ファイルの一元管理で業務効率を高められるクラウドストレージの利用が拡大中です。最適なサービスを導入するためのポイントと、おすすめの法人向けクラウドストレージを紹介します。全社導入に向け、サービスを探している方は参考にしてください。
クラウドストレージの基本
クラウドストレージとは、インターネット上のクラウド環境でファイルを保存・転送できるサービスです。ファイルの同期もリアルタイムで行われるため、複数人と同じファイルを共有できるので、企業の業務管理に活用できます。
インターネット上でデータ保管できる
インターネット上でデータの保管・共有ができるのがクラウドストレージの特徴です。自社でファイル保管用のハードディスクやファイルサーバーを用意する必要はなく、インターネット環境さえあれば業務に必要なデータの保存やバックアップを取れます。
データのやり取りにUSBメモリなどの記録媒体を使ったり、メール添付によるファイル送信をしたりする必要がなくなるため、業務効率の向上のために導入する企業が増えています。
オンラインストレージとも呼ばれる
クラウドストレージはオンラインストレージやファイルホスティングとも呼ばれることも多いです。インターネット回線を利用して遠隔地にあるサービスを利用する形態をクラウド・コンピューティングといい、利用できるサービスの総称がクラウドサービスです。
クラウドサービスは提供される型によって「IaaS」「PaaS」「SaaS」に分類され、クラウドストレージサービスは「SaaS」に該当します。
「IaaS」「PaaS」「SaaS」とは？
「IaaS」「PaaS」「SaaS」の違いは次の通りです。
- IaaS（Infrastructure as a Service）：ハードウェアの機能をネットワーク経由で利用してシステムを開発できるサービス
- PaaS（Platform as a Service）：プログラムの開発のプラットフォームをネットワーク経由で利用できるサービス
- SaaS（Software as a Service）：ソフトウェア機能をネットワーク経由で利用できるサービス
クラウドストレージサービスは、インターネットを通じてファイルの保存・共有場所が提供されるサービスなのでSaaSに分類されます。「クラウド」とSaaSはほぼ同じ意味で使われることが多いです。
クラウドストレージを導入するメリット
では、クラウドストレージを導入する具体的なメリットをみてみましょう。
- データの拡散を防ぎ一元管理できる
- 社内間のファイル共有が簡単にできる
- アクセスする場所を問わない
- バックアップも容易
それぞれ説明していきます。
データの拡散を防ぎ一元管理できる
クラウドストレージを導入することで、複数の企業拠点にバラバラに存在していたデータを一元管理できるようになります。
各拠点で独自にデータ運用をしている場合、業務に必要なデータが他の拠点にあれば、わざわざデータを送ってもらわなければいけません。データ量が膨大になれば、データの送受信だけで無駄な時間が掛かってしまうことになるでしょう。
そこでクラウドストレージを利用することにより、各所に散在していたデータをクラウド環境でまとめて管理・運用できるようになるため、必要なデータの拡散を防ぎつつ、効率的な業務運営を実現できます。
社内間のファイル共有が簡単にできる
これまでは、メールやUSBを利用してファイルを共有するのが一般的でした。この方法では、手元のファイルを編集・更新するたびにファイルを送り直さなければならず、どれが最新のデータなのか分からなくなったり、同時に作業が行えなかったりといったネックに頭を抱えていた人も多いのではないでしょうか。
しかし、クラウド上でファイルを管理するクラウドストレージであれば、必要なときにすぐに最新情報にアクセスでき、同時に複数人で共有・編集が可能です。アクセス権限の範囲も細かく設定できるため、安全性を保ちつつ、作業の効率化が図れます。
適切なセキュリティ対策を打てば、外部関係者とのデータ共有や同時編集も実現します。
アクセスする場所を問わない
クラウド上に必要なデータが存在するようになるため、社内のパソコンからはもちろん、出先からスマートフォンやタブレット端末を使ってストレージにアクセスできるようになります。
インターネット回線さえつながっていればアクセスする場所を問わないため、社員が業務に必要な資料を必要なタイミングで閲覧・編集できるようになり、業務効率が向上するでしょう。
また、ここ数年で導入企業が増加しているテレワークでは、会社の機密情報を社外で取り扱う必要が出てきます。USBメモリーなどの記録媒体での情報管理は盗難や紛失の可能性があるため、クラウドストレージを利用することで、重要な情報が社外に流出するリスクを軽減できます。
バックアップも容易
法人向けのクラウドストレージサービスは、ほとんどが自動バックアップ機能を有しており、ストレージ内にデータを保存したり、編集を加えたりした時点でバックアップを取ってくれます。そのため、インターネット回線やサーバーに障害が発生した場合でも、データを紛失してしまうリスクを軽減できます。
社内のファイルサーバーでデータ管理をしていた場合、災害やサーバーの不具合によって大切なデータが損失してしまう可能性がありますが、クラウド環境にデータのバックアップを取っておけば、万が一の際に貴重な企業データを守ることができるわけです。
クラウドストレージのデメリット
このように、多くのメリットがあるクラウドストレージですが、次のようなデメリットもあります。
- セキュリティリスクに懸念
- 細かな設定ができない
以下で詳しく説明します。
セキュリティリスクに懸念
クラウドストレージはクラウド環境にデータを保存するため、不正アクセスによる情報漏えいのリスクがあります。当然、法人向けのストレージサービスはセキュリティがしっかりしているため、ストレージ内にあるデータが不正アクセスによって流出してしまう可能性は低いですが、リスクはゼロではありません。
えて、ファイルの閲覧権限の設定ミスや共有ミスによって、不特定多数に企業の機密データが漏れてしまう可能性もあります。運用上のルールを定めるとともに、機密性の高い情報は容易に閲覧できないように設定しておきましょう。
細かな設定ができない
導入後は細かなカスタマイズや設定の変更ができない点も、クラウドストレージサービスのデメリットです。
元からサービスに付随しているオプション機能は追加・変更が可能なケースはありますが、ストレージ容量を増やしたり、アップロードできるデータ量を増加させたりといった変更はできないことが多いです。利用するサービス自体を変える必要があるでしょう。
そのため、あらかじめ利用目的と必要なデータ容量や機能を明らかにしておき、余裕を持って運用できるサービスを選択することが大事です。
クラウドストレージを比較する際のポイントと注意点
実際にクラウドストレージを選ぶ際のポイントを解説します。企業によって重視すべきところは変わってきますが、次の点は必ずチェックするようにしてください。
- 必要なデータ容量があるか
- データの保存期間は十分か
- 試用期間や無料のプランがあるか
- 料金プランが自社に適切か
- サポート体制の充実度合い
- 二段階認証などセキュリティ対策はあるか
- 個人向けか法人向けか
詳しく解説していきます
必要なデータ容量があるか
当然の話ではありますが、利用できるデータ容量は必ず確認しておきましょう。現時点で必要な容量はもちろん、将来的に保存するデータが増えることを見越して、余裕を持って利用できるサービスを選択することが大事です。
また、1回当たりのデータのアップロード・ダウンロード容量も十分な余裕のあるものを選びましょう。サービスによっては、動画などデータ容量の多いコンテンツのアップロードが難しいケースもあります。通信可能な最大容量の確認も忘れないようにしてください。
データの保存期間は十分か
クラウドストレージでデータを保存可能な期間は、サービスによってさまざまです。アカウントがある限り保存されるサービスもあれば、一定期間利用が確認できないアカウントのデータは自動的に削除するものもあります。
特に無料のクラウドストレージでは、データの保存期間が設定されていることがほとんどです。一定期間（多くは半年から1年ほど）ログインしなければ、データもしくはアカウント自体を削除するところもあります。
長く使用・保管したいものを取り扱う際には、有料プランへの切り替えも視野に入れて検討が必要でしょう。また、削除済みデータの復元可能期間もサービスによって差があるため、併せて確認するようにしてください。
試用期間や無料のプランがあるか
クラウドストレージサービスには、一定期間無料で試用できるものや無料のプランを利用できるサービスもあります。お試しで導入して使い勝手を確認してから、本格的に導入するのもおすすめです。
サービスによっては、データ容量が少なめの個人用プランが無料で利用できる場合もあります。部署ごとに導入して有用性を確認した後、法人向けのプランにアップグレードする方法も有効でしょう。任意のタイミングでプランを切り替えられるサービスが多いので、積極的に活用してください。
料金プランが自社に適切か
導入・運用コストに見合った効果が得られるかも重要なチェックポイントです。クラウドストレージサービスはユーザー数に応じて月々の費用が変わってくるものが多いため、たった数百円の料金差でも、大勢の社員が使うことになれば月々の支払額に大きな差が出る可能性があります。
中には一定額の支払いでユーザー数が無制限になるサービスもあるので、それぞれのサービスを自社に導入した際の費用を試算し、もっともコストパフォーマンスが大きいものを選択するようにしましょう。
サポート体制の充実度合い
問題が発生した際にベンダーから十分なサポートが受けられるかどうかも、選択基準の一つです。特に海外のベンダーの場合、日本語サポートの有無によって問題がスムーズに解決できるか決まってしまう可能性があります。
他のユーザーの評判などを確認しながら、ベンダーのサポート体制のレベルを総合的に判断することが重要です。
二段階認証などセキュリティ対策はあるか
近年、セキュリティや情報保護への意識は年々高まりをみせています。それにともない、現在はSSLによる通信の暗号化やウイルスチェックなどについてほとんどのサービスが対応するところとなってきていますが、セキュリティレベルに対する考え方はそれぞれです。
オンラインストレージのセキュリティは、サービス提供事業者に大きく依存するという特徴があるため、特に業務で利用するオンラインストレージを選ぶ際には、要チェック項目です。
二要素認証は、法人のオンラインストレージ利用では最低限施したいセキュリティ対策でしょう。万が一、IDやパスワードといったアカウント情報が漏えいしてしまったとしても、ユーザーアカウントへの不正アクセスは防げます。
個人向けか法人向けか
クラウドストレージサービスは、主に低コストで導入しやすい個人向けと、コストはかかるものの多機能な法人向けの2種類に大別されます。両者は、容量やセキュリティ機能、コストといった面で違いがあり、自社にマッチするものを選びたいところです。
クラウドストレージのメリットを最大限に享受するためには、自社の用途目的を的確に把握したうえで、ニーズに沿ったオンラインストレージを選ぶ必要があります。
個人向けでは、複数のデバイスからデータ共有が可能で無料のものがおすすめです。法人向けであれば、多少のコストはかかったとしても、データの保存容量や期間が長く、セキュリティ機能の高いものを選択するとよいでしょう。
知名度が抜群の2大クラウドストレージ
では、法人向けのクラウドストレージサービスを紹介していきます。まずは日本でも多くの企業が導入している2大ストレージサービスからです。
MSアプリとスムーズ連携 「OneDrive for Business」
「OneDrive for Business」はMicrosoftが提供しているクラウドストレージサービスです。Office365との連携がスムーズで誰とでもデータを共有できるので、テキストデータや表計算データ、などの共同作業に適しています。
データ同期により自動バックアップが取られるので、データを紛失してしまった場合にも、すぐに復旧できます。当然、ストレージのみの利用も可能で、月額540円から利用できるのも魅力です。
※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。
Google Workspaceに含まれる「Googleドライブ」
「Google ドライブ」はGoogleが提供しているクラウドストレージサービスで、アカウントを作成するだけですぐにクラウドストレージを使えるのが特徴です。
ファイルの保存だけでなく、Googleのドキュメントやスプレッドシート、スライドなどと連携が可能で、チームでファイルの共有や編集作業をするのに適しています。まずは無料の個人プランを試してみて、必要に応じて企業の共用ストレージ用にアップグレードするとよいでしょう。
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利用者が多いクラウドストレージ
次に、世界的にユーザー数が多いクラウドストレージを2つ紹介します。
世界で50万チーム以上が利用 「Dropbox Business」
「Dropbox Business」は全世界で50万チーム以上に利用されている法人向けクラウドストレージサービスです。とにかく拡張機能が豊富なのが特徴で、Microsoft製品をはじめ多数のアプリと連携ができます。
管理コンソールから簡単にアクセス制御もできるので、ユーザー数の多い複雑な組織にもマッチします。さらに直感的で分かりやすいインターフェースにより、初めてストレージサービスを利用する企業でも安心して導入できるのも魅力でしょう。
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法人でも安心のクラウドストレージ
続いて、主に法人向けに特化しているストレージサービスを紹介します。
ソフトバンクが提供「PrimeDrive」
「PrimeDrive」はソフトバンク社が提供しているクラウドストレージサービスです。マルチデバイスでビジネスシーンにおけるファイルの送付・共有をシンプルな操作で簡単に実現できます。
テキスト文書やプレゼンテーション資料、画像や動画など多種多様なファイルの一元管理がしやすく、複数の部署ごとに細かいアカウント管理が可能です。30日間の無料トライアル版も利用できます。
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共同作業にフォーカス「Fleekdrive」
「Fleekdrive」は企業向けのクラウドストレージサービスで、さまざまなファイルをクラウド上で同時編集できる点に強みを持っています。
ファイルの保存・共有はもちろん、特定のファイルを離れた場所にいる複数人で一斉に編集ができるため、業務管理や顧客情報管理に役立ちます。ストレージ内のファイルをいつ、誰が操作や持ち出しを行ったかを記録・管理できるのも特徴です。
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大容量でありながら低価格 「KDDIファイルストレージ」
「KDDIファイルストレージ」はその名の通り、KDDIが提供している法人用のクラウドファイルストレージサービスです。「簡単」「安全」「低価格」の3つがコンセプトとして掲げられており、マルチデバイスで誰でも簡単にストレージ内のファイルの閲覧・編集・共有ができます。
1ユーザーあたり月額300円で10GBの容量を使えるため、大人数が関わるプロジェクトや部門単位で導入するのがおすすめです。ウイルス対策はもちろん、IP制限やログ管理などのセキュリティ機能も充実しています。
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親切設計のファイル管理「SugarSync」
「SugarSync」はアメリカ発のクラウドストレージサービスで、日本語と英語はもちろん、イタリア語やドイツ語などにも対応しています。
既存のフォルダ構造を変更することなくファイルを自動バックアップできるのが特徴で、リンクが全フォルダで適用されるのでチーム別・部署別に大量のファイルを共有したい企業に最適です。どのデバイスからでも、素早くストレージにアクセスできるのも魅力でしょう。30日間の無料トライアル版が利用できます。
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NTTコミュニケーションズが提供「BizStorage FileShare」
「BizStorage FileShare」はNTTコミュニケーションズが提供している法人向けのファイル転送・クラウドストレージサービスです。Webブラウザのみで2GBまでの大容量ファイルをやり取りできるのが特徴で、共有フォルダを含め各種管理機能も充実しています。
通信事業者がサービスを提供しているため高いセキュリティ精度を持っており、安全性においても高い顧客満足度を誇ります。無料のトライアル版も利用できるようです。
※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。
自社サーバー内で運用「ownCloud」
「ownCloud」は企業・教育機関など自社でサーバー環境を持っている組織向けのオープンソースのパッケージソフトウェアです。サーバー内にクラウドストレージ環境を構築し、高度なセキュリティの下で安全にファイルの共有ができます。
直感的で分かりやすいインターフェースでファイル容量の制限もないため、一度導入すれば柔軟な運用が可能です。ただし、自社で環境の構築と運用をする必要があるため、相応の専門知識が求められる点は注意しましょう。
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充実機能と確かなセキュリティ「Fileforce」
「Fileforce」はあらゆるデバイスからファイルの保管・管理・共有が可能なクラウドストレージサービスです。高セキュアな環境でファイルのやり取りが可能で、既存のシステムを大きく変更することなく情報の一元化ができるのが特徴です。
さらに管理者を含めたすべてのユーザーの操作ログを記録しているため、利用者がいつ、どこで、どのような操作をしたのかが分かります。不正操作やセキュリティインシデントの早期発見・追跡が可能です。
※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。
無料体験が可能なクラウドストレージ
無料の体験版・試用版の利用ができるクラウドストレージも紹介します。気になるサービスがあったら、まずは無料で試してみましょう。
50GBまでなら無料「MEGA」
「MEGA」はアカウントを作成するだけで、50GBまでなら無料で使えるクラウドストレージです。ストレージ上のデータは利用者が自ら設定したパスワードをルートキーとして暗号化され、パスワードを紛失した場合も回復キーを保存していれば、すぐに復旧できます。
シンプルなインターフェースのためストレージサービスを利用したことのない人でも使いやすく、1人当たり月額10ユーロで容量無制限のプランに切り替えることも可能です。
※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。
10GBまでなら無料「box」
「box」はストレージ容量無制限の法人向けクラウドストレージサービスです。シンプルで使いやすく、セキュリティの高さにも定評があるため、これまで世界で60万社以上に採用されています。
Office365やGoogle Suiteといった多様なアプリケーションとも連携でき、BusinessプランやEnterprise版を導入すれば容量を気にすることなく効率的なファイル管理が可能です。無料の個人プランでも10GBまで自由に使えます。
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10GBまでなら無料「TeraCLOUD」
「TeraCLOUD」は10GBまで無料で使えるクラウドストレージで、高いセキュリティと高速なデータ転送が特徴です。パソコンやスマートフォンなどに保存されているデータを丸々バックアップでき、さまざまなデバイスで場所を選ばずどこでもストレージにアクセスできます。
データセンターも国内にあるので、万が一の事態にも迅速に対応できるので安心です。紹介ボーナスによる最大1TBの容量追加サービスもあるようです。
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無料プランは15GBまで「4Sync」
「4Sync」はパソコンやスマートフォンなどから自由にアクセスできるクラウドストレージサービスで、15GBまで無料で使うことができます。
ファイル共有のための機能はひと通りそろっており、作成したテキストファイルや画像、動画をアップロードして共有が可能です。有料版にすれば、1TBのデータのアップロード・ダウンロードが可能なので、大容量コンテンツのバックアップスペースとして活用できます。
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原則容量無制限で利用可能「firestorage」
「firestorage」は誰でも会員登録せずに気軽に使えるクラウドストレージサービスです。原則として容量無制限で利用でき、ファイルの最大アップロードサイズも2GB（無料版）なので、容量の大きいファイルのやり取りにも十分対応できます。
共有方法はアップロードした際に発行されたURLを相手に送るだけでOKなので、初めてクラウドストレージを利用する人も問題ないでしょう。手っ取り早くファイルを共有したい人におすすめです。
※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。
クラウドストレージ導入時の留意点
最後に、クラウドストレージを導入する際に留意すべきポイントを解説しておきます。
自社使用のアプリとの連携を確認する
多くのクラウドストレージサービスはパソコンをはじめ、スマートフォンやタブレット端末など、あらゆるデバイスからストレージにアクセス可能です。
インターネット環境さえあれば自由にファイルの保存や共有・編集ができますが、自社が日常的に使用しているアプリケーションとの連携が取れるかどうかも、事前に確認しておく必要があります。
自社アプリとの連携が取れれば、社員にとって日常業務の延長線としてストレージの利用が可能になるため、スムーズな導入が可能になるでしょう。業務効率も大幅に向上するはずです。
サービスによっては月々の費用が高めでも、自社のシステムとの連携を考えればコストパフォーマンスが高くなる場合もあることを覚えておきましょう。
混乱回避のため段階導入も選択肢に入れてみる
クラウドストレージに限らず、クラウドサービスは企業の業務を効率化できる便利なサービスですが、いきなり全社的に導入すると現場が混乱してしまう可能性があります。
企業によっては段階的に導入する方が、結果的にファイルの一元管理がスムーズに進むかもしれません。自社にマッチするサービスかどうかも確認できるでしょう。
特に初めてストレージサービスを導入する場合は、まず一部の部署やチームに試験的に導入して、運用方法を改善しながら徐々に導入を広げていくアプローチの検討をおすすめします。無料プランや小規模プランを活用すれば、コストを抑えつつ段階的な導入ができるはずです。
まとめ
おすすめの法人向けクラウドストレージサービスを紹介しました。さまざまなサービスがありますが、重要なのは自社業務とのマッチングにあります。事前に自社のファイル管理システムやアプリケーションとの整合性を確認しなければ、想定したほどの効果を得られない場合があるので注意が必要です。
ネームバリューで選んだり、コスト優先で使えないサービスを導入してしまったりするのは望ましくありません。無料プランなどを活用しつつ段階的に導入を進めるなどして、最終的に自社に最適なサービスを選択するようにしましょう。
