オンプレミス型とクラウド型のファイルサーバーにはそれぞれメリット・デメリットがあります。この記事ではトータルバランスではクラウド型が優れる理由や、導入時の注意点・おすすめのクラウドサービスについて解説します。

ファイルサーバーの仕組み

クラウド型やオンプレミス型（社内に設置する方式）のファイルサーバーを比較するためには、まずファイルサーバーの特徴を理解しておく必要があります。ファイルサーバーの定義と社内サーバーの課題を確認しましょう。

ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、その名の通りファイルを保存して他者と共有するためのサーバーのことです。多くは企業の社内ネットワークに組み込まれて活用されています。

ネットワーク内のパソコンであればどの端末でも自由にアクセスできるため、パソコンのデータを保存できるストレージとしての役割はもちろん、他のパソコンとファイルを共有したりデータを一元管理したりするのに適しています。

社内ファイルサーバーは管理が負担に

ファイルサーバーは必要なデータを必要なタイミングで簡単に共有できるため、チームの業務効率を上げるのに役立ちます。しかし社内サーバーの管理・運用が負担になっている企業は少なくありません。

サーバーの規模が大きくなると専任の管理者が必要です。管理者がいない状態でサーバーマシンやネットワークに障害が発生すると、業務に必要なファイルにアクセスできない状態が続き、業務に支障が出てしまいます。

また保存するデータ量が大きくなりすぎると、必要なファイルとそうでないファイルの区別に時間がかかる問題も生じます。

単純にストレージ容量を増設すれば容量不足は解消できますが、それにともなって管理にかかる時間とコストが増えてしまいます。手間や費用がかかるため、社内ファイルサーバーの管理は企業にとって大きな負担です。

ファイルサーバーをクラウドに移行するメリット

近年では社内設置型サーバーの課題を解消するために、ファイルサーバーをクラウド型に移行する企業が増えています。ファイルサーバーをクラウドに移行するメリットを見ていきましょう。

ファイルサーバーの管理負担を軽減

ファイルサーバーの管理負担を軽減できるのがクラウド型を利用する最大のメリットです。インターネット環境さえあれば利用できるため、サーバーマシン自体のケアやネットワークの設定・定期的なメンテナンスなどの管理が必要なくなります。

サーバー環境の整備やソフトウェアのアップデートはサービスベンダー（サービス提供会社）が行ってくれるため、企業によっては専任の管理者が不要になるケースも多いでしょう。

システムトラブルが起こった際の対応やメンテナンスなどの手間がなくなれば、企業の負担は大きく減少します。

拡張しやすく容量追加が簡単

オンプレミス型の場合、サーバーのストレージ容量が足りなくなると追加でハードディスクを導入しなければなりません。費用だけでなくストレージ増設の手間もかかるでしょう。

クラウド型のファイルサーバーなら、容量が足りなくなってきたらオプションで容量を追加したり大容量プランに切り替えたりすることで簡単に対応できます。

ストレージ容量が大きいプランは月額（または年額）費用も高くなりますが、それ以外の費用は基本的にほとんどかかりません。ストレージ容量無制限のプランを選択すれば、データ容量の問題を完全に解消できます。

設置場所が不要でアクセスもしやすく

クラウド型のファイルサーバーはサービスベンダー（提供会社）がインターネット上に仮想のサーバー領域を設置し、それをレンタルして利用するサービスです。社内にサーバーマシンを設置する必要はありません。

物理的な場所が不要になるため、サーバールームなどの設備を整備したり管理したりする手間と費用も抑えられます。

インターネット回線さえあれば場所に縛られず自由にアクセスできるので、近年導入企業が増えているテレワークにも適しています。データに容易にアクセスできるシステムは多様な働き方の推進につながるでしょう。

ファイルサーバーをクラウド化するときの注意点

クラウド型のファイルサーバーはさまざまなメリットがありますが、導入の際に注意すべき点もあります。導入時に失敗しないためにも注意点を押さえておき、自社の状況と照らし合わせておきましょう。

セキュリティ面は一長一短

クラウド型のファイルサーバーは社外にサーバー環境があるため、セキュリティに不安をもつ企業は少なくありません。

実際、個人向けのクラウドストレージや無料のストレージサービスはセキュリティに問題がある場合も多いので、ビジネス利用では避けた方が無難です。

ただし法人向けクラウドサービスであれば、セキュリティ対策が充実しており安全なデータセンターにサーバーを置いているサービスがほとんどです。

機密データの保存・共有も安心して行えるサービスが多いので、導入の際にしっかりセキュリティ面をチェックしておけば安全な運用ができます。

安定的なインターネット接続が前提

社内ネットワークにサーバー環境があるオンプレミス型に比べて、クラウド型は接続にインターネット環境が欠かせません。インターネット回線に障害が起きると、サーバーには一切アクセスできず、業務に支障が出るおそれがあるので注意が必要です。

停電や地震などのトラブルや災害によって、インターネットが使えなくなる可能性もあります。業務に必要となるコアデータは社内にバックアップとっておくなど、事前にしっかりと対策をしておきましょう。

クラウドファイルサーバー導入前の注意点

自社にあったサービスを導入するためには、事前の準備が重要です。目的や社内の状況に合わないものを選んでしまうと、費用が無駄になりかねません。ここでは事前準備のポイントを三つ紹介します。

社内業務を見直し導入目的を明確に

社内サーバーから移行する前に、まず自社の業務を見直してクラウド型のサーバーを導入する目的を明らかにしましょう。多くの企業が導入しているからといって、必ずしもクラウド型のサーバーが自社にマッチしているとは限りません。

導入することで自社の業務にどのようなメリットがあるのかをまとめ、弊害がないかも確認しましょう。問題が起こりそうな場合は、しっかりと対策を立ててから導入すると失敗が減ります。

また、サーバー環境が変わるとこれまでの社内業務を変更する必要が出てくるかもしれません。現場が混乱しないように段階的に導入する方がよい場合もあります。

アクセス権限や共有方法などのルール策定

サーバー環境を変えれば、当然業務フローも変わるでしょう。新しくファイルのアクセス権限を付与したり共有方法をチームでシェアしたりなど、設定やルールの策定が必要です。

導入するサービスによってアクセス権限の捉え方や設定方法は異なります。既存のファイルサーバーのアクセス権限をそのまま利用できないケースが多いため、業務に必要なファイルの閲覧・編集権限を改めて見直して導入に備えましょう。

導入・運用のコストを把握しておく

自社の経営状況に合ったクラウドサーバーを選択するには、導入・運用コストのチェックも欠かせません。初期費用がかからないサービスが多いものの、月ごと・年ごとの利用料金は発生します。

コスト計算を疎かにしてしまうと、長い目で見て割高なサービスを導入してしまうかもしれません。

必要なストレージ容量はもちろん、同時接続できるユーザー数や管理機能・セキュリティに関する機能など自社のニーズを把握した上で、必要十分なものを選ぶようにしましょう。

法人におすすめのクラウドファイルサーバー

ビジネス利用にはセキュリティや業務に便利な機能が充実した法人向けサービスがおすすめです。

法人向けのクラウドストレージやファイル転送サービスの中でも、ファイルサーバーとしておすすめの四つを紹介します。自社のニーズに合ったものを選びましょう。

グローバルで活用されている『Dropbox Business』

『Dropbox Business』は、世界で5億人以上が使っているクラウドストレージサービス『Dropbox』の法人向けプランです。

社員数10人程度の小規模企業から利用できるBusinessをはじめ、個人利用のEssentials、中小企業向けのBusiness Plus、大企業向けのEnterpriseの4種類のプランがあります。Businessからは高度な管理機能を利用できます。

いずれのプランも、複数のメンバーでファイルを共有することを前提に開発されており、組織単位でグループ分けしてファイルを管理できます。無料トライアルも用意されているので、導入を検討するときにはまず使用感を確かめてみるのもよいでしょう。

Dropbox Business

安全安心な共有システム『GigaCC』

『GigaCCは』民間企業だけでなく多くの行政機関でも導入されている、高セキュリティなファイル転送サービスです。大容量ファイルの送信・転送に強みがあり、直感的なインターフェースでメールを送受信する感覚でファイルの送信や共有ができます。

ファイルの誤送信を防ぐためのURL無効機能や、宛先に応じて異なるファイルを一斉送信できる機能など、効率的かつ安全にデータを管理するための機能が充実しているのが特徴です。

チームや取引先とコミュニケーションをとるためのツールも搭載されています。

GigaCC

効率的な管理業務に配慮『セキュアSAMBA』

『セキュアSAMBA』は必要なファイルをいつでも簡単に共有できる法人向けオンラインストレージサービスです。

インターネット環境があればどこでも外付けハードディスクのような感覚で安全にファイル共有できるのが特徴で、共有用のフォルダ管理やユーザー管理などすべての機能をブラウザ上で使うことができます。

すでに4,000社以上の企業に導入されており、運用開始前後もベンダーから徹底したサポートを受けられるため初めてストレージサービスを導入する企業も安心です。有料プランの契約前に、フリープランを利用して実際の操作感覚を確かめることもできます。

セキュアSAMBA

ファイルサーバのような操作性『Fileforce』

『Fileforce」は豊富な管理機能を持ち、強固なセキュリティでスムーズにファイルの送信・共有ができる法人向けのクラウドストレージです。ストレージ内のファイルは専用アプリなしで閲覧でき、どんなデータでも形式にこだわらずスピーディーにアップロード可能です。

部署やチーム・プロジェクトなど、さまざまな組織単位に応じて柔軟にオンライン上のワークスペースを共有できるのもFilefoeceの強みです。アクセス権限も細やかに設定できるので、顧客や取引先とのファイル共有環境も柔軟に構築できるでしょう。

Fileforce

まとめ

社内ファイルサーバーはセキュリティも強固で柔軟なカスタマイズが可能ですが、保守運用に相応のコストがかかり専任の管理者が必要になることもあります。

クラウド型のファイルサーバーは管理上の負担が少なく、定期的なメンテナンスやアップデートも必要ありません。

インターネット環境があれば場所を選ばずアクセスできるので、テレワーク導入企業におすすめです。これからファイルサーバーの導入を考えているなら、トータルのバランスに優れたクラウドサーバーを検討しましょう。