【改正・電子帳簿保存法】 クラウドストレージ活用で安心・楽々ペーパーレス実現!

公開日:
2021.10.06
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最終更新日:
2021.10.06

2021年の税制改正で見直され、2022年1月施行となる、改正・電子帳簿保存法をご存知ですか?
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類(商取引による見積書、発注書、請求書、契約書、領収書など、以下関係書類)を電子的に保存することを認める法令です。

今回の改正により、一定の要件を満たせば、クラウドサービス上での保存方法への制限が緩和される一方、これまで紙による保存が義務付けられていた電子取引で受領した関係書類については、電子データでの保存が義務化されました。
企業のペーパーレスを促進する要件緩和と共に、これまでの紙による保存法と併用が認められなくなったものもあり、郵送等で紙の書面で受領したものと合わせ紙による保存で一元管理していた企業も電子データによる保存、保管方法を本格的に検討する必要がでてきました。

このコンテンツでは、改正による要件変更ポイントとクラウドストレージを活用した電子データ保存のメリットを紹介します。

ペーパーレスで管理が簡単に

電子帳簿保存法は何のため?

関係書類の電子データ化の取り組み自体、IT活用により、税務に関わる当局と企業の税務関連業務の効率化、ならびに企業にとっては情報管理、保管の効率化を推進することに寄与することは間違いありませんが、このような法令により、拡大する電子取引とそこから発生する電子データの保存方法について規定を設け正しく保管することを目的としています。同法の要件に合致するかたちで保存される関係資料は「優良な電子帳簿」と見做され、過少申告加算税の軽減措置なども整備されています。

電子帳簿保存法改正のポイント4つ

1.事前承認制度の廃止

これまで、電子保存を行う3か月前までに税務署に対して必要だった事前申請と承認が不要となり届け出制になりました。要件を満たすシステム環境が整えば、届け出なしですぐにペーパーレス化に対応ができるようになりました。

2.電子データへのタイムスタンプ付与の廃止

ここでいう電子データの保存には以下の3種類があります。

  • システムで作成された(電磁的記録)データ
  • 紙の書類をスキャナーで取り込み、電子データ化したもの
  • メールやWebサイトからのダウンロード等、電子取引によるデータ

 これまでに紙で受領しスキャンされたデータは、改ざんが無いことを証明するため受領者が署名をした上に3日以内に電子署名のシステム等を利用しタイムスタンプを付与する必要がありました。そのため、タイムスタンプのためのシステムの導入が必要になるなどがネックとなり、企業のペーパーレス化の促進を阻む一因ともなっていました。今回、この期間が2か月に延長されるとともに、修正や削除がログで確認できるシステムを利用する場合には、タイムスタンプ付与も不要となる等、大きく要件緩和となりました。

3.検索要件の緩和

保存先システムのデータの検索機能もこれまでの範囲指定や複数検索条件の組み合わせ等の複雑な要件は廃止され、「日付・金額・取引先」のみと簡易化されました。

4.電子取引による電子データ保存義務

上記1~3の要件緩和がある一方、電子取引によるデータはこれまで紙での保存が認められていましたが、今後は電子データでの保存が義務付けられるようになります。テレワーク中心となりこれまで紙でやりとりしていた請求書をメールで受領するようなシーンも増えていますので注意が必要となります。

これまで最終的にはすべての関係書類を紙のまま、または紙に印刷して一元管理、保存していた企業も今後は電子データを安全に「正しく保存」するためクラウドストレージ等の利用を検討する必要があります。
尚、ここで言う「正しく保管」は具体的には「真実性の確保」「可視性の確保」となります。

<真実性確保>

  • 要件① 訂正・削除履歴の確保(帳簿)
  • 要件② 相互関連性の確保(帳簿)
  • 要件③ 関係書類等の備付け

<可視性の確保>

  • 要件④ 見読可能性の確保
  • 要件⑤ 検索機能の確保

クラウドストレージ”Fileforce®”で安心・楽々ペーパーレス化

Fileforce®は、前述した真実性、可視性要件のすべてを満たす、安全で効率的なクラウドサービスです。
真実性確保については、Fileforce®はお預かりするファイルデータを国内の複数データセンターでリアルタイムに複製と保存を行い、万が一の障害に備え万全の管理とデータ保全をしています。保管されたファイルデータは日本時間で保存日時のタイムスタンプが記録され、日本の法律により守られます。
また、便利なログ&レポート機能がありますので、システム管理者を含むすべてのアクションのログ情報を保持し、対象のファイルデータについて、変更や削除の有無を即時に確認できます。

すべてのログを記録します

また、社内の運用ルールを整備の上、一度保存されたファイルの変更、削除をアクセス権限のロールで禁止するなどのコントロールも可能ですので、日々の業務の中でのうっかりミスも防ぐこともできます。

更に、Fileforce®では、すべてのファイルデータにはユニークなハッシュ値をもっています。国産のSaaSベンダーとして、関係当局からの検査等でデータの改ざんや差し替えが無いことの証明が必要となった場合、弊社では利害関係のない第三者としてその証明に協力をすることも可能です。

ログデータにはアクションに関連するユーザー情報はもちろん、取り扱ったファイル名や日時等、詳細な情報を確認できるので相互関連性についての要件も満たしています。

尚、操作方法等、関係書類の備え付けについては、オンラインのマニュアルを提供しており、そちらも国税庁が公開しいてる本法令改正に関する一問一答の中で要件を満たしてるとあります。

可視性という点でもFileforce®は関連ファイルのダウンロード以外にもブラウザ上で検索やプレビューによる参照も簡単に行えます。フォルダ構成とそれぞれのフォルダへのアクセス権限により、組織や業務別に整然と管理することで業務効率化を高め、ファイルデータ管理におけるミスや事故を未然に防ぐことも可能です。

また、関係書類は、社内の受発注専用システムや経理システム以外で受領するものも増えています。電子取引の増加やテレワーク導入に伴い、これまで経理部門宛てに郵便その他で届けられていたあらゆる取引による請求書や領収書が電子取引・電子データとなり各部門の担当者へのメール送付や、各担当がダウンロードし取得するケースも増えています。経理部門以外の担当者が専用システムにログインし、直接保存するという運用は難しく、全社でファイルサーバーのように使えるクラウドストレージを活用することで、社内の関係書類のやりとりが圧倒的に効率化でき、一連の業務のログも保存することが可能です。

簡単にファイルを共有

検索性の高さもFileforce®の特長です。日付やファイル名はもちろん、取引先や金額のような情報も必要に応じてメタ情報として付与が可能です。検索結果は一覧表示からプレビューで参照もできるので確認も簡単です。

今回の改正はデジタル庁設立をはじめとした政府による公的手続きにおけるIT活用やDX推進への意気込みを感じます。企業にとっても業務効率化はもちろんテレワークなどの働き方の多様化にも対応しやすくなり、大量の紙の書類が減ることで長期間にわたる物理的な保管場所の確保が不要となりコスト削減につなげることもできます。

一方で、うっかり管理不備や不正行為があるとみなされた場合にはペナルティもあるので注意しましょう。
法令順守はもちろん、ペーパーレス化推進のためにも専用システムや特別な対応をせずとも、日ごろ業務で使うクラウドストレージによるファイル管理の延長上で安全かつ効率的に電子データを保存できるという点は、社内のファイルデータの一元的な保存先として、Fileforce®を選択いただく大きなメリットとなると考えます。