ストレージ容量の段階的な追加が可能で機器の運用も不要、インターネット環境さえあれば利用できるクラウドストレージは、プライベート利用、法人利用を問わず多くのサービスラインナップがあります。 この記事では、特に法人向けの容量無制限のクラウドストレージとユーザー数無制限のクラウドストレージについて、それぞれのメリット・デメリットを比較し紹介しています。自社の導入の目的に応じたサービスの選定にお役立てください。

クラウドストレージとは

クラウドストレージはクラウドファイルサーバーやオンラインストレージとも呼ばれ、インターネット環境で利用可能な保存領域・データストレージのことを指します。 クラウドストレージでファイルを保存（アップロード）することで、企業の社内ネットワーク環境が無い社外でも、必要な時にアクセスすることができます。また、社内外の関係者とデータの共有をする用途でも活用されています。 クラウドストレージの中には無料サービスもありますが、法人が業務で利用する場合には、機能やセキュリティ面を考慮して有料サービスを利用することをおすすめします。

容量無制限とユーザー数無制限クラウドストレージの比較ポイント

 クラウドストレージの選定時に、企業が考慮したいポイントは主に以下の点です。

１．料金体系

多くのクラウドストレージは、ストレージ容量に応じたサービス価格、またはユーザー１人あたりのサービス価格が設定されています。 容量無制限のクラウドストレージの場合は、ユーザー１人当たりの価格設定がされていることが一般的です。一方で、ユーザー数無制限のクラウドストレージは、一定のストレージ容量に応じてサービス価格が設定されており、ユーザ―数が増えても支払いは定額となります。 

２．セキュリティ

データ漏えい対策や、暗号化のほか、自組織内の不正なファイル利用を避けるためのアクセス権限管理および設定の機能など、考慮が必要です。

３．ストレージ容量

ユーザーまたは契約企業ごとに利用できるストレージ容量がどれだけあるかです。現状でユーザーまたは企業がどれだけのファイルを保存しているか、どれだけずつファイルが増えているかなどの傾向から必要量の想定をします。

４．アクセス権限設定

ファイルやフォルダなどのデータに対して、誰がどのような方法でアクセスできるかを制御する設定機能です。アクセス権限を細かく柔軟に設定することで、必要なユーザーだけに必要な権限を与えることができ、情報漏えいのリスクを低減することができます。

５．単一ファイルのアップロード容量上限

クラウドストレージにファイルをアップロードする際のデータ容量の上限値です。どのクラウドサービスも仕様として、一度にアップロードできるファイルのデータ容量があらかじめ定められています。

６．バージョン履歴保存

ファイルのバージョンとは、ファイルの変更履歴のことです。クラウドストレージでは、このファイル履歴を自動保存されることが一般的です。更新履歴を確認したり、過去のバージョンに巻き戻すといった活用が可能です。

容量無制限のクラウドストレージとは？

 容量無制限のクラウドストレージの場合、ユーザーは必要なだけデータを保存することができ、ファイルの容量を気にしたリ、ストレージ容量の不足に悩まされることもありません。 法人向けのクラウドストレージとして、BOXや、DropBOXといったサービスは、容量無制限のクラウドストレージとして活用されています。

容量無制限クラウドストレージのメリットとデメリット

 クラウドストレージが容量無制限の場合に、どのようなメリットがあるか見てみましょう。

 メリット

１．大量のデータを保存できる

容量無制限のクラウドストレージを利用することで、大量のデータを際限なく保存することができます。これにより、複数のデバイスからアクセスしたり、大容量のファイルを保存することができます。

２．ストレージ管理が不要になる

容量無制限のクラウドストレージを利用することで、容量ひっ迫によるデータの削除や整理が不要になり、ユーザーは自分のデバイス上でストレージ容量を気にする必要がなくなります。

デメリット

容量無制限のクラウドストレージも、メリットばかりではありません。たとえば以下のようなデメリットがあります。

１．必要なファイルが探しにくい

ユーザーはファイルの重要度に関わらずストレージ容量を気にすることなくクラウドストレージに保存することが可能です。ただし、ファイルの管理が不十分な場合、データが散在するだけでなく、不要なファイルや重複ファイルが増えたりし、結果として必要なファイルが必要な時に探せずに生産性が低下してしまう恐れがあります。

２．ユーザー単価が高額

容量無制限のクラウドストレージサービスは、実際に利用するストレージ容量に比してユーザー単価が高額となるケースもあります。 たとえばユーザーや業務の内容によっては、容量無制限は過剰となりますが、とはいえ全社でファイル共有をしたい場合にはユーザー登録が必要になり利用料が発生します。特に、数十人、数百人でクラウドストレージを利用する際は注意が必要です。  

ユーザー数無制限のクラウドストレージとは？

 同じ「無制限」でも、ユーザー数が無制限のクラウドストレージサービスの特長も紹介します。 ユーザー数に無制限のクラウドストレージサービスは一般的に、ストレージの容量に応じた料金プランが用意されています。クラウドサービスなので、契約当初には必要最低限のストレージ容量で使い始め、容量の不足が懸念されたときに段階的に容量拡張が可能な点も特長の一つです。

ユーザー数無制限クラウドストレージのメリットとデメリット

メリット

１．ユーザー数にとらわれずに固定料金でファイル共有や保存が可能

グループ会社の社員や取引先関係者も費用をかけずにユーザー登録でき、企業のセキュリティポリシーに基づく安全なファイル共有が可能です。 業種や業態によっては、ファイル共有をするユーザーの増減が頻繁なケースもありますが、そういった場合でもユーザー数無制限のクラウドストレージであれば、シンプルな固定利用料で柔軟な活用が可能です。また、ユーザーが増えるほど１人あたりの利用料を下げた運用が実現します。

２．企業内で効率的なストレージ容量配分が可能

ユーザーの使い方や業務によっては、多くのストレージ容量が不要のケースもあります。 ユーザー数無制限のクラウドストレージは、「容量シェア」が一般的のため、ユーザ毎のストレージ使用量のばらつきも考慮する必要が無くリーズナブルに利用可能です。

デメリット

１．ストレージ容量が不足する可能性

ユーザー数無制限のクラウドストレージでは、当然ながらストレージ容量がひっ迫する可能性があります。 ただ、クラウドサービスなのでストレージ容量の追加は容易にできることと、保管は必要だが常時利用する業務ファイルではない場合は、アーカイブ用の安価なストレージを用意しておくといった回避もできるでしょう。

２．最適なアクセス権限設定が必要不可欠

ユーザ―数無制限のため、慎重に検討することなくユーザーを増やしてしまう恐れもあります。その場合に注意が必要になるのは、最適なアクセス権限設定が行われているかどうかです。 企業の中でも特に機密性の高いファイルは、特定のユーザーしかアクセスできないフォルダに保存するといった要件が必ずあります。ユーザ数無制限のクラウドストレージサービスの中でも、権限設定の機能を確認する必要があるでしょう。  

【比較】ユーザー数無制限と容量無制限のクラウドストレージどちらを選ぶべきか

 どのような使い方・業態であれば、どちらのタイプのクラウドストレージがマッチするか、比較して紹介しています。自社の利用目的に応じたサービス選定の参考にしてみてください。

容量無制限のクラウドストレージが効果的なケース

1. 利用人数：固定。または頻繁な増減はない
2. 必要ストレージ容量：とにかく大容量を希望
3. 使い方：動画コンテンツや解像度の高い写真データを大量に保存し、共有したり編集したりする。また、ユーザーごとの利用ストレージ容量に大きな差は無く、コスト相応のファイル保存を常時行う。

ユーザー数無制限のクラウドストレージが効果的なケース

1. 利用人数：増減あり。また自社内に限らずグループ会社や協力会社のユーザも利用する
2. 必要ストレージ容量：おおよそ明確。また、不足時に段階的な拡張ができればよい。
3. 使い方：Officeファイルなど、動画や写真等に比べてデータ容量が小さいファイルが大半を占める。また、多くのファイルを保管・管理し続けるよりもむしろ、必要なファイルは整理し利活用しやすいフォルダ構成で利用していきたい。

まとめ：クラウドストレージの容量無制限とユーザー数無制限どちらがおすすめ？用途ごとに比較解説！

 容量無制限とユーザ数無制限のクラウドストレージサービスそれぞれの特長や、メリットとデメリットを紹介してきました。自社の利用形態や目的に応じたクラウドサービスを選定することで、より効率的でコストパフォーマンスよく利用できます。  ユーザー数無制限のクラウドストレージの中でも、特に法人向けクラウドストレージのFileforceはアクセス権限設定も柔軟で整理されたファイル構成を維持しながら、最適なストレージ容量でファイルを保管・管理・共有を行うことに適したサービスです。無料トライアルが用意されており安心です。

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