共有フォルダは複数の社員でファイルを共有・編集するのに便利ですが、定期的に整理しておかないと無規則にフォルダを生成してしまい、作業が煩雑化してしまいます。共有フォルダを整理するために必要なルール作りやファイルの命名規則について解説します。

共有フォルダを整理するメリット

まず、共有フォルダを整理することで得られるメリットを知っておきましょう。

業務が効率化される

フォルダ内のファイルを分かりやすく整理することで、アクセスする人が必要なファイルを素早く見つけられるようになるため、結果として業務効率が向上します。

例えば、目的のファイルに辿り着くまでに毎回1分ほど掛かっていた場合、1日に10回アクセスすると仮定すれば、トータルで10分ほど時間を消費することになります。月に換算すると、消費時間は約5時間です。

それがフォルダの整理によって、目的のファイルを1回あたり10秒程度で見つけられるようになると、4時間以上、および80％ほどの時間を効率化することができます。

このように、必要なファイルの検索に掛かる時間を短縮できれば、チーム全体の業務効率がかなり改善されます。

情報共有が円滑になる

チーム内の情報共有が円滑になるのも共有フォルダを整理するメリットです。

メンバー同士が必要なファイルをすぐに発見できるようになるので、作業してほしいファイルを指示したり、他のメンバーの作業内容を引き継いだりする際に、スムーズにいくようになるでしょう。情報の伝達に掛かる時間を削減できるのは間違いありません。

無駄な容量が削減される

ファイルを整理することで、ストレージを圧迫している無駄な容量を削減できます。定期的に整理をしなければ、すでに使わないファイルがフォルダ内にどんどん溜まってしまい、必要なファイルを保存できるスペースがなくなってしまうかもしれません。

さらにファイルが乱雑に散らばっている状態では検索効率も落ちてしまうでしょう。フォルダ内に似たようなファイルが乱立してしまうケースは珍しくありません。一定のルールに従って正しくファイル整理をすることでストレージ容量に余裕が生まれるだけでなく、ファイルの検索効率も上がります。

共有フォルダを整理するルール作り

では、効率的に共有フォルダを整理するのに必要なポイントをみていきましょう。企業によってフォルダを作成・整理するためのルールは違ってきますが、以下の点は最低限やるべき基本として押さえておきましょう。

フォルダ階層を深くし過ぎない

フォルダの階層を深くすることで細かくファイルを整理できますが、階層を深くし過ぎると、必要なファイルにたどり着くまで時間が掛かります。その結果として作業効率が悪くなってしまいます。フォルダの階層は最大でも3層に留めておきましょう。

加えて、最も深い階層にファイルを配置するようにして、途中の階層にはカテゴリー分けしたフォルダのみを配置するのが基本です。これによって見た目が分かりやすくなり、どこに目的のファイルがあるか把握しやすくなります。

ゴミ箱フォルダを生成する

削除すべきかどうか判断に困るファイルを一時的に隔離しておくための「ゴミ箱用フォルダ」を作っておくのも有効です。チームで共有フォルダを使っていると、必要か不要か判断できないファイルが出てきます。

そのまま放置しておくと、結局は誰も削除して良いか判断できないままファイルが溜まっていくことになるでしょう。そんなとき、判断に困ったファイルを入れておく専用フォルダを作成しておけば、後から皆で削除して良いかまとめて判断することができます。

ファイルの命名規則も重要

共有フォルダをスムーズに整理するために、一つひとつのファイルの命名ルールを決めておくことも重要です。

ファイル名の表記ルールを作る

ファイル名の表記法を統一することで、ファイルを見つけやすくなるだけでなく、必要なファイルを検索しやすくなります。各ファイルに「2024_0124」のように先頭に日付を入れるようにすれば、いつ作成されたファイルかが一目で分かり、最新のデータがどこに入っているかすぐに分かるようになるでしょう。

つなぎ記号を決める

さらに日付とファイルの種類をつなぐ記号を決めておくことも大事です。一般的にはアンダーバーからハイフンのいずれかが使われます。例えば「0124_A社_projectB_入稿用データ1」といったファイル名にしておけば、ファイルの種類と作成日が一目で把握できます。

内容が分かるようにする

自分だけが把握できる名前ではなく、誰が見ても内容が分かるネーミングを心掛ける必要もあります。カテゴリーや業務ごとに、付けるべきファイル名をチームで共有しておくと便利です。曖昧な表現を避けて、具体的かつ簡潔な名前に統一するようにしましょう。

共有フォルダを作成する際にできるだけ基本的な表記ルールを決めておき、皆がそれに従うようにしておけば、フォルダ整理もスムーズにいくはずです。

まとめ

共有フォルダを整理するメリットと、うまく整理するためのルール作りについて解説しました。ファイル階層の上限やファイル名の付け方など、基本的なルールに関しては共有フォルダを作成する前に決めておくとよいでしょう。

統一されたルールがなければ、ファイルやフォルダが無秩序に生成されてしまい、整理にも時間が掛かってしまうことになります。

すでに共有フォルダを使っている企業は、この機会に管理方法を見直すことで業務効率を向上させましょう。ちょっとした工夫で効率が大幅に改善されることは珍しくありません。