データ送信サービスの概要とセキュリティ対策について解説します。大容量のファイルを送信できるサービスに興味はあっても、セキュリティが気になる人は参考にしましょう。企業の機密データでも安心して送受信できる、おすすめのサービスも紹介します。
データ送信サービスとは
データ送信サービスは『ファイル転送サービス』と呼ばれるもので、メールには添付できない大容量のファイルを送信する際などに利用されます。まずはデータ送信サービスの概要から確認していきましょう。
ウェブ上でデータを送信するサービスのこと
データ送信サービス（ファイル転送サービス）とは、インターネット回線を使って大容量のデータを送るためのサービスを指します。
テキストファイルなど容量の少ないデータはメール添付でやり取りできますが、まとまった画像ファイルや動画データなどはメールで送受信するには容量が大きすぎます。
オンラインストレージなどで共有する場合も、アップロードに時間がかかってしまうことが多いでしょう。
そこで、主に法人向けのファイル転送サービスを使うことにより、必要なデータを必要な相手に素早く送ることができます。ただしサービス自体のセキュリティは強固でも、ユーザーの使い方によっては情報漏えいなどのセキュリティ事故が起こる可能性があるので注意が必要です。
ファイル転送サービスのセキュリティ対策方法
法人利用では特に、ファイルを共有する際の情報漏えいは避けなければなりません。ファイル転送サービスを安全に使うために必要な対策を紹介します。
パスワードが設定できるかを確認する
送信するファイルの内容が第三者に見られないよう、ダウンロードするときのパスワードを設定できるサービスかどうかを必ず確認しましょう。パスワードを設定できれば、送信先を間違えてしまった場合でも重要なファイルの流出を防ぐことができます。
パスワードを設定する際は、単純な数字の羅列や意味のある言葉を使用しない・ファイル名やメールアドレスに入っている単語は避けるなど、第三者が悪意を持ってデータにアクセスしようしても突破されない工夫が必要です。
また、受信した側がパスワードを失念するとダウンロードできなくなってしまうので、再度案内できるよう適切に管理・保管をしておきましょう。
誤送信によるトラブルを防げるかをチェック
ヒューマンエラーは個人の心がけだけでは防止できないものです。ユーザーが送り先を間違えてしまった場合のトラブルを防げる仕組みになっているかも、サービス選定のポイントです。
企業の情報漏えい事件の多くがメールの誤送信によって起こったものといわれているため、特にビジネスシーンで活用する場合にはヒューマンエラーを防止できる機能がついていると安心です。
例えば、送信したダウンロードURLを即座に無効化できる機能や、送信したファイルが強制的に暗号化される機能を持つサービスの導入が有効です。
社員のセキュリティ意識を高める
企業内でデータ送信サービスを含めたクラウドサービスを安全に利用するには、社員のセキュリティ意識を高める必要があります。使用に関するガイドラインを設定する、シャドーITを防ぐための施策を取り入れるなどの工夫をしましょう。
業務で使ってよいツールやサービスを明確にしておき、社員にとってもメリットの感じられる運用方法を考えることでシャドーITによるトラブルを防止できます。特に無料のクラウドサービスはセキュリティに問題があるものも多いので、セキュアな法人向けサービスの利用を徹底させることが重要です。
（※シャドーITとは、社員が企業の承諾を得ずにセキュリティ的に問題のあるITツールやクラウドサービスを業務に使ってしまうこと。企業の情報漏えいの原因になりやすい。）
セキュリティ対策におすすめのサービス3選
大容量のデータを共有できるツールは現代において必須です。ただしセキュリティ面を考えると、誤送信などのヒューマンエラーも考慮しなければならないデータ送信サービスには不安が残ります。
そこで代替となるのが『クラウドストレージ』です。最近では大容量のデータも高速で扱える技術を取り入れたサービスもあるため、十分代わりになるでしょう。
ファイル転送ツールとしても利用できる法人向けクラウドストレージサービスと、ヒューマンエラーにも対応できるファイル転送サービスを紹介します。
セキュリティ対策が万全『Fileforce』
Fileforceは高セキュリティな法人向けのオンラインストレージサービスです。独自の技術によってファイルの高速転送も可能になっています。
大容量のファイルでもストレスなく送信・共有ができ、通信はすべてSSL/TLS暗号化によるHTTPS通信なので、企業の機密データも安心してやり取りできます。データの暗号化・複合化はすべて自動で実行されるので、現場の手を煩わせることもありません。
さらに優れた管理機能によって、ストレージ内のファイル・フォルダに対する作業内容を細かく把握できるため、外部からの不正行為だけでなく内部不正もしっかりと監視できます。
強固なセキュリティ対策『DirectCloud-BOX』
DirectCloud-BOXはユーザー数無制限の法人向けクラウドストレージサービスです。高いセキュリティと利便性を兼ね備えており、共有リンク機能によってスムーズなファイルの送受信ができます。
マニュアルなしで直感的に操作できるインターフェースを備えているため、ユーザーのITリテラシーに依存せず、安定した運用ができるのが特徴です。取引先とのデータの送受信はもちろん、自社のファイルサーバーをクラウド化したり基幹システムと連携させたりすることで、業務効率を大幅に向上させることもできます。
ヒューマンエラー防止にも『クリプト便』
クリプト便はサイバーセキュリティに関する専門企業であるNRIテクノロジーズが提供しているファイル転送サービスで、企業の機密情報の受け渡しに特化しているのが特徴です。
「メール添付のような利便性」と「配達証明の書留に勝る安心感」をコンセプトに開発されており、ファイルの送受信や共有の際にヒューマンエラーが起こりにくい仕組みになっています。
契約企業の約半数が情報の取り扱いに厳しい金融業界であることからも、同サービスのセキュリティの高さがうかがえます。
まとめ
無料の送信サービスはセキュリティに問題があるケースが少なくありませんが、法人向けのサービスは自動でファイルが暗号化されるなど、セキュリティ対策がされているものもあります。
導入にあたっては利用者側のセキュリティ意識の向上に努め、シャドーITが起こらない体制にすることが重要です。よりセキュアなクラウドストレージで代替する方法もありますので、自社の目的に合ったサービスを選んで安全に使用しましょう。
