ファイルサーバーをクラウド化するメリット早わかり【ポイント解説】

公開日:
2021.11.11
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最終更新日:
2021.11.19

近年はモバイル端末が急速に普及したことや、ワークスタイルが多様化したことで、在宅、外出先、出張先など、場所と時間を問わずにファイルサーバーにアクセスする必要性が出てきています。

また、取り扱うファイルやデータも大容量化しており、従来のファイルサーバーやメール添付によるファイル共有の手法では効率的な業務の推進に限界がきていると感じられ、クラウド運用を検討される企業も少なくはありません。

本記事では、ファイルサーバーをクラウド運用に移行する際のメリットと注意すべき点をわかりやすく解説していきます。

ファイルサーバーをクラウド化するとは?メリットとデメリットも解説

クラウド化するイメージ図

ファイルサーバーをクラウド化(クラウドで運用)するとは?

ファイルサーバーをクラウド化するという場合、具体的に以下の2パターンが想定されます。この記事においては、利便性に加え、運用まで含めたトータルコストの削減や、IT部門のリソース不足の解消に寄与する、➁のSaaS活用、クラウドストレージサービス導入をファイルサーバーのクラウド化と位置づけ、解説をすすめていきます。

➀IaaSを活用するパターン

インターネット上の仮想ストレージに自社でファイルサーバーを構築・運用する

②SaaSを活用するパターン

クラウドストレージサービスが代表的。クラウド上のサービスとして、ファイルサーバーの機能を利用する。システムの運用や一般的なサポートもサービスの利用料金に含まれる。

 

ファイルサーバーをクラウド化するメリットは?

では、クラウドストレージサービスを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。クラウドに移行で得られる代表的なメリットを三つ紹介します。

導入・運用コストを抑えられる

ファイルサーバーのクラウド化の最も大きなメリットは、導入と運用にかかるコストを抑えられることです。導入にあたって初期費用がかからないクラウドストレージサービスも多く、月額または年額費用の負担のみで常に最新のサーバ環境でストレージ機能を利用できるのが魅力です。

導入時は物理的サーバ等のハードウェア調達や費用は不要となり、管理者画面でのセットアップやユーザー登録をするだけで、その他の構築作業は必要ありません。

料金形態は大きく、決まった金額を支払う定額制サービスと、必要なユーザー数や容量の分だけ課金される従量課金制サービスの二つに分けられます。
予算や経営の観点からは定額制の方が見通しを立てやすいといメリットもありますが、容量無制限のプランでは利用頻度に関わらず1ユーザーあたりの単価が高くなりがちなため、用途や社員の使い方に合わせて選択をすることが大切です。ユーザー数が無制限のプランの場合は容量追加の際の単価を確認しましょう。

扱うデータが高精細な動画や画像がメイン、IoT関連の大容量データの分析のためのデータレイク用途など、大容量が必要な場合にお得になるプランをもっているサービスもありますので、ファイルサーバーの用途に合わせてベストなプランを相談してみると良いでしょう。

クラウドストレージならリモートワークにも対応できる

最近では、オフィス以外で勤務するリモートワークやテレワークを導入する企業が増えています。テレワークの導入が急激に進む中で、従来のオンプレミスのファイルサーバーに社外からVPN経由する際に帯域が足りずに業務が滞ったというケースも多かったようです。

ファイルサーバーがクラウド上にあればインターネット環境があれば場所を選ばずアクセスできるため、社外で働く社員が多い企業や、社内ネットワークが使えない環境でもファイル共有をする業務が多い組織に適しています。

サービスによっては、クラウドストレージを介して業務に必要なファイルをチームで共有したり共同編集したりといった使い方もできます。ファイル共有をメールで都度やり取りするよりも、常に最新のファイルを共有できるので業務効率が大幅にアップするほか、クラウドサービスの機能によっては誤送信後の共有停止やファイル共有に際して上長の承認を必須にするなどの制限をかけることも可能です。

さまざまなワークスタイルや働き方のルールに柔軟に対応できることも、クラウドサービスの代表的なメリットといえます。

ファイルサーバーの保守運用はベンダーに一任できる

ファイルサーバーをクラウド化は自社で保守運用をする必要がなく、ソフトウェアや機能のアップデートを含めてベンダーにすべて任せられるのも大きなメリットです。

ファイルサーバーは業種や業界を問わずに必要かつ業務への影響も大きいミッションクリティカルなシステムではあるものの、その運用自体は汎用的な業務でもあります。だからこそベンダーに委託できる範囲は大きく、クラウドストレージサービスを活用することで自社のITリソースをより戦略的なDX関連業務に振り向けることで、生産的な業務への変革を推進できるようになります。

ハードウェア障害などのトラブルが起こった際にもしっかりと冗長化構成がされていることで可用性が保証されていたり、復旧作業もベンダーが対応してくれるので、自社にファイルサーバー運用の知識をもつ社員がいなくても安心して導入できます。

大企業はもちろん、人的リソースに余裕がない中小企業やスタートアップ企業でも費用コストのみならず、社員のリソース負荷を抑えて導入、利用できることがポイントです。

災害発生時のリスクヘッジとなる

ファイルサーバーをクラウド化した場合は、災害発生時のデータ破損・消失のリスクを最小限に抑えられます。ベンダーが利用しているデータセンターは、あらゆる災害を想定した堅牢な作りをしており、地震・水害・火災などに対応できる構造をしているためです。また、多くはデータセンター内だけでなく、複数データセンターで冗長化を図ることで、サービスの利用停止といったリスクをコントロールしています。

また、会社が火事や浸水などの災害でダメージを受けても、遠隔地にあるデータセンターが被害を受けず運営できる点もクラウド移行のメリットです。社内サーバは会社内に物理マシンを設置するため、被災するとデータそのものも破損してしまい、バックアップが無事だったとしても、そこからリストア作業、復旧までの間の業務に大きな影響が出てしまいます。また、最終バックアップのタイミングから災害発生時までに更新されたファイルのリカバリーができないという問題もあります。

その点、ファイルサーバーをクラウドで利用している場合は、万が一オフィスが被災してもインターネット回線さえ復旧すればデータへアクセスできるため、業務の再開が容易になります。クラウド化は事業継続の観点でも非常にメリットがあるといえます。データの冗長化がされているサービスを選定すれば、自社オフィスの災害のみならずデータ保管先のデータセンターが被災した場合にも安心です。

ファイルサーバーをクラウド化するデメリットは?

ノートパソコンのからクラウドにアクセスしている
ファイルサーバーとしてクラウドサービスを利用する際のデメリットとしては、以下の点が考えられます。
ここでは代表的なデメリットを三つ紹介します。

ユーザーの通信環境に影響を受けやすい

クラウド化のリスクは、インターネット環境によってファイルサーバーを利用できなくなるという点です。例えば、災害やWi-Fiなどのインターネットに関連するトラブルがあると、クラウド上のデータにアクセスできなくなってしまいます。ネットワーク環境を含めたクラウドサービスが復旧するまでの間はクラウド環境に保存しているデータを利用できないため、結果的に業務に支障が出てしまうのです。

対策として、一部のクラウドストレージサービスは、キャッシュ機能等を活用して、オフラインでもファイルの参照や編集を継続可能なものがあります。出張時の移動中や社外の通信状況が悪い環境下で業務を継続する必要があるかもしれません。サービスを選定する際にオフライン時での利用可否も確認しておくとよいでしょう。

機能はパッケージ化され、カスタマイズ性が低い

ファイルサーバーをSaaS活用でクラウド化すると、インフラやシステムはベンダーサービスとして提供しているため、短期間で利用環境を整備できる利点がある一方で、自社の業務に合わせたカスタマイズが難しくなります。
中にはオプションで機能を追加できるサービスもあるため、自社の利用用途や現場のニーズをもとに機能要件を明確にしておきましょう。

なお、ここではあえてデメリットと記載しましたが、従来であれば運用に合わせて費用をかけてカスタマイズをしていたオンプレミスの発想から、自社の業務やニーズに沿うサービスを正しく選定することで、使いやすく汎用化された機能をあますことなく活用し、サービスのバージョンアップや時代に合わせた新しい機能を活用することができる点は、クラウド化のメリットを最大限享受することとも言えるでしょう。

ファイルサーバー時代からの管理や運用方法を変える必要がある

ファイルサーバーからの移行という点でネックとなりやすい個別のポイントとして影響が大きいのはアクセス権限の問題です。クラウドストレージの場合、アクセス権限が上位の特定階層にしか付与できない、深い階層に個別のアクセス権限を付与できないために全体がフラットな構造になることでファイルサーバーの運用では可能だった、直感的でわかりやすい情報共有ができなくなることがあるので注意が必要です。しかし中には、ファイルサーバーやNASからの運用の継承のしやすさをコンセプトにしているサービスもあります。日本の企業では組織別のフォルダ構成を階層的に作り、役職や業務ごとにアクセス権限を付与しているケースがあり、この運用を再現できるサービスを選ぶことがファイルサーバーのクラウド化という観点では特に重要です。

情報資産の保管場所としてのカントリーリスク

ファイルサーバーをクラウド化した場合、何らかの理由でサービスが終息した場合に、利用を継続できない可能性も否定できません。これらのリスクを最小にするために、サービス選定時にはベンダーの実績や信頼性のほか、サービス基盤や通信が海外の法規制下で管理されたり、海外含む外部に開発や運用保守を委託していたりする場合のカントリーリスク(特定の国の政治情勢や経済情勢の変化によりもたらされるネガティブな影響や法令や当局による情報開示や差し押さえリスク)も考慮しながら、検討をすすめるべきでしょう。

ファイルサーバーをクラウド化する法人がサービス選定で検討すべきポイント

ファイルサーバーをクラウド化する際に、特に法人として確認しておきたいポイントは、以下の7点でしょう。

ストレージ容量/追加容量 各ベンダーのサービスによって、利用できるストレージ容量は異なります。既存ファイルサーバースペックや運用を考慮したサービスメニューを選定しましょう。
機能 ファイルのアクセス権限設定、多様なファイル共有パターン等、サービスに実装されている機能もベンダーによって様々です。ストレスの無い操作性が実現できるかを含め、トライアルサービスで実際の使用感を確認するのがよいでしょう。
費用(初期・月額) ユーザー毎、データ容量毎、容量無制限など各ベンダーのサービス毎に課金の体系が異なります。また、初期費用の有無や、オプションによる追加費用の有無をチェックするようにしましょう。
セキュリティ ユーザー認証やアクセス権管理、通信およびデータの暗号化、監査証跡・詳細ログ。SSL対応やウイルスチェック等など、自社のセキュリティ要件に照らして必要な対策・機能が実装されているかを確認しましょう。
ユーザービリティ 特別なトレーニングなしで直観的に操作できるか、操作ミスを防止しやすいユーザーインターフェースであるか、等を確認しましょう。Webからの操作だけでなく、Windowsのエクスプローラからクラウドにアクセスできるアプリケーションを提供しているサービスもおすすめです。
サポート体制 トラブルや障害発生時だけでなく、セットアップや導入後も想定して、サポート体制やサポート拠点、対応言語について事前に確認するようにしましょう。
データ移行 オンプレミスのファイルサーバーやNASからのデータ移行が簡単に行えるサービスがおすすめです。専門知識がなくてもデータ移行ができる転送ツールを無料で提供しているサービスを選びましょう。

それぞれの項目に対し自社の要件を整理し、利用目的に合うサービスの選定をするようにしましょう。

ファイルサーバーをクラウド化する法人に無料プランが最適ではない理由

法人がファイルサーバーをクラウド化する場合は、無料サービスプランを避けたほうが良いでしょう。個人単位では無料のクラウドファイルストレージを利用した経験がある方は多く、非常に気軽に様々なデバイスから利用できることで広く普及していることは事実です。
一方で、法人が自社のファイルサーバーとしてクラウドストレージサービスを利用することを検討するのであれば、以下の3つの理由から有料版の導入を強くお勧めします。

セキュリティ対策が自社の要件を満たさない

セキュリティ対策は、システムの仕様として必ず確認するべき点ですが、同時に管理面での運用のしやすさや、意図せず情報漏洩につながるような操作をさせないデザイン、アクセス権限設定が可能な点も重要なポイントとなります。これらの面においては、無料版は個人のプライベート用途であったり、データの保存期間に期限があったりするなど、法人の「ファイルサーバー」として一般的な業務に耐えられるものではないと考えるべきでしょう。社員が会社が管理しないサービスに許可なくサインインして無料版を使うことがないよう、情報システム部門は「シャドーIT」の蔓延を防ぐ対策を取ることが重要です。

万が一のトラブル時にサポートを受けられない

万が一のトラブル時にベンダーサポートを受けらなかったり、対応が簡易的であったりする場合があります。れそもそも自社のセキュリティ要件を満たさない仕様である等、気軽に利用できることと引き換えに組織としての統制は取りづらい点において、有料版をおすすめする理由として挙げられます。

業務に必要な機能が不十分

無料のオンラインストレージサービスの中には、アクセス権設定や、フォルダの閲覧権限の設定が非常に簡易的であったり、がデータ容量や保存期間、ログ機能にも制限があったりするものが少なくありません。無料サービスについては、仮に法人がクラウドストレージとして利用する場合や、ファイル共有のツールとして利用する場合、業務効率化とセキュリティ対策面で得られるものは多くは無く、むしろリスク要素が大きいことを認識したうえで導入の判断する必要があります。

無料版との違いは、こちらの記事でもご紹介しています。

ファイルサーバーをクラウドに移行する手順や注意点は?

ファイルサーバーのクラウド化を検討しているメンバー

ファイルサーバーをクラウド化するメリットや、サービス選定時に考慮するポイントも把握したうえで、実際の導入に向けて避けては通れないのが既存システムからのデータ移行作業です。

自社でクラウドサービスに移行する

既存のファイルサーバーのシステムや運用、導入するクラウドファイルストレージのサービス仕様を理解し、且つ社内のスキルや導入期間にも余裕がある場合は、自社体制のみでシステムをクラウドストレージ環境に移行することは不可能ではないでしょう。初期費用がない場合は月額/年額の費用のみで利用開始ができ、ベンダーに対するキャッシュアウトを最小限にできるパターンです。自社での移行をサポートする体制や無料のツールをベンダーで用意している場合もありますので確認してみましょう。

クラウドサービスへの移行を外部へ委託する

クラウドサービスのベンダーや、サービス仕様をよく理解している販売パートナー等、社外に移行を委託するパターンです。プロジェクトの管理は必要ですが、自社内のリソースに余裕がない場合は、サポートをベンダーに依頼することは可能です。機密データを取り扱う作業となるため、信頼できるベンダーと慎重にプロジェクトを進めることになります。

クラウドサービス側で提供される移行ツールを活用し、自社で移行する

クラウドストレージサービスの種類によっては、移行用のデータ転送ツールが無料または有料で提供されているサービスもあります。サービス側で用意されている移行ツールとしては、既存のシステムを止めずに段階的に移行できる仕組みや移行期間中の差分ファイルを更新できるものもあります。専門知識がなくても簡単に操作できるツールを提供しているサービスもありますが、コマンドの記述が必要であったりサポートのレベルに応じて費用が変動したりと、ベンダーによって異なるため、自社の人的リソースや導入までの期間やコストも鑑みたうえで、移行方式と計画を策定しましょう。

ファイルサーバーのクラウド移行の注意点

ファイルサーバーのシステムフローチャートを書いている手
 

ファイルサーバーの移行方法や体制が決まれば、以下の点に注意しながら慎重に移行をすすめることになります。

移行後の運用が変更になる場合のマニュアル整備・移行スケジュールアナウンス

ファイルサーバーの移行に伴い、業務影響がある部署やメンバーに対しては、事前に移行スケジュールやツールのマニュアルを配布し、アナウンスをすることで移行後も運用がスムーズに定着するでしょう。なるべくこれまでのファイルサーバーの運用を変えずにスムーズに新システムに移行できるサービスを選ぶと社内のトレーニングコストや情報システム部門の負担削減につながり、ユーザーのITリテラシーに関わらず使えるので新しい仕組みの組織内での定着もスムーズになります。

データバックアップを取る

ファイルサーバー移行中の障害等、万が一の事態に備えてデータのバックアップや復旧の段取りを確認しておきましょう。

移行データの優先順位付けをする

データのボリュームが大きい場合は移行にも時間がかかります。そのため、優先度の高いデータから効率的・段階的にデータを移行しましょう。また、新環境に移行する前に、ファイルサーバーのデータ整理をしたり重複データは削除したりする等、この機会に一度棚卸しを行いフォルダやファイルの整理をした上で移行を行うことをお勧めします。

クラウドストレージへのデータ転送速度や進捗を監視

ファイルサーバーのデータをクラウドへ行こうする際、データボリュームやネットワーク帯域の制限により時間がかかったり、障害が発生してデータが破損したりする可能性がないわけではありません。データボリュームの大きいのファイルを移行する際は、転送速度を確認しつつデータを分割したり、ネットワーク負荷に応じて転送量を調整したりすることで、移行を円滑に進められるでしょう。

データ移行のための転送ツールを提供しているサービスもあります。移行容量が大きい場合には、使用帯域の指定や転送進捗の確認方法を含めて、データ移行の流れと操作イメージがどうなるかなどを相談してみましょう。機能の使いやすさと合わせて移行イメージを確認することで計画も立てやすく安心です。

ファイルサーバーのクラウド化ならFileforce®がおすすめ

ファイルサーバーをクラウド化するファイルフォースのサービスイメージ

ファイルサーバーをクラウド化し、クラウドストレージサービスに移行する際のメリットやデメリットを紹介させていただきました。メリットを最大限享受し、デメリットを感じさせない性能を兼ね備えたクラウドストレージサービスとしてFileforce®がおすすめです。具体的な特徴として3点ご紹介します。

圧倒的なコストパフォーマンスと充実した機能

従来のファイルサーバー同様に操作性は確保しつつ、ファイル保管と社内外問わずセキュアにファイル共有が実現でき、管理者によるアクセス権設定やフォルダ構成もきめ細やかに設計が可能です。ユーザー数無制限プランを中心に、スモールスタートから大規模利用まで、幅広いニーズにお応えするサービスを取り揃えています。

法人に必須のセキュリティ対策を実装

Fileforce®は、ファイルサーバーの運用をもっとも継承しやすいクラウドストレージであることをコンセプトに開発された日本のサービスです。
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設計開発もすべて日本国内の体制で手掛ける純国産サービスで、カントリーリスクへの対応も万全です。

無償データ転送ツールでスムーズなクラウドストレージへの移行をサポート

Fileforce®は無償データ転送ツールを提供しています。既存のファイルサーバー・NASを運用しながらデータ移行が行 えるほか、移行期間中の差分チェックと再転送機能もあるので 安心して作業を進めていただけます。またわかりやすいダッシュボード画面で移行の進捗を確認でき、業務に影響を与えずに大容量データも楽々移行が可能です。

Fileforce®のさらに詳しい資料はこちらからダウンロードいただけます。
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まとめ

この記事では、ファイルサーバーのクラウド化におけるメリットと、実際に法人がサービス導入を検討する際に知っておくべきデメリット、さらにはサービス選定時のベンチマーク項目についても紹介してきました。
データボリュームの肥大化への対応やコスト低減など、社内ファイルサーバーの課題解決に役立つクラウドストレージサービスですが、用途や目的、自社の使用方法に合わせて、わかりやすくストレスを感じない操作性はもちろん、導入前から運用開始後まで、システム管理者の負担を削減しながら、安心して効率的な業務を行える仕組みがあるかを確認しながら高品質なサービスを選定していただければと思います。

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