データ転送の概要や仕組みと併せて、企業がデータ転送サービスを取り入れるメリットや選定ポイントを解説します。おすすめサービスも確認し、大容量のデータを安心・安全に運用できる体制づくりに役立てましょう。
データ転送の仕組み
企業でデータを扱う際、一人の社員の端末だけで閲覧することはほとんどないでしょう。同僚や取引先へファイルやフォルダを送る作業は、デジタル端末を使用した業務では当たり前になっています。
『データ転送』とはパソコンやスマホ、タブレット端末などで閲覧・編集するデータを別の場所に送ることです。データ転送の概要、法人でデータ転送する際に使うツールの特徴を解説します。
データを他者に送るのが転送の基本
本来転送とは、ある場所からやってきたものをさらに別の場所に送ることです。例えば手紙を『転送する』とは、A氏からB氏の旧宅に送られてきた手紙を、B氏の新しい住所に送り直すことをいいます。
どこかの場所を経由して、ある場所から別の場所に人の手によって送り届けられることを『転送』と呼ぶというとイメージしやすいでしょう。
ファイル（データ）転送の場合、ネットワークを経由してデータが送られます。ある人から送られてきたメールをまた別の人に送るのはもちろん転送ですが、単純に目の前にあるデータをネットワーク経由で友人に送った場合も『転送』と表現されることがあります。
メール添付からファイル転送まで幅広い
データの場合は別の場所に送る行為すべてを『データ転送』と呼ぶことがあり、単純な『データ送信』と同じ意味で使われることも珍しくありません。メール添付からファイルの送受信まで幅広く使われる言葉です。
多くの企業がビジネスシーンで活用しているデータ転送サービス（ファイル送信サービス）とは、主に大容量のデータを簡単に送受信できるサービスのことを指しています。
データ容量の小さいテキストファイルなどはメール添付で送受信するのが一般的でしたが、画像データや動画などは容量が大きくメールでは対応できないことが多くありました。
大容量ファイル転送サービスが登場したことにより、データ容量の大きいファイルを効率的に受け渡しできるようになったのです。
法人向けツールはセキュリティと容量を重視
特に法人向けのファイル転送サービスはセキュリティが強固で、一度に1GBを超えるデータの送受信ができるものも少なくありません。
個人向けや無料のデータ転送サービスも数多く存在していますが、セキュリティがぜい弱・送受信できるデータ容量が小さいといった問題があります。ビジネスシーンで使うなら法人向けの転送サービスを使うようにしましょう。
ただし利用者の送信ミスによる情報漏えいが起こってしまう可能性や、インターネット回線の状況によっては送受信のスピードが著しく遅くなってしまう場合があります。
業務で利用する場合には、宛先制限やアクセス制限などのセキュリティ機能や複数のネットワーク経路をもつサービスを利用することをおすすめします。
データ転送サービスを導入するメリット
データ転送サービスを使えば、メール添付では対応しきれない大容量のファイルも送信できます。その他にはどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な二つのメリットを紹介します。
セキュリティ対策を実施し業務も改善
法人向けのデータ転送サービスの多くは、送信データのダウンロード期間・回数の制限や宛先の制限など、送信ミスによる情報漏えいを防ぐためのセキュリティ機能を持っています。
セキュリティリスクが企業の信頼損失にもつながりかねないビジネス利用でも、法人向けのサービスなら安心して利用できます。
データ容量が大きくても送信に手間がかからないため、大量のデータを受け渡す必要のある企業は業務効率化も期待できるでしょう。従来のようにメールに添付してデータのやり取りをしたり、データをUSBメモリなどに入れて物理的に届けたりする方法では実現できない業務のスピードアップが可能です。
紛失や誤配送リスクが少ない
データをUSBメモリやCD-R、DVD-Rなどに保存して郵送や宅配便で配送する方法では、気をつけていても紛失や破損のリスクは残ります。
データ転送サービスを使えば物理的に持ち歩くことがなくなるため、データを紛失したり破損したりする心配はありません。
特に法人向けのサービスはセキュリティが強固なので、企業の機密データも安心してやり取りできます。
法人向けデータ転送サービスの選び方
自社に合ったサービスを選ぶためには、選定のポイントを知っておく必要があります。データ転送サービスを選ぶ際のポイントを三つ紹介しますので、扱うデータの量やセキュリティポリシーと照らし合わせて適切なものを選びましょう。
セキュリティ対策は万全か
機密情報を扱う企業で利用するサービスには、セキュリティ対策が万全であることが欠かせません。個人向けのサービスや無料で使えるデータ転送サービスはセキュリティレベルが低いものも多いため、ビジネスシーンでの利用には向かないでしょう。
法人向けデータ転送サービスは、セキュリティレベルが高いのが特徴です。ただしダウンロード制限やアクセスログ管理・ウイルスチェックなど、サービスによってセキュリティ機能に違いがあります。
実際の利用シーンを想定しながら、必要な機能をもつサービスを選ぶことが重要です。
導入・運用コストは適切か
導入と運用に掛かるコストが適切かどうかも、ファイル転送サービスを選ぶ上で重要なポイントです。大人数の企業でデータ転送の頻度も高いなら、多少コストが高くても定額制のサービスの方がよい場合が多いでしょう。
週に2～3回程度しか使わないくらいであれば、使った分だけ支払う従量課金タイプのサービスを使った方が割安です。ファイル転送サービスを導入したものの、利用頻度が低くコストに見合わないというケースもあります。
費用を無駄にしないためにも、自社の利用状況にマッチした料金形態のサービスを選ぶようにしましょう。
容量と転送スピードは見合っているか
送受信できるデータ容量とスピードが自社のニーズに合っているかもチェックしておきましょう。データ転送サービスは大容量データもスムーズに送受信できるのがメリットですが、サービスによって扱える容量と転送スピードに違いが出てきます。
法人向けのファイル転送サービスの中には、本格導入前に無料で検証用アカウントを利用できるものもあります。実際に使ってみて送受信のスピードを確認してみましょう。
法人向けにおすすめのデータ転送サービス
データ転送サービスにはさまざまな種類があります。それぞれ強みや料金体系は異なるため、特徴を把握しておきましょう。ここではおすすめのデータ転送サービスを3つ紹介します。
法人プランには専用回線『firestorage法人プラン』
知名度の高い『firestorage』は容量無制限で使えるデータ転送サービスです。特に法人向けプランは専用回線が利用できるため、データの高速送受信が可能になっています。
厳重なセキュリティ対策により機密データの送受信も安心して行える他、法人プランでのみ利用できるアクセスログや独自サブドメインといった機能も多くあります。
データセンターは国内にあり、トラブルが起こった際にも日本人のスタッフがしっかりとサポートしてくれます。初めてデータ転送サービスを利用する企業でも安心して導入できるでしょう。
2タイプの転送モード『DIRECT! EXTREME』
『DIRECT! EXTREME』は2TBもの大容量ファイルを高速で送受信できるデータ転送サービスです。国内はもちろん、中国やASEAN（東南アジア諸国連合）への大容量データのスピード送信にも強みをもっているため、これらの地域とデータをやり取りする必要のある企業におすすめです。
通信経路のSSL暗号化とデータのAES暗号化によってセキュアな通信環境が整えられているので、業界を問わず機密データの送受信に問題なく対応できます。トライアル版の試用も可能です。
ソフトバンクが提供『Prime Drive』
『Prime Drive』はソフトバンク社が提供しているオンラインストレージで、ビジネスシーンでのデータ送付にも適したサービスです。
法人利用で必要なユーザー管理機能やデータ送信時の上長承認機能、細やかなアクセス権限の付与機能などが実装されています。利用者ごとにIPアドレス制限をかけられるなど、セキュリティに関する機能が充実しているのも特徴です。
Webブラウザとインターネット接続環境があればすぐに利用でき、スマホアプリでも利用できます。30日間の無料トライアルも利用できるので、使用感を体験してみましょう。
ファイル送信サービスを代替できるオンラインストレージ
ファイル送信サービスと同じようにスムーズなファイル共有ができる代替として、オンラインストレージサービスが挙げられます。企業によってはオンラインストレージの方が有用な場合も多いため、選択肢に入れておきましょう。
1回のやり取りで2GB送信可能『DirectCloud-BOX』
『DirectCloud-BOX』はユーザー数無制限のクラウドストレージサービスです。『ファイル転送』『ファイル共有』『ファイルサーバー』の3サービスを利用できます。
ファイル転送は一度に2GBまでのファイル送信が可能です。月額1万円からの定額制でユーザー数無制限のため、大人数が利用する企業で利用するとコストパフォーマンスの高いサービスになっています。
暗号化通信やIPアドレス制限など基本的な機能はもちろん、不正ログインの監視やデバイス認証・ログ監視など、業界トップクラスの豊富なセキュリティ機能を利用できるのも魅力です。
使いやすさとセキュリティを両立『Fileforce』
『Fileforce』は強固なセキュリティと操作性の高さに定評のあるクラウドストレージサービスです。
通信はSSL/TLSによって暗号化、クラウド上のデータも業界最高水準の強度を持つAES256によって暗号化されるので、企業の機密データも安心して共有できます。
暗号化・複合化の処理は自動で行われるので、利用者が意識しなくてもセキュアなファイル共有を実現できるのも魅力です。
ファイルの共有状況や共有相手・アクセス履歴といった情報はすべて記録されるため、データの送受信や共有に関わるコンプライアンスに厳しい企業にもおすすめできるサービスです。
まとめ
データ送信サービスは紛失や誤配送のリスクがなく、必要なデータを素早く相手に届けることができます。
法人向けデータ送信サービスの導入する際、基本となるセキュリティ対策や導入・運用コスト・実際の転送スピードなどを考慮し、自社のビジネス環境に合ったサービスを選ぶことが重要です。
無料で使用感を体験できるサービスも多いため、事前に操作性や機能・送受信のスピードを確認した上で本格導入に臨みましょう。
