ファイル共有サービスとは？おすすめのクラウドストレージや選び方を解説 | Fileforce

情報のデジタル化が急速に進む中、ファイル共有サービスが注目を集めています。

ファイル共有サービスの特徴を理解し、適切に導入することで、データを安全かつ効率的に共有することが可能になります。

本記事では、ファイル共有サービスの基本的な機能や選定ポイント、おすすめのサービスまでを詳しく解説していきます。最後までご覧いただき、自社に最適なサービスを見つけるための参考にしてください。

ファイル共有サービスとは？

ファイル共有サービスとは、デジタルデータをインターネット経由で他者と共有するためのサービスです。このサービスを利用することで、異なる場所やデバイスから、簡単にファイル共有をすることが可能になります。以下で、ファイル共有サービスについて詳しく解説していきます。

ファイル共有サービスの種類

ファイル共有サービスには、大きく分けて「ファイル転送型」と「クラウドストレージ型」の2種類があります。

ファイル転送型

ファイル転送型は、特定のファイルを迅速に他のユーザーに送信するサービスで、メールに添付できない大容量のファイルを送りたいときに便利です。

データの保存期間が限定されていることが多く、短期間でファイルをやり取りする場合に適しています。

クラウドストレージ型

クラウドストレージ型は、ファイルをクラウド上に保存し、長期間にわたってアクセスや共有をすることができるサービスです。複数のデバイスからいつでもアクセスすることができ、ファイルの自動同期やバックアップ機能も備えています。

クラウドストレージ型のサービスは、長期間にわたってファイルを保存・管理しつつ、複数人での共同作業を行う場合に特に有効です。

ファイル共有サービスが注目されている理由

近年、リモートワークの普及に伴い、ファイル共有サービスが注目されています。

ファイル共有サービスを利用すると、インターネットを介してどこからでもアクセスできるため、自宅や出張先での作業が容易になります。さらに、複数のユーザーが同時にファイルにアクセスし、閲覧や編集を行えるため、チームでの共同作業の効率が大幅に向上します。

また、多くのファイル共有サービスは高度なセキュリティ機能を備えており、企業の重要なデータを安全に共有できるという点も、注目を集めている理由の一つです。

ファイルの共有方法

ファイルの共有にはさまざまな方法があります。それぞれの特徴を理解し、状況に応じて最適な方法を選ぶことが大切です。以下で、代表的なファイルの共有方法について解説します。

USBメモリ

USBメモリは、物理的なデバイスを使ってファイルを共有するシンプルで簡単な方法です。小型で持ち運びが容易なため、一時的なデータの移動に便利です。ただし、紛失や故障のリスクがあるため、重要なデータのバックアップには適していません。

メールの添付ファイル

メールにファイルを添付して送信する方法は、インターネットを介して手軽にファイルを共有できるため、広く利用されています。しかし、添付できるファイルの容量には制限があるため、大容量のファイルを共有したい場合には適していません。また、誤送信などのセキュリティ面でも注意が必要です。

ファイルサーバ

ファイルサーバは、企業内で使用されることが多い方法で、中央のサーバにファイルを保存し、社内ネットワークを通じて共有します。高いセキュリティとアクセス制御が可能ですが、設備の設置や初期設定、維持管理にコストがかかります。

NAS

NAS（Network Attached Storage）は、ネットワークに接続して使用するストレージデバイスです。家庭や小規模オフィスでの利用に適しており、複数のデバイスからアクセスすることができます。家庭内や社内でデータ共有は簡単に行えますが、外部からのアクセスにはVPNなどの設定が必要です。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネットを介してファイルを共有できるサービスです。時間や場所を問わず、様々なデバイスからアクセスすることができます。特に、大容量データの共有に適しており、高度なセキュリティ機能や自動バックアップなどの機能も充実しています。

ファイル共有サービスで使える基本機能

ファイル共有サービスは、ファイル共有の他にも多様な機能を備えています。以下で、ファイル共有サービスで使える主な機能について解説していきます。

ファイルの共有

ファイル共有は、ファイル共有サービスの最も基本的な機能です。ユーザーがファイルをアップロードすると、共有リンクが作成されます。このリンクを使用することで、他のユーザーはどこからでもファイルにアクセスすることができます。さらに、アップロードしたファイルには「閲覧のみ」や「編集可能」といったアクセス権限を設定できるため、安全にファイルを共有することができます。

データのバックアップ

データのバックアップは、データ消失に備えるための重要な機能です。多くのファイル共有サービスには、自動的にデータをバックアップする機能が備わっています。これにより、災害やシステム障害、サイバー攻撃などによるデータの消失や破損リスクを軽減できます。特に、企業のBCP（事業継続計画）やDR（災害復旧）において、データのバックアップ機能は非常に重要です。

ファイルの全文検索

ファイルの全文検索機能は、大量のデータの中から特定の情報を迅速に見つけ出すための便利な機能です。ファイル名だけでなく、ファイルの内容やメタデータに基づいてキーワード検索をすることができます。この機能により、情報の検索が大幅に効率化され、作業時間の短縮につながります。

アカウントデータの一元管理

アカウントデータの一元管理機能は、ユーザーのアカウントやアクセス権限を集中して管理するためのものです。これにより、組織内のユーザーごとにアクセス権限を設定・変更できるため、セキュリティを強化することが可能です。この機能は、特に企業や大規模なチームでの運用において非常に重要です。

暗号化によるセキュリティ

暗号化によるセキュリティは、データの安全性を確保するために欠かせない機能です。ファイル共有サービスでは、転送中および保存中のデータを暗号化し、第三者による不正アクセスを防ぎます。これにより、個人情報や機密情報が保護され、安全にデータ共有をすることが可能になります。

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ファイル共有サービスを導入するメリット

ファイル共有サービスを導入することで、業務効率の向上やコスト削減など、多くのメリットを得ることができます。以下で、ファイル共有サービスを導入する具体的なメリットについて説明します。

社内の情報を集約できる

ファイル共有サービスを利用することで、社内の情報を一元管理できます。各部門やプロジェクトごとに散在しているデータを一つのプラットフォームに集約することで、情報の整理がしやすくなります。また、異なる部門やプロジェクト間での情報共有がスムーズになり、社内コミュニケーションの円滑化にも寄与します。

場所・デバイスを問わずにどこからでもメールでファイル転送ができる

ファイル共有サービスは、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所やデバイスを問わずにファイルの転送が可能です。自宅や取引先などから重要な書類やデータを簡単に送ることができるので、リモートワークでの業務効率が大幅に向上します。

複数人でも効率的に作業を進められる

複数人での共同作業を可能にする点も、ファイル共有サービスのメリットです。

リアルタイムでの共同編集機能やコメント機能を活用することで、チームメンバーが同時に一つのドキュメントにアクセスし、編集作業を行えます。これにより、データをアップロードしたりダウンロードする手間が省け、チーム作業がスムーズに進みます。

人的・金銭的コストを抑えた管理と運用ができる

社内に物理サーバーを設置し、管理・運営するには金銭的なコストだけでなく、人的コストもかかります。しかし、ファイル共有サービスを利用すれば、設備の設置や運営コストはサービス利用料のみに抑えられ、サーバーのメンテナンスにかかる人的コストも削減できます。さらに、将来的に事業規模が拡大した場合でも、プラン変更によって柔軟に容量を拡張できるため、長期的なコスト削減が期待できます。

BCP・DR対策に役立つ

ファイル共有サービスは、企業のBCP（事業継続計画）やDR（災害復旧）対策にも有効です。クラウド上にデータを保存することで、災害やシステム障害時にも迅速にデータを復旧でき、業務の中断を最小限に抑えることができます。また、定期的なバックアップ機能を利用することで、データの消失リスクを大幅に軽減できます。

アクセス権限の範囲が詳細に設定できる

ファイル共有サービスでは、ユーザーごとに詳細なアクセス権限を設定できます。特定のファイルやフォルダに対する閲覧権限や編集権限を細かく制御できるため、必要なユーザーが必要な情報のみにアクセスできるようになります。特に、企業の機密情報などを管理する上で、この機能は非常に重要です。

データのバックアップに役立つ

ファイル共有サービスは、データのバックアップにも効果的です。クラウド上にファイルを保存することで、ローカルデバイスの故障や紛失によるデータ喪失のリスクを軽減できます。また、多くのサービスでは自動バックアップ機能が提供されており、重要なデータを最新の状態で保存することが可能です。

データの一元化が可能になる

ファイル共有サービスを利用することで、データの一元化が可能になります。すべてのデータを一箇所に集約することで、情報の管理が容易になり、データの整合性も保たれます。これにより、情報の検索や共有を迅速に行えるため、業務効率が向上します。

クラウドでファイルを共有するデメリット

クラウドでのファイル共有には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。

セキュリティ面には不安がある

クラウドでのファイル共有はインターネットを介してアクセスするため、セキュリティリスクが伴います。ローカルネットワークのように限られた範囲ではなく、世界中からアクセスできるという利便性の裏には、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクが常に存在するのです。

多くのクラウドサービスは高度なセキュリティ対策を講じていますが、すべてのリスクを完全に無くすことはできません。そのため、利用する側でも監査ログの確認や厳格なアクセス制限を行うといった対策が必要です。

カスタマイズ性に欠ける場合がある

クラウドサービスは多くの企業にとって多大なメリットがありますが、それは汎用的なものであり、全ての企業の特定のニーズに対応することは困難です。特定のニーズに応じてクラウドサービスを利用するには、専用システムの開発やカスタマイズが必要となり、その結果、追加コストが発生することもあります。

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ファイル共有サービスの選定ポイント

ファイル共有サービスを選定する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。以下で、ファイル共有サービスを選定する際に注目したいポイントを解説します。

データ容量やユーザー数は十分か

ファイル共有サービスを選ぶ際には、データ容量やユーザー数が十分であるかを確認することが重要です。現状のデータ使用量や利用するユーザー数を把握し、無駄のないプランを選択をすることでコストを節約できます。また、大企業などで多数のユーザーが利用し、大量のデータを扱う場合には、ユーザー無制限や容量無制限のプランを検討するのもよいでしょう。

利用できる端末やOSは充実しているか（社内で利用する端末と連携可能か）

利用できる端末やOSの対応状況を確認することも重要です。

社内で利用するPCやタブレット、スマートフォンなどの端末と連携可能で、WindowsやmacOSなど異なるOS間での互換性があるサービスを選ぶことで、社員全員がスムーズに利用できます。

さらに、専用のアプリケーションが提供されているか、ブラウザベースで利用できるかも確認しておくと、より効果的に活用できるでしょう。

セキュリティは万全か

ファイル共有サービスの利用を検討する上で、どのようなセキュリティ対策を備えているかという点は非常に重要なポイントです。データの暗号化や二要素認証、詳細なアクセス権限の設定などの基本的なセキュリティ機能に加えて、さらに高度なセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。また、データセンターのセキュリティ基準や、取得しているセキュリティ認証（ISO 27001、SOC 2など）も確認しておくことで、サービスの信頼性を確かめることができます。

操作はスムーズにできるか

ファイル共有サービスの操作性も重要な選定ポイントです。操作性が悪いと、業務効率が低下してしまう可能性があります。インターフェースが直感的で使いやすいか、必要な機能が簡単に利用できるかを確認しましょう。

試用版やデモを利用して、実際の操作感を確認するのも良い方法です。これにより、導入後のトラブルや不満を未然に防ぐことができます。

ファイル共有サービス運用時の注意点

ファイル共有サービスを効果的に運用するためには、いくつかの注意点があります。それらを理解し、適切に実行することで、効率的かつ安全にファイルを共有することができます。

フォルダの構成を決めておく

ファイル共有サービスを導入する際には、まずフォルダの構成をしっかりと決めておくことが重要です。

たとえば、プロジェクトごとにフォルダを作成し、その中にサブフォルダとして「ドキュメント」「画像」「契約書」などを設けることで、視覚的にも整理された構造を保つことができます。整理されたフォルダ構成により、必要なファイルを迅速に見つけることができ、業務効率が向上します。また、定期的にフォルダ構成を見直し、不要なファイルやフォルダを削除することも大切です

チームメンバーのアクセス権限を検討する

チームメンバーごとに適切なアクセス権限を設定することも必要です。全てのファイルに対して全員がアクセスできる状態では、データの漏洩や誤操作のリスクが高まります。

そのため、各メンバーの役割や業務内容に応じて、閲覧のみ、編集可といった権限を細かく設定することが重要です。多くのクラウドサービスでは、細かいアクセス権限設定が可能なため、これを活用することでセキュリティを強化できます。

ファイルの保存期限を把握する

ファイルの保存期限を把握し、定期的にデータを整理することも重要です。ファイル共有サービスの無料プランや低価格プランでは、ファイルの保存期限が定められている場合があります。そのため、保存期限を把握しておかないと、予期せぬ間にファイルを紛失してしまうリスクがあります。定期的にファイルを整理し、バックアップを取ることで、こうしたリスクを回避することができます。

社内ルールの文書化と更新を定期的に行う

ファイル共有サービスを導入する際は、社内ルールを文書化し、定期的に更新することが大切です。ファイルの命名規則やフォルダ構成のルール、アクセス権限の設定基準などを明文化し、全員に周知徹底することで、一貫した運用が可能になります。

また、定期的にルールを見直し、技術の進化や業務の変化に応じて更新することで、常に最適な運用を維持できます。

おすすめのファイルサーバー8選｜無料プランや個人向けのものも

以下では、信頼性が高く、さまざまなニーズに対応する8つのおすすめファイルサーバーを紹介します。それぞれのサービスの特徴を比較し、自社のニーズに合った選択をしてください。

Fileforce

Fileforceは、エンタープライズ向けの高度なファイル共有サービスです。ファイルの暗号化や詳細なアクセス権限設定といった高度なセキュリティ機能を備えています。さらに、使いやすいインターフェースで、オンライン編集やバックアップ機能など、ビジネスの効率化に必要な機能も充実しています。また、Fileforceはすべての管理・運用を日本国内で行っているため、安定した高品質のサービスを利用できます。ユーザー数無制限や大容量ストレージプランも提供しており、大規模なデータ管理を行う企業にとって最適な選択肢です。

プラン	容量	料金（月額）
Small Business	ユーザあたり10GB	¥900/1ID
Unlimited-1	1TB	¥55,000
Unlimited-3	3TB	¥98,000
Unlimited-10	10TB	¥198,000
Unlimited-30	30TB	¥330,000

Fileforce｜ユーザー数無制限の法人向け国産クラウドストレージ

Box

Boxは、企業向けのクラウドストレージサービスで、特にセキュリティとコラボレーション機能が強化されています。Boxは、ファイルの共有や共同編集を容易に行え、リアルタイムでのコメントやフィードバックが可能です。さらに、他のビジネスアプリケーションとの連携も豊富で、業務フローの統合がスムーズに行えます。また、GDPRやHIPAAなどの国際的な規制にも対応しており、法令遵守が求められる企業などにはおすすめです。

プラン名	ストレージ容量	料金（月額）
無料プラン	10GB	無料
Business Starter	100GB	¥636.9
Business	無制限	¥2,084.5/ユーザー
Business Plus	無制限	¥3,473.8/ユーザー

Box — セキュアなクラウドコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション