クラウド型ファイルサーバー移行のメリット。失敗しない選び方のコツ

社内サーバーをクラウド型ファイルサーバーへ移行する企業が増えています。移行のメリットとデメリットについて知り、自社の課題を解消しましょう。失敗しないクラウド型への移行ポイントやおすすめのクラウド型ファイルサーバーも紹介します。

クラウド型ファイルサーバーとは？

社内サーバーの移行を具体的に検討するために、まずはクラウド型ファイルサーバーの特徴を見ていきましょう。近年ファイルサーバーをクラウド化する企業が増えている理由についても解説します。

ファイル管理や送受信のストレージサービス

クラウド型ファイルサーバーは、クラウド上のファイル共有サービスでデータの送受信をするサービスです。Web上でのやりとりのため、ログイン情報・パソコン・インターネット環境があればどこでもアクセスできます。

オンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれるサービスとは、インターネット上の保存領域にファイルを保管してやりとりするという点で共通するサービスです。

サーバーのクラウド移行が進んでいる理由

多くの企業がクラウド型ファイルサーバーへ移行したり移行を検討したりしているのは、そのとき必要な分だけ利用できる柔軟性の高さがあるからです。

例えば繁忙期にアクセスが集中したとしても、調整はベンダー（提供元）が行うため、利用する企業で特別な対策は必要ありません。また事業の成長とともに利用人数や使用容量が増えた場合も、足りるように拡張することが可能です。

逆に利用規模が縮小したときは、規模に合わせたプランへ変更すればファイルサーバーのコストを抑えられます。サーバーの費用を固定費から変動費にすることで過剰投資を減らし、景気変動にも備えやすくなるでしょう。

社内サーバー（オンプレミス型）とは？

次に社内サーバーの基本的な知識を押さえていきましょう。自社で利用しているサーバーについて改めて確認することで、クラウド型のメリット・デメリットの理解へつながりやすくなります。

社内にサーバーを所有し運用する

社内サーバーとはオンプレミス型サーバーと呼ばれ、自社で用意したサーバーを使い構築する仕組みです。社内での運用保守が必要になるため、設置には専門知識をもつ担当者や部署を用意します。

ネットワークは基本的に自社内で完結していますし、自社のセキュリティポリシーに合わせた対策ができるため、情報漏えいの心配が少ないのが特徴です。

クラウド型とほぼ正反対の特徴をもつ

インターネット上のサーバーを利用するクラウド型ファイルサーバーと、自社にサーバーを設置する社内サーバーは、真逆に近い特徴や仕組みをもっています。

社内サーバーはカスタマイズ性が高く、自社に必要な機能を過不足なく備えられるのが特徴です。その反面、コストが高くなる傾向があり、初期費用の高さがネックになって導入を迷うこともあるでしょう。

社内に運用保守ができる人材を置く必要があるため、人材確保にも費用がかかります。導入から運用を開始するまでの時間は長くなりがちです。

一方クラウド型はカスタマイズ性では劣りますが、コストを抑えてスピーディーに導入できます。

両者のいいとこ取りができる『ハイブリッド型』

社内サーバーとクラウド型ファイルサーバーをうまく組み合わせることで、『ハイブリッド型』として利用可能です。両者のメリットを合わせることで、より希望に合う使い方がしやすくなるでしょう。

例えば自社に最適な機能を担保しつつコストを抑えて導入したいという場合、クラウド型ファイルサーバーを基本としてカバーできない機能を自社サーバーに設定すればよいのです。

クラウド型ファイルサーバーのメリット

ファイルサーバーをクラウド化する具体的なメリットを知っておくと、導入したときにより自社の業務に生かせるでしょう。クラウド型ファイルサーバーを導入することで得られるメリットを4つ紹介します。

導入コストが低い

社内サーバーと比較して導入コストが低い点は代表的なメリットです。サーバーを自社で用意する必要がないクラウド型は、費用を抑えて利用したい企業に向いています。

必要に応じてプランの変更もできるため、最初は小さな範囲で導入し、徐々に利用範囲を広げていくことも可能です。必要最低限のコストで使い始めたいなら、クラウドサービスを利用するメリットは大きいでしょう。

そのとき必要なだけ利用し、使った分の金額を支払うといった使い方もできるため、初期費用などの導入コストだけでなく、企業の状況に合わせて変わる運用費も抑えやすくなります。

保守運用不要で運用コスト削減

保守運用を自社で行う必要がない点も、クラウド型ファイルサーバーのメリットといえます。必要なメンテナンスは全てベンダーが担うことになるため、企業の負担はありません。

サーバーの運用や保守には専門的な知識が必要です。障害時に備えて24時間体制で対応できる人員配置も欠かせません。自社で全てを整えるとなると、人材の確保にコストがかかり予算オーバーとなる可能性があります。

クラウド型なら手間やコストのかかる運用保守を全てベンダーに任せられます。その分本来の業務にリソースを割けるため、業務の効率化も期待できるでしょう。

バックアップが容易

安全にファイルサーバーを運用するためにデータのバックアップは欠かせません。自動でバックアップされるシステムを備えたタイプのクラウド型ファイルサーバーを使えば、万が一障害が起こっても本来の業務を中断せずに済みます。

また社内サーバーでバックアップを取っていても、物理的な災害への対策にはあまり有効ではありません。クラウド型ではサーバーが遠方のデータセンターに設置されているため、災害時のデータ損失や破損を防げます。

社内が災害でダメージを受けていても、データが無事であれば比較的スムーズに事業を再開できるでしょう。

課題だったセキュリティ問題が改善されている

サイバー攻撃による情報漏えいのリスクといったセキュリティのぜい弱性は、これまでクラウド型のデメリットといわれてきました。しかしセキュリティのリスクはかなり解消されてきたといわれています。

クラウドに特化したセキュリティ認証『ISO27017』が整備され、セキュリティレベルを客観的に判断できるようになったことが一因です。取得済みサービスなら一定水準以上のセキュリティレベルであることが一目で分かります。

また高度なセキュリティ要件を満たす機能を備えたサービスが増えてきたことも関係しています。二要素認証やアクセス権管理などはもちろん、優れたウイルス検出機能が備わっているものもあるのです。

クラウド型ファイルサーバーのデメリット

さまざまなメリットのあるクラウド型ファイルサーバーですが、もちろんデメリットもあります。デメリットを事前に確認しておき、導入後に慌てることがないように備えておきましょう。

カスタマイズができない

低コストでスピーディーに導入できるのはクラウド型の魅力ですが、カスタマイズ性が低い点に注意しましょう。自由度の高いサービスであっても、オプションの追加を選べる程度で、社内サーバーほど自在にカスタマイズすることはできません。

サービスを選ぶ際、まずは適用する業務や導入範囲を明確にしましょう。自社にマッチした機能を備えたものを選ぶことが失敗を防ぐポイントです。

通信環境に左右される

インターネット上のストレージを利用するクラウド型ファイルサーバーは、オンラインで使用するのが基本です。そのためユーザー側のインターネット回線の強度により、使い勝手が左右されることがあります。

回線スピードの遅い場所では、サーバーとの接続がうまくいかず不安定になることや途切れることがあるでしょう。インターネットに障害が発生するとアクセス自体ができなくなるため、業務が止まることもあり得ます。

クラウド型ファイルサーバーを選ぶポイント

自社の目的に合致した使いやすいクラウド型ファイルサーバーを選ぶには、ポイントを押さえておく必要があります。自社のサービスや目的に合わせて選定すると失敗が少ないでしょう。

活用目的を明確にする

クラウド型ファイルサーバーにはさまざまな機能があり、サービスごとに備わっている機能が異なります。導入する目的をはっきりさせることで、使うべきサービスを選びやすくなるでしょう。

例えばバックアップや、テレワーク社員とのファイル共有といった活用目的があります。目的を絞り込むことで特定の機能に特化したサービスの選択も可能です。

多機能なサービスに魅力を感じて導入しても、実際に使わなければ費用が無駄になる可能性もあります。検討しているサービスに備わった機能が本当に自社で必要なものなのか、よく考えた上で導入しましょう。

自社が提供するサービスに合っているか

コストや機能面はもちろん、自社の提供するサービスに合うクラウド型ファイルサーバーであることも確認しましょう。クラウド型サーバーを含むクラウドサービスの提供形態は、大きく『SaaS』『PaaS』『IaaS』の3種類に分けられます。

種類ごとに利用目的が大きく異なるため、自社に合う形態のサービスを選ぶことが重要です。例えばSaaSのクラウドサーバーはソフトウエアをインストールしなくてもインターネット上で使えるサーバーで、ファイルの共有に向いています。

開発プラットフォームとして機能するPaaSは、自社でアプリケーションを開発する場合に役立ちます。情報システムのプラットフォームであるIaaSは、ソフトウエア・OS・サーバーなどを自由に選択して使えるのが特徴です。

法人向けクラウド型ファイルサーバー

サーバーの運用や保守にかかる手間がなくなるクラウドへの移行を具体的に検討するために、法人向けのクラウド型ファイルサーバーを紹介します。

またファイル共有を目的にクラウド移行を検討している企業向けに、ファイルサーバーの代替となるオンラインストレージも確認しておきましょう。

ハイコストパフォーマンスを実現『ファイル執事』

『ファイル執事』は初期費用6万9300円、月額費用2万7382円~利用できるクラウド型ファイルサーバーです。コストパフォーマンスに優れているため、大きな予算が割けない企業でも導入しやすいでしょう。

リーズナブルに利用できるサービスでありながら、機能面も充実しています。例えば重要なファイルの共有に欠かせないセキュリティも、専用サーバーへリモートアクセスVPNを利用する方式で機密性・可用性を備えているのが特徴です。

Windowsとの互換性があり、社内のパソコンを一元管理できるActive Directoryとも連携できます。サービスの管理者にとってもユーザーである社員にとっても、利用しやすい環境作りに役立つでしょう。

クラウド型ファイルサーバー「ファイル執事」｜GMOグローバルサイン・ホールディングス

使用度の低いデータが分かりやすい『One Office Cloud File Server』

大容量のファイルを大量に扱っている企業では、クラウド移行したくても容量が足りるかどうかが懸念点になるかもしれません。『One Office Cloud File Server』は最大40TBまで利用できる、大容量対応のファイルサーバーです。

アーカイブ機能で使用度の低いデータを可視化する機能で、不要なファイルを整理しやすくなります。定期的なファイルの整理を業務に組み込めば、容量が足りなくなっていたという状況の防止に役立つでしょう。

遠隔バックアップ機能というオプションサービスも用意されています。遠隔地のデータセンターへバックアップが保管される仕組みにより、災害発生時にもスピーディーな復旧が可能です。

ファイルサーバは高機能なSaaS/OneOfficeクラウドファイルサーバ

高セキュリティのファイルストレージ『Fileforce』

クラウド移行でファイル共有の機能を利用したいという場合には、オンラインストレージも検討するとよいでしょう。特に法人向けに適しているのは、オプションを組み合わせてカスタマイズできる『Fileforce』です。

フォルダのアクセス権や共有設定・シングルサインオンなどを一元管理することで、高いセキュリティ対策を実現できます。

利用状況のログを記録する機能によりトラブル発生時に原因の追及や再発防止の対策がしやすいことは、ビジネスで利用する際の大きなメリットです。

共有するファイルのアップロードをドラッグアンドドロップのみでできる使い勝手のよさも、Fileforceの魅力といえます。モバイルにも対応できるUIを備えており、スマホやタブレットを利用して社外からファイル共有も可能です。

Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ

まとめ

社内サーバーのクラウド化を検討しているなら、クラウド型ファイルサーバーの利用が便利です。社内ファイルサーバーのデメリットといわれるコストを抑えつつ、社内外の関係者と手軽にファイル共有できます。

クラウドサービスはセキュリティのリスクが高いと、導入が控えられることもありました。しかしセキュリティ認証の整備や高機能のセキュリティ対策を備えたサービスの登場で、リスクは払拭されています。

紹介したおすすめサービスも参考に、自社の目的に合ったクラウド型ファイルサーバーを導入しましょう。