ファイル共有システムには複数の種類があります。それぞれ運用方法やセキュリティの仕組みが異なるため、まずは代表的なファイル共有システムの構築方法を見ていきましょう。その上で安全な運用に必要なセキュリティ対策についても解説します。

ファイル共有システムとは

効果的なファイル共有システムを導入するために、まずはシステムの仕組みの理解が大切です。ファイル共有システムを利用すると、どのような機能が使えるのでしょうか？

ファイルを共有する仕組み

ファイルはもともと1人のユーザーのみに使用が限定されていました。しかし業務を遂行する際、複数人での閲覧が必要なファイルや、共同で作業する方が効率的なファイルもあります。

そこで複数のメンバーと一つのファイルを閲覧や編集するための仕組みである、ファイル共有システムができました。

オンラインで共有する仕組みも広まっている

ファイル共有システムはオンラインで利用する仕組みも広がってきています。インターネット上に設置された保存領域にアップロードすると、ファイル共有する仕組みです。

共有方法には、ダウンロードURLを送信する方法の他、ワークスペースへアクセスする方法もあります。社外の関係者や離れた拠点の社員、テレワークのメンバーなどとも共有可能です。

ファイル共有システムの構築方法

特定の人しか扱えなかったファイルを大勢で共有するファイル共有システムは、種類ごとに特徴や構築方法が異なります。それぞれの概要を知り、自社に合ったファイル共有システムを導入しましょう。

ファイルサーバーを構築する

まず挙げられるのは、ファイルサーバーを構築する方法です。社内ネットワークであるLAへの設置で、ファイルを1カ所へ集約し共有できます。共有できるのは社内ネットワークでつながっている範囲限定です。

ネットワーク全体でファイル共有が可能な仕組みを構築することもできますし、部門ごとの構築もできます。自社内に設置するサーバーのため、細かな設定や管理が可能です。

他にもユーザーへアクセス権を付与したり、セキュリティを社内の規定に合うよう調整したり、自社に合わせて自由にシステムを作り上げられます。ただし導入費用や運用費用などコストが掛かる方法です。

パソコンを使う

パソコンを利用したファイル共有システムの構築も可能です。余っているパソコンを利用して社内ネットワークに接続すれば、低コストでファイル共有ができます。

例えばWindows10搭載のパソコンでは、ワークグループやコンピューター名・共有オプションなどを設定し、共有スペースを構築できます。加えてファイルを右クリックし、『共有』を選ぶとファイル共有可能です。

ただしパソコンを利用した方法では、ファイルサーバーのように1カ所に集約できません。共有に手間が掛かるため、ユーザー数が多い場合には使いにくいでしょう。

またセキュリティ面の弱さや大規模データの管理に向いていない点でも、少人数での利用に向いているシステムです。

クラウドストレージを活用する

インターネット上のストレージにファイルを保存し共有できる、クラウドストレージを利用してファイル共有する方法もあります。ファイルサーバーやパソコンを使った方法と異なるのは、製品が必要ないという点です。

月額費用を支払い、ベンダーが提供するサービスを利用する仕組みのため、インターネット環境・パソコン・ログイン情報があれば利用できます。新しく機器を購入する必要がないため、初期費用を抑えやすい方法です。

またシステム構築や保守管理は全てベンダーが担います。保守管理の担当者を置く必要がなくなるため、社内リソースをより効率的に業務に生かせる点も特徴です。

NASを導入

NASは『Network Attached Storage（ネットワーク・アタッチド・ストレージ）』というストレージの専用機器で、小さな箱型をしていることが一般的です。社内ネットワークに接続しファイルを共有できます。

単体でファイル共有できるNASは、利用してもパソコンの処理に影響を及ぼしません。そのためパソコンの共有機能より、大人数で使えます。

また中にはユーザー管理機能や暗号化を実施できる高機能のNASもありますが、ファイルサーバーほどの拡張性はありません。容量が不足したときには、HDDの増設が必要です。

ファイル共有システムにはクラウドがおすすめ

4種類のファイル共有システムを紹介しましたが、中でも導入のしやすさや使い勝手のよさでおすすめなのが、クラウドストレージを利用する方法です。

ファイルの一括管理や共同編集ができる

クラウドストレージを活用してファイル共有をする場合、物理的に離れた場所ともやりとりできます。そのため拠点がたくさんある企業の場合にも、全社のファイルを一括管理できるのです。

拠点ごとのサーバーで管理していると、ファイルの重複や、他部署との連携が取りづらさがあります。一括管理することで、業務に生じる無駄を排除できます。

共同編集に利用できるのも便利なポイントといえます。インターネット上で同じファイルを編集できるため、テレビ会議しながら手分けしてドキュメントを作成するという使い方もできます。

なお、編集時には、PC側にデータを同期して保持するタイプと非同期型の2種類があり、同期型はフォルダ単位でファイルのデータがPC側に残るため、同期時のネットワーク負荷も高くなります。

一方で非同期型でかつ暗号化されたキャッシュデータしか残らないサービスでは、PC紛失時も安全でネットワークへの影響も抑えられるため、選定時にはそこも確認するとよいでしょう。

セキュリティ対策の機能も充実

インターネット上で利用するクラウドサービスはセキュリティ面が弱点といわれてきました。しかしクラウドサービスの広がりとともに、充実のセキュリティ機能を備えたサービスが増えてきています。

クラウドストレージも例にもれずその傾向があり、堅牢なセキュリティを備えているサービスが増えてきています。外部からの攻撃はもちろん、内部不正や災害への対策も行われています。

第三者機関が確かなセキュリティ機能の搭載を証明する『ISO/IEC 27001』を取得済みであれば、より安心して導入可能です。

ファイルを共有する上での注意点

ファイルを共有して業務にあたる場合には注意点があります。具体的な注意点を意識することで、クラウドストレージ導入後の業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。

上書きに注意

まず挙げられる注意点はコンクリフトとも呼ばれる上書きです。上書きが起こると、編集した箇所が正しく反映されません。

例えばAさん、Bさんの社員2人が同時に同じファイルを編集している場合、Aさんが編集した内容をBさんが上書きしてしまい、Bさんの編集のみ反映されることがあるのです。Bさんの上書き後はAさんの編集部分が反映されません。

このような事態が発生しないよう、編集中の人が他にいないか確認してからの作業開始が大切です。

ファイルの扱いやルールを決める

共通のルールを作成し、そのルールにのっとってファイルを管理する体制作りも大切です。扱い方を個々の社員に任せていては、不適切な状態での共有も起こり得ます。

特に重要なファイルを扱う場合には、原則共有しないことが必要かもしれません。自社で取り扱う情報の種類や重要度に合わせ、適切なルールを作成します。

また社員が利用するパソコンやスマホなど端末の扱い方に関するルールも、セキュリティ対策に欠かせません。セキュリティソフトのインストールや、OSのアップデートなどを規定します。

閲覧や編集に制限を設ける

クラウドストレージを利用すると、インターネット上のストレージを通して全社のファイルを共有できます。その中には、本来であれば閲覧できる人が限定されているファイルもあるはずです。

そこでファイルの種類ごとにアクセス権を設定し、適切なメンバーが閲覧できる状態を整えます。閲覧だけでなく編集にも制限が可能です。

アクセス権の設定はサービスごとに異なるため、クラウドストレージ選定時には自社に必要な設定ができるサービスかという点も確認します。

システムに必要なセキュリティとは？

導入するクラウドストレージには、十分なセキュリティ対策が備わっていることが求められます。具体的に必要とされるセキュリティ機能は、何でしょうか？

外部からの攻撃を防ぐ

セキュリティ面を確認するときは、まず外部からの攻撃に十分耐えられる機能搭載の有無がポイントです。膨大な情報が集まるクラウドストレージのデータセンターは、サイバー攻撃の対象となることもあります。

そこでファイアウォールや不正侵入検知といった不正アクセス対策や、ウイルスチェック・認証によるアクセス制限・アクセスログ管理などが欠かせません。

またクラウドストレージのセキュリティ対策はベンダーが実施するため、企業側で機能追加不可能です。

ただしパスワードの難解さや定期的な変更は、自社でも実施できます。自社で可能な対策と合わせ、外部からの攻撃に備えましょう。

内部の不正を防止・監視する

情報漏えいは内部でも発生の可能性があります。そのため社員の不正を防ぐための機能が備わっていることも大切です。例えばアクセス権を設定し、ファイルを扱える社員を限定します。

他にもIPアドレス制限やデバイス認証の設定で、個人端末からのアクセスにより起こる情報の流出を予防可能です。

万が一不正が起こった場合、原因の追及と再発防止のためのアクセスログ管理の搭載も確認します。

災害や過失に備える

万が一の事態に備えられる体制の整備も大切です。例えば災害やベンダーの過失によりデータが消失すると、事業の継続に影響を及ぼす可能性があります。

そこで特に重要なファイルは社内でもバックアップを取るようにしましょう。またデータセンターの所在地はどこか、複数の拠点があるかといった点も、ポイントといえます。

データセンターが海外にある場合には、サービス停止やサーバーの押収といったリスクも考えられます。

実際にベンダーが強制捜査を受け、データセンターからサーバーが押収された事例もあるため、海外サービスの利用時には注意が必要です。

まとめ

ファイル共有システムは、社内ネットワークを利用するファイルサーバー・パソコンの共有機能・NASの他、インターネットへアクセスして共有するクラウドストレージが代表的です。

中でも社内外を問わずファイル共有できるクラウドストレージは、堅牢なセキュリティと便利な機能を備えています。ファイル共有に関するルールの設定やアクセス権の付与を実施することで、安全な活用が可能です。

安全かつ高機能なファイル共有方法の採用で、新しい働き方にも対応可能な仕組みを取り入れられるでしょう。