クラウドストレージを導入する際には、適切にアクセス権を設定し管理する必要があります。アクセス権の管理ミスが重大な情報の流出につながることもあるからです。シンプルで管理しやすいアクセス権の設定や管理方法を解説します。

クラウドストレージのアクセス権限機能

ファイルをクラウド上で管理するクラウドストレージは、さまざまな制限機能によりセキュリティリスクへの対策が可能です。その中でもアクセス権はセキュリティのために重要なポイントになります。

まずはアクセス権の概要について確認しましょう。

アクセス権の付与とは

クラウドストレージには社内のさまざまなファイルを保存します。全てのファイルに自由にアクセスできる状態では、本来は閲覧権限がない社員の目に触れてしまう可能性や、情報が流出するリスクもあるでしょう。

そこで部署や役職に応じて、業務に必要なファイルを適切に閲覧したり編集したりできるようアクセス権を付与します。詳細な設定が可能なサービスを選べば、利用状況に合わせたアクセス権の付与が可能です。

また一度付与したアクセス権を放置しておくと、部署変更で閲覧・編集権限がなくなった社員がそのまま権利を保有していることになります。社内の変化に合わせて適切に権限変更を行うことが重要です。

サービス選定の際は機能の詳細を確認

代表的なクラウドストレージであれば、アクセス権の制限機能が備わっているでしょう。ただしどこまで詳細に設定できるかや、設定に必要な操作の仕方はサービスごとに異なります。

自社で十分活用するためには、必要なレベルで設定できるか、活用しやすい操作性の高さがあるかの確認が大切です。

また企業によっては社外の人と頻繁にファイルを共有することもあるでしょう。そのようなケースでは、都度ダウンロード用URLを送信するよりも共有のワークスペースを設定できる方が便利です。

ただし全てのクラウドストレージに搭載されている機能ではないため、導入前に詳細を確認して選びましょう。

設定ミスは他人事ではない

アクセス権の設定ミスによる情報流出が後を絶ちません。トラブルが起こる前に十分な対策をしておく必要があります。設定ミスで事故が発生する経緯やミスをしにくいフォルダ管理について知っておきましょう。

何件も社内事故が発生している

近年多発している情報流出事故は、アクセス権の設定ミスにより全世界にファイルが公開状態になってしまうというヒューマンエラーが原因のケースが多いようです。

例えばウェブサイトの閲覧権限をミスし、顧客の個人情報が公開されていた事故が実際に起こっています。クラウドストレージの利用においても同じ事態が起りえるのです。

海外では設定ミスにより公開されているファイルを探すサービスも存在します。ただしこういったサービスは定期的にクラウドストレージ上で情報収集をしているため、たまたま設定をミスしていたファイルが情報収集の合間に漏えいするリスクもゼロではありません。

情報管理は企業の信用に直結するため、設定ミスには厳重な対策が必要です。

シンプルでミスをしにくいフォルダ管理が必要

ついやりがちなミスが原因で重要なファイルが流出する事態を防ぐには、ミスが起こりにくいシンプルなフォルダ管理が役立ちます。

例えばアクセス権が下位の階層にあるファイルにも引き継がれる場合、権限を付与する範囲が同じファイルを一つのフォルダにまとめておくのがおすすめです。一つのフォルダだけに権限設定をすればよいため設定ミスをしにくくなるでしょう。

アクセス権の付与をシンプルに設定できるよう工夫することが、人為的なミスが原因で起こるトラブルの防止につながります。またファイルの扱いに関してあらかじめルールを定めておくなど、ヒューマンエラーが起こりにくい環境整備も進めておきましょう。

クラウドストレージのアクセス権限機能のメリット

クラウドストレージのアクセス権限機能を最適化することで、以下のようなメリットを得ることができます。

• 機密情報漏洩の防止
• データの管理体制の強化
• 社外取引先とも適切なデータ共有
• 操作ミスの減少

以下で、各メリットについて詳しく解説していきます。

機密情報漏洩の防止

アクセス権限を適切に設定することで、機密情報にアクセスできるユーザーを限定することができます。これにより、不正アクセスや内部からの情報漏洩を防ぐことが可能になります。

多くの情報漏洩事例は、適切なアクセス管理が行われていないことに起因しています。アクセス権限機能を適切に設定することで、企業は情報漏洩のリスクを著しく低減させることができるのです。

データの管理体制の強化

クラウドストレージのアクセス権限機能は、企業のデータ管理体制を格段に強化します。

適切なデータ管理は、情報漏洩のリスクを軽減し、企業の社会的信用と経済的価値を守るためには不可欠です。特に、大規模な組織では、システム管理や人事部門など特定の部門の情報へのアクセスは、厳密に制御する必要があります。

アクセス権限機能は、機密情報へのアクセスを厳重に制限し、特定の人のみが情報にアクセスできるように細かい設定ができます。これにより、企業は業務の変化に柔軟に対応しつつ、機密情報を安全に保つことができるのです。

社外取引先とも適切なデータ共有

クラウドストレージのアクセス権限機能は、社外取引先とのデータ共有をより安全かつ効率的に行うための基盤を提供します。アクセス権限を細分化して設定することで、必要な情報のみを取引先と共有し、無関係なデータへのアクセスを防ぐことができます。これは、ビジネスパートナー間の信頼関係を強化し、共同作業を円滑に進める上で非常に重要です。

操作ミスの減少

アクセス権限機能によって、データへのアクセスを制御することで、重要なデータを変更したり、削除してしまうリスクが低下します。データを操作できる人が多ければ多いほど、人為的な操作ミスの可能性は高くなります。特に、大規模な組織や多数のデータを扱う環境においては、操作ミスが深刻な問題を引き起こしてしまうこともあります。

アクセス権限機能により、重要データへのアクセスを厳しく制限することで、人為的な誤操作のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

アクセス権限を設定する際の適切な活用方法・手順

フォルダ分けやアクセス権の付与を実施するときには、社内ルールにのっとって行いましょう。セキュリティを確保しながらも、社員が利用しやすいルールを設定することがポイントです。

シンプルに、見付けやすく

フォルダの階層構造をできるだけシンプルにすることで、必要なファイルをスピーディーに見付けられます。例えば階層を3層までにすることや、用件別にフォルダを分けることなどをルールとして定めるのです。

検索機能が備わっているサービスであれば、検索を活用するとよりスピーディーにファイルへアクセスできます。ファイル名の命名ルールをあらかじめ設定しておくとより簡単に検索できるでしょう。

また階層構造とアクセス権の設定をリンクさせることで、さらにフォルダの管理が分かりやすくなります。フォルダAの権限がAの下位フォルダにも適用される仕組みのサービスなら、権限の設定ミスを減らせるでしょう。

グループごとのアクセス権設定

部署やチームといったグループごとにフォルダへのアクセス権を設定すると、権限管理を一括でできるため手間を削減できます。個別に設定する場合と異なり、グループメンバー変更時の追加・削除が簡単に可能です。

メンバーの変更にスムーズに対応しやすいため、退職や異動で不要になり放置されたIDの悪用防止にもつながります。

必要に応じて端末認証や期限の設定も

セキュリティリスクを回避するためには、必要に応じてスマホやタブレットからのアクセス制限も実施しましょう。加えてアクセス権に期限を設ける設定も役立ちます。フォルダを共有する必要がなくなったら速やかにアクセス権を削除するのです。

いつまでも共有できる状態だと、後々他の用途でフォルダを使用する際に閲覧権限のないメンバーとも共有してしまうかもしれません。

またファイルの共有をするときにも、期限を設定すると安全性が高まります。一定期間でダウンロードURLが無効になるよう設定する、共有を確認後ファイルを削除するなどの工夫をして不要な共有ファイルを減らしましょう。

定期的なアクセス権限の状況の確認

定期的にアクセス権限の状況を確認し、状況の変化に応じて適時に調整することは非常に重要です。企業の環境は常に変化しており、新たな従業員の採用や、プロジェクトの変更、または組織の再編など、多くの要因によってアクセス権限のニーズが変わっていきます。そのため、定期的な確認を行い、現在のアクセス権限設定が組織の現状に適合しているかを評価する必要があります。不要になったアクセス権限の削除や必要に応じたアクセス権限の追加や調整を行い、企業データの安全性を確保しましょう。

クラウドストレージのアクセス権限機能を活用する際の注意点

アクセス権限機能を利用することには多くのメリットがある一方で、注意すべきポイントもいくつか存在します。これらの注意点を理解し、適切な対策を講じることで、より安全な情報管理と効率的なデータ管理が実現します。以下では、クラウドストレージのアクセス権限機能を活用する際に気をつけるべき注意点を、詳しく解説します。

人為ミスによる情報漏洩のリスク

クラウドストレージの利用において、人為ミスは情報漏洩の大きな原因の一つです。例えば、誤ってアクセス権限を広範囲に設定してしまったり、権限のない人物に情報を共有してしまうことが挙げられます。これらのミスは、セキュリティに関する教育や意識の不足、操作ミスなどの要因によって発生します。

対策としては、従業員への定期的なセキュリティ教育の実施、アクセス権限の設定に関する明確なガイドラインの提供、そして操作ミスを防ぐためのシステム的なサポートが必要です。こうした取り組みを通じて、人為ミスによるリスクを大幅に減少させることができます。

セキュリティポリシーの策定が必要

クラウドストレージを安全に利用するためには、企業全体で統一されたセキュリティポリシーの策定が欠かせません。セキュリティポリシーには、アクセス権限の設定基準、データの分類方法、インシデント発生時の対応プロセスなどが含まれるべきです。策定されたポリシーは、定期的に見直しを行い、変化するビジネス環境や技術の進展に応じて更新するようにしましょう。適切なセキュリティポリシーを持つことで、クラウドストレージの利用におけるセキュリティ基準を明確にし、組織全体のセキュリティ意識を高めることができるのです。

クラウドストレージのアクセス権限機能の導入事例

株式会社リロクラブ様

株式会社リロクラブは、中小企業に大企業並みの福利厚生サービスを提供する「福利厚生倶楽部」を運営しています。サービスの魅力を伝えるためには、季節ごとに更新される多様なサービスメニューの紹介が欠かせませんが、これらの膨大なデータ管理が大きな課題でした。そこで、Fileforceの導入により、効率的なデータ管理と社内外との安全な共有を実現したのです。

導入の背景には、レジャーや宿泊施設、飲食店からパッケージ旅行まで、多岐にわたるサービスメニューの紹介に必要な大量の画像データの管理がありました。これらのデータは容量も大きく、社内の共有サーバーでは容量を圧迫し、他業務への影響が懸念されていたという状況でした。

導入の決め手となったのは、大容量ファイルの保管先としての使いやすさ、統制・管理のしやすさと使い勝手の良さのバランス、そして費用対効果の高さです。

Fileforce導入により、以下の効果が実現しました。

• 組織的な情報管理による業務効率化
• 組織やスタッフの拡大・変更への柔軟な対応
• 運用面での人的リソースの削減

メディアコンサルティングユニットメディアマネジメントグループの久慈氏は、「Fileforceの機能は日々進化していると感じていて、今後の検索機能のアップデートにより、更なる業務効率化につながることを期待しています。」と述べています。

信金キャピタル株式会社様

信金キャピタル株式会社は、中小企業向けのM&A仲介や投資を行う会社で、信金中央金庫の100％子会社です。セキュリティが特に重要視される金融グループ企業として、社内資料の共有や個人情報の安全管理に課題を抱えていました。これらの課題を解決するために、クラウドストレージサービス「Fileforce」を導入し、社内のセキュアな情報共有と個人PCからの情報漏洩リスク対策を実現しました。

導入の背景として、グループウェアのファイル管理システムでは、使い勝手の面で課題があり、ルールの徹底が難しい状況がありました。

選定の理由となったFileforceのメリットは以下のとおりです。

• Fileforceは使い勝手が良く、社内でよく使われる資料についても、別の担当者が参照中でも作業が可能。
• ファイルサーバーと同様にフォルダ作成時の階層数に制限がなく、全体的なファイル管理が容易。
• 金融業界の厳しいセキュリティ要件に対応可能で、社内外との安全な情報共有が可能。

Fileforce導入により、以下の効果が実現しました。

• 社内の情報一元管理とTCO（Total Cost of Ownership）の削減
• セキュアな業務環境の整備と業務効率化

総務部推進役の長谷川氏は、「Fileforceの導入により、社内の情報の集約化や共有、ファイル保管を、クラウド上で保管する運用の徹底が可能となりました。これは社内の情報一元化による業務効率の向上だけではなく、各社員が社外へ持ち出すノートPC紛失時の情報漏洩リスクへの対策にもつながっています」と述べています。

株式会社グランサクシード様

株式会社グランサクシードは、全国20か所の事業拠点で、ICT戦略業務および法務業務の改革支援を展開しています。

グループ全社のネットワークとPC刷新を機に、自社で長年運用してきたファイルサーバによるオンプレミスを脱却し、社内の業務システムとFileforceを連携することで、ストレージの集約と安全なファイル管理を実現しました。

導入の背景には、個人情報を含む機密データを日常的に取り扱うため、強固なセキュリティによるデータ共有と管理が求められる環境が必要性がありました。さらには、コロナ禍におけるテレワークなどの変則的な働き方への対応が必要になったということもあります。

選定の理由となったFileforceのメリットは以下のとおりです。

• 細かい権限設定と十分なセキュリティを担保できる。
• 外部との安全な情報共有が可能
• 誤削除したファイルなどの復元機能や、エクスプローラからの使いやすさなどの優れた利便性。

Fileforce導入により、以下の効果が実現しました。

• ファイル共有時のセキュリティを強化
• 権限設定や管理がしやすく管理者の負荷軽減
• 利便性と安全性により、顧客に安心感を提供

ICT戦略本部ICT事業部部長の伊東氏は、「Fileforceはアクセス権限の設定やフォルダの権限管理が非常にしやすく、純国産のストレージサービスであることから、お客様に安心して案内できる」と述べています。

まとめ

クラウドストレージを使用するときはアクセス権を適切に管理することが重要です。社員がそれぞれの権限に合わせ必要なファイルにだけアクセスできるようにしましょう。

アクセス権の設定でミスが発生すると、重要なファイルが全世界へ公開されるおそれもあります。クラウドストレージへの保存時には、ヒューマンエラーによる情報流出が起こらないような工夫が必要です。

また共有ファイルを管理しやすいよう、シンプルなフォルダ構造やグループごとの権限設定を行いましょう。アクセス権の付与や管理を適切に実施することが安全なクラウドストレージの利用につながります。