【電子帳簿保存法】クラウドストレージで楽々ペーパレス【改正ポイント早わかり!】

公開日:
2021.12.13
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最終更新日:
2022.01.11

電子帳簿保存法は2021年の税制改正で見直され、2022年1月1日からの施行されます。本改正により、保存手段において緩和措置が取られる一方、電子取引による国税関連帳簿書類(以下帳簿書類)の電子データの保存が義務化されるなど、電子帳簿保存法の正しい理解と対応が企業として求められています。尚、施行直前となる2021年12月10日に発表された「令和4年度税制改正大綱」の中で義務とされた対応について2年間の猶予期間が設けられましたが、義務化に関わらず、電子保存は企業の経理関連書類の管理負荷低減や業務効率の向上、物理的な保管場所の縮小など、メリットも多いことから、早めに対応手段を準備しておきましょう。

今回の改正の要件緩和により、クラウドストレージでも電子化された帳簿書類の保存がしやすくなりました。この記事では、改正によるそれら保存要件の変更ポイントとクラウドストレージを活用した電子データの管理・保存のメリットを紹介します。

電子帳簿保存法に対応したクラウドで管理が簡単

電子帳簿保存法の改正は企業のペーパレス化促進と業務効率化のチャンス

2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法では、クラウドサービスの活用が容易となる規制緩和が進む一方、電子取引で受領した帳簿書類についてはこれまでの紙による保存の義務から変更され、電子データでの保存が義務化されました。義務化の内容については、施行直前の2021年12月10日に発表された「令和4年度税制改正大綱」の中で以下の条件が満たされる場合、2024年1月1日までの2年間は猶予期間が設けられました。

・所轄税務署長がやむを得ない事情があると認める場合(但し、やむを得ないかどうかの審査や申請手続きはなし)

・当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面(整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る)の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合

2年間の猶予期間はあるものの、いずれは義務化が決定していることから、電子取引で受領した帳簿書類は、これまでシステムから発行された帳簿書類や郵送等で紙の書面で受領したものと合わせて帳簿書類を印刷してキャビネットや倉庫に保存していた企業も電子データによる保存、保管方法を本格的に検討する必要があることには変わりありません。

電子帳簿書類の保存先システムは、様々なサービスやツールが多くの企業より提案されています。例えばクラウドストレージサービスであれば、日々、全社員で利用するクラウドストレージ上で電子帳簿書類の各部門からの提出や経理担当による確認・処理と保存が可能となります。

加えて、改正電子帳簿保存法による新たな運用で、企業内のペーパレス化が促進されることにより、長期間の書類保管にかかる負荷低減や物理的スペースが不要になるなど、大きなメリットがあります。

早速、本法令と改正ポイント、対応メリットを具体的に見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律です。国税関係帳簿書類(商取引による見積書、発注書、請求書、契約書、領収書など、以下帳簿書類)について一定の要件を満たしたうえで電子的に保存することを認め、電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めているものです。

帳簿書類の電子データ化の取り組み自体は、税務に関わる当局と企業の税務関連業務のIT活用による効率化、ならびに企業にとっては情報管理や保管の効率化を推進することに寄与することは間違いありませんが、このような法令により、拡大する電子取引とそこから発生する電子データの保存方法についても規定を設け正しく保管することも目的としています。

今回の改正により、電子データの保存要件が緩和されるとともに、保存要件に合致するかたちで保存される関係資料は「優良な電子帳簿」とみなされ、過少申告加算税の軽減措置の適用対象になる可能性もあります。

電子帳簿保存法改正をわかりやすく!ポイントは5つ

1.事前承認制度の廃止

これまで、電子帳簿保存を行う3か月前までに税務署に対して必要だった事前申請と承認が不要となり、一部必要な場合のみの届け出制になりました。この変更により、要件を満たすシステム環境が整えば届け出なしですぐに電子帳簿保存に対応ができるようになりました。

2.電子データへのタイムスタンプ付与に関する変更

ここでいう電子データの保存には以下の3種類があります

  • システムで作成された(電磁的記録)データ
  • 紙の書類をスキャナで取り込み、電子データ化したもの
  • メールやWebサイトからダウンロード等で受領した電子取引によるデータ

これまでに紙で受領しスキャンされたデータは、改ざんが無いことを証明するため受領者が署名をした上で3日以内に電子署名のシステム等を利用しタイムスタンプを付与する必要がありました。そのため、タイムスタンプのためのシステムの導入が必要になるなどがネックとなり、企業の電子帳簿保存の促進を阻む一因ともなっていました。

今回、この期間が2か月に延長されるとともに、修正や削除というアクションの有無がログで確認できるシステムを利用する場合には、タイムスタンプ付与も不要となる等、大きく要件緩和となりました。電子取引によるデータもスキャナと同趣旨の緩和が適用されます。

3.検索要件の緩和

保存先システムのデータの検索機能もこれまでの範囲指定や複数検索条件の組み合わせ等の複雑な要件は廃止され、「取引年月日」「取引金額」「取引先」と、他にその帳簿書類の種類に応じた主要な記録項目での検索が可能でさえあれば構わない、という内容に簡易化されました。

4.適正事務処理要件の廃止

紙の原本書類とスキャナ保存データの同一性確認のために必要とされていた業務及び運用が不要とされ(「適正事務処理要件の廃止」)、書類受領者などが原本書類とスキャンデータの同一確認をしたのち、直ちに紙の原本書類を廃棄することが可能となりました。

5.電子取引による電子データ保存義務

上記1~4の要件緩和がある一方、電子取引によるデータはこれまで紙での保存が認められていましたが、今後は電子データでの保存が義務付けられるようになります。テレワーク中心となりこれまで紙でやりとりしていた請求書等の帳簿書類をメールで受領するようなシーンも増えていますので注意が必要となります。
次で詳しく説明していきます。

電子帳簿保存法改正で注意すべき電子データ保管

これまで最終的にはすべての帳簿書類を紙のまま、または紙に印刷して一元管理、保存していた企業も今後は電子データとして安全に「正しく保存」する必要があるため、クラウドストレージ等のシステム利用を検討する必要があります。

尚、「正しく保管」された電子データの具体的要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの観点で5項目を満たすものとされます。

➀電子帳簿保存法の電子データは<真実性確保>が必要

  • 要件① 訂正・削除履歴の確保(帳簿)
  • 要件② 相互関連性の確保(帳簿)
  • 要件③ 操作手順書など、関係書類等の備付け

➁電子帳簿保存法の電子データは<可視性の確保>が必要

  • 要件④ 見読可能性の確保
  • 要件⑤ 検索機能の確保

電子帳簿保存法改正にも楽々対応のクラウドストレージなら“Fileforce®”!

改正電子帳簿保存法に対応しているシステムとして、クラウドストレージサービスのFileforce®をご紹介します。

Fileforce®は、前述した真実性と可視性要件を満たす、企業のために開発された安全なクラウドストレージサービスです。企業の情報資産を堅牢なシステムで守るとともに、コンプライアンス遵守を支援します。

今回の改正電子帳簿保存法の要件に対して、Fileforce®がどのような機能で応えているかを次で詳しく説明します。

真実性の確保はクラウドストレージFileforce®の基本機能で対応可能

Fileforce®はクラウドにアップロードされたファイルデータを国内の複数データセンターでリアルタイムに複製と保存を行い、万が一の障害に備え万全の管理とデータ保全をしています。保管されたファイルデータは日本時間で保存日時のタイムスタンプが記録され、日本の法律により守られます。

更に、Fileforce®では、すべてのファイルデータにはユニークなハッシュ値をもっています。国産のSaaSベンダーとして、関係当局からの検査等でデータの改ざんや差し替えが無いことの証明が必要となった場合、弊社では利害関係のない第三者としてその証明に協力をすることも可能です。

また、便利なログ&レポート機能がありますので、システム管理者を含むすべてのアクションのログ情報を保持し、対象のファイルデータについて、変更や削除の有無を即時に確認できます。

ログ&レポートの表示イメージ図

また、社内の運用ルールを整備に加え、一度保存されたファイルの変更、削除をアクセス権限のロールで禁止するなどのシステム上でのコントロールも可能ですので、日々の業務の中でのうっかりミスも防ぐこともできます。

ログデータにはアクションに関連するユーザー情報はもちろん、取り扱ったファイル名や日時等、詳細な情報を確認できるので相互関連性についての要件も満たしています。基本機能だけでも運用ルール策定や使い方により本法令要件に対応することは可能ですが、ログの保存期間を電子化された帳簿書類の保存期間に合わせ10年に延長するオプションもご用意しています。

尚、操作手順書等、関係書類の備え付けについては、オンラインのマニュアルを提供しています。オンラインマニュアルについては国税庁が公開している本法令改正に関する一問一答(以下の参考リンク)の中で要件に適合しているという記載があります。

可視性確保の第一歩は整理・管理のしやすさ

可視性という点でもFileforce®はファイルのダウンロード以外にもブラウザ上で検索やプレビューによる参照も簡単に行えます。フォルダ構成とそれぞれのフォルダへのアクセス権限により、組織や業務別に整然と管理することで業務効率化を高め、ファイルデータ管理におけるミスや事故を未然に防ぐことができます。

長期保管が必須となる電子データだからこそ、データの整理整頓がしやすいサービスを選定することで社内の管理コストを削減することにもつながります。

ブラウザ上のプレビュー機能でダウンロードなしで参照可能

クラウドサービスの中にはファイル一覧から都度ファイルをダウンロードしないと内容の確認ができないものもありますが、Fileforce®のWebUIからのプレビュー機能なら、都度クラウドからファイルをダウンロードしなくても、帳簿書類の内容確認や精算処理が簡単に行えます。

簡単検索機能と属性情報の追加で更に効率的に

検索性の高さもFileforce®の特長です。日付やファイル名はもちろん、「取引年月日」「取引金額」「取引先」や「勘定科目」、その他伝票番号などの属性情報をカレンダーやリストから簡単に入力できる機能も電子帳簿保存法対応オプションとして提供しています。

この機能を使えば、別で台帳を作成したり、ファイル名の命名規則で対応する必要がなく全社で運用ルールを統一することも容易です。検索結果は一覧表示からプレビューで参照もできるので確認も簡単です。

各部や社員からの電子データの提出や確認もクラウド上で楽々

社内の部門間や各社員から精算が必要な電子データの経理担当者への提出をメール添付で行うのは大変非効率です。
各社員が日々の業務で使用するクラウドストレージが帳簿書類の最終保存先となっていることで、経理担当のみならず、全社の経理・精算関連業務にかかる時間の大幅短縮につながります。

クラウドストレージ“Fileforce®”を活用した電子データ保存の運用イメージ

電子帳簿保存法に対応した運用の図

上の図のように、各部門別のアップロード専用フォルダを作成し、経理担当者のみが参照後に処理済みフォルダへファイル移動を可能とする仕組みを作ることで、効率的に全社の電子取引データを一元管理できます。

また、検索性の確保については、「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」が記入された台帳を作成したり、ファイル名の命名規則を定めたりしての対応も可能ですが、ファイル名を変更せずに「電子帳簿保存法対応オプション」で提供される「属性項目」として「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」、その他任意項目を追加することでより管理と検索が簡単に行えます。

属性項目の入力は、カレンダーからの選択や取引頻度の高い取引先などはあらかじめ登録しておいたリストからプルダウンで選択も可能なため入力も簡単です。

便利な属性項目の付与機能(オプション)

Fileforce®の属性項目は、ファイルを指定してカレンダーや取引先や勘定項目など固定の情報はプルダウンリストから簡単に選択できます。項目名やリストにセットする項目などは自社の運用に合わせてシステム管理者が設定できます。

■ファイルに付与できる属性項目 一覧

属性項目(セット)名 電子帳簿保存法対応
取引年月日 カレンダーから選択
取引金額 半角数字
取引先・勘定項目リスト リストから選択
取引先・勘定項目 テキスト(100文字)
管理番号 テキスト(100文字)
任意項目1 テキスト(100文字)
任意項目2 リストから選択
任意項目3 リスト選択とテキスト

Fileforce®の電子データ保存要件への対応状況まとめ(基本機能での対応範囲とオプション)

改正・電子帳簿保存法の要件 Fileforce®での対応機能
電子データの訂正・削除制限 ロールに合わせた柔軟・詳細なアクセス権限付与機能
訂正・削除の記録(アクションログ) すべてのアクションログ記録の保存(1年)とダウンロード機能
検索性の確保 フォルダ、ファイル名、属性項目による検索機能(組み合わせ検索も可)
税務署検査権限によるダウンロード要請への対応 対象ファイルデータのダウンロードが可能
操作マニュアルの据え付け・運用支援 オンラインマニュアルと管理コンソールでの権限付与状況の可視化
アクションログの保存期間の延長(オプション) 電子データの法定保存期間に合わせたアクションログの長期保存(10年間)
検索性向上のための属性付与機能(オプション) ファイルに対する「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」、その他項目(勘定項目や伝票番号など)を属性情報として入力が可能

全社の帳簿書類の提出から処理後の保存までをひとつのクラウドサービスで

帳簿書類はメールやWebからのダウンロード等、社内の受発注専用システムや経理システム以外で受領するものも増えています。また、電子取引の増加やテレワーク導入に伴い、これまで経理部門宛てに郵便その他で届けられていたあらゆる取引による請求書や領収書が電子取引・電子データとなり、各部門の担当者へのメール送付や、各担当がダウンロードし取得するケースも増えています。

経理部門以外の担当者が専用システムにログインし直接帳簿書類を保存する運用は難しいことから、全社でファイルサーバーのように使えるクラウドストレージサービスであれば、そのまま帳簿書類の最終保存先として活用することで社内の関係書類のやりとりが圧倒的に効率化でき、更に一連の業務をログとして保存することも可能です。

まとめ

今回の電子帳簿保存法改正は、デジタル庁設立をはじめとした政府による公的手続きにおけるIT活用やDX推進への意気込みを感じる動きです。義務化については、中小企業を中心に対応準備に時間を要するということが考慮され、施行間際に2年間の猶予期間も設定されましたが、これまでにも述べてきたとおり、経理関連書類の電子化とその保存にはメリットも多いことから、この機会に経理部門を含めた本格的なペーパレスならびにその徹底を検討することをお勧めします。

企業にとっても業務効率化はもちろんテレワークなどの働き方の多様化にも対応しやすくなり、大量の紙の帳簿書類が減ることで長期間にわたる物理的な保管場所の確保が不要となりコスト削減につなげることもできます。一方で、うっかり管理不備や不正行為があるとみなされた場合には、ペナルティもあるので注意しましょう。

専用システムの導入・契約等の特別な対応をせずとも、日ごろ業務で使うクラウドストレージによるファイル管理の延長上で安全かつ効率的に電子データを保存できるということは、改正電子帳簿保存法の順守はもちろんペーパレス化推進の面でも、Fileforce®の活用による大きなメリットと言えます。

SaaSのクラウドストレージを採用することで、社内リソースをかけずに安全な長期保存先としてのデータ保全とシステム自体の可用性も担保され、社内のファイルデータの一元的な保存先が確保されます。早い時期に電子データの安全な保管先を確保し、管理運用を始めることで帳簿書類を含む全社のペーパレス化が大きく促進することは間違いありません。

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プレスリリース:https://www.fileforce.jp/news/20211201news

 



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