ファイルサーバーのフォルダ構成はどうあるべき？管理に必要なルールを紹介 Fileforce

NAS・ファイルサーバーのクラウド化をご検討の方へ

NASや物理サーバーのサポート期間切れ、定期見直しの機会にクラウド化を検討したい。でも、運用方法が変わると社内への説明が大変...

ファイルフォースは、Windowsエクスプローラー/Mac Finderからのアクセスができるなど、非ITの方でも説明書いらずでご利用いただけています。ファイルフォースの特徴についてまとめた資料をご用意いたしました。ぜひご参照ください。

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日々の業務で常に増え続ける文書ファイルや業務データの大半を保管・保存しているファイルサーバーの管理やデータ整理に関する悩みや課題は、IT担当者や総務部門あるいは経営者にとっても身近な話題であることは言うまでもありません。この記事では誰でも使いこなせる「ファイルサーバーのフォルダ構成」について解説します。明日から使える具体的なルールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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ファイルサーバーの管理にルールがなぜ必要か

イメージ画像「とりあえず空いている場所に保存する」「自分だけが分かればいい名前をつける」。こうした個人の感覚に頼った運用を続けていると、ファイルサーバーはすぐに限界を迎えます。ファイルサーバーは単なる保存場所ではなく、企業の生産性を左右する重要なインフラです。ここでは、なぜ明確な管理ルール（フォルダ構成・命名規則・運用規定）が必要不可欠なのか、その根本的な理由を3つの観点から解説します。

検索時間を短縮し、業務効率の低下を防ぐため

ルールが必要な主な理由は、社員が本来の業務に使うべき時間を「ファイル探し」で浪費させないためです。明確な命名規則やフォルダ階層のルールがない場合、同じ資料でも「2024_見積書」と「見積書_2024」といった表記ゆれが多発します。その結果、検索機能を使っても目的のファイルがヒットせず、一つひとつフォルダを開いて確認する手間が発生します。「誰が保存しても同じ場所に格納され、誰が探してもすぐに見つかる」状態を作ることで、組織全体の業務スピードを維持する必要があります。

誤操作や不正アクセスによるセキュリティリスクを回避するため

ルールが欠如している環境は、セキュリティ事故の温床となります。例えば、「関係者外秘」のファイルが、アクセス権限の設定されていない共有フォルダに無造作に置かれてしまうケースです。また、古いファイルと最新ファイルが混在していると、誤って古いデータを顧客に送信してしまうといったミスも起こりやすくなります。「どこに何を置くべきか」というルールと、「誰がアクセスできるか」という権限設定をセットで管理することで、人為的なミスや情報漏洩のリスクを物理的に防ぐことができます。

データの属人化とストレージコストの増大を防ぐため

ルールがないと、ファイルサーバーは「その人しか分からない」データの集積地になってしまいます。担当者の退職や異動の際に、重要なデータの場所が分からなくなり、業務が停滞するリスクがあります。また、不要なファイル（重複データや一時ファイルなど）を削除するルールがないと、ストレージ容量は無制限に肥大化します。これはサーバーのレスポンス低下を招くだけでなく、ストレージの増設費用やバックアップコストの無駄な増大に直結します。組織の資産としてデータを守り、コストを適正に保つためにも、統一された運用ルールが不可欠です。そういったリスクを回避するためにも、以下で具体的に２つの観点のルールをご紹介します。

ファイルサーバーの管理ルール２つ

クラウド活用が進み、用途も拡大している今だからこそ、ファイルサーバーの管理についてはデータ整理とシステムへのアクセス権限コントロールといった２つのポイントで運用ルールを明確に定めます。

データ整理のルール
アクセス権のルールこの記事では、中長期的に整理整頓され業務効率化にも直結する、ファイルサーバー管理にまつわる上記のルールを体系的にご紹介したうえで、ルール定着化と運用に最適なインフラの条件やシステム要件について紹介しています。

ファイルサーバー管理に必要なルール➀データ整理

イメージ画像

データ整理の目的は言うまでもなく、検索性の向上や情報のスリム化とその延長にある作業効率性や生産性向上です。
組織としてだけではなく個人としての生産性にも直結するため、ファイルサーバーの管理者とその利用者自身にもおすすめしたいポイントを紹介します。

フォルダ名

フォルダ名の命名については、以下のポイントをおさえましょう。

フォルダ名は定型化する

必要なファイルはまずフォルダ単位に整理することが一般的です。フォルダを見た時点でどのような情報が保存されているか「イメージ」できることと、フォルダの数が多い場合はソート可能な状態で整理をしましょう。例えば、部門ごとにフォルダ番号を付与し、その部門配下のフォルダにもさらに任意で番号を付与することでソートしやすくすると視認性が高まります。

表記は統一性を持たせる

「_（アンダーバー）」や「⁻（ハイフン）」等の仕切り文字、英数字は半角に統一することで、検索精度や視認性が向上し、必要な情報を一目で認識できます。

フォルダ名は短く明瞭に作成する

フォルダ名は長く命名せず、短く視認性と判読性を確保し、フォルダ内の情報がイメージできるように命名しましょう。フォルダ名が長くなる場合は、フォルダ内にもう一階層フォルダを作成することで整理が進む場合もあります。

NG例：外部向け資料_パートナー・社内・セミナー等2021年度
OK例：2021パートナー向け資料

フォルダ名でもバージョン管理をする場合も

組織体系や業務によっては、フォルダ単位でバージョンの管理をする場合もあります。バージョンの記載だけでなく、作成年月日の記載によって管理をすることも可能です。

フォルダ階層・構成

フォルダ階層やフォルダ構成は以下のポイントで作成することが一般的です。

フォルダ作成の単位は部署や業務、目的別が一般的

フォルダ作成の単位は、組織別や目的別で上位階層として設け、その中に各業務に応じたフォルダを作成していきます。部署名や業務名が並ぶ上位階層には各担当が自由にフォルダを追加できない設定をしておくことも分かりやすいフォルダツリーを維持するためには効果的です。

部門別（事業所、部門、本社・支店　など）
目的別（プロジェクト単位　など）

作成中ファイルや未承認ファイル等の置き場として「仕掛かりフォルダ」フォルダを作成する

作成中のファイルや、関係者がレビューしたのちに最終版とするファイル等は頻繁に発生します。そういった仕掛中ファイルの保存や授受用のフォルダとして、「一時ファイル」や「Work」フォルダを作成し、このフォルダ内のみを定期的に削除、整理することで、必要なフォルダには最新版や最終版のみが常に保管されている状態を維持することをおすすめします。

個人フォルダは作成しない

共有フォルダの配下に突如として個人フォルダが存在する状況が散見されますが、このようなフォルダ構成はおすすめしません。
理由として、他人が重要性や削除可否などの判断ができないものが多い個人フォルダは、ファイルサーバーの管理やデータ整理を難航させる要因になりストレージ容量のひっ迫にもつながります。
個人フォルダは共有フォルダと別にストレージ容量の管理をし、適切に運用ができるようなフォルダ階層・構成とする必要があり、そのために共有フォルダ内には個人フォルダの作成はしない、または特定の階層以下にのみ作成を許可するようなルールを決めることことが望ましいです。個人フォルダをPCのローカルディスクにのみ保存する運用では、PCを紛失や故障が心配という場合もあるでしょう。クラウドストレージサービスの中には、共有フォルダとは別にクラウド上で個人の保存領域を確保できるものもありますので確認してみましょう。

フォルダ階層は深くしすぎない

各フォルダの階層は深くしすぎるとフォルダパスが長くなり検索性が下がります。
おおよそ3～4階層までを目安にし、最終的なデータファイルは一番深い階層のフォルダ内に保存することで情報整理が進みます。

ファイル名

ファイル名については、最低限の規則と禁止事項を社内で共有しておくことで整理しやすくなります。

命名規則

ファイル名には大枠の命名規則を設定することが望ましいでしょう。
具体的には、➀→④の順でファイル名をつけることをおすすめします。この際、バージョン管理が不要なファイルについては版数の記載は不要ですし、年度ごとの書類であれば最初の数字も日付までは不要かもしれません。
逆に、厳密で詳細なファイル版数の管理が必要な業務においては両方つけることでより整理しやすくなります。

➀ 番号「（0001、日払い（yyyymmdd形式）」
➁ ファイルの中身１（共有対象《●●社、●●会議》）
➂ ファイルの中身２（書類名《見積書、契約書、提案書、参考資料…》）
➃ バージョン・版数（《1, 2 , 3…ver1,ver2,ver3…01,02,03…》）

例：
20211126_FF社_提案書_V1.pptx
20211227_パートナー会議_議事録.xlsx

禁止事項

ファイル命名規則と同様に、ルールとしては「禁止事項」を明確にしておくことも、データ整理の際に有効です。

スペースは入力しない。
ファイル名の区切り文字は『_』以外の記号を使わない。
英数字、記号には全角を使わない。

利用者にとってNGのアクションを明確に規定し、周知徹底することで結果的に命名規則に沿った運用が定着します。

アーカイブ・削除・廃棄

データやファイルは基本的に年を追うごとに増え続けるものです。そのため、作成や管理保管以外にも、アーカイブや削除、または廃棄の基準を決めておきましょう。一定期間以上更新が無いファイルはアーカイブとして保管場所を移動させたり、そこからさらに一定期間が経過したものは定期的に削除したりする等、基準をまずは明確にします。
当然、文書の種類や業態、業務によってファイルやデータの保存期間は様々です。自社の文書管理規定に沿う基準をまずは確認しましょう。

ファイルサーバー管理に必要なルール➁アクセス権

適切なアクセス権限設定と詳細なアクセスコントロールは、誤操作や不要なフォルダやデータの作成・編集・保管・削除を防いだり、類似ファイルの点在を抑止しストレージ容量ひっ迫を回避したりすることにつながります。必要なユーザーが必要なファイルにのみアクセスできる環境を作り、維持することが大切です。

アクセス権限

ファイルサーバー内のデータを紛失や漏えいのリスクから守り安全に管理するためには、データへのアクセスもルールに基づいて制御するべきです。ここでは、アクセス権限のルールは以下の観点で決めることを推奨します。

アクセス権限に関するルール化のポイント

誰がファイルサーバーにアクセスできるか
〇社内（部署ごと）社内（非正規雇用）、社外、協力会社等
許可／禁止するアクセス先
〇全フォルダ、全ファイル、特定のフォルダのみ、特定のファイルのみ等
許可／禁止するアクション
〇ファイルの参照、ファイルの編集、ファイルやフォルダの移動等

アクセス権限を漏れなく設定する手順

自社のセキュリティポリシーに応じてアクセス権設定を行う際には、マニュアルをあらかじめ作成しておくことをお勧めします。手順としては以下にまとめていますので、一般的なプロセスとして参考にしてみてください。

フォルダ構成の決定（データ整理のルールも参考にしてください）
利用者をシステムに追加・登録
付与する権限や業務、ロールなどで利用者をグループに分ける（利用者に対して一括で権限適用等ができ、管理者の負担軽減になる）
フォルダに対して、グループもしくは利用者毎に権限設定をする
権限設定後に、最終確認をする

機密性の高い情報が洩れてセキュリティインシデントにならないよう、最後に設定を確認しダブルチェックの体制で対応をしましょう。

ファイルサーバーの管理やデータ整理にクラウドストレージが向いている理由

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ファイルサーバーの管理やデータ整理のルールが設定されれば、当然ながら運用していかなければなりません。その際に、運用のしやすさを考慮した最適なインフラ環境があれば管理負荷は格段に軽減され、ユーザーも含めさらに業務効率化が図れます。
そういった管理やデータ整理のしやすさの観点では、クラウドストレージが圧倒的に有効です。
その理由を６つご紹介します。

１.従来のフォルダ構成をそのまま使えるユーザーインターフェース

ファイルサーバーを使う上で重要なのは、管理者だけでなく、実際に使う社員にとっても「迷わず使えること」です。
その点、使いやすいクラウドストレージには、これまで使っていたファイルサーバーとほぼ同じフォルダ構成、見慣れた画面レイアウト、クリックやドラッグなど、直感的な操作といった共通点があります。
操作方法が大きく変わらなければ、「どう使うのか」を説明する手間が減り、自然と社内ルールも定着しやすくなり、結果として管理する側の負担も軽くなります。クラウドストレージの中には、ブラウザ上で操作するものもあれば、Windowsのエクスプローラーと同じ感覚で、全社共通のフォルダツリーを扱えるサービスもあります。
後者であれば、新しいツールに慣れる必要がほとんどなく、「今まで通り使える」安心感があるため、初めてクラウドを導入する企業でもスムーズに移行できます。

２．快適で軽快なファイル操作

ファイルの作成、編集、改版や共有などは、業務によっては常に行っているものです。日々業務で取り扱うファイルのデータ容量は大きくなっており、特に画像や動画といったファイルが重く表示までに時間がかかることは少なくありません。その傾向は、インターネット回線の品質に影響を受けやすいクラウドファイルサーバーでは特に顕著に見られがちですが、クラウドストレージのサービスベンダー各社はその点の技術改良を日々行っており快適な操作感も実現しています。

さらに、

フォルダ名・ファイル名での検索
属性検索や全文検索

に対応したサービスもあり、「どこに保存したかわからないファイル」を探し回る時間を減らすことができます。

Fileforceを高速・高精度で検索する機能「IntelliSearch™」

３．ファイルのライフサイクルが管理できる

ファイル管理では、「作る・使う」だけでなく、「不要になったら整理・削除する」ことも重要です。これをまとめて考えるのが、ファイルのライフサイクル管理です。たとえば、メールにZipファイルを添付して送る（いわゆるPPAP）場合、一度送ってしまうと、相手が削除しない限りデータが残り続けてしまいます。一方、クラウドストレージであれば、共有ファイルを後から削除したり、利用期限を過ぎたファイルを整理したりするといった操作を自分の手でコントロールできます。「いつまでも残り続けるファイル」を減らせる点も、安心して使える理由の１つです。

４．フォルダ階層ごとに柔軟なアクセス権を設定できる

オンプレミスのファイルサーバーでは、フォルダごとに細かなアクセス権を設定していた企業も多いでしょう。クラウドストレージでも、同じように、あるいはそれ以上に細かな権限設定が可能なサービスがあります。
例えば、

部署ごとに閲覧・編集できる範囲を分ける
上位フォルダは管理者のみ操作可能にする
フォルダの作成や移動等は特定のユーザーのみ可能にする

といったような設定を行うことで、フォルダ構成が勝手に増えたり、情報が散らかるのを防げます。
「どこに何があるのか分かりやすい状態」を保ちやすくなるため、セキュリティ面だけでなく、日々の使いやすさにもつながります。

５．容量追加が容易でフォルダ設計を変えずに済む

クラウドストレージの大きな特長は、ストレージ容量を必要に応じて柔軟に増減できることです。オンプレミス環境では、容量が足りなくなるたびに「保存先を分ける」「フォルダ構成を見直す」といった対応が必要になることもありました。
クラウドであれば、使う分だけ容量を追加できるため、フォルダ構成を変えずにそのまま運用を続けられます。
結果として、長期的に見ても管理しやすく、無駄なコストも抑えやすくなります。

６．強固なセキュリティ対策が施されている

従来のオンプレミス型ファイルサーバーでは、社内にセキュリティに詳しい人材がいるかどうかが安全性を左右していました。一方で、テレワークや外出先での作業が増えた現在では、社内ネットワークの内外を問わない対策が求められています。
クラウドストレージは、こうした利用シーンを前提に設計されており、多くのサービスで、法人利用を想定したセキュリティ対策が標準搭載されています。

誰が・いつ・どのファイルを操作したか、を確認できる操作ログ機能があれば、万が一のトラブル時にも状況をすぐに把握できます。
「セキュリティ対策に詳しい担当者がいない企業でも、一定水準の安全性を確保しやすい」
これも、クラウドストレージが選ばれている理由です。

フォルダ構成の整理と管理に優れたクラウドストレージ『 Fileforce 』

イメージ画像

ファイルサーバーの管理やデータ整理をスムーズに行うためには、フォルダ構成を維持しやすく、日常業務の中で無理なく使い続けられる仕組みが欠かせません。これまでご紹介してきた通り、その実現に最適なのがクラウド（SaaS）型のファイルサーバーです。
中でもFileforceは、日本企業の業務スタイルに合った「中央管理型ファイルサーバー」を、そのままクラウドで使えるサービスとして、多くの企業に選ばれています。

圧倒的に管理やデータ整理がしやすい

Windowsエクスプローラーと同じ操作感で、いつものフォルダツリーから迷わずファイルにアクセスできる
部署・役割に合わせた柔軟なアクセス権設定により、必要な人に、必要なフォルダだけをピンポイントで共有可能
軽快なファイル操作と共有機能で、日々の作業スピードと業務効率を向上
フォルダ名・ファイル名検索に対応し、社内外で共有したファイルもすぐに見つかる Fileforce はデータ整理や管理のしやすさに優れた機能設計にしています。

社内での管理に困っていることがあれば、 Fileforceのデモ画面を用いてご説明できるのでお気軽にお問い合わせください。

特長｜Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ

管理者・利用者・経営層まで、全社にとってメリットがある機能設計

Fileforceは、現場で使う社員だけでなく、管理者や経営層の視点まで考慮して設計されたクラウドファイルサーバーです。
ユーザー数に制限がないため、部門単位での導入にとどまらず、人数の増減を気にせず全社へ展開でき、中央・集中管理型の設計により、フォルダ構成やアクセス権限、利用状況を一元的に把握・管理できます。誰がどの情報にアクセスできるのかを明確にできるため、情報統制を強化しながら、現場の使いやすさも損ないません。

さらに、すべての操作ログをレポートで簡単に確認できるため、監査対応や万が一のインシデント発生時にも、迅速かつ的確な対応が可能です。
バックアップ運用や障害時の復旧対応を自社で抱える必要もなく、管理工数を抑えながら、テレワークやBCP対策まで同時に実現できます。

使いやすさの特長や、サービスの画面はWEBサイトより詳しくご確認いただけます。

Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ

まとめ

ファイルサーバーの管理ルールが整備されていない状態で運用を続けると、意図しないファイル削除や紛失、容量不足の発生、さらには情報漏洩などのセキュリティリスクを招く可能性があります。
一方で、ファイル管理やデータ整理のルールを社内で徹底することで、必要な情報へ迅速にアクセス・共有できるようになり、ファイルサーバー内のデータも整理され、ストレージ容量を効率的に活用できます。また、操作履歴やアクセス状況を把握できる環境を整えておけば、万が一のセキュリティインシデント発生時にも、迅速な調査と対策が可能になります。

管理体制の構築には時間を要するため、クラウド移行や組織再編のタイミングで抜本的な見直しを行うのが最適です。増え続けるデータを戦略的に運用することは、事業成長を支える強力な武器となります。「Fileforce」なら30日間の無料トライアルで利便性を体験可能です。希望の方はFileforceのトライアル申し込みよりお気軽にお問合せください。

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