実績のある法人向けクラウドストレージを選ぶなら、事前に導入企業数や特徴を確認しておくとよいでしょう。導入を検討する際のポイントや、おすすめのサービスを紹介します。自社の導入目的をはっきりさせ、使いやすいサービスを選びましょう。
これからのファイル管理はオンラインで
動画や画像といった大容量のファイルを扱う機会が増えている今、端末や外付けハードディスクの容量だけでは足りないことが増えています。そこで注目されているのがクラウドストレージです。
まずはクラウドストレージの概要と特徴について解説します。
クラウドストレージとは
『クラウドストレージ』とはクラウド上の保存領域のことです。個人も法人も大容量のファイルを大量に保存することが多く、不足した容量を補うために利用することやバックアップとして用いるケースも多いでしょう。
インターネットでIDやパスワードを入力すればどこからでもファイルの閲覧や編集ができる点が、クラウドストレージの特徴です。
社外からでもアクセスできるため、テレワークを実施している企業にとっては必須のサービスともいえるでしょう。利用シーンの増加に伴い、ユーザーは増え市場が拡大しています。
法人向けクラウドストレージの特徴
無料で使える個人向けクラウドストレージもありますが、企業で導入するにはセキュリティなどの課題があるため、法人向けサービスを選んだ方がよいでしょう。
ビジネスシーンで利用しやすいよう個人向けより充実したサービスを提供している点も、法人向けクラウドストレージがおすすめな理由の一つです。
例えば、保存容量やアップロードの最大容量が大きくダウンロードの速度も速いことが挙げられます。厳重なセキュリティもポイントになるでしょう。重要な機密情報を扱うこともある業務利用では、情報漏えいへの対策は必須です。
ただし法人向けクラウドストレージのシェアは、具体的な数値で公表されていません。詳しい機能やこれまでの実績を確認することで、自社に合うサービスの選定に役立てましょう。
ビジネスで活用するメリット
ビジネスにクラウドストレージを活用すると、手間のかかっていた業務を簡単かつ安全に実行できます。どのようなメリットがあるのか具体的に見ていきましょう。
安全性、利便性の向上
まず挙げられるメリットは、安全性に配慮して保存できることです。クラウドストレージは災害にも強いデータセンターで保管されているため、自社でサーバーや外付けハードディスクに保存するより安全でしょう。
自社内のファイルを1カ所で一元管理できる利便性の高さもメリットです。自社サーバーへ保存する場合は拠点ごとにサーバーを設置する必要があり、事業所ごとにファイルを保管しなければなりません。
クラウドストレージであれば、遠く離れた場所にある拠点のファイルを別々に管理する手間が省けます。データ管理の非効率を改善し、生産性の向上につなげられるでしょう。
社外の人へのファイル送信もスムーズ
社外の関係者とのファイル共有がスムーズにできるのも、クラウドストレージのメリットです。CDやUSBメモリに格納してファイルを受け渡すと、ファイルをコピーする作業や受け渡しの手間がかかります。
紛失によるセキュリティ面の不安もあるでしょう。クラウドストレージを利用すると、これらの手間や心配が減ります。メールでは送信できない大容量ファイルも、セキュリティを確保した状態で受け渡し可能です。
また共有のワークスペースを設定できるサービスを利用すれば、頻繁にやり取りする関係者とよりスムーズなファイルの共有ができるようになります。
クラウドストレージ選びのポイント
クラウドストレージはポイントを押さえた選定をすることが大切です。紹介するポイントを参考にして、自社に役立つサービスを選びましょう。
必要な情報にすぐアクセスできるか
業務効率化も導入目的の一つになるクラウドストレージは、必要な情報をすぐに取り出せるものを選びましょう。使いにくいサービスではせっかくコストをかけて導入しても浸透せず、社員が個人のクラウドストレージを利用する危険もあります。
どこに何が格納されているのか分かりやすいファイル構造になっていることや、ドラッグアンドドロップ・クリック数回などシンプルな操作で扱えることなどが、使いやすいサービスの基準といえるでしょう。
管理機能の使いやすさ
管理機能の使いやすさもポイントです。企業で利用する場合、多くのユーザーが同じワークスペースを共有します。そこでアクセス権など制限の設定や、ファイルごとに共有設定をカスタマイズできる機能が欠かせません。
またユーザー登録や削除を一括でできるサービスであれば、入社や退社などで社員の出入りが発生した場合にもスムーズに手続きできます。
操作の面倒さから不要なアカウントの放置が起こると、情報漏えいが発生するかもしれません。使いやすい管理機能を備えたサービスを選ぶことにより、セキュリティリスクを軽減できるでしょう。
海外製か、国産ツールか
海外製か国産かも、クラウドストレージ選びにおいて重要な基準です。海外製のサービスが多いクラウドストレージですが、サポートが日本語未対応のケースでは使いにくいと感じることもあるでしょう。
コストや容量の面はもちろん、自社に必要なサポートを十分受けられるかもチェックが必要です。
またセキュリティポリシーの関係で、国産のクラウドストレージから選ばなければならないこともあります。国内のサーバーへの保存はOKでも、海外製のサービスで保管場所になっている国はNGということもあるからです。
自社に合ったサービスを導入しよう
さまざまな機能を備えたサービスであっても、必ずしも自社に合うというわけではありません。クラウドストレージを選ぶときは、自社の目的や使い方に合致したサービスであるかを確認しましょう。
目的、必要な容量の再確認と見積もり依頼
クラウドストレージのベンダーへ見積もり依頼をするときには、使用目的やそのために必要な容量を再確認しましょう。過去に計算済みでも、当時とは状況が変わっている可能性があります。
特にバックアップとしてクラウドストレージを使う場合には、容量に余裕のあるプランの契約が必要です。以前計算した容量よりファイルが増えていると、バックアップがうまく機能しない可能性があります。
テキストファイルをメインに保存するなら容量はそれほど大きくなくても問題ありませんが、画像や動画など大きなサイズのファイルを扱う企業では大容量のサービスを選んだほうがよいでしょう。
検証用アカウントで現場の社員と操作体験
機能やサービスについて確認できても、実際の使い勝手は利用するまで分からないこともあります。現場のニーズと合わないという失敗を防ぐためには、実際にクラウドストレージを利用する社員に検証用アカウントで操作してもらう方法が有効です。
期間を限定し無料で検証用アカウントを使えるサービスもあるため、まずは部署やチーム単位に限定して導入し、使用感をヒアリングします。
もし現場で使う社員の評価が低い場合、別のサービスを検討する必要があります。小さく導入し試す機会を設けることで、自社にマッチしたサービスを選びやすくなるでしょう。
世界中で使われているクラウドストレージ
さまざまなサービスが提供されているクラウドストレージの中でも、特に世界中で選ばれているサービスを紹介します。それぞれ特徴や役立つシーンは異なりますが、企業への導入実績が豊富な点は共通しています。
Box
『Box』は、世界中で多くの企業に活用されています。大手企業向けとして展開してきたプランは、英文ビジネス誌『FORTUNE』による全米売上高上位500社に入る多くの企業が導入しています。
これまでの実績をもとに中小企業や公共機関へもシェアを拡大していく戦略により、アメリカを中心に多くの企業に採用されているサービスです。
また研修や勉強会を開催しなくても扱えるほどの使い勝手のよさや、セキュリティの強固さも魅力といえます。
Box – セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Dropbox
2008年にリリースされた『Dropbox』は、全世界に5億人以上のユーザーがいるクラウドストレージです。さらにログ・IDの管理機能やセキュリティ機能を備えた法人向けのサービス『Dropbox Business』は約15万社で導入されています。
Dropboxは無料版から使い始め、有料プランへ切り替えたりアップグレードしたりしているユーザーが多いのが特徴です。それだけ機能やサービスに満足しているユーザーが多いクラウドストレージといえるでしょう。
国産サービスの導入企業数
社内のセキュリティポリシーやサポートの受けやすさを考えた結果、国産サービスの中から検討したいという企業もあるでしょう。選定の参考になる国産サービスの導入企業数を紹介します。
Fileforce
『Fileforce』は製造業・金融業・製薬業など、さまざまな業種の企業300社以上に採用されています。情報の取り扱いに厳しい規制のある業種でも採用されていることから、安全性の高さで信頼を得ているサービスです。
自社サーバーの運用方法を基盤に移行できる仕組みにより、現場の負荷を抑えながら導入できる点に魅力があります。導入後に受けられるサポートが充実している点もポイントです。
また脱ハンコに続き政府から発表された脱Zipファイルの方針についても、高度なセキュリティと機能性で実現をサポートしています。
Fileforce (ファイルフォース) | 法人向けクラウドストレージ
セキュアSAMBA
官公庁や大企業など規模を問わず導入されている『セキュアSAMBA』は、2,500社以上・200万ユーザーが利用しているサービスです。
ユーザー数が無制限で、セキュリティ対策が万全なのが特徴です。
セキュアSAMBA | 2500社以上の導入実績を持つ法人向け国産オンラインストレージ
Fleekdrive
10万のユーザーIDを発行している『Fleekdrive』は、最適な使い方の実現に向け、顧客の声をもとに機能を強化しているのが特徴です。企業向けならではの安全性の高さを備えているため、安心して情報共有に活用できます。
導入した企業の中には、本社と現場の情報共有スピードが上がることで、月300時間もの業務効率化を達成したケースもあります。
法人向けクラウド・オンラインストレージ Fleekdrive(フリークドライブ)
HOME
キヤノンマーケティングジャパンが提供する『HOME』は、中小規模の事業者向けに開発されたサービスで、クラウドストレージとともにIT運用支援を提供します。
IT管理者が不在の企業でも導入しやすいでしょう。担当者が本来の業務と兼任しなければいけないケースでも、負担を抑えながら導入できます。
機能面での特徴は、キヤノンの複合機と連携するとスキャンした紙の書類や受信したFAXの格納ができる点です。他にも、データ更新通知やデータの自動アップロード機能などが用意されています。
キヤノン：中小オフィス向けIT支援サービスHOMEのクラウドストレージサービス（type-S2）概要
どこでもキャビネット
『どこでもキャビネット』はクラウドストレージの基本的な機能である、ファイルの送受信・セキュリティ・管理者機能が備わっている他、名刺管理機能が利用できるサービスです。
スキャナやスマホで読み取った名刺の共有管理もできるため、業務の効率化が期待できるでしょう。
DirectCloud
2,000社以上が利用している『DirectCloud-BOX』は、さまざまな業種・職種で利用されているサービスです。最も多いのは情報通信業、次いで製造業・サービス業と続き、これらの企業が導入数の約半分を占めています。
どの業種でもファイルの受け渡しやバックアップ機能が活用されている他、製造業ではマニュアルやカタログのコスト削減にも役立っているそうです。またコストパフォーマンスの高さも評判のサービスといえます。
まとめ
法人向けのクラウドストレージを選ぶときにはシェアをチェックしましょう。ただし正確な数字は公表されていないため、導入実績や機能・サービスの詳細を確認します。
導入するときに大切なのは、自社の目的に合う使い方ができるかです。動画や画像といった大容量ファイルのバックアップとして使いたい場合には、クラウドストレージも大容量のものを利用する必要があります。
セキュリティポリシーによっては、選択肢が国産サービスに限定されることもあるでしょう。社員にとって使いやすいものであることも大切です。
検証用アカウントを活用し使いやすいサービスか確認した上で、信頼できるクラウドストレージを選びましょう。
