダについては、本来の用途に加えて、特定メンバーだけがアクセスできる専用フォルダとして使っています。管理側が都度フォルダを作らなくても、必要な共有領域を各部門で作れるのは便利ですね。

Web UIの改善とガイドの充実で、さらに使いやすい基盤へ

──今後、Fileforceに期待したいことはありますでしょうか。

期待しているのは、Web UIの分かりやすさやレスポンス面のさらなる向上です。Driveの操作性には満足していますので、Web側の導線やパフォーマンスがより整えば、利用者にとってさらに使いやすくなると感じています。

野村氏： 加えて、未使用のプロジェクトフォルダを把握しやすくなる仕組みや、使い方動画・ヘルプコンテンツの充実にも期待しています。機能を増やすだけでなく、迷わず使える状態が整うことで、活用の幅はさらに広がると考えています。

“使い方を変えすぎずに移行したい”企業には、有力な選択肢

──Fileforceの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いいたします。

野村氏： 特に、全国拠点でファイル共有をしている企業、Excel中心の業務が多い企業、メール添付やファイルサーバー運用の見直しを進めたい企業には、検討価値の高い選択肢だと思います。

本事例のポイント

• 課題

  • VPN経由で全国拠点から本社NASへ接続しており、接続不調や停止が月1回程度発生していた
  • 利用者追加時の設定変更でNAS再起動が必要となり、30秒～1分の停止が業務に影響していた
  • 共有Excelで、誰かがファイルを開いたままになると他の担当者が編集できず、あわせて大容量ファイル送信ではメール運用にも負荷がかかっていた

• 選定理由

  • ランサムウェア対策を含め、会社の重要データを守る基盤として社内説明しやすかった
  • Fileforce Driveがエクスプローラーから使えるため、年代やITリテラシーを問わず受け入れられやすかった
  • ユーザー数無制限のため、約400名規模での全社展開やグループ会社連携も見据えやすかった

• 効果

  • 拠点間・グループ会社間のデータ共有が容易になり、社内外の共有基盤を一元化
  • 共有リンクの活用でメール添付が大幅に減り、メールボックス容量逼迫のトラブルはほぼゼロに
  • Microsoft Officeオンライン連携の定着により、共有Excelの“開きっぱなし”による編集不能は導入3か月目以降ほぼ解消

※本記事の内容は取材時（2026年6月）の情報です。