共有フォルダをクラウド環境で運用する方法として、多くの企業がクラウドストレージを導入しています。ここでは、クラウドストレージの概要とメリット、そして自社に合ったクラウドストレージを選択するポイントを解説します。おすすめのサービスも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

共有フォルダをクラウドで管理する方法

共有フォルダとは、その名の通り、複数人でファイルを共有するために設定されたフォルダのことです。LANネットワークでつながれたパソコン同士ならば、簡単に共有フォルダを作成してファイルのシェアが可能です。

しかし、大容量のファイルを安全かつスムーズにやり取りするために、最近ではクラウドストレージを活用する企業が増えています。

クラウドストレージの活用

クラウドストレージとは、インターネット上に設置された仮想のストレージ（保存領域）のことで、オンラインストレージとも呼ばれています。

インターネット環境さえあれば場所を選ばず自由にアクセスできるのが特長で、サービスベンダー（サービス提供会社）が保守管理を行ってくれます。利用者側はサーバー管理やメンテナンスなどの手間が掛かりません。

ストレージにアクセスすれば簡単にファイル共有ができることから、ビジネス規模を問わず多くの企業に利用されています。

クラウドストレージを使うメリットとは

クラウドストレージを利用するメリットは、主に次の点が挙げられます。

• 低コストで導入できる
• 場所を選ばずにファイル共有が可能
• ファイルの共有はもちろん、共同編集も可能
• サービスによっては自動バックアップ機能がある
• サーバーを管理・メンテナンスする手間が不要
• ストレージに問題や障害が起こった場合にはベンダーが対応してくれる
• 常に最新の状態で利用できる

ベンダーが用意したストレージ領域を借りる形態のため、初期費用が掛からず保守管理やメンテナンスはベンダーが行ってくれます。それに加えて、最新機能が登場すればアップデートしてくれるため、常に最新の状態のストレージが利用可能です。

また、「同期型」の場合はストレージ内でファイルの共同編集ができるので、作業するファイルをメンバー同士でやり取りする必要がなくなり、業務効率も大幅にアップします。

一方で、同時編集機能を備えていない「非同期型」の場合は、ネットワークの負担が少ないことや、セキュリティが強固なことがメリットです。

クラウドストレージの選び方

次に、クラウドストレージを選ぶ際に、重視すべきポイントを説明します。

容量の大きさや通信速度

まず、クラウドストレージのストレージ容量の大きさをチェックします。自社が求める容量を満たしているか確認しましょう。

現時点で問題がない容量でも、将来的に保存したいファイルが増えた場合に対応できなくなる可能性もあります。長期的な視点で考えて、余裕をもったストレージ容量のサービスを導入しましょう。

また、通信速度や1回当たりのアップロード・ダウンロードの最大容量も確認する必要があります。ストレージ容量をオーバーしていなくても、1度に通信できるデータの最大容量が小さければ、必要なデータをアップロードできない可能性があるからです。

セキュリティ

オンラインストレージのセキュリティ対策もチェックすべき重要なポイントです。個人向けのものや、無料のストレージサービスはセキュリティに問題があるケースもあるので、大前提として法人向けのクラウドストレージサービスを導入する必要があります。

法人向けサービスはセキュリティが強固で、さまざまなセキュリティに関する機能を備えていることが多いです。選択の際には、通信やデータの暗号化はもちろん、利用者の認証機能など、必要な機能が実装されているかチェックしましょう。

管理機能の充実性

ファイルのアクセス権限設定やIP制限など、ストレージの管理機能が充実しているかもチェックしておきましょう。特に自社内のみならず、顧客や取引先とファイル共有したい場合、さまざまなアクセス制限や共有ルールを設定する必要が出てきます。

サービスによって実装されている管理機能に違いがあるので、自社の利用環境に照らし合わせて、安全かつスムーズにファイル共有できる環境を構築できるものを選びましょう。

無料でも使えるクラウドストレージ

クラウドストレージには、無料のサービスがあります。容量や機能などの面で有料版には劣りますが、企業から無料サービスの使用が認められている場合には、活用を検討するとよいでしょう。

Googleが運用する安定の「Googleドライブ」

GoogleドライブはGoogleが提供している無料で15GBまで利用できるクラウドストレージです。テキストファイルや画像、動画など、ファイル形式にこだわらず簡単に共有できるのが特徴で、特にGoogleドキュメントに関しては容量無制限に作成・保存可能です。

ファイルの共有権限も個別に設定できるので、ストレージ容量さえ問題なければ無料プランでもビジネスで問題なく活用できます。有料のビジネスプランはBusiness Starter・Business Standard・Business Plus・Enterpriseの4つがあり、もっとも人気のある Business Standardプランでは2TBのストレージ容量が利用可能です。

Googleドライブ
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

チャットやビデオ通話もできる「MEGA」

MEGAは、ニュージーランドのベンダーが提供しているクラウドストレージサービスで、無料で20GBまでの大容量ストレージが使えます。

データはユーザーが自ら管理する鍵で暗号化されるのが特徴で、ファイルの保存・共有だけでなく、エンドツーエンドの暗号化チャットでメッセージの交換や音声・ビデオ通話も可能です。月額15ユーロから容量を自由にカスタマイズできるビジネスプランも利用できます。

MEGA
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

安全にデータを運用できる「TeraCloud」

TeraCloudは日本国内にデータセンターをもつ大容量のオンラインストレージです。無料のアカウントでも20GBまでの容量を使うことができます。

ブラウザ上でファイルや画像データなどを簡単にアップロードが可能で、さまざま外部アプリとの連携も可能です。有料プランは利用可能なストレージがそれぞれ300GB、3TB、10TBの3つがあり、月額880円から利用できます。

TeraCloud
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

法人向けおすすめクラウドストレージ

続いて、法人向けでおすすめのクラウドストレージを紹介します。

法人向けに特化した「Fileforce」

Fileforceは高度なセキュリティ環境でスピーディーにファイルの送受信や共有が可能な法人向けクラウドストレージサービスです。既存のシステム状況と運用体制を大きく変えることなく、ストレージのクラウド化ができるのが特徴で、導入しやすいでしょう。優れたファイル管理機能によって複雑なアクセス権限設定もスムーズに行える点も強みです。

社内のみならず、取引先とファイル共有したい場合に役立ちます。セキュアなツールでありながら、さまざまな業界・業種のビジネス環境に柔軟に対応できるのが魅力です。

Fileforce

高機能と高いセキュリティ「Box」

Boxは、アメリカ発のクラウドストレージです。法人向けにはBusiness・Business Plus・Enterprise・Enterprise Plusの4つのプランがあり、全てのプランはストレージ容量無制限となっています。

高いセキュリティ環境とシンプルな操作性でビジネス規模に関わらず、さまざまな企業に導入されており、日本の販売代理店も多いので、導入から問題が起こった際も広くサポートを受けられます。

Box
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

NTTが運営する「Bizストレージファイルシェア」

Bizストレージファイルシェアはプロバイダ事業者として有名なNTTコミュニケーションズが提供している法人向けのファイル転送・オンラインストレージサービスです。ブラウザ上の操作で2GBの大容量ファイルの送受信が可能で、セキュリティが強固なので企業の機密データの共有も問題ありません。

月額1万6500円から、最大1万人の利用が可能です。日常的に大容量ファイルのやり取りが必要な企業におすすめです。

Bizストレージファイルシェア
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

まとめ

共有フォルダをクラウド運用するのにおすすめな、クラウドストレージ（オンラインストレージ）サービスを紹介しました。共有フォルダを管理するにはいくつかの方法がありますが、クラウド環境で管理するのが効率的です。

特に多くのベンダーが提供しているクラウドストレージサービスは導入コストが安く、保守・メンテナンスに掛かるコストも必要ありません。事業規模に関わらず、あらゆる企業におすすめできます。ストレージ容量やセキュリティに留意しつつ、自社に合ったサービスを導入しましょう。