ファイルサーバーを整理して業務効率を上げる方法を解説します。ファイルサーバーは管理ルールを統一しないと必要なデータを検索しづらくなります。検索の効率化は業務の効率化につながるので、ここでファイル管理の基本を押さえておきましょう。

ファイルサーバーを整理しないと起こりうる問題

ファイルサーバーとは企業の業務データの保存・共有に特化したサーバーです。複数のパソコンからアクセスできるため、わざわざファイルのやり取りをせずに効率的に業務を進めることができます。

ただし、定期的にサーバー内のデータを整理しなければ、以下のような問題が起こる可能性があります。

容量不足の結果、セキュリティリスクが上がる

ファイルサーバーは保存可能な容量が決められているため、一方的にデータを保存し続けると容量不足になってしまいます。

計画性のないままにデータ容量が増えてしまうと、それぞれの部署内で別のストレージを使い始めるなどして、データの管理が適切にできなくなる可能性があります。その結果、セキュリティリスクが上がってしまうかもしれません。

必要なデータを探しにくい

社員がサーバー内に乱雑にデータを保存した結果、同じようなファイル・フォルダが乱立してしまい、必要なデータが探しにくくなってしまうケースは少なくありません。

その都度、ファイルを検索するのに時間がかかるため、全体の業務効率が落ちてしまいます。データを保存すべき階層やファイル名の付け方など、基本的なルールを統一しておく必要があります。

整理されたファイルサーバーの運用方法

では、ファイルサーバーを整理する際のコツと運用方法を解説します。企業によって細かいルールやレギュレーションは変わってきますが、以下の対策は必ずしておきましょう。

本当に必要なファイルのみを残す

必要なファイルのみ残し、不用になったデータは削除するかアーカイブ化しておきましょう。まず全社的にファイルの整理や棚卸しを行い、必要なデータと不要になったデータをふるい分けます。

この時点で不要だと判断したデータは削除し、古いファイルの中でも将来的に必要になるものや、不要かどうか判断のつかないデータはアーカイブ化すると良いです。一定のルールに従ってデータを階層化して整理しましょう。整理後は古くなったデータを定期的にアーカイブに移していきます。

定期的なバックアップを取るのを忘れずに

どれほどファイルの保存方法や整理の仕方をルール化しても、人的ミスで重要なデータを削除してしまったり、所定の場所にデータが保存されなかったりすることもあります。その場合に備えて、定期的にデータのバックアップをとっておきましょう。

バックアップ先は企業によってさまざまです。データのバックアップ用のサーバーを別に用意している企業や専用のハードディスク、あるいはクラウドストレージサービスを利用している企業もあります。それぞれ一長一短あるので、自社のビジネス環境にマッチしたバックアップ先を選択することが重要です。

権限を限定してセキュリティ対策を

ファイルの権限設定は厳格にしておく必要があります。部署ごとに利用する業務ファイルは、その部署のメンバーにしか閲覧・変更できないようにしておきましょう。権限設定がされていないと不正利用の温床になったり、ストレージ内に似たようなファイルが乱立したりする原因になります。

他の部署とのデータのやり取りが必要な場合には、専用のフォルダを準備して、そこでデータの受け渡しや共有を行うようにしましょう。データの共有が完了したら、原則としてすぐに削除することがセキュリティ上重要になります。

社員に共有しておくべきファイル管理ルール

サーバー内のファイルをすっきり整理するために、社員に共有すべきファイル管理上の基本的なルールを紹介しておきます。

フォルダ名の付け方を統一

ファイル名の付け方を全社的に統一するのは基本です。全角・半角や区切り文字（括弧やハイフンなど）の統一、番号付けなどに関するルールを定めておきましょう。ファイル名の形式を統一することで必要なファイルをすぐに見分けられるようになり、業務効率が改善します。

フォルダは3階層程度にとどめよう

フォルダを階層化して整理するのも基本ですが、階層を深くし過ぎてしまうと、逆に必要なファイルが見つけづらくなってしまいます。

階層が深くなればなるほど、フォルダの分岐数も増えるため、どのフォルダに求めるデータが入っているのかを発見するのに時間がかかるはずです。フォルダ階層は最大でも3階層程度にとどめるようにしましょう。

個人と組織のフォルダは一緒にしない

当然の話ではありますが、個人用の作業フォルダと組織のフォルダを一緒にしてはいけません。個人用の作業データをファイルサーバーに用意して、各々の社員が業務を進める企業は珍しくありませんが、そういった属人的なデータと組織全体で利用するフォルダは必ず別にしておきましょう。

ファイルサーバーは組織やチーム全体で使うデータの保存用にしておき、個人用データは各パソコン内に保存するようにルール化している企業も多いです。

まとめ

ファイルサーバー内のデータをすっきり整理する方法を解説しました。ファイルサーバーは定期的に整理しないと必要なタイミングで必要なデータを探し出すのに苦労するだけでなく、容量不足に陥ったりセキュリティリスクが上がったりするので注意しなければいけません。

全社的にサーバー内のデータの棚卸しをして、必要なファイルのみを残すようにしましょう。自社で明確な管理ルールを定めて、全社員が遵守することが重要です。