法人向けオンラインストレージの選び方は？おすすめサービスや注意点を解説

テレワークの普及やデータの肥大化に伴い、従来のファイルサーバーからクラウド上の「法人向けオンラインストレージ」へ移行する企業が急増しています。しかし、いざ導入しようとしても「サービスの種類が多くて選べない」「セキュリティは本当に大丈夫なのか」と不安を感じる方は少なくありません。この記事では、法人向けオンラインストレージの基礎知識から失敗しない選び方、そしておすすめのサービスまでを分かりやすく解説します。

法人向けオンラインストレージとは？

法人向けオンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管・共有できるサービスのうち、特にビジネス利用に特化した機能を持つものを指します。「クラウドストレージ」とも呼ばれ、自社内で物理的なサーバーを持つ必要がないため、手軽かつ低コストで運用できるのが特徴です。ここでは、よく比較される個人向けサービスや従来のファイルサーバー（自社サーバー）との違いについて解説します。

個人向けサービスとの違い

個人向けサービスとの最も大きな違いは「管理機能」と「セキュリティ」です。個人向けの無料サービスなどは、原則としてひとりで利用することを前提としているため、利用者個人がデータを管理します。一方、法人向けサービスでは、多数の社員、場合によっては社外の人間もデータにアクセスする可能性があります。

したがって機密情報の漏洩などを防ぐために、組織全体でデータを厳重に管理することを前提に設計されているのが特徴です。具体的には、管理者が「誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたか」をログとして記録したり、ユーザーごとに「閲覧のみ」「編集可能」といった細かい権限を設定したりすることが可能です。これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、組織としてのガバナンスを効かせることができます。

オンプレミス型ファイルサーバーとの違い

自社に設置して運用している物理的なサーバー機器は「オンプレミス型」とも呼ばれます。オンプレミス型では、機器の購入、設置場所の確保、定期的なメンテナンス、障害時の復旧対応などをすべて自社で行わなければなりません。
一方で法人向けオンラインストレージは、サービス提供事業者がサーバーの管理やセキュリティ対策を行うため、利用者はインターネット環境さえあれば比較的簡単に利用を開始できます。情報システム担当者の負担を減らし、本来の業務に集中できる環境を作れるのが大きな魅力です。

オンラインストレージを導入するメリット

法人向けオンラインストレージを導入することで、企業は単なるデータ保管場所の変更以上の価値を得ることができます。業務効率の向上やリスク管理の観点から、7つのメリットを見ていきましょう。

• コスト削減の効果が期待できる
• ファイルやデータの一元管理が可能に
• バックアップの手間が省略できる
• セキュリティと管理体制を強化できる
• 柔軟に拡張できる
• 場所や端末を選ばずアクセス可能
• 災害時のBCP対策に有効

それぞれ説明していきます。

コスト削減効果

社内のサーバーやハードウェア領域でファイルの保存・共有をする場合、管理や運用のための相応の人件費が必要です。 一方、オンラインストレージの場合は導入コストが掛からないケースも多く、管理はサービスベンダー（提供元）が行ってくれるため、コスト削減効果が期待できます。利用者を増やすためにプランをグレードアップしても、それほど高額になることはないため、長い目で見れば費用対効果が大きいと言えるでしょう。

ファイルやデータの一元管理

オンラインストレージサービスの導入によって、これまで各所にバラバラに存在していたファイルやデータの一元管理ができるようになります。社員個人の業務データの管理はもちろん、組織全体で必要なファイルを共有し、共同で編集することも可能です。

特に各地に支店や営業所がある企業では、各々の部署が独自にデータ管理をしていることが多く、他部署のファイルデータが必要な場合は送信してもらわなければなりません。データ容量が大きい場合は送受信だけで無駄な時間が掛かってしまうでしょう。 そこで、各所に点在していたファイルをクラウド上でまとめて管理することにより、業務効率を上げることができます。

バックアップの効率化

法人向けのオンラインストレージサービスの多くは自動バックアップ機能がついており、作業時に障害が発生してデータが消えてしまったときでも、すぐに回復が可能です。 ローカル環境にデータを保存している場合、データの消失に備えてバックアップを取る必要がありますが、オンラインストレージの場合はバックアップの手間が省略できて業務の効率化を図れます。

ただし、個人向けのオンラインストレージサービスにはバックアップ機能がついていない場合もあるため、コスト削減のために個人向けのストレージを導入している企業は注意が必要です。

セキュリティと管理体制の強化

「クラウドにデータを保管するのは不安」と感じる方もいるかもしれませんが、実は自社で管理するよりもセキュリティレベルが高くなるケースが多くあります。法人向けサービスを提供する事業者は、高度な暗号化技術や24時間365日の監視体制、最新のサイバー攻撃対策を講じています。自社で同レベルのセキュリティ環境を構築するには多大なコストと専門的なノウハウが必要ですが、オンラインストレージサービスを利用すれば手軽に強固なセキュリティシステムを構築可能です。

柔軟な拡張性

法人向けオンラインストレージは、企業の成長や利用状況に合わせて柔軟に拡張できる点も大きな魅力です。ユーザー数の追加やストレージ容量の増加を必要に応じて行えるため、事業拡大やデータ増加にもスムーズに対応できます。システムを大きく変更することなく利用規模を変更できるため、長期的に安定した運用が可能です。

場所や端末を選ばずアクセス可能

社内のパソコンはもちろん、出先からスマーフォンやタブレット端末で自由にアクセスできるのもオンラインストレージの魅力です。場所や端末を選ばずにアクセスでき、必要な資料をリアルタイムで確認したり、編集・共有できたりするのは大きなメリットと言えます。

営業担当者が訪問先で必要な情報を確認したり、顧客情報を更新したりすることも可能です。テキストデータや表計算データを共同編集する場合にも役立つため、リモートワークを導入している企業の多くがオンラインストレージを活用しています。

災害時のBCP対策に有効

オンラインストレージサービスは、災害時のBCP（事業継続計画）対策にも有効です。データは遠隔地にあるデータセンターに保存されているため、地震や火災、停電などでオフィスや社内サーバーが利用できなくなっても、重要な業務データを失うリスクを低減できます。インターネット環境があれば別の拠点や在宅からでもファイルにアクセスできるため、業務を継続しやすくなります。これにより、企業は災害時でも迅速に事業を再開できる体制を整えることが可能です。

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法人向けオンラインストレージを選ぶ際に見るべきポイント

数あるサービスの中から自社に合ったものを選ぶには、いくつかのチェックポイントがあります。ここでは、選定時に必ず確認すべき7つのポイントを解説します。

料金体系｜ユーザー課金型と容量課金型

法人向けオンラインストレージの料金体系は、大きく分けて「ユーザー課金型」と「容量課金型」の2種類があります。自社の規模や利用スタイルに合わせて、コストパフォーマンスが良い方を選びましょう。以下の表にそれぞれの特徴を整理しました。

ストレージ容量

ストレージ容量は、現在必要なデータ量だけでなく将来的な増加も考慮して選ぶことが重要です。必要な容量は、データの種類によっても異なります。通常のWordやExcelであれば数十KB〜1MB程度ですが、画像データは数MBの容量があります。 容量が不足すると追加費用が発生したり、運用が制限されたりする可能性も考慮しなければなりません。契約後に容量を柔軟に拡張できるか、ユーザーごとの容量制限があるかなども確認しておくと安心です。

セキュリティ対策

企業の重要なデータを扱うため、セキュリティ機能は必ず確認しましょう。データの暗号化、アクセス権限の設定、多要素認証、IPアドレス制限、操作ログの取得、ウイルス対策などの機能があると安心です。特に機密情報を扱う企業では、情報漏洩対策が充実しているサービスを選ぶことが重要です。

「Fireforce」は、強固なセキュリティ対策機能を備えた国産のクラウドストレージサービスです。クラウドサービスの導入をご検討の方は、お気軽にお問い合わせください！

サポート体制と付帯サービス

導入後にトラブルが発生した際のサポート体制も事前にチェックしなければなりません。電話やメール、チャットなどのサポート方法や対応時間を確認しておきましょう。また、バックアップ機能やデータ復旧、他システムとの連携などの付帯サービスがあると、運用の利便性が高まります。

業務上の使いやすさ

社員が日常的に利用するサービスのため、操作の分かりやすさや管理画面の使いやすさも重要なポイントです。ファイルのアップロードや共有が簡単に行えるか、検索機能が使いやすいか、スマートフォンやタブレットからの使いやすさなど、実際の業務を想定して確認するとよいでしょう。

リスク管理体制

サービス提供企業のリスク管理体制も確認する必要があります。バックアップ体制、障害発生時の対応などが万全かどうかを確認してください。災害時やシステム障害時でもデータを安全に保護できる体制が欠かせません。 地震や津波などの災害でシステムが停止したときに、速やかに復旧させるための対策をディザスタリカバリ（DR、Disaster Recovery）と言います。サービス提供会社が複数のデータセンターを確保していれば、データの分散保管によって、速やかなシステム復旧が可能となるでしょう。

無料版・トライアル期間の有無

無料版やトライアル期間があるサービスであれば、実際の操作性や機能を事前に確認できます。導入前に社内で試験的に利用することで、業務に適しているかを判断しやすくなります。複数のサービスを比較検討してから本格導入することで、導入後のトラブルを事前に回避することが可能です。

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法人向けオンラインストレージ導入時の注意点

法人向けオンラインストレージを導入する際は、導入時の運用面やセキュリティ面も考慮して準備を進めることが重要です。導入時に注意すべき4つのポイントを説明します。

既存データの移行計画

オンラインストレージを導入する際は、社内サーバーや各社員のPCに保存されている既存データをどのように移行するか、事前に計画を立てる必要があります。データ量が多い場合は移行に時間がかかることもあるため、優先度を決めて段階的に移行するとスムーズです。また、不要なデータを整理してから移行することで、ストレージ容量の無駄を防ぐことができます。

社内ルールの策定と教育

オンラインストレージを安全かつ効率的に利用するためには、社内ルールを明確にしておくことが重要です。例えば、フォルダ構成のルールやファイルの命名規則、外部共有の条件などを決めておくと、データ管理が容易になります。また、マニュアルを作成し、社員への利用方法の説明やセキュリティ教育を行うことで、誤操作や情報漏洩のリスクを低減できます。

セキュリティ対策の徹底

いつでもどこからでも容易に情報にアクセスできる利便性は、リスクにもつながります。セキュリティ対策には万全を期さなければなりません。アクセス権限の適切な設定や多要素認証の導入、IPアドレス制限などの機能を活用し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐ必要があります。セキュリティ対策のしっかりしたサービスを利用し、ルールとマニュアルに則った運用を徹底してください。

社内データの一元的な管理

オンラインストレージの導入後は、社内のデータをできるだけクラウド上に集約し、一元管理することが重要です。社員のPCや複数の保存場所にデータが分散していると、ファイルの最新版が分からなくなるなどのトラブルが発生する可能性があります。保存場所を統一することで、情報共有の効率化や業務の生産性向上につながります。

また、サービスにアクセスする端末や環境はすべて原則として会社が把握していなければなりません。会社が認識せずに従業員が利用しているデバイス・ITツール・外部サービスをシャドーITと言います。シャドーITは、セキュリティ上の大きなリスクにつながります。

おもな法人向けオンラインストレージ

法人向けオンラインストレージサービスの中でも特におすすめの5つを紹介します。

Office系ツールと相性抜群「OneDrive for Business」

「OneDrive for Business」は、Microsoftが提供するオンラインストレージサービスで、個人向けとして多くの人が利用している「OneDrive」の法人向けバージョン。Word・Excel・PowerPointなどのOffice製品と連携していることが最大の強みです。もっとも手ごろなプランは「Microsoft 365 Business Basic」で、1ユーザーあたり容量1TB、月額899円で利用できます。最大で管理できるユーザー数は、300人です。

容量無制限の「Box」

「Box」はアメリカ発のサービスで、世界中の約12万社で利用されています。アクセス権限の細かな設定や操作ログの管理、多要素認証などのセキュリティ機能が充実している点も特徴です。さらに、1,500以上のアプリと連携できるため、企業の業務効率化にも役立ちます。最安の「Business」プランは、1ユーザーあたり月額1,800円。ストレージ容量に制限はありませんが、1ファイルのアップロード容量は5GBまでです。

低価格プランからの拡張も可能「Googleドライブ」

「Googleドライブ（Google Workspace）」はGoogleの提供しているビジネス向けのオンラインストレージです。 個人向けはGoogleアカウントを持っていれば無料で容量15GBまで利用できますが、有料プランでは30GB（Starterプラン、1ユーザー月額800円）、2TB（Standardプラン、同1,600円）と大容量のストレージが利用できます。
マイクロソフト社のOfficeアプリと同じく広く利用されているGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどの自社製品アプリとスムーズに連携できるのも大きな魅力です。

世界的なシェアを誇る「Dropbox Business」

「Dropbox Business」は世界中の多くの企業・組織で導入されている法人向けのオンラインストレージサービスで、シンプルなインターフェースで誰にでも使いやすいのが特徴です。 テキストファイルやPDF、画像、動画など多種多様なデータをクラウド上に保存・管理ができます。
法人向けにはStandard（1ユーザー月1,500円、データ容量はチーム全体で5TB）、Advanced（1ユーザー月2,400円、データ容量はチーム全体で15TB）などのプランが提供されています。

セキュリティ対策が万全な「Fileforce」

「Fileforce」純国産のオンラインストレージサービスです。オンプレミスのファイルサーバーやNASの運用形態を変えることなくスムーズに導入できます。ファイルは上書き保存されてから60日間保管されるため、ファイルを無断で暗号化するランサムウェアの対策にも有効です。さらに、ウィルスチェック機能や不正アクセス防止機能も充実しています。

「Fileforce」には、ユーザー課金型のプランと容量課金型のプランがあります。ユーザー課金型の「SmallBusiness」プランは、10IDあたり月額9,900円、ストレージ容量は10IDあたり100GB。容量課金型のユーザー数無制限タイプは4つあり、最も容量の小さい「Unlimited-1」は月額60,000円で、ストレージ容量は1TBです。 30日間無料トライアルで操作感を確認できます。

※各製品情報は、2026年3月時点のものです。

まとめ

法人向けのオンラインストレージサービスのメリットや選び方、おすすめのサービスを紹介しました。個人向けの無料プランとは違い、法人向けのビジネスプランは費用が掛かりますが、セキュリティが強固で、大容量のデータの管理・共有に適しており、さまざまなアプリケーションと連携できるのが特徴です。

コストを重視するのか、セキュリティあるいは容量重視かで最適なサービスが異なります。導入の目的と自社に必要なスペックを明確にして、最もふさわしいサービスを選択しましょう。無料トライアル版を利用できるサービスもあるので、まずは使い勝手を確認してみることをおすすめします。

「Fireforce」は、エクスプローラーから使えるため使い勝手が変わりません。ファイルサーバーの アクセス権限やフォルダ構成など、従来の運用をそのままクラウドリフトできます。 30日間の無料トライアルをご用意していますので、ぜひ快適な操作をお試しください。