さまざまな情報共有ツールの中から自社に合うものを選ぶには、どのようなポイントを意識すると良いのでしょうか？情報共有ツールの特徴とともに選定の仕方を見ていきましょう。またおすすめツールや情報共有に使えるオンラインストレージも紹介します。
情報共有ツールについて知る
情報共有ツール選びをする際、どのような役割を持つものなのか知ることが大切です。まずは情報共有ツールの基礎知識についてチェックしましょう。
情報共有ツールとは何か
組織のメンバーが持つノウハウやスケジュールなどを共有し、利益向上・業務効率化・意思決定などに役立てるのが情報共有です。情報共有ツールは情報共有をよりスムーズに実施するために用います。
例えば履歴を残しつつスピーディーなコミュニケーションができるビジネスチャットや、ノウハウの共有ができる社内Wiki、スケジュールや社内設備の管理に役立つグループウェアといった機能が代表的です。
加えてファイル共有の機能があれば、WordやExcelで作成されたファイルへメンバーが自由にアクセスする形で共有できます。
情報共有ツールがなぜ必要性か
ビジネスシーンではIT全盛の現在に至るまでも情報共有はさまざまな方法で行われてきました。しかし従来行われてきたミーティングやメモといった共有の仕方では、伝達範囲が限定されビジネスチャンスを逃す可能性があります。
そこで必要な範囲に素早く情報共有できるツールが注目されているのです。情報共有ツールを利用すればリアルタイムでやりとりができますし、整理された状態の情報を共有できます。
また、企業の意思決定を行う上層部ともタイミングを逃さず必要な情報を共有できるのです。さらにノウハウやナレッジを蓄積する仕組みにより、業務の属人化予防にもつながります。
スムーズに業務が遂行可能な環境作りのために、情報共有ツールが重要な役割を果たすのです。
情報共有ツールを導入するメリット
情報共有ツールを導入することで得られるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか？代表的なメリットを解説します。
コミュニケーションの円滑化
まず挙げられるのは、コミュニケーションを円滑に進めやすくなる点です。メールで情報共有する場合、宛先・件名・あいさつの一文の後に本題に入るため、気軽なやりとりには向いていません。
一方で、ツールであれば、前置きなくすぐに本題に入り情報共有できます。業務に関することはもちろん、社内イベントや社員のお祝いなども共有することで、よりメンバー同士の関係を深めていくことも可能です。
日常的に行われる気軽なやりとりで信頼関係を築ければ、業務上もスムーズなコミュニケーションを取りやすくなります。その結果、業務が効率的に進むことにもつながるのです。
情報の整理がはかどる
社内の情報を一括管理できるため、整理しやすくなる点もメリットです。部署や拠点ごとに情報を整理する方法では、管理が煩雑で必要な情報へもなかなかたどり着けません。
情報共有ツールにより全ての情報が1カ所に集まれば、分かりやすく構造化して整理できます。するとどこに何があるのかが一目瞭然になるため、メンバー全員が必要なときに情報を参照可能な状態が整うのです。
情報共有ツールを選ぶポイント
情報共有ツールを選定するときには、どのように選ぶのが良いのでしょうか？社員全員が活用できるツールを導入するためにも、まずは必要なポイントを知った上で選ぶことが大切です。
必要な機能はあるか
ツール選びでまずチェックするのは、自社で必要としている機能があるかという点です。どのような目的でツールを導入するかをはっきりさせ、必要な機能が何か分かった状態で選定します。
理想的なのは過不足なく必要な機能がそろっているツールです。必要な機能が不足していると導入しても使い勝手が悪いですし、不要な機能が多いとコストが高くなりがちです。
適正な費用で必要な機能を使えるよう、機能に注目して選定することがポイントと言えます。
使いやすいか
操作性も大切なポイントです。情報共有ツールの中には、専門的なIT知識がないと扱いが難しいものもあります。社員のITスキルによっては、難易度が高過ぎると基本的な操作ができないこともあるでしょう。
そのため実際に利用する社員が、使いやすいツールかどうか確認することが大切です。検証用アカウントが用意されているツールであれば、実際の操作性を確認した上で導入できます。
社員が無理なく使いこなせるツールを選ぶことで、ツールを使った情報共有が全社に浸透しやすくなるはずです。
検索はしやすいか
社内の膨大な量の情報が集まる情報共有ツールは、検索しやすいことも選定のポイントです。検索方法の種類やスピードはもちろん、検索精度にも注目して選ぶことが大切です。
例えばカテゴリ・タグの設定やアクセスの多い情報の抽出、文字の入力でワードの候補を表示する機能などの中から、自社の利用シーンに合うものを選びます。
業務中に利用したときに、速やかに必要な情報にたどり着けるかどうか確認することが大切です。
法人向け情報共有ツール
さまざまな情報共有ツールがある中から、とくに法人が利用するのに向いているものを紹介します。法人向けというだけあり、きめ細かな設定が可能なツールばかりです。
柔軟なグループ機能を持つ「DocBase」
『DocBase』はプロジェクトメンバーごとにグループを作成できる情報共有ツールです。作成したグループ単位で権限を設定できるため、メンバーに合わせて柔軟に共有できます。
社内はもちろん社外の関係者がメンバーにいる場合にもグループを作成可能です。共有した情報を探すときには、メンバー・グループ・タグから探す方法があるため、必要な情報をもれなくチェックできます。
社外との共有時には特にセキュリティ面を心配している企業もあるでしょう。DocBaseは『ISO 27001』の認証を受けており、安心して利用できるツールです。
情報共有ツール DocBase(ドックベース) | テレワークを活性化する
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
大規模なチーム管理ができる「Confluence」
チームの規模が大きくなると扱う情報量が増えます。大量の情報でもスムーズにやりとりできるツールを導入するには『Confluence』が最適です。
OfficeやGoogle Driveなど、3,000以上のアプリと連携することで、使いやすくカスタマイズできる点も特長と言えます。またジャンルごとにテンプレートが用意されているため、共有する情報に一貫性を持たせつつ共有可能です。
Confluence | リモートに最適な、チームのワークスペース | Atlassian
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
アクセス権限も柔軟な「Documal SaaS」
共有する情報の中には、部門や役職ごとにアクセスできる人を制限すべきものもあります。『Documal SaaS』であれば文書やフォルダ単位でアクセス権を設定できるため柔軟な対応が可能です。
また文書に対して行われた、閲覧・改版・承認といった行動は全て記録されています。そのため万が一不正やミスがあった場合でも、原因の特定や再発の防止がしやすい仕組みです。
社員が共有した最新情報には、端末とインターネット環境があれば社外からでもアクセスできます。そのためテレワークや外出先からの利用にもおすすめです。
FUJITSU 文書管理ソリューションDocumal SaaS : 富士通四国インフォテック
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
無料で使える情報共有ツール
本格的な導入の前に情報共有ツールがどのようなものか試してみたい場合や、シンプルに使える機能を求めている小規模な企業には、無料で使えるツールが向いているかもしれません。まずは気軽に使い勝手を試してみるのもよいでしょう。
社内ノウハウを効率良く管理「iQube」
社員が個人的に蓄積しているナレッジといった社内ノウハウを効率的にストックするには『iQube』が便利です。社内ノウハウを蓄積するための15機能を活用し、業務の属人化を防ぐ仕組み作りができます。
蓄積したナレッジには社員がコメントをすることも可能です。それにより情報がブラッシュアップされ、より洗練されていくことが期待できます。
またスケジュール・レポート・ToDoリストといった機能との連携により、自然とツールの利用を促す仕組みがあるのも特長です。
無料クラウド型グループウェアiQube
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
チーム作業推進に特化「Zoho Connect」
チームでの作業をスムーズに進めるなら『Zoho Connect』が向いています。リアルタイムにディスカッションできるチャンネルやファイル共有・タスク管理・フォーラムなど、円滑な業務に役立つ機能がそろっているツールです。
また作業ファイルを1カ所に集約し、分かりやすく管理できるのもポイントと言えます。作業はオンラインエディターで実施するため、文章作成を共同で進める使い方も可能です。
チームコラボレーションソフトウェア|ソーシャルイントラネット – Zoho Connect
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
ユーザー数無制限「Group Session」
『Group Session』はユーザー数無制限で利用できるのが特長です。ファイル共有・チャット・アンケート・回覧板・在籍管理・社内専用ショートメール・スケジュールなどの機能を利用できます。
また稟議といった日本企業ならではの承認経路にも対応しているのは、国産ツールならではです。情報共有をしやすくなると同時に、別個に紙で対応していた業務のデジタル移行もできます。
無料ではじめるグループウェア GroupSession
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
情報の共有・整理がスムーズ「Stock」
フォルダにノートを格納する形式で情報を分類する『Stock』は、チャットの情報が流れていく点と、ファイル管理の手間が掛かるといった悩みを同時に解消するツールです。
ノートには画像の添付もできるため、分かりやすい文書をスピーディーに作成できます。また作成したノートがミスで消えることのないよう、誤削除防止機能も備わっており、削除後も30日間は保存されるため安心です。
Stock（ストック）｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
情報共有に使えるオンラインストレージ
情報共有に使えるのは専用のツールだけではありません。オンラインストレージの利用でも情報共有を促進させられます。
法人向け実績が豊富「Fileforce」
規模の大きな企業から中小企業まで、さまざまな組織で導入されている『Fileforce』は、法人向けオンラインストレージとしてサービスを展開しています。ランサムウェア対策の機能などのセキュリティも強固なサービスなので、サイバー攻撃や情報漏えいなどの不安も低減できます。オプションで機能を追加しながら自社に合うようカスタマイズ可能です。
また、社内のファイルサーバで運用しているアクセス権限を踏襲できるのもFileforceの特長といえます。慣れ親しんだ運用をそのまま利用できるため、スムーズに導入しやすいサービスです。
Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ
スモールスタートできる「セキュアSAMBA」
少数からの利用もしやすいオンラインストレージは『セキュアSAMBA』です。例えば社外から共有ファイルへアクセスするときには、ダウンロードできない仕組みになっています。
そのためテレワークで働く社員と情報共有する場合でも、安全なやりとりが可能です。万が一サイバー攻撃などにより侵入されたとしても、アクセス経路とファイルの暗号化により大切な情報を守ります。
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
ファイル共有に利用できる「DirectCloud」
『DirectCloud』は充実したファイル共有機能が特長のオンラインストレージです。アカウントの一元管理はもちろん、部署別やユーザー別で使う機能を制御することや、ログの記録や管理、IPアドレス制限管理などができます。
またワンタイムパスワードも設定できるため、パスワードの使いまわし防止による不正アクセスへの対策も可能です。利用目的に合わせて選べる5種類のプランがあるため、自社に合うプランを選びましょう。
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
まとめ
情報共有ツールにはさまざまな種類があります。その中でも自社に合うタイプを選べるよう、利用目的に合う機能を備えたツール選びが大切です。
また利用する社員全員が使いこなせることも確認します。高度な知識が必要なツールでは、使いこなせない人が出てくる可能性があるからです。また蓄積した情報を探しやすい検索機能が備わっていることも重要です。
紹介したおすすめツールやオンラインストレージも参考にしつつ、自社によく合うサービスを導入しましょう。