ファイル共有の方法は、従来のビジネスシーンで利用されてきたファイル共有サーバや社内のネットワークにつながったNASなどのシステムに加え、近年では、スマートデバイスやテレワークの普及に伴い、外出先や自宅からの利用を目的としたオンラインサービスなど、ファイル共有の方法にはいくつかの選択肢があります。それぞれの運用方法やセキュリティの仕組みが異なるため、まずは代表的なファイル共有の方法を確認した上で、安全な運用のためのセキュリティ対策についても解説します。
ファイル共有の方法４パターン
多くの企業ではWordファイルやExcelファイル等のOfficeドキュメントを複数人で共有し、業務を進めています。複数のメンバーと一つのファイルを参照したり、遠隔で共有したりするためのシステムとして、ファイル共有のシステムが活用されています。一方、社外の顧客や取引先とは、メールにファイルを添付することで情報共有するという方法が一般的でした。
しかしながら最近では、脱PPAPとも呼ばれる、暗号化したZipファイルをメールに添付し、パスワードと別送する方式をやめる動きが進むなどの背景があり、クラウド型ファイル共有サーバを活用し、インターネット上にファイルをアップロード・ダウンロードすることで、ファイル共有をする企業も多くなっています。
特定の人しか扱えなかったファイルを複数人、または大規模な組織で共有する際の方法は、システムの方式ごとに特徴や導入方法が異なります。ここでは４つのパターンをご紹介します。
ファイル共有の方法１：ファイル共有サーバ
まず挙げられるのは、ファイル共有サーバを構築する方法です。社内のネットワーク内にサーバを設置し、ファイルなどの共有したいデータを1カ所へ集約して管理する方法です。この場合、ファイル共有できるのは社内ネットワークでつながっている範囲に限られます。
社内ネットワーク全体でファイル共有が可能なシステムとして構築することもできますし、部門単位に共有するシステムとして構築することも可能です。ファイル共有サーバを自社内に設置し構築するため、細かな設定や管理が可能な可能な代表的な方法です。
他にもユーザへアクセス権を付与したり、社内規定に合うセキュリティ施策を適用したり、自社の業務や運用に合わせて自由にシステムを作り上げていけます。ただし導入費用や保管、運用費用などコスト面の負担は大きくなります。
ファイル共有の方法２：NAS
ファイル共有の方法としてＮＡＳを活用する事もあります。NASは「Network Attached Storage（ネットワーク・アタッチド・ストレージ）」というストレージの専用機器で、小さな箱型をしていることが一般的です。NASを社内ネットワークに接続し、ファイル共有をする事が可能です。
それ単体でファイル共有ができるNASは、利用してもパソコンの処理に影響しませんが、自社内で構築するファイル共有サーバと同様に社内ネットワーク内に設置するための設定が必要となります。
また、製品によっては、ユーザ管理機能や暗号化を実施できる高機能のNASもあります。ただし、ファイル共有サーバほどの拡張性は無く、容量が不足した際はハードディスクの増設が必要です。万が一の故障に備えてバックアップ方法の検討も必要となります。オフィス内でも鍵付きで空調が整えられる場所など、故障を防止し、盗難や紛失、火災や雨漏りなどの影響がない設置場所を確保する必要があります。
ファイル共有の方法３：パソコンの機能
ファイル共有はパソコンの機能設定で利用することも可能です。社内で利用していないパソコンを、ファイル共有用として社内ネットワークに接続する事で低コストのファイル共有ができます。
ただしパソコンを利用したファイル共有のシステムでは、ファイルサーバのように1カ所に集約できません。ファイル共有に手間が掛かるため、ユーザ数が多い場合には使いにくい方法です。
またセキュリティ面の弱さや大規模データの管理に向いていない点においても、ごく少人数でのファイル共有に向いているシステムといえます。
ファイル共有の方法４：クラウド型ファイル共有サーバ
インターネット上にファイルを保存したり共有したりできる、クラウド型ファイル共有サーバを利用して、ファイル共有をする方法もあります。オンプレミスのファイル共有サーバやNAS、パソコンを使った方法と大きく異なるのは、物理的に機器を用意する必要がなく、さらにはベンダが提供するサービスを月額で利用するため、基本的にはインターネット環境、パソコン等の端末、およびログイン情報があれば利用が可能です。物理機器を購入しないため、初期費用や初期設置、設定コストを最小化できる方法の一つです。
また、クラウド型ファイル共有サーバは、個別のシステム構築は不要、運用保守は全てベンダが行います。社内のシステム担当負荷が圧倒的に削減され、社内の限られた人的リソースをより効率的かつ、運用保守意外の必要業務に割りあてる事ができる点が特徴です。
クラウド型ファイル共有サーバとNASについての具体的な違いはこちらの記事で解説しています。
ファイル共有にはクラウド型ファイル共有サーバがおすすめ
ファイル共有の方法を４パターンご紹介しましたが、中でも導入のしやすさと使い勝手のよさでおすすめなのが、クラウド型ファイル共有サーバの活用です。
ファイル共有をオンラインで行うのは個々人だけではなく、企業としてもそういったシステムを利用するケースが増えています。ファイル共有をクラウド型で行う方法としては、クラウド型ファイルサーバにファイルをアップロードし、ファイルのダウンロード用URLを生成してメールで送信するサービスの他、クラウド上のワークスペースへアクセスしてファイルを閲覧、編集、保存をする方法もあります。いずれもメール添付では難しい大容量ファイルの共有も可能で、使い方次第では社外の関係者や離れた拠点の社員やテレワークのメンバーなどとも安全なファイル共有が可能となります。
そういった新しいファイル共有サービスや従来のファイル共有システム含め、それぞれの概要を理解した上で自社の業務や組織に合うシステム導入を検討しましょう。
ファイル共有の方法としてクラウド型ファイル共有サーバをおすすめする理由
クラウド型ファイル共有サーバでユーザはいつでもどこでも誰とでもファイル共有が可能
クラウド型ファイル共有サーバを活用すると、場所や時間に制限されることなくファイル共有が可能です。
もし拠点ごとに物理機器でファイル管理やファイル共有をしている場合、ファイルデータの内容が重複したり他部署との情報連携が非効率であったりするだけでなく、運用リソースをそれぞれの拠点で確保する必要がある等、デメリットは少なくありません。クラウド型ファイル共有サーバを導入すれば、業務を行う上で発生するそれらの非効率性を排除し、よりスムーズな業務が実現するでしょう。
クラウド型ファイル共有サーバでファイルを一元管理できる
管理面でもクラウド型ファイル共有サーバは非常に多くの導入メリットがあります。その一つは、拠点を複数持っている企業の場合にも、全社ファイル共有サーバの一元管理が実現できるという点です。拠点ごとの個別管理が不要になるだけでなく、管理者自身はいつでもどこでも管理業務を行うことが可能となります。管理者が拠点事情に合わせて運用する必要がなくなる点は、データ統制面でも有効といえます。
クラウド型ファイル共有サーバを利用する際の注意点３つ
クラウド型ファイル共有サーバを導入する場合は、いくつかの注意点を意識することで導入後の業務をスムーズに進めやすくなります。具体的な注意点を確認してみましょう。
ファイル共有の機能が自社の業務にマッチしているか
プロジェクトや打ち合わせに際して、複数人が同じデータを同時に閲覧したり編集したりするシーンは少なくありません。ファイル共有の方法によっては排他制御の機能があり、複数人が同時にファイル編集・保存をしようとした際に、自動的に別名で保存される機能があるサービスや同時に編集できる機能があるサービスも増えているようです。ファイル共有の際に、編集の権限を複数人に付与して利用するケースが多い場合は注意してクラウド型ファイル共有サーバの仕様を確認するようにしましょう。
ファイル共有の柔軟性と管理やガバナンスの効かせやすさ
ファイルの取り扱いやルールを決めて運用していくことは、従来のファイル共有においても現実的には難しいといった声が多く、あくまでもユーザの利便性は確保しつつもアクセス権限を適切適格に付与し、業務実態に即した運用ができることが非常に重要といえます。
アクセス権限の設定やフォルダ作成の設定は、各社のクラウド型ファイル共有サーバごとに異なるため、サービス選定の際は自社に必要な権限設定が可能かという点と、それによってユーザの利便性が損なわれないかという点のバランスに注意が必要です。
情報漏洩対策やセキュリティ対策が自社や業界の求める要件にマッチするかどうか
ファイル共有の方法としてクラウド型ファイル共有サーバを利用する際に、企業が最も懸念するポイントの一つが、情報漏洩やセキュリティに関するリスクでしょう。
アクセス権限を適切に付与したり、フォルダ構成のセキュリティを考慮したり、運用に伴うリスクを回避する以外にも、サービスの基盤や仕様にセキュリティリスクがないかを注意して選定する必要があり、具体的なポイントを次で紹介します。
クラウド型ファイル共有サーバ導入時に必要なセキュリティ対策とは？
クラウド型ファイル共有サーバを導入する際は、そのサービスに十分なセキュリティ対策が備わっていることが求められます。
堅牢でセキュアなサービス基盤であること
クラウド型ファイル共有サーバとして、ファイアウォールや不正侵入検知といった不正アクセス対策や、ウイルスチェック・認証によるアクセス制限・アクセスログ管理などの機能が備わっている基盤に構築されたサービスであることをまずは確認すべきでしょう。
外部からのサイバー攻撃、災害、データ消失や情報漏洩などの万が一のケースに備え、セキュリティリスクの回避だけでなく事業継続やBCP対策としても確認が必須のポイントといえます。
中には、クラウド型ファイルサーバのサービス基盤となるデータセンタの所在地まで確認をするセキュリティ要件の厳しい企業もあります。この背景の一つとして、保管するデータやデータセンタに関連する法規制が国ごとに異なることで、自社業務への影響範囲が計り知れないという点があげられます。過去に海外では、クラウド型ファイルサーバを提供するベンダが強制捜査を受け、データセンタからサーバが押収されたといった事例があるほか、ベンダが運用するデータセンタが日本国内にあったとしても、クラウド型ファイル共有サーバのアプリケーション開発は海外へ外部委託している場合もあり、導入企業としてはカントリーリスクに慎重にならざるを得ないといえるでしょう。
情報漏洩リスクの軽減が可能であること
クラウド型ファイル共有サーバは外部からの攻撃だけでなく、ユーザ自身による情報漏えいリスクの回避にも有効かどうかを確認しておきましょう。クラウド型ファイル共有サーバのサービスには、パソコンでファイル編集や閲覧をする際の仕様として、端末側とクラウド上のデータを同期して保持する「同期型」と、「非同期型」の２パターンがあります。「非同期型」でかつ暗号化されたキャッシュデータのみをパソコン端末に保持するサービスであれば、デバイス紛失や盗難時に情報そのものの漏洩は防げるため、企業としては安心でしょう。
また、アクセス権限を付与して運用するだけではなく、ファイルのデータや通信も含めて暗号化されていることや、万が一情報漏洩が発生した場合には原因の追及と再発防止に役立てられるように、詳細な監査証跡を残せる機能があるかなど、詳細機能を比較検討しましょう。
ファイル共有におけるセキュリティ対策機能が備わっていること
ファイル共有機能の利便性と管理運用のための機能が自社の業務にマッチするかはすでに述べた通り注意が必要ですが、さらにセキュリティ面においても、仕様をチェックするようにしましょう。例えば、社外のいかなる範囲でもファイル共有を許可するのではなく、ファイル共有の相手をブラックリスト・ホワイトリストに登録して共有リンクの送信先を制御したり、ファイル共有URLのメール送信時に上司承認させたりする機能等です。
クラウド型ファイル共有サーバを活用する事でより業務が効率化できる一方で、従来のファイル共有の方法では想定できなかったリスクに対してどこまで対策されているかを見極めることが、企業に求められています。
まとめ
社内ネットワークを利用するファイル共有サーバ、NAS、パソコンの共有機能といった従来のファイル共有の方法に加え、企業用途におすすめのサービスとして、堅牢なセキュリティと快適に利用できる機能を備えつつ、社内外を問わずファイル共有ができるクラウド型ファイル共有サーバについて、ご紹介をしました。
本記事で企業がサービス選定において注意すべきポイントをご紹介しましたが、クラウド型ファイル共有サーバのFileforceはそれらの対策を網羅し、企業の業務効率化とセキュリティ対策を支援するサービスとしておすすめです。
また、サービス検討にあたっては、ベンダからの情報提供とトライアル導入を通して、実際の使用感や操作性を確認し、自社の業務やユーザに合ったサービスを見極めましょう。