【電子帳簿保存法】JIIMA認定クラウドストレージで楽々対応【改正ポイント早わかり!】

公開日:
2021.12.13
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最終更新日:
2022.08.23
改正電子帳簿保存法は2021年の税制改正で見直され、2022年1月1日から施行されました。本改正により、国税関係帳簿(以下、帳簿)や国税関係書類(以下、関係書類)の保存手段において緩和措置が取られる一方、電子取引による取引関係書類の電子データでの保存が義務化されるなど、電子帳簿保存法の正しい理解と対応が企業として求められています。尚、施行直前となる2021年12月10日に発表された「令和4年度税制改正大綱」の中で電子取引による取引情報の電子データによる保存義務については、2年間の対応猶予期間が設けられましたが、2023年末には対応が必要となること、また義務化如何に関わらず、電子保存は企業の経理業務の管理負荷低減や業務効率の向上、物理的な保管場所の縮小など、メリットも多いことから、早めに対応手段を準備しておきましょう。
今回の改正により、従来必要であったタイムスタンプや検索に関わる要件などが緩和され、電子化された関係書類の保存にクラウドストレージでも対応しやすくなりました。この記事では、改正によるそれら保存要件の変更ポイントとクラウドストレージを活用した電子データの管理・保存のメリットを紹介します。

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電子帳簿保存法に対応したクラウドで管理が簡単

2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法では、クラウドストレージの活用が容易となる規制緩和が進む一方、インターネット上での購買や決済といった電子取引で受領した取引情報(請求書や領収書など)などの関係書類についてはこれまでの紙による保存義務から変更され、電子データでの保存が義務化されました。義務化の内容については、施行直前の2021年12月10日に発表された「令和4年度税制改正大綱」の中で以下の条件が満たされる場合、2023年12月31日までの2年間は猶予期間が設けられました。

・所轄税務署長がやむを得ない事情があると認める場合(但し、やむを得ないかどうかの審査や申請手続きはなし)

・当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面(整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る)の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合

猶予期間はあるものの、いずれは義務化が決定していることから、インターネットで購買した物品の領収書やメールに添付された請求書などの電子取引で受領した関係書類について、プリンターで印刷した見積書や郵送等で受領した請求書、手書きの領収書などと合わせて紙でキャビネットや倉庫に保存していた企業も運用を変更し、電子データによる保存・保管を本格的に検討する必要があることには変わりありません。

帳簿・関係書類の保存先システムは、多くの企業より様々なサービスやツールが提案されています。例えば全社員で利用するファイルサーバーとしての用途で、クラウドストレージを日常的に使っている場合には、クラウドストレージ上で各部門からの関係書類の提出から経理担当による確認と会計システムで処理後の長期保存までが可能となり大変便利です。リモートワークが進む中で社員が電子取引の領収書を紙に印刷し、経理担当者に提出するためにオフィスに出社するといった非効率も防ぐことができます。

加えて、改正電子帳簿保存法による新たな運用で、企業内のペーパレス化が促進されることにより、長期間の書類保管にかかる負荷低減や物理的スペースが不要になるなど、大きなメリットがあります。

早速、本法令と改正ポイント、対応メリットを具体的に見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律です。帳簿と関係書類(具体的には、仕訳帳などの帳簿や貸借対照表といった決算関係書類、商取引による見積書、発注書、請求書、契約書、領収書などの書類)について一定の要件を満たしたうえで電子的に保存することを認め、電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めているものです。

帳簿ならびに関係書類の電子データ化の取り組み自体は、税務に関わる当局と企業の税務関連業務のIT活用による効率化、ならびに企業にとっては情報管理や保管の効率化を推進することに寄与することは間違いありませんが、このような法令により、拡大する電子取引とそこから発生する電子データの保存方法についても規定を設け正しく保管することも目的としています。

今回の改正により、電子データの保存要件が緩和されるとともに、保存要件に合致するかたちで保存される帳簿・関係書類は「優良な電子帳簿」とみなされ、過少申告加算税の軽減措置の適用対象になる可能性もあります。一方、電子取引で授受した関係書類については電子データでの保存が義務化されるので注意が必要です。

電子帳簿保存法改正をわかりやすく!ポイントは5つ

1.事前承認制度の廃止

これまで、電子帳簿保存を行う3か月前までに税務署に対して必要だった事前申請と承認が不要となり、一部必要な場合のみの届け出制になりました。この変更により、要件を満たすシステム環境が整えば届け出なしですぐに電子帳簿保存に対応ができるようになりました。

2.電子データへのタイムスタンプ付与に関する変更

電子帳簿保存法でいう電子データの対象の帳簿・関係書類には以下の3種類があります。

種別 内容 帳簿・関係書類の例
電子帳簿保存 一貫してコンピュータで作成されたもの ・帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳、固定資産台帳等)
・決算関係書類(貸借対照表、損益決算書等)
・取引関係書類(請求書、見積書、納品書等)
スキャナ保存 紙でやりとりをしたものをスキャナ取り込みやカメラ・スマートフォンで撮影した電子データ ・発行と受領した取引関係書類(見積書、契約書、請求書等)
電子取引データ保存 EメールやWeb上の電子取引で受領した書類 ・受領した取引関係書類(見積書、請求書、領収書等)

これまでに紙で受領しスキャンされたデータは、改ざんが無いことを証明するため受領者が署名をした上で3日以内に電子署名のシステム等を利用しタイムスタンプを付与する必要がありました。そのため、タイムスタンプ付与のためのシステムの導入が必要になるなどがネックとなり、企業の電子帳簿保存の促進を阻む一因ともなっていました。

今回、この期間が2か月に延長されるとともに、修正や削除というアクションの有無がログで確認でき、変更・改ざんが無いことを証明できるシステムを利用する場合には、タイムスタンプ付与も不要となる等、大きく要件緩和となりました。電子取引によるデータもスキャナと同趣旨の緩和が適用されます。

3.検索要件の緩和

保存先システムのデータの検索機能もこれまでの範囲指定や複数検索条件の組み合わせ等の複雑な要件は廃止され、「取引年月日」「取引金額」「取引先」と、他にその帳簿や関係書類の種類に応じた主要な記録項目での検索が可能でさえあれば構わない、という内容に簡易化されました。

4.適正事務処理要件の廃止

紙の原本書類とスキャナ保存データの同一性確認のために必要とされていた業務及び運用が不要とされ(「適正事務処理要件の廃止」)、書類受領者などが原本書類とスキャンデータの同一確認をしたのち、直ちに紙の原本書類を廃棄することが可能となりました。

5.電子取引による電子データ保存義務

上記1~4の要件緩和がある一方、電子取引によるデータはこれまで紙での保存が認められていましたが、今後(※1)は電子データでの保存が義務付けられるようになります。テレワーク中心となり従来は印刷物でやりとりしていた請求書等の取引関係書類をメールで受領するようなシーンも増えていますので注意が必要となります。

以上が改正内容となりますが、特に5つ目のポイントについては、これまで関係書類を紙のまま、または紙に印刷して一元管理、保存していた企業は、今後は電子データとして安全に「正しく保存」する必要があるため、要件に対応した会計システムや会計処理に必要な電子データの収集や会計処理が終了した関係書類の保管先については、クラウドストレージ等、法令に対応した保管要件を満たすシステム利用を検討する必要があります。
電子帳簿保存法の要件に対応したシステムかどうかの判断に不安がある場合には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認定する、電子帳簿保存法の各種要件認定ソフトの製品一覧から探すことをお勧めします。尚、こちらの製品一覧は国税庁のWebサイトからも確認が可能です。
(※1)本要件は2024年1月1日まで義務化については猶予期間が設けられました。

電子帳簿保存法の具体的な「保存」要件とは

電子帳簿保存法改正では、電子帳簿保存、スキャン保存、電子取引データ保存の種別毎に対応要件があり、「正しく保管」された電子データとは、つまり「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの観点で以下の5つの要件を満たすものとされます。

1.真実性の確保

要件 内容 帳簿 書類
訂正・削除履歴の確保 記録事項の訂正・削除の事実内容が確認できること、帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること
相互関連性の確保 帳簿に係る電子データの記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
操作手順書など、関係書類等の備付け 帳簿に係る電子データの保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

2.可視性の確保

要件 内容 帳簿 書類
見読可能性の確保 保存場所にPC、プログラム、ディスプレイ、プランおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面や書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できること
検索機能の確保 ①   取引年月日その他日付、取引金額、取引先により検索ができる
②   日付または金額の範囲指定により検索ができる
③   2つ以上の任意の記録を組み合わせた条件により検索できること

このような要件に対応するために、例えば自社で事務処理規定を設け、保存した電子データの変更・削除の防止をしたり、エクセルでの台帳や牽引簿の作成や保存時にフォルダやファイル名の命名規則を設けて管理する方法も可能ですが、長期保管を考慮すると、電子帳簿保存法要件に対応したシステム導入を検討することで各部門での業務効率化が図れたり、法令順守へのハードルを下げることができます。

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電子帳簿保存法改正にも楽々対応のクラウドストレージなら“Fileforce®”!

これまでに解説をしてきた電子帳簿保存法における帳簿や関係書類を、法令要件に対応しながら保存できるシステムとして、国産クラウドストレージサービスFileforce®をご紹介します。
Fileforce®は、電子化された帳簿・関係書類のファイルデータの保存における真実性と可視性要件を満たす、企業のために開発された安全なクラウドストレージサービスです。2022年には公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下JIIMA)により、「電子帳簿ソフト法的要件認証(保存)」の認定を取得し、同協会のWebサイトにも電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアの製品一覧に公表されています。企業の情報資産を堅牢なストレージで守るとともに、法令への対応を容易にし、コンプライアンス遵守を支援します。

電子帳簿ソフト法的要件認証

今回の改正電子帳簿保存法の要件に対して、クラウドストレージFileforce®がどのような機能で対応をしているかを以下でご説明します。

クラウドストレージFileforce®の基本機能で<真実性・可視性の確保>に対応可能

帳簿の内容(記述内容として帳簿の各項目に入力されたデータ単位)にかかわる真実性については、帳簿を作成する会計関係システム側で確保される必要がありますが、クラウドストレージFileforce®ではファイル化して保存された電子データに訂正・削除の履歴がないことをログで担保し、真実性を確保することが可能です。

クラウドストレージFileforce®はクラウドにアップロードされたファイルデータを国内の複数データセンターでリアルタイムに複製と保存を行い、万が一の障害に備え万全の対策とデータ保全をしています。保存(アップロード)されたファイルデータは日本時間で保存日時がログに記録され、日本の法律により守られます。更に、Fileforce®では、すべてのファイルデータにはユニークなハッシュ値をもっています。国産のSaaSベンダーとして、関係当局からの検査等でデータの改ざんや差し替えが無いことの証明が必要となった場合、弊社では利害関係のない第三者としてその証明に協力をすることも可能です。

尚、日常業務や関係当局からの要請により、対象ファイルデータに変更、削除がないことを確認する必要が発生した場合には、ログデータの取得・保管に加え便利なログ分析機能があります。対象のファイルデータについて、システム管理者を含むすべてのユーザの変更や削除のアクションの有無を即時に確認できます。
また、変更・削除の防止については、社内の事務処理規定整備による運用ルールの整備に加え、一度保存されたファイルの変更、削除をフォルダのアクセス権限(ロール)で禁止するなどのシステム上でのコントロールも可能ですので、日々の業務の中でのうっかりミスも防ぐことも可能です。

ファイルサーバーの詳細でわかりやすいアクセスログのイメージ

また、関係書類の電子データ(ファイル)同士やファイル化した帳簿と関係書類も、フォルダやファイルの命名規則で紐づけることにより、相互関連性を確保することができます。システム操作マニュアルやシステム概要書等の備え付け要件には、オンラインのマニュアルを提供することで対応しています。なお、オンラインマニュアルでの対応可否については国税庁が公開している本法令改正に関する一問一答(以下の参考リンク)の中で要件に適合しているという記載があります。

以上のようにクラウドストレージFileforce®は基本機能でも電子帳簿保存法の要件に対応することが可能ですが、より運用性と利便性を向上させる機能として、ファイルへの属性情報の付与機能(取引年月日や取引先、金額などの情報を入力)と操作ログの保存期間を通常の1年から10年に延長する「電子帳簿保存法オプション」もご用意しています。

可視性確保の第一歩は整理・管理のしやすさ

可視性の点において、クラウドストレージFileforce®では、ファイルのダウンロード以外にブラウザ上でのファイル検索やプレビューの参照を簡単に行えることも特長です。フォルダ構成とそれぞれのフォルダへのアクセス権限により、組織や業務別に整然と管理することで業務効率化を高め、ファイルデータ管理におけるミスや事故を未然に防ぎます。
長期保管が必須となる電子データだからこそ、整理整頓がしやすいクラウドストレージサービスを選定することで社内の管理コストを削減することにもつながります。

ブラウザ上のプレビュー機能でダウンロードなしで参照可能

クラウドストレージサービスの中にはファイル一覧から都度ファイルをダウンロードしないと内容の確認ができないものもありますが、クラウドストレージFileforce®のプレビュー機能なら、都度クラウドからファイルをダウンロードしなくても、関係書類の内容を簡単に確認できます。

検索機能と属性情報の追加で更に効率的に

検索性の高さもクラウドストレージFileforce®の特長です。日付やファイル名はもちろん、「取引年月日」「取引金額」「取引先」や「勘定科目」、その他伝票番号などの属性情報をカレンダーやリストから簡単に入力できる機能もオプションとして提供しています。
属性情報を利用することにより、関係資料間での関連付けが効率化され、別途エクセルで台帳や牽引簿を作成したり、ファイルの命名規則の徹底をしたりすることなく、全社で運用ルールを統一することが容易になります。検索結果は一覧で表示され、プレビューで参照もできるので確認も簡単です。
真実性確保における相互関連性の確保に加え、使いやすい検索機能で必要なファイルをすぐに見つけられる点も大きなメリットです。

各部や社員からの電子データ提出や確認もクラウドストレージ上で楽々

電子帳簿保存法への対応は法令順守という観点で非常に重要ですが、本対応により、経理部門のみならず社員の業務負荷が増えないようにしたいものです。例えば、社内の各部門や社員から経理担当者へ精算が必要な電子データの提出をすべてメール添付で行うのは大変非効率です。
社員が日々の業務の中で使用するクラウドストレージが関係書類の提出先そして保存先となっていることで、経理担当のみならず、全社の経理・精算関連業務にかかる時間の大幅短縮につながります。

電子帳簿保存法に対応した運用の図

上の図のように、各部門別のアップロード専用フォルダを作成し、経理担当者のみが参照後に処理済みフォルダへファイル移動を可能とする仕組みを作ることで、効率的に全社の電子取引データをクラウドストレージ上で一元管理できます。

便利な属性項目の付与機能(オプション)

クラウドストレージFileforce®の属性項目は、ファイルを指定してカレンダーや取引先や勘定項目など固定の情報はプルダウンリストから簡単に選択できます。項目名やリストにセットする項目などは自社の運用に合わせてシステム管理者が設定できます。

■ファイルに付与できる属性項目 一覧

属性項目(セット)名 電子帳簿保存法対応
取引年月日 カレンダーから選択
取引金額 半角数字
取引先・勘定項目リスト リストから選択
取引先・勘定項目 テキスト(100文字)
管理番号 テキスト(100文字)
任意項目1 テキスト(100文字)
任意項目2 リストから選択
任意項目3 リスト選択とテキスト

全社の帳簿書類の提出から処理後の保存までをひとつのクラウドサービスで

取引関係書類はメールやWebからのダウンロード等、社内の受発注専用システムや経理システム以外で受領するものも増えています。また、電子取引の増加やテレワーク導入に伴い、これまで経理部門宛てに郵便その他で届けられていたあらゆる取引による請求書や領収書が電子取引・電子データとなり、各部門の担当者へのメール送付や、各担当がダウンロードし取得するケースも増えています。(※2)

経理部門以外の担当者が専用システムにログインし直接取引関係書類を保存する運用はID付与などの観点からも難しいことから、全社でファイルサーバーのように使えるクラウドストレージサービスを利用し、関係書類の最終保存先として活用することで社内の関係書類のやりとりが圧倒的に効率化でき、更に一連の業務をログとして記録・保管できます。

(※2)電子取引データの授受、処理、保管は複数のクラウドシステムやサービスにまたがる業務につき、現状では、その点において、適宜事務処理規定を自社で定め整備する必要があります。例えば、メールやサービスプロバイダーのWEBサイトからダウンロードしたエビデンスについては改変せずに所定のフォルダに保存をする、といった内容の業務規程の整備をしておくことをお勧めします。

まとめ

今回の電子帳簿保存法改正は、デジタル庁設立をはじめとした政府による公的手続きにおけるIT活用やDX推進への意気込みを感じる動きです。義務化については、中小企業を中心に対応準備に時間を要するということが考慮され、施行間際に2年間の猶予期間も設定されましたが、これまでにも述べてきたとおり、経理関連書類の電子化とその保存にはメリットも多いことから、この機会に経理部門を含めた本格的なペーパレスならびにその徹底を検討することをお勧めします。

企業にとっても業務効率化はもちろんテレワークなどの働き方の多様化にも対応しやすくなり、大量の紙の帳簿書類が減ることで長期間にわたる物理的な保管場所の確保が不要となりコスト削減につなげることもできます。一方で、うっかり管理不備や不正行為があるとみなされた場合には、ペナルティもあるので注意しましょう。

専用システムの導入・契約等の特別な対応をせずとも、日ごろ業務で使うクラウドストレージによるファイル管理の延長上で安全かつ効率的に電子データを保存できるということは、改正電子帳簿保存法の順守はもちろんペーパレス化推進の面でも、Fileforce®の活用による大きなメリットと言えます。

SaaSのクラウドストレージを採用することで、社内リソースをかけずに安全な長期保存先としてのデータ保全とシステム自体の可用性も担保され、社内のファイルデータの一元的な保存先が確保されます。早い時期に電子データの安全な保管先を確保し、管理運用を始めることで帳簿書類を含む全社のペーパレス化が大きく促進することは間違いありません。

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プレスリリース:https://www.fileforce.jp/news/20211201news



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