画像や文書などを共有するシーンが増え、ファイルのセキュリティ管理の必要性が高まっています。具体的にどのようなセキュリティ体制を整える必要があるのでしょうか？今すぐにできる対策も紹介するため、安全なファイルの共有に役立てましょう。

なぜファイルのセキュリティ管理が必要か

ファイルのセキュリティ管理方法を知るために、まずはセキュリティ管理の必要性について解説します。正しく必要性を把握することで、適切な管理が可能です。

社内外でのファイル共有のニーズが高まる

テレワークの広まりを受け、ファイル共有のニーズは高まり続けています。社内メンバーとのやりとりも社外への書類送付も、ファイル共有であれば出社することなく全ての工程を完了できます。

またファイル共有していれば、関係者との共同作業が可能です。ビデオ会議ツールを使いながら手分けして仕事を進めるといった使い方もできます。

このような共有の仕方が可能になったのは、クラウドストレージといったクラウドサービスが急速に広まったことと関係しています。

セキュリティ対策による安全性の確保と高速インターネットの普及により、安定して利用できる環境が整ったことで、業務効率化に役立てる企業が増えているのです。

管理側のセキュリティ対策だけでは不十分

クラウドストレージのベンダーは堅牢なセキュリティ対策を実施しているケースが増えています。また『ISO/IEC 27017』を認証済みであれば、一定以上の対策が行われていることが明らかです。

ただしベンダーに任せていれば100％安心というのは誤りです。社内の体制を整えないままファイル共有をしていると、サイバー攻撃の被害に遭うことや、ミスによる情報漏えいが起こる可能性があります。

そのためセキュリティ機能の充実したサービスを選ぶと同時に、社内でもファイルのセキュリティ管理が求められるのです。

ファイル管理におけるセキュリティ対策

クラウドストレージを利用してファイル共有をする場合でも、セキュリティ対策はベンダー任せにしてはいけないということが分かりました。では具体的にどのような対策を取れるのでしょうか？

セキュリティソフトの導入はマスト

まず行うのはセキュリティソフトの導入です。業務に利用するパソコン全てに、セキュリティソフトをインストールします。万が一ウイルスが侵入した場合でも、検知し警告してくれるため、素早く対応可能です。

またサーバーを設置し社内ネットワークを構築している場合、サーバーにもセキュリティソフトの導入が必要です。不正アクセスの経路特定や、ネットワーク上のウイルス感染したパソコンを特定できる製品もあります。

ウイルス定義ファイルのアップデートも重要

安全にセキュリティソフトを使い続けるには、ウイルス定義ファイルのアップデートが欠かせません。ウイルス定義ファイルはウイルスを検知するための仕組みです。

目まぐるしい変化に対応できるよう、新たなウイルスが見つかるとその情報を更新しています。更新があるにもかかわらずアップデートせず使い続けると、ウイルスセキュリティソフトは古い情報でスキャンし続けます。

そのため新しいウイルスを検知できず感染する可能性が高まるのです。

適切なアクセス権限の付与を

ファイルへ適切なアクセス権限を付与することも、社内で行うセキュリティ対策の大切なポイントです。役職や所属部署に合わせた範囲で、ファイルにアクセスできるよう設定します。

アクセス権限を設定した場合、継続的に見直すことが大切です。異動による変更や、入退社によるユーザーの追加や削除を正しく行わなければいけません。

また重要度のとくに高いファイルは、共有しないというのも重要な対策です。

社員向けセキュリティガイドラインを作成

セキュリティガイドラインを作成し、ガイドラインに沿った機器やサービスの利用をするよう社員に徹底することも大切です。

クラウドサービスを利用したファイル共有やテレワーク時のセキュリティについては、従来のガイドラインでまかないきれない部分があるかもしれません。そのため新たなルール作りをすることが大切です。

例えばセキュリティソフトやインターネットの利用条件、Web会議の環境について、万が一ウイルス感染した際の対応などを規定します。

即実施できるセキュリティ対策

紹介したセキュリティ対策は重要なものばかりですが、すぐに徹底することは難しいでしょう。そこですぐに実施できる対策も紹介します。

OSを最新の状態にアップデートする

まずはパソコンのOSをアップデートし最新の状態にします。古いバージョンでは脆弱性が放置されたままで、いつ不正アクセスやウイルスの侵入を許してもおかしくありません。

アップデートで常に最新の状態を維持するだけでも、セキュリティの強度が上がります。

WordやExcelなどの文書にパスワードを

共有するファイルへのパスワード設定もすぐにできる対策です。パスワードには大文字・小文字・数字・記号が混ざった複雑なものを設定すると、より強度が高まります。

パスワードを設定してあれば、仮にファイルを保存しているデバイスが盗難に遭ったとしても、情報漏えいしにくいです。

WordやExcelにパスワードを設定するときには、『ファイル』タブの『情報』から『文書の保護』を選び『パスワードを使用して暗号化』を選択します。その後上書き保存で完了です。

まとめ

ファイル共有の機会が増えている今、セキュリティ管理の必要性が高まっています。セキュリティ機能の充実したクラウドストレージを利用して共有する場合でも、自社内の対策は欠かせません。

具体的にはセキュリティソフトの導入や、アクセス権限の付与、セキュリティガイドラインの作成を行います。すぐにできる対策として、OSのアップデートやファイルへのパスワード設定も行いましょう。

社内のセキュリティ管理を徹底することで、より安全にファイルの共有ができます。