ファイル送信サービスは大容量のデータ送信に便利です。ただし導入前に自社に役立つサービスか検討する必要があります。そのためにもファイル送信サービスの必要性や比較のポイントを確認しましょう。おすすめのサービスも紹介します。

安全で確実に大容量のファイル送信するには

大容量のファイルを扱う機会が増える中、安全にファイル送信するにはどのような方法があるのでしょうか？代表的な送信方法の特徴を見ていきましょう。

メール添付は大容量データに不向き

メール添付によるファイル送信は手軽な方法です。ただし添付できるファイル容量に上限が設定されていることも多く、大容量のファイルには使えないこともあります。

容量を超えるファイルを添付すると、メールが受け取り拒否されてしまうこともあるため注意が必要です。メールそのものが届かないため、ファイルはもちろんメール本文に記載した連絡事項も伝わりません。

連絡事項の内容によっては、致命的なミスにつながることもあるのです。また最近ではスマホでメールチェックをしている人も増えています。大き過ぎる添付ファイルを迷惑に感じる人がいる点も注意しましょう。

記憶媒体には紛失や誤配送のリスクも

USBメモリやCD-Rといった記憶媒体にファイルを格納し受け渡しや送信する方法もあります。しかしこの方法では、記憶媒体そのものを紛失する可能性がある点がリスクです。

小さく持ち運びがラクにできるため気軽に扱ってしまいがちですが、どこかに落としてしまった・他の荷物に紛れて紛失してしまった、ということが起こり得ます。

また郵便や宅配便を利用した場合、誤配送される可能性もゼロとはいえません。紛失や誤配送から情報漏えいにつながる危険性もあります。

ファイル送信サービスを使う

インターネット上にファイルをアップロードし、ダウンロードURLの送付で共有するファイル送信サービスは、大容量ファイルのやりとりにぴったりの方法です。

添付メールで送信するには圧縮や分割が必要なケースでも、サービスを使えばそのまま送れます。100GBといった容量でも素早く送受信できるサービスもあります。

また記憶媒体のように紛失する危険性がありません。セキュリティ対策が充実しているサービスを選べば、不正アクセスによりデータを盗み取られるリスクも最小限です。

さらに自動でファイルの削除が行われるサービスであれば、ファイルがインターネット上に残り続け、情報漏えいを避けられます。

大容量ファイル送信の需要と必要性

働き方や扱うファイルの変化により、大容量ファイルを送信する機会が増えてきています。具体的にどのような要因により、ファイル送信サービスは需要が拡大しているのでしょうか？

テレワーク拡大で需要が高まる中課題も多い

まず挙げられるのは、テレワークの拡大によりファイル送信の機会が大幅に増えたことです。離れた場所で働くメンバー同士が協力して業務を進めるときには、頻繁にファイル送信のやりとりが発生しやすくなります。

ファイル送信の方法には、VPN(Virtual Private Network)経由の自社サーバー利用か、ファイル送信サービスの利用が一般的です。セキュリティを確保しやすい自社サーバーは、ユーザー数が増えることでキャパシティオーバーする可能性があります。

一方、ファイル送信サービスはセキュリティポリシーに合致しないかもしれません。またどちらのケースでも、使いにくい仕組みでは社員が個人アカウントのサービスを独自に利用する『シャドーIT』が横行するリスクもあります。

大容量ファイル送信サービスが必要な理由

大容量のファイル送信サービスが必要とされているのは、テレワークの拡大だけが理由ではありません。動画や画像など大容量ファイルを業務に使う機会が全体的に増加し、扱うファイルの容量が大きくなっているのも理由です。

一般企業でも数GBのファイル容量が必要というケースがありますし、映像・ゲーム・医療などの業界では数十GBものファイルを送信することもあります。これだけ大きなファイルをメール添付では送れません。

大切なファイルを安全かつ確実に届けるために、必要とされるケースが増えています。

大容量対応のファイル送信サービス比較のポイント

ファイル送信サービスの導入を検討するときには、各サービスを比較することが大切です。自社に必要な機能を備えたサービスを導入するためにも、比較するポイントを押さえておきましょう。

最大容量と転送速度を確認する

送信するときの最大容量と転送速度は、ファイル送信サービスを比較するときに必ずチェックするポイントです。まずは自社でどのくらいの容量のファイルを扱っているのか確認します。

その上で必要な容量を満たしているか比較していくのです。同時に転送速度も見ていきましょう。容量は十分なサービスだったとしても、送受信に時間が掛かり過ぎたり1日の最大容量に制限があったりするサービスでは業務に支障をきたす恐れがあります。

セキュリティ対策をチェック

機密情報の送受信を行うこともあるファイル送信サービスは、十分なセキュリティ対策が施されているかも確認しなければいけません。

例えば外部からの攻撃対策として、ファイアウォールやウイルスチェックが行われているか確認します。さらにアクセス制限や上長承認機能があると、内部からの不正予防に役立ちます。

万が一の事態が発生したときに、原因究明や再発防止に役立つアクセスログ機能もあると安心です。セキュリティ機能はサービスごとに異なるため、自社に合うものを選ぶことが大切です。

自社に合った料金体系を選ぶ

料金体系が自社に合っていることもポイントです。十分な機能を備えているサービスであっても、コストが予算に合致していなければ利用できません。

一般的にファイル送信サービスの料金は、利用可能人数が多く容量が大きいほど利用料金が高い傾向があります。必要な機能を備えた上で、無理なく導入できるコストであることが大切です。

またサービスの利用頻度が低い場合には従量課金制が、利用頻度が高い場合には定額制が向いています。自社の使い方に合わせ、無駄のない料金体系のサービスを選びましょう。

大容量に対応したおすすめファイル送信サービス

さまざまなファイル送信サービスの中でも、大容量に対応したおすすめのサービスを紹介します。自社に合うサービス選びをする際、比較の参考になるはずです。

ブラウザだけで2GB送信『Bizストレージ ファイルシェア』

Webブラウザさえあれば2GBもの大容量ファイルも送れるのが『Bizストレージ ファイルシェア』です。画像や動画といった大容量ファイルも1度に手間なく送れます。

セキュリティ機能を高く評価されている点もポイントです。送信先の固定や共有フォルダなど豊富な機能が備わっており、機密情報を安全に送信できます。

NTT Com | Bizストレージ ファイルシェア | NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

セキュリティベンダーが展開『クリプト便』

『クリプト便』はセキュリティベンダーが提供するファイル送信サービスです。多段ファイアウォール・ウイルスチェック・セキュリティ診断など、セキュリティベンダーならではの豊富な機能が備わっています。

また誤送信を防ぐ事前承認やログ監査機能もあり、安全に機密情報を送信できる仕組みです。さらに送受信APIを利用することで、自動送受信環境の構築もできます。

セキュアなファイル転送やファイル共有に特化した「クリプト便」｜NRIセキュア
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。

全通信・全データを高度に暗号化『Fileforce』

オンラインストレージによるファイル共有機能を使い、ファイル送信することも可能です。法人向けサービスである『Fileforce』であれば、ファイル共有に関する全ての情報を証跡として記録できます。

証跡には、いつ・誰が・誰と・何を共有したかはもちろん、共有時点でのファイルの内容も記録されているため、改変や削除が行われても記録が残る仕組みです。これにより要件の厳しい業務にも利用できます。

Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ

まとめ

テレワークの拡大や大容量ファイルを扱う機会の増加により、大容量ファイルに対応したファイル送信サービスが広まりを見せています。

ファイル送信はメールや記憶媒体でもできますが、どちらも大容量ファイルに最適とはいえません。メールでは容量が不足しますし、記憶媒体では紛失や誤配送のリスクがあるからです。

自社の利用状況に合いセキュリティ要件を満たすサービスを選定し、安全に大容量ファイルを扱える環境を整えましょう。