クラウドストレージの導入を検討している方向けに、無料版を含むおすすめのサービスを紹介します。クラウドストレージサービスの特徴や選び方のポイントも解説していますので、自社に合ったサービスの選定に悩む場合は参考にしましょう。
クラウドストレージのメリットと選び方
クラウドストレージとは、クラウド環境にデータを保存できるサービスで、パソコンのデータ保存領域と同じ感覚でデータの保存・共有が可能です。現在、さまざまなベンダー（提供元）がサービスを提供しており、業界・業種を問わず多くの企業が導入しています。
クラウドストレージを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。選ぶ際のポイントも確認しておきましょう。
安全なデータの共有やバックアップができる
場所を選ばずに、安全にデータの共有やバックアップができるのがクラウドストレージの特徴です。
社内でファイルのやり取りをする場合、ローカル環境にあるストレージ（自社のパソコン内にある保存領域）をファイルサーバーとして活用もできます。
ただしこの方法だと、出先からのアクセスが難しく、必要なデータをUSBメモリなどの記録媒体にコピーして持ち歩かなければならないケースもあります。
クラウドストレージを導入すれば、インターネットに接続できる限りどこからでも必要なデータを取り出したり、社内で共有したりすることが可能になります。パソコンや記録媒体の紛失・盗難による情報の流出も防げるでしょう。
自社ファイルサーバーに比べて低コスト
自社でファイルサーバーを構築するよりも、低コストで導入できるのもクラウドストレージのメリットといえます。
特別な知識は必要なく、すべてパソコン内の操作で利用環境を構築できるため、初めてストレージサービスを導入する企業でも問題ありません。
検証用に無料でアカウントを利用できるサービスも多いため、導入する際にまずは実際に使ってみて、問題ないようなら本格的に法人向けの有料サービスを契約してもよいでしょう。
容量、機能と料金を比較して選ぼう
クラウドストレージを導入する際には、次の観点からサービスを比較して、自社に最適なものを導入することが重要です。
- データ容量
- 機能
- 料金
- セキュリティ
サービスによって保存できるデータ容量が違うため、自社で扱うデータの量を数値化し、どれぐらいの容量をカバーできるサービスにすべきか慎重に検討しましょう。
保存できる容量が大きければその分料金も高くなるので、長期的な視点からコストパフォーマンスのよいサービスを選択することが重要です。
また法人の場合、顧客リストなど重要なデータを扱うことが多いため、セキュリティの強固な法人向けサービスとしてリリースされているものを選ぶようにしましょう。
無料サービスの注意点
クラウドストレージには無料で使えるサービスも多くあります。しかし法人利用の場合、注意が必要なポイントはセキュリティだけではありません。無料のクラウドストレージの注意点を解説します。
個人で登録した無料サービスは業務使用NG
無料のサービスは主に個人向けのものであり、容量も1～2GB程度と限られている場合がほとんどです。さらに個人のアカウントで利用しているサービスは、法人業務で利用することができないケースもあるので注意しましょう。
特に規模の大きい企業の場合、法人契約していないサービスの利用は監査で問題にされる可能性もあります。ビジネスシーンでクラウドストレージを利用するなら、きちんと法人契約してサービスを利用する必要があります。
サービス内容改悪や提供終了の可能性
サービスによっては無料版が提供終了になったり、内容が改悪されてしまったりする可能性がある点にも注意が必要です。実際、AmazonやYahooなどは一時期無料で使えるストレージプランを提供していましたが、現在Amazonは有料プランしか提供していません。
サービスの終了を知らずに重要なデータを預けたままにしておくと、自動的に削除されてしまう場合もあるので、特に無料サービスに関してはベンダーからの情報を定期的にチェックするようにしましょう。
広告表示、プライバシーの問題
無料で利用できるクラウドストレージが自社のセキュリティーポリシーに添わない可能性もあります。
特に広告収入によって運営されている無料サービスの場合、ユーザーが利用しているファイルやメール内容などの情報を自動取得し、広告に利用されることもあるようです。
無料版のクラウドストレージを利用する際には、必ず事前に利用規約をチェックし、情報が勝手に利用されないか確認しておきましょう。万が一情報漏えいなどのトラブルが発生しても、ベンダーが対応してくれない可能性もあります。
大容量が嬉しい Googleドライブ
ここからは、おすすめのクラウドストレージを紹介していきます。まず個人・法人問わず多くの人が利用しているGoogle ドライブからです。
GoogleドライブはGoogleが提供しているクラウドストレージで、現在日本で最も利用者数が多いストレージサービスとなっています。特徴やメリットは以下の通りです。
ファイルの作成、共有が自在
クラウドストレージに付随したさまざまな機能を利用できるのがGoogle ドライブの特徴です。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのファイルを作成でき、他のユーザーと簡単に共有できます。
これらのGoogleアプリ形式のファイルはデータ容量としてカウントされず無制限に蓄積できるため、日々膨大なファイルを扱う場合におすすめです。
さらにドキュメントをスキャンして検索可能なPDFとして保存できるだけでなく、取り込んだドキュメントのレイアウトも見やすいように補正されるため、ペーパーレス化にも役立つでしょう。
無料版と業務対応のGoogle Workspace
Googleドライブ単体で使用する場合、Googleアカウントがあれば誰でも無料で15GBまで利用でき、月額250円で容量を100GB追加することも可能です。個人用のストレージとしてなら、無料あるいは少額課金で十分でしょう。
Googleドライブを含むGoogle Workspace（統合ワークスペース）は、業務使用向けの有料サービスです。Google Workspaceに登録すれば、ストレージサービスだけでなく、業務で役立つミーティングツールやメール・ドキュメントなどのサービスも使えます。
Business Standardプランで2TBまで利用でき、Enterpriseプランではストレージ容量がユーザー 1 人あたり 5 TB（追加リクエスト可能）になっています。セキュリティに関する機能も豊富で、パスワードの要件設定や迷惑メールのフィルタ機能などが利用可能です。
管理機能も充実しているため、ビジネスシーンでGoogleドライブを利用するならGoogle Workspaceに登録して使うのがおすすめです。
誰でも簡単に使える Dropbox
Dropboxは世界で60万以上の組織に利用されているクラウドストレージサービスです。個人利用は4億人を超えるといわれており、簡単操作で複数のファイルを一元管理できるのが特徴です。
パソコンやスマホ・タブレット端末などあらゆるデバイスからアクセスできるのも、現代では大きなメリットでしょう。
シンプルな操作性に定評あり
Dropboxの特徴はインターフェースがシンプルで使いやすい点にあります。Dropbox上のファイルに保存したいデータをドラッグ＆ドロップするだけで、クラウド上にあるストレージに簡単に保存可能です。
直感的な操作でファイルの保存・共有ができ、マルチデバイスでアクセスできるため、チームでファイルをやり取りしたり情報共有をしたりする際に便利です。個人のITリテラシーに依存せずにファイル管理ができるので、多くのチームに採用されています。
さらに、Microsoft製品やAdobe PDFをはじめとした多くのアプリと連携でき、そのままDropbox上で作業できるため日々の作業効率もアップします。
2GBまで無料で使える
Dropboxはアカウント登録するだけで2GBの容量まで無料で使うことができます。無料版でも場所を問わずにアクセスでき、パソコンのバックアップ機能やファイルにコメントを付けるといった機能も利用可能です。
有料プランには、Dropbox Plusがあります。月額1,500円で2TBまでの容量を利用可能です。
Windowsユーザーに最適 OneDrive
OneDriveはMicrosoftが提供しているクラウドストレージで、同社のOffice365とスムーズな連携ができるのが特徴です。Microsoftアカウントがあれば誰でも利用でき、特にWindows8.1以降には初めからOnedriveがインストールされているので、すぐに使い始めることができます。
Windowsユーザーでなくても利用できますが、アプリとの連携を考えると、やはり日頃からWindowsを使っている人向けのクラウドストレージといえるでしょう。
活用したい便利な機能
MicrosoftのOfficeアプリと統合されており、WordやExcelなどで作成したファイルを直接保存できるのがOneDriveの特徴です。
また、Windows10の場合、必要なファイルをクラウドストレージからすぐにダウンロードするか、ユーザーの任意のタイミングでダウンロードするかを選ぶことができます。
これを「オンデマンド機能」と呼び、ストレージ上にあるファイルを該当するアプリで実行した際にはじめてダウンロードされる仕様になっているため、パソコンのディスク使用量を抑えられるメリットがあります。
5GB～1TBが無料で使える
OneDriveはMicrosoftアカウントがあれば、誰でも5GBまで無料のストレージを利用できますが、Office365 Personalを購入すれば1TB分のOneDriveのストレージが無料で使えるようになります。
Office365 Personalは月額1,490円で利用できるので、Microsoft製品になじみのある人は他のストレージサービスを契約するよりも、アプリとストレージを同時に利用できる「Microsoft 365 Personal」を購入した方がコストパフォーマンスがよいでしょう。
米国の多くの企業が活用する Box
Boxはアメリカを中心に世界で10万社以上の企業や組織で導入されているクラウドストレージサービスです。セキュリティの強固さに定評があり、組織の規模や利用したい容量に応じて最適なプランを選べます。
個人向けの無償版・有償版をはじめ、法人向けのBusinessプランやEnterpriseプランもあります。Businessプランは無料トライアルもあるので、法人向けに導入を検討している人は利用してみるとよいでしょう。
Individualプランでできること
Individualプランは無償版で10GBまで、有償版だと100GBまでの容量を使うことができます。Individualプランでもファイルアップロード容量が250MBまでなので、数十分程度の動画であれば、問題なくアップロードして共有が可能です。
また、Boxはクラウドストレージではあるものの、オフラインの状態でもBox Syncと呼ばれるツールを使うことで作業できるようになり、オンライン状態になった際に自動で編集内容が保存される仕様になっています。
強力なセキュリティで人気の法人向けプラン
Boxの法人向けプランは、特にセキュリティの強固さに定評があります。
クラウドストレージを導入する際の懸念点として、セキュリティ上のトラブルによる情報流出があります。特に大企業の場合は利用者が非常に多くなるため、操作ミスや内部不正による情報漏えいのリスクも考えなければなりません。
こういったセキュリティ上の問題からクラウドストレージの導入を躊躇している企業も少なくありませんが、Boxは世界で数十万以上の組織に導入されている中で大きなセキュリティ事故が起きていません。企業向けに強固なセキュリティ環境が整えられているため、大企業でも安心して導入できるのがメリットです。
メモ、資料等の共有に Evernote
Evernoteは無料で利用できるメモアプリで、自分で作成したメモをノートのように保存したり、画像などのデータをメモ付きで保存したりできます。ちょっとした思い付きを書き込んで備忘録として使う人や、Todoリストを作成して後から見返す人など、さまざまな使い方ができるのが特徴です。
Evernoteの機能をさらに詳しく見てみましょう。
独自機能と利用シーン
個人でメモアプリとして使う人もいますが、作成したノートはURLを発行・送信することで他者と簡単に共有できるので、仕事で活用する人も少なくありません。作業の進捗状況を書き込んだノートをチームで共有したり、業務上の指示やマニュアルを共有したりするケースが多いようです。
Evernoteには高度なOCR検索機能が搭載されているため、スマホで名刺を撮影してデータ化し、必要に応じて文字検索するといった使い方もあります。個人での利用はもちろん、法人にとっても便利な機能が多く搭載されています。
無料サービス含む4つのプラン
Evernoteのプランには、無料で使えるFERRプラン、月額775円のPERSONALプラン、月額1033.33円のPROFESSIONALプラン、月額2,100円（1ユーザー）のEVERNOTE TEAMSの4つがあります。無料プランでは同期できる端末は2台までとなっていますが、PERSONALプランから端末数に制限がなくなり、保存できるノートの上限も25MBから200MBまで拡張されます。
無料版でもメモアプリや資料の共有ツールとして十分に活用できますが、無料版ではノートのオフラインでの使用をパソコンでしか利用できないため注意しましょう。
無料で検証できる法人向けサービス
セキュリティの問題や容量などを考えると、無料版のクラウドストレージは法人利用には向きません。とはいえ、最初から有料契約をして万が一自社のニーズに合わない・現場で使いにくいといった問題が出ると費用が無駄になってしまいます。
検証用のアカウントで使い勝手を確かめられれば、懸念が少なくなるでしょう。導入前に無料で検証できる法人向けのクラウドストレージサービスを紹介します。
バランスのとれたシステム Fileforce
Fileforceは優れた操作性と高いセキュリティに定評がある、バランスのとれたクラウドストレージサービスです。
これまで社内で使ってきたファイルサーバーと同じ感覚で利用できる『Fileforce Drive』と、豊富な機能を多様なデバイスから直感的に利用できる『Fileforce Web UI』の2つのインターフェースを利用できるのが特徴です。社内のシステム環境を大きく変えることなくスムーズな導入が可能となっています。
フォルダ単位でユーザーあるいはグループの権限を詳細に設定できるため、自社のニーズに合わせたアクセス環境の構築が可能です。また、サービスの導入を前提として無料の検証用アカウントを利用することもできます。
操作の自由度が高い SugarSync
SugarSyncはスマホやタブレットなどのモバイル端末を含めた、複数のデバイスの同期がスムーズにできるクラウドストレージサービスです。すべてのフォルダを同時に同期したり、必要な部分だけを指定して同期させたりすることが可能で、同期済みのファイルは自動でバックアップされます。
さらにファイルごとにアクセス権限を付与できるので、チームで複数のファイルを共同編集したり、多人数に向けて閲覧用ファイルを配布したりするのに役立ちます。月額750円で100GBまで使える個人用プランから、ビジネス用のプランまで合計4つのプランから選択でき、全てのプランに30日間の無料トライアルが含まれます。
ユーザ数が多い企業も安心 PrimeDrive
PrimeDriveは、ソフトバンクが提供している法人向けのクラウドストレージサービスです。法人利用を前提に高度なセキュリティ環境が構築されているため、企業間の大容量ファイルの送受信やモバイル端末を含めた大人数でのペーパーレス会議・プレゼンテーションにも利用できます。
契約容量内でユーザー数を任意に増減させることができ、必要なタイミングで必要な容量だけ申し込むこともできるため、利用者数が頻繁に変わる大企業に適したサービスといえるでしょう。30日間の無料トライアル版の利用もできます。
優秀な検索機能 DirectCloud
DirectCloudは初期費用が無料で、さらに利用可能なユーザー数も無制限の法人向けクラウドストレージサービスです。他のサービスに比べて検索機能が優れており、大量のファイルをストレージに保存していても、検索条件を細かに設定しておけば目当てのファイルをすぐに発見できます。
導入にあたってはベンダーが電話や訪問で支援を行ってくれるほか、利用上の不明点や障害に対しても充実したサポートを受けられるのが特徴です。30日間の無料トライアルが利用できるので、まずは導入して実際に使ってみましょう。
まとめ
無料で使えるクラウドストレージサービスの紹介を中心に、自社に適したサービスの選び方や無料版の注意点について解説しました。GoogleドライブやDropbox、OneDriveのように、個人でも法人でも便利に使える人気のストレージサービスは多くあります。
個人向けの無料プランでも十分使えますが、法人が導入する場合はセキュリティの観点から法人向けのプランを選択する方がよいでしょう。無料で体験できるサービスも多いので、実際に使ってみて自社に合ったものを慎重に選択するのが失敗しないポイントです。
