近年は企業で扱うデータの大容量化が進んでいます。ファイル送信サービスを利用すれば、メールや郵送などで大容量データをやりとりする際に発生しがちな問題を解決できるでしょう。ファイル送信サービスのメリットやおすすめサービスを紹介します。
ファイル送信サービスの基本
ファイル送信サービスは、主に大容量データをやり取りする目的で利用されています。まずはファイル送信サービスの特徴と必要になる理由を解説します。
大容量のデータを送れるサービス
ファイル送信サービスとは、大容量データを送受信できるサービスです。チームのメンバーや取引先へ大容量のデータを送りたい場合に活用できます。
以前は社内外でデータのやりとりを行う方法として、メール添付や物理的な記録媒体を使ったデータの送受信が主流でした。
しかしデータの容量が大きくなりすぎると、メールで送るならデータを分割して添付しなければなりません。時間や手間がかかり、業務にも少なからず支障をきたすでしょう。
メール添付や物理的な記録媒体のデータ送受信では、さまざまなセキュリティの問題も発生します。これらの課題を解消し、高速かつ安全にデータをやりとりできるのがファイル送信サービスです。
ファイル転送サービスとほぼ同義
データを送受信するサービスとしては、ファイル転送サービスと呼ばれるものもあります。
ファイル転送サービスも、メール添付や記録媒体に代わり相手へデータを転送してくれるサービスです。
データにおける送信と転送はほぼ同義のため、ファイル転送サービスもファイル送信サービスとほぼ同じサービスと考えてよいでしょう。
実際に同じサービスの説明の中で、『転送』と『送信』どちらの言葉も使われているケースがほとんどです。
なぜファイル送信サービスが必要なのか
近年は社内外でやりとりされるデータの大容量化が進んでいます。CADのデータや音声・映像・POSなど、データの種類が多岐に渡っていることなどが理由です。
さまざまな産業でIoTやAIの活用が進んでいることもあり、これからの時代は企業で扱うデータの種類や容量がますます増えていくと予想されています。
大容量かつ多岐に渡る種類のデータをいかに活用できるかが、今後企業が業績をアップできるカギになるともいえます。
高速かつセキュアに大容量データをやり取りできるファイル送信サービスは、今後ますます必要不可欠なツールになっていくでしょう。
ファイル送信サービスを使うメリット
メール添付や物理媒体の利用に比べ、ファイル送信サービスの利用には多くのメリットがあります。主なメリットを確認し導入する際の参考にしましょう。
業務効率アップとコストの削減
大容量データを相手に渡したい場合、DVDやUSBメモリなどの物理媒体にデータをコピーし手渡しや郵送で届ける方法があります。
しかし、この方法ではデータが届くまでに時間がかかります。郵送であれば最短でも次の日になってしまうため、受け取る側の業務効率が下がってしまうでしょう。
手渡しや郵送はコストがかかるのもデメリットです。手渡しなら配送費はかかりませんが、時間的なコストは発生します。
ファイル送信サービスを使えば、記憶媒体のデメリットを一気に解決できるでしょう。金銭的・時間的なコストを抑えられる上、データを瞬時に届けられるため業務効率もアップします。
セキュリティを考慮した制度設計
企業の重要データを扱うことが多いビジネス利用において、高いセキュリティ対策は不可欠です。情報漏えいやウイルス感染を防止するために、ファイル送信サービスには多くの対策が施されています。
データや通信経路の暗号化、アクセス制限やログ管理・ダウンロードの期間や回数制限などは、多くのファイル送信サービスに搭載されているセキュリティ機能です。
一方メール添付や物理メディアによるやりとりでは、ファイル送信サービスと同等のセキュリティ対策を施すのは難しいでしょう。
自社のデータを保護するためだけでなく、データを送受信する取引先からの信用度を上げるためにも、高水準のセキュリティ対策は欠かせないポイントです。
データの紛失・誤配送リスクを減らせる
DVDやUSBメモリなどの記憶媒体にデータをコピーし郵送やバイク便で相手に届ける方法では、データの紛失や誤配送のリスクが高まります。
データの紛失や誤配送が発生すると、再配送に余計な時間や手間がかかる上に金銭的なコストもかかってしまうでしょう。
データの紛失や誤配送は情報漏えいにもつながります。重要データが流出してしまうと、無駄なコストが発生するだけでなく顧客の信用も失いかねません。
ファイル送信サービスなら物理媒体でやり取りする必要がないため、データの紛失や誤配送のリスクを減らせます。
シャドーIT化を防げる
近年会社で許可されていないITツールを従業員が使用する『シャドーIT』が問題となっています。
無料データ送信サービスの使用や個人アカウントで利用しているストレージサービスへの保存、私物の記録メディアの使用などがシャドーITの主な例です。
企業がシャドーIT化すると、情報漏えいやウイルス感染のリスクが高まります。内部統制を図りにくくなることもシャドーIT化のデメリットです。
社内のITインフラが整っていない状態だとシャドーITが発生しやすくなります。ファイル送信サービスを導入し従業員の利用を徹底させることで、シャドーIT化を防げるでしょう。
複数データ・複数人への送信が可能に
複数の大容量データを複数人へ届けたい場合、USBメモリなどを送る方法では記録媒体の用意や配送に手間がかかります。
ファイル送信サービスの一斉送信機能を使えば、異なる内容のデータを複数の相手に一斉送信することが可能です。
同じデータを複数人へ送信する場合も同様です。何度もコピーする時間や手間が省略できるため、大幅な業務効率の向上につながるでしょう。
ファイル送信サービスに潜むリスク
情報漏えいのリスクや送受信管理の難しさなど、ファイル送信サービスにはデメリットもあります。特に、無料サービスを利用する場合は注意が必要です。
情報漏えいのおそれがある
ファイル送信サービスの中には無料で利用できるものもあります。無料でも大容量データを扱えるため、コストを抑えたい企業にとっては便利なツールです。
しかし無料サービスはどうしてもセキュリティレベルが低下してしまいます。セキュリティ面での不安を抑えたいなら、法人向けの有料サービスを利用する必要があるでしょう。
法人向けサービスでも情報漏えいリスクがなくなるわけではありません。ファイル送信サービスは不特定多数がアクセスできる性質上、第三者が不正にアクセスしたり誤送信してしまうと、外部に情報が流出してしまいます。
ファイル送受信管理が難しい
ファイル送信サービスでは、送信したデータの内容や時間・送り先が分からなくなるという問題が発生しがちです。
データの送受信管理がうまくできなければ、業務効率を落としかねないだけでなく誤送信が発生した場合の対応にも苦労するでしょう。情報漏えいのリスクも高まります。
特に無料サービスを利用しているケースでは、データの送受信管理をほぼ全て自分で行わなければなりません。大容量データをスピーディーに送信したくて導入しても、送受信の記録を手動で取らなければならず余計手間になってしまうこともあり得ます。
ファイル送信サービスを選ぶときのポイント
サービスを導入する前には、送受信の容量やセキュリティ対策・操作性をチェックするのがポイントです。それぞれの要素について詳しく解説します。
容量は十分確保されているか
ファイル送信サービスを選ぶ際は、一度の送信でカバーできる容量をチェックすることが重要です。
数十GBものデータを頻繁にやり取りする企業なら、サービスによっては一つのデータを1回で送信できない可能性も十分あります。
自社でやり取りするデータをできる限り洗い出し、導入前に現状を明確に把握しておくことが重要です。
ほとんどのサービスでプランごとに扱える容量の上限が異なる点にも注意が必要です。やりとりするデータの総量が大きい企業であれば、容量に上限を設けているプランではなく容量無制限のプランを選ぶとよいでしょう。
適切なセキュリティ対策が取られているか
サービスを導入する前に、セキュリティ対策が万全かどうか確かめておくことも大切です。一般的な傾向としては、サービスの費用が高いほどセキュリティレベルも高まります。
機能をチェックする際は、通信の暗号化やログ管理・ダウンロード制限・権限管理の機能・自動削除機能などが搭載されているかを確かめましょう。
自社のツールとして本格的に導入するなら、よほど小規模な利用でセキュリティも気にしない場合以外は有料サービスがおすすめです。
無料版で使用感を確かめるのは有効ですが、本格稼働させる際はセキュリティ面を考えると有料版にアップグレードする必要が出てくるでしょう。
操作性に優れているか
企業内で多くの従業員が使用することになるファイル送信サービスには、誰でも簡単に使える操作性の高さが求められます。
使い勝手のよいツールであれば、作業効率がよくなるだけでなく従業員を教育する手間も省けるでしょう。
高い操作性は情報漏えいのリスクも軽減します。簡単に扱えるツールなら人的ミスによる誤送信やデータ消失などを防ぎやすくなるため、セキュリティ面での不安を減らせることもメリットです。
手軽に始められるファイル送信サービス
高速かつ安全にデータ送信できるおすすめサービスを紹介します。それぞれの特徴を確認し、自社に合ったサービス選定の参考にしましょう。
無料で始められる『firestorage』
『firestorage』は容量無制限で利用できるファイル送信サービスです。まずはファイル送信サービスを試してみたいという場合は、検証用のアカウントでサービスの操作性を体験することができます。
法人プランに申し込めば専用回線とサーバーを利用できるようになるため、より大容量なデータの送受信が可能です。
法人プランではセキュリティも強化されます。不正アクセス対策やデータの冗長化・ダウンロードURLのパスワード設定など、データ保護機能が追加されるのもビジネス利用にうれしいポイントです。
容量無制限の無料オンラインストレージ firestorage
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
月間500万人以上が利用『データ便』
『データ便』は2004年のサービス開始以来、多くのユーザーに利用されているファイル送信サービスです。すぐに使えるフリープランなら、操作性の良さを確認できるでしょう。
有料のビジネスプランを利用すれば専用サーバーが完備され、容量無制限でデータ送信できます。セキュリティの強化や豊富なビジネス向け機能の追加もビジネスプランのメリットです。
受取BOXからデータをダウンロードできる『受取機能』はクラウドストレージのように活用できる便利な機能で、ビジネスプランでのみ利用できます。
データ便 ｜無料無制限の大容量ファイル送信サービス – トップページ
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
ファイル送信もカバーするオンラインストレージ
社内外でのデータ共有も求めるなら、法人向けオンラインストレージサービスの導入も検討しましょう。高パフォーマンスで人気の2サービスを紹介します。
ブラウザで2GBのやり取り可能『Bizストレージファイルシェア』
『Bizストレージファイルシェア』は、NTTコミュニケーションズが提供するオンラインストレージです。2GBの大容量データや機密情報をWebブラウザのみで安全にやりとりできます。
セキュリティ機能が豊富に搭載されている他、冗長化や負荷の分散など、通信事業者ならではの高い安定性も魅力です。
データ送受信を頻繁に行っても料金が変わらない定額制を採用しています。最大1万人で使えるため、大人数でシステムを利用したい企業にもおすすめです。
NTT Com | Bizストレージ ファイルシェア | NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま
※本記事に記載している会社名やサービス名は、各社の商標または登録商標です。
社内外のユーザーと安全に共有『Fileforce』
『Fileforce』は高水準のセキュリティ対策が魅力的な法人向けオンラインストレージサービスです。社内外のユーザーと安全にデータを共有できます。
最高レベルの暗号技術や詳細な権限設定・徹底したログ管理などにより、企業の重要データを強力に保護できるのが特長です。
権限を一元的に集中管理できるため、全社的なデータの管理も楽になります。既存の運用形態を大きく変えずに導入できるのも大きな魅力といえるでしょう。
Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ
まとめ
自社にファイル送信サービスを導入すれば、大容量のデータを高速かつセキュアにやりとりできるようになります。
複数データを複数人へ同時送信できることや企業のシャドーIT化を防げることも、ファイル送信サービスを導入するメリットです。
よりセキュリティレベルの高いオンラインストレージも選択肢に入れ、自社に適したファイル送信サービスを選びましょう。