クラウドストレージ（オンラインストレージ）を利用すれば、これまで送信に手間が掛かっていた大容量のファイルを簡単に共有できます。代表的なサービスをチェックし、自社に合うタイプを選びましょう。まずはクラウドストレージの基礎的な知識から紹介します。
クラウドストレージで安全にファイル共有
インターネットは仕事をする上で欠かせないインフラとして機能しています。日常的にテキスト・画像・動画などのファイル共有をインターネット経由で行っている企業も多いでしょう。
そのような企業にとって、クラウド上のストレージは従来のメールへのファイル添付に代わる手段として、日々の業務をよりスムーズに進行するために役立ちます。
メールでは送れない大容量ファイルの送信に対応、誤送信時も安心
クラウド（オンライン）ストレージとは、クラウド上にファイルを保存するサービスや保存領域のことです。このサービスを利用することで、さまざまなファイルの共有や受け渡しをスムーズにできます。
ファイルの共有はメールでも可能ですが、大容量のデータを扱うことが増えているため、送信できないこともあるでしょう。複数回に分ければ送信できることもありますが、送るのも受け取るのも手間が掛かる方法です。また、最近ではパスワード付のZipファイルを作成し、2通のメールにファイルとパスワードを分けて送信するいわゆるPPAPと呼ばれるメール共有の手段は、非効率かつセキュリティ的に万全ではないという理由で倦厭されつつあり、その代替手段としてもクラウドストレージの活用が注目されています。
クラウドストレージであれば、社内の複数拠点でのやり取りや社外への送受信も簡単ですし、万が一メールの宛先や共有するファイルを誤送信してしまった場合には、共有用のリンク（URL）を無効にできるサービスもあり、情報漏洩のリスクをなくす、または低減させることが可能です。
誤って削除しても復元できる機能が便利
ファイル共有以外にも日々の業務の中で「大切なファイルを誤って消してしまう」というヒューマンエラーの可能性は常にあります。そのようなとき、削除したファイルの復元が可能なクラウドストレージを利用していれば安心です。管理者だけでなく、ユーザー自身がごみ箱からファイルを復元可能か、変更履歴にあわせてバージョンファイルが自動的に作成されて入れ替えができるサービスを確認すると良いでしょう。バージョンファイルが保存されていると万が一、ランサムウェアに感染した場合にも復元ができ安心です。
ファイル転送サービスとの違い
ファイルの共有をスムーズに行うために『ファイル転送サービス』を使っている企業もあるでしょう。クラウドストレージと同様、大容量でメールでは送信できないファイルをインターネット経由で送受信できます。
同じようにデータのやり取りに使えるサービスですが、アップロードしたファイルの保存期間が大きな違いです。ファイル転送サービスでは多くの場合、保存期間が1週間や14日間などと期限が設定されています。
期間経過後はURLをクリックしても無効のため、利用するときにはURLとともに保存期間も伝える必要があります。
クラウドストレージとは異なるので、専用のサービス上にファイルをアップロードしなおす必要があり、情報管理の面では煩雑となります。また、暗号化の有無やファイル共有でも述べた誤送信時の対応ができるかは確認する必要があります。
ビジネス利用に必要な容量はどのぐらい？
大容量のファイルをやり取りする目的で利用されることの多いクラウドストレージは、どのくらいの容量があれば問題なく利用できるのでしょうか？ビジネスに十分な容量について解説します。
アップロード可能な最大サイズに注目
クラウドストレージを選ぶときには、1回にアップロードできる容量も確認することが大切です。トータルの容量は無制限でも、1回の容量が少なく大容量データの保管、共有に使えないケースもあります。
他に1日に送受信できるデータ量の制限が設定されていることも想定されます。大容量のデータをアップロードすると、すぐに上限を超えることもあります。
日常的に大容量データの送受信を想定している場合には、特に重要なポイントです。自社の使い方に合う十分な容量があることをチェックし、導入するサービスを決定しましょう。
特に動画データは容量を圧迫する
動画の送受信をする場合には、特に大きな容量が必要です。例えば動画であれば、HD画質約500時間分が1TBと言われます。このデータ量はOfficeファイルで保存されたドキュメント約650万ページ分です。
印刷した約650万ページ分の書類をファイルキャビネットに収納すると、約1300台分にもなります。これだけの膨大なデータを保存するには、十分な容量のストレージ容量が必要です。
日ごろ、よく扱うファイルの種類により必要な容量は異なるため、事前に運用イメージと必要容量を確認してからプランを選ぶと間違いありません。必要な時に必要な容量を簡単に追加できる点はクラウドストレージの大きなメリットと言えるでしょう。
大容量のデータを扱う場合の料金
サービスの利用にはコストが掛かります。どのくらいの予算があれば良いか目安を知るために、まずはクラウドストレージの料金についてチェックしましょう。
企業・法人が利用する場合には、高セキュリティの有償プランが基本
扱うデータ内容に限らず、企業が利用する場合には、有償プランの利用が基本となります。セキュリティが強化され、監査やガバナンス、運用ポリシーに関するサービス内容も充実して使い勝手も格段に向上します。
ただし、有償プランでも容量に違いがある点に注意しましょう。容量無制限と謳うサービスもありますが、ID数や必要容量と比較して割高になるケースもあります。
オンプレミスのファイルサーバーの場合は、最初から最大容量を用意する必要がありますが、クラウドサービスの場合、多くが必要な時に必要なID数、容量を追加できるようになっています。むやみに無制限サービスを選択するよりは、契約後に容量の追加が必要となった場合に、簡単・短期間に追加ができるかを事前にサービス事業者に問い合わせて、満たすべき条件をチェックしコストパフォーマンスの良いサービスを選ぶことが大切です。
無料で使えるサービスも存在
中には無料で使えるオンラインサービスもあります。コストが掛からず手軽に利用できますが、その手軽さからシャドーITといった問題が起こる可能性がある点に注意しましょう。
シャドーITを安易に容認してしまうと、社員が個別にさまざまな無料オンラインサービスを利用し、管理できなくなる恐れがあるのです。加えて無料サービスでは、送受信のログを長期間保管する機能が搭載されていません。
これでは情報漏えいといったトラブルが発生したとしても、企業として迅速な対応が取りにくくなってしまいます。社員が各自の判断でユーザー登録をして使わないよう適切なツールを会社が整備することが大切です。
複数のサービスを利用するデメリット
クラウドストレージの中には、ファイルの種類によって得意、不得意のあるサービスもあります。企業によってはテキスト・動画・画像などファイルの種類ごとに複数のオンラインサービスを使い分けることもあるでしょう。しかし、シャドーＩＴと同様に全体の利用状況を管理者が把握しづらいという問題があります。社内の業務や運用を確認の上、ファイルサーバーのような日々のファイル保管が安全、効率的に行えてかつ社内外との情報共有がしやすいサービスを選ぶことで、動画や画像のような大容量ファイルから日々のWordやExcelのような比較的サイズの小さいファイルまで同じように便利に扱えるサービスで統一することが可能です。
ファイル共有だけの専用ツールもありますが、クラウドストレージ上でファイルの保管、管理から共有までひとつの仕組みの中で完結するものを選択できると利便性の向上に加え、管理面でも安心です。
クラウドサービスの料金の仕組み
サービスによってさまざまな料金の仕組みが用意されています。代表的なのは、ID数に応じた課金・ユーザー数無制限の定額制・データ容量に応じた課金などです。
例えば発行するIDが少ない小規模の企業であれば、ID数に応じて料金が決まるプランが利用しやすいでしょう。SaaSの場合には無制限プランがメインの場合、利用人数や利用率があがるにつれてパフォーマンスが低下したり、１IDあたりで換算した場合の費用が割高になるケースもありますので無制限だから良いという判断ではなく、サービス内容をしっかりと確認することが必要です。
規模や扱うデータの量によって異なるため、自社の状況を判断し各サービスのプランを比較することが大切です。
クラウドストレージのおすすめ：Fileforce
クラウドストレージを導入する際、既存のファイルサーバーの運用形態を引き継ぎたいと考えている企業も多いでしょう。『Fileforce』では運用方法はそのままにクラウドストレージの利点を取り入れられます。社内外とのファイル共有をいつも使うファイルサーバライクなクラウドストレージからシームレス行えるのも特長です。
膨大なデータも権限設定等で適切に管理
膨大なデータをクラウド上で扱う際、適切な管理をするためにはアクセス権限やログ管理の機能が重要です。Fileforceではきめ細かに設定できるアクセス権限により、企業の仕組みに合わせた柔軟な統制が取れます。
さらに一元管理できる管理コンソールにより、ユーザーのログを記録しているため、リアルタイムに社員の活動を把握でき、管理しやすいのが特徴といえます。
安心の国産サービスであるとともに、実際に統制や管理のしやすさが決め手となり、Fileforceの導入を決定した企業も多数事例があります。
業務に合わせ柔軟な運用が可能
Fileforceは多彩な機能が特徴です。必要な機能を組み合わせることで、自社にぴったりのファイルの管理と共有の運用をクラウドストレージ上で実現できます。いつもお使いのWindowsのエクスプローラーから直接クラウド上のフォルダやファイルにアクセスできるので、これまでの使い方を大きく変えず、特別なトレーニングなしで利用開始をすることができます。
脱PPAPの安全なファイル共有の機能も充実していますので社内外との効率的なコラボレーションの促進にも役立ちます。
導入検討に先立って検証用のトライアルアカウントの提供を受けられます。その間にじっくりと必要な機能の精査が可能です。サポート部門が管理のしやすさや上手な活用方法についてのベストプラクティスを案内するオンボーディングサポートも好評です。既存ファイルサーバやNASからのデータ移行も無償のデータ転送ツールがあるので安心です。
まとめ
クラウドストレージを利用すると、メールでは送信できない大容量のファイルをスムーズに共有できます。ファイル共有の手間を減らし、誤送信を含めたセキュリティリスクを減らせるため、業務をスムーズに安心して進行しやすくなるでしょう。
無料で使えるサービスも複数ありますが、企業で利用する場合には、セキュリティ面や機能面を考慮し有料サービスの利用を基本として検討するのがおすすめです。
無料トライアルで実際の機能を試せるサービスなら、契約前に使い勝手を試すことも可能です。自社に合うクラウドストレージを選びましょう。
