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ファイル管理の基本と業務効率化のポイント。ルールや注意点を紹介

公開日:
2023/12/25
最終更新日:
2023/12/25
目次

ファイル管理の基本と業務効率化のポイント。ルールや注意点を紹介

ファイル管理の基本的な知識と、適切にファイル管理を行うための注意点を解説します。自社に合った管理ルールを設定して皆が順守することで、業務効率化が実現し、人的ミスによるファイル紛失を回避できます。しっかりとポイントを押さえておきましょう。

ファイル管理の基本

まずはファイル管理の基本から確認していきましょう。何のために管理するのか、目的を明らかにすることが重要です

ファイル管理とは

ファイル管理とは、パソコンやハードディスクなどに保存されているファイルやフォルダーを使いやすいように整理し、素早く利用できるようにしておくことです。

一言でファイルといっても、テキストデータや表計算データ、画像、動画などさまざまな種類があります。それらを用途や仕事のカテゴリーに従って分類し、必要なタイミングですぐに閲覧・編集できる場所に整理・保存することにより、作業効率が大きく上がるでしょう。

ファイル管理を行う目的

ファイル管理を行う目的は、必要なデータをすぐに発見し取り出せるようにすることですが、利用者によって管理方法に違いが出てくるのは当然のことでしょう。個人レベルで管理するのと、組織全体でファイル管理を行うのとでは、最適な方法が変わってきます。

個人の場合、仕事で頻繁に使うファイルは取り出しやすい場所に保存しておくのが普通です。しかし、チーム全体が利用するフォルダーにデータを保存する場合、一人ひとり担当するファイルが違っていることが多いはずです。ある人にとっては最適なファイル構造でも、別の人にとっては必要なデータが見付けにくいケースは少なくありません。

そのため、以下で説明するように、ファイルを分類する基準を組織全体で決めておき、誰もが均一なレベルで必要なデータを発見できる構造にしておくことが重要です。

ファイル管理を行うポイント

では、企業が適切にファイル管理を行うためのポイントを説明します。どれも基本的な内容ですが、ファイルの数が多くなると、いつの間にかストレージ(保存領域)内に乱雑に散らばっている状態になっていることは少なくありません。その場合は基本に立ち返って整理しなおしましょう。

分類する基準を決める

まず、すべてのファイルについて、何を基準として分類するのかを決めることが大事です。さまざまな場所に散らばっているデータを一定の基準に従って分類し、カテゴリーごとにフォルダーを作成して入れていきます。例えば個人の場合、まず仕事用のファイルとプライベートで使うファイルに分けることが考えられます。

一方、企業の場合、案件ごとにファイルを分類したりクライアントごとに必要な資料を分けたりするのが基本になるでしょう。時系列で分ける方法もあります。いずれにしても、どういった分類が自社にとって都合がいいのかを考え、長期的かつ全体的な視点から分類基準を設定することが重要です。

ファイルの名前の付け方をルール化する

一つひとつのファイル名の付け方も、一貫したルールを設定する必要があります。各々の社員が任意にファイル名を付けていると、別の社員が見たときに内容が判断できなくなり、その都度中身を確認しなければならなくなります。全社的に名付けルールを設定し、すべての社員に順守させるようにしましょう。

時系列で管理する

ファイル名を見るだけで時系列が分かるようにしておくと、必要なファイルを探しやすくなるのでおすすめです。

1月17日に作成したファイルならば「0117_(ファイル名)」とすると、後でファイルをフォルダー内で並び変えた場合でも、いつ作成されたものかが一目で分かるようになります。日付の表記方法に関しても、明確にルール化しておきましょう。

ファイル管理のメリット

次に、ファイル管理の具体的なメリットを説明します。目的のファイルを見付けやすくなるだけでなく、以下のようなメリットを企業にもたらします。

業務効率化できる

ファイル管理をすることによって、必要なタイミングで必要なファイルがすぐに見つかるので、結果的に業務効率化を実現できます。

例えば、一つのファイルを発見するのに平均して2分掛かっているとすれば、日に30個のファイルを業務で扱う場合、約1時間もファイルを探す時間に消費していることになります。その時間を10秒程度に短縮できるならば、優に50分以上の時間削減になるでしょう。

短縮できた分の時間を別の仕事に充てられれば、仕事の生産性も向上します。

情報交換が円滑化する

他の社員との情報交換がスムーズになるのもファイル管理のメリットです。チームで仕事をしている場合、誰にとっても使いやすいフォルダー構造になっていれば、他のメンバーに必要なファイルを指定する場合にも説明しやすく、相手も必要な情報をすぐに得ることができます。

その結果、チーム全体の業務時間を短縮できるでしょう。さらに円滑なコミュニケーションが実現することで、職場の雰囲気もよくなるはずです。

必要なファイルを削除するミスを減らす

操作ミスや勘違いなどによって、必要なファイルを削除してしまう事態を回避できるのも、ファイル管理のメリットです。

ファイルが適切に管理されていなければ、必要なファイルを探す過程で邪魔なデータを削除してしまうかもしれません。すでに削除済みのデータが後から必要になる可能性もあるでしょう。

特に複数人が利用する共有フォルダーはデータの紛失が起こりがちです。チームメンバーが誤って必要なファイルを削除してしまわないように、定期的に整理しておきましょう。

ファイル管理の注意点

続いて、ファイルを管理する上での注意点も説明しておきます。基本的な内容なので、社員一人ひとりに徹底させるようにしましょう。

階層を深くしすぎない

フォルダーの階層を深くすると、より情報を細分化して整理することができます。しかし、階層が深すぎると必要なファイルにたどり着くまで時間がかかってしまったり、逆に必要なファイルを見付けづらくなる可能性があります。

ファイル管理でよく言われることですが、フォルダーの階層は最高でも3階層までにしておきましょう。つまり、原則として3クリック以内に必要なファイルにたどり着ける構造にしておくことです。

不要なファイルを削除する

たとえ綺麗にファイルを整理できていても、不要になったデータはその都度削除し、定期的にフォルダー内の断捨離を行いましょう。

ファイルを保存しておくサーバーやストレージには容量があります。何もせずにデータを溜め込んでいると、いずれ容量オーバーになるだけでなく、必要なファイルを失くしてしまう原因になります。

必要かどうか判断に困るファイルについては、一時的に格納するフォルダーを作成するなどして、後から皆で確認して削除するといった方法にするとよいでしょう。

ファイル管理はオンラインストレージがおすすめ

多くの企業では、自社でファイルサーバーを構築して業務に必要なファイルを管理していますが、より効率的にファイル管理をしたい場合はオンラインストレージ(クラウドストレージ)の導入がおすすめです。

オンラインストレージとはインターネット上に仮想のデータ記録領域を設置してファイルの保存・共有を行うもので、以下のようなメリットがあります。

共同作業が簡単に行える

オンラインストレージは個人でデータ管理をするのはもちろん、組織全体やチームで複数のファイルを共有するのに最適です。

「同期型」のツールであれば、一つのファイルを同時に複数人で編集することも可能です。データを逐一やり取りする必要がないため、作業効率の大幅な向上が期待できるでしょう。特に、メンバーそれぞれが入力する必要がある業務スケジュールや、進捗報告などのデータ管理に重宝します。

一方で、オンラインストレージには同時編集できない「非同期型」も存在します。同期型と比べると、ネットワークへの負担を軽減できたり、よりセキュリティが強固になったりするなどのメリットもあります。セキュアにファイルを管理したい場合は非同期型のツールもおすすめです。

一元管理がしやすい

営業部門や管理部門など、いくつかの部署にまたがってデータ管理をする場合や、複数の拠点間のデータを取りまとめる必要がある場合に、オンラインストレージを導入することで情報の一元管理が可能です。

基本的に、インターネット環境さえあれば場所を選ばずにストレージにアクセスできるため、メール添付やファイル送信サービスなどを使ってデータのやり取りを繰り返す必要がなくなります。

バックアップを自動化できる

オンラインストレージの中には、データのバックアップを自動的に行ってくれるサービスが多くあります。万が一、サーバーに障害が発生したり、ヒューマンエラーによってデータを紛失した場合でも、バックアップからすぐに復元することが可能です。

法人向けのストレージサービスには自動バックアップ機能が標準搭載されているものが多いですが、実装されていない場合もあるので、導入前にしっかり確認しておきましょう。

物理的な損失リスクを回避できる

社内のファイルサーバーやHDDでデータ管理をしていると、災害などで機器が損傷して大切なデータが失われてしまうリスクがあります。機器自体が故障してしまう可能性もあるでしょう。

その点、オンラインストレージならばクラウド環境にデータが存在しているので、物理的な損失リスクを最小限に抑えることができます。定期メンテナンスもサービスベンダー(提供会社)が行ってくれるので、自社に専門知識を有する人材がいなくても問題なく導入・運用が可能です。

まとめ

ファイル管理の基本とメリット、そして適切なファイル管理をするためのポイントを解説しました。

適切にファイル管理を行わなければ、業務に必要なデータの場所が分からないなどの混乱や、情報の漏えいなどの問題が発生する可能性があります。逆に、組織全体で効率的なファイル管理ができれば、業務効率化や生産性の向上につながるでしょう。

しっかりとルールを定めた上で、不要になったデータは定期的に削除することが大事です。複数の部署のファイルを横断的に管理したい場合はオンラインストレージを利用するなどして、情報の効率的な管理に努めましょう。

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