クラウドでファイルを保管できるオンラインストレージサービスの需要が高まっています。特に法人向けはセキュリティが強固で、大容量のファイルの管理・運用に最適です。法人向けオンラインストレージの選び方や価格、おすすめを紹介します。
オンラインストレージ導入企業が増えている
新型コロナウイルスの影響や企業の働き方改革などによって、オフィス以外の場所で業務を行うテレワークを導入する企業が急増中です。それに伴い、クラウド環境でファイルの共有・編集ができるオンラインストレージの需要も増えているようです。そもそもオンラインストレージとはどういうサービスなのでしょうか？
そもそもオンラインストレージとは
オンラインストレージとは、クラウド環境にストレージ領域を確保し、ファイルの保管・共有ができるサービスを言います。 クラウド環境というのは、遠隔地にあるサーバーからインターネットを介して利用者に提供されるサービス形態を表現したものです。これまでパッケージソフトとしてパソコンにインストールしていた多くのサービスが、インターネットを通じて提供されていると考えると分かりやすいでしょう。 オンラインストレージは企業の重要なデータのバックアップ先や、大人数でファイルを共有する場として使われることが多いです。これまで企業内のサーバーに設けられることが多かったストレージをクラウド環境に構築しているわけです。
クラウドストレージ・ファイルストレージとの違い
オンラインストレージと似た用語に、クラウドストレージやファイルストレージがあります。どちらも実質的にオンラインストレージと同じ意味で使われているため、どの用語を使っても問題ありません。どれも基本的にクラウド環境に設けられたストレージ領域を指す言葉ですが、ファイルストレージの場合はローカル環境にあるストレージ領域と混同される可能性があるため、オンラインファイルストレージと表現する方が正確です。 なお、特に個人向けのオンラインストレージサービスをパブリッククラウドと表現する場合もあります。
オンラインストレージを導入するメリット
では、オンラインストレージを企業が導入するメリットを解説します。さまざまな利点がありますが、次の点は押さえておきましょう。
- コスト削減への効果が期待できる
- ファイルやデータの一元管理が可能に
- バックアップの手間が省略でき効率化
- 場所や端末を選ばずアクセスが容易
それぞれ説明していきます。
コスト削減への効果が期待できる
社内のサーバーやハードウェア領域でファイルの保存・共有をする場合、管理や運用のための相応の人件費が掛かります。 一方、オンラインストレージの場合は導入コストが掛からないケースも多く、管理はサービスベンダー（提供元）が行ってくれるため、コスト削減効果が期待できます。利用者を増やすためにプランをグレードアップしても、それほど高額になるサービスはないため、長い目で見れば費用対効果が大きいと言えるでしょう。
ファイルやデータの一元管理が可能に
オンラインストレージサービスの導入によって、これまで各所にバラバラに存在していたファイルやデータの一元管理ができるようになります。社員個人の業務データの管理はもちろん、組織全体で必要なファイルを共有し、共同で編集することも可能です。 特に各地に視点や営業所がある企業では、各々の部署が独自にデータ管理をしていることが多く、他部署のファイルデータが必要な場合は送信してもらう必要が出てきます。データ容量が大きい場合は送受信だけで無駄な時間が掛かってしまうでしょう。 そこで、クラウド環境に各所に点在していたファイルをまとめて管理することにより、業務効率を上げることができます。
バックアップの手間が省略でき効率化
法人向けのオンラインストレージサービスの多くは自動バックアップ機能がついており、作業時に障害が発生してデータが消えてしまったときでも、すぐに回復が可能です。 ローカル環境にデータを保存している場合、データの消失に備えてバックアップを取る必要がありますが、オンラインストレージの場合はバックアップの手間が省略できて業務の効率化を図れます。 ただし、個人向けのオンラインストレージサービスにはバックアップ機能がついていない場合もあるため、コスト削減のために個人向けのストレージを導入している企業は注意が必要です。
場所や端末を選ばずアクセスが容易
社内のパソコンはもちろん、出先からスマーフォンやタブレット端末で自由にアクセスできるのもオンラインストレージの魅力です。場所や端末を選ばずにアクセスでき、必要な資料をリアルタイムで確認したり、編集・共有できるのは大きなメリットと言えます。 営業担当者が訪問先で必要な情報を確認したり、顧客情報を更新したりするのに重宝するでしょう。テキストデータや表計算データを共同編集する場合にも役立つため、リモートワークを導入している企業の多くがオンラインストレージを活用しています。
無料版と有料版の違い
ベンダーによっては無料版と有料版のストレージサービスの両方を提供している場合があります。それぞれの違いを知っておきましょう。
手軽に始められる無料版
無料で利用できるプランはストレージに保存できる容量が10GB程度に限られているケースがほとんどで、主に個人向けのサービスになっています。 データ管理機能やセキュリティに関しても制限があるため、企業が本格的に導入するには心もとないプランと言わざるを得ません。ただし、手軽に始められるメリットもあるため、お試しに無料版を導入して使い勝手を確かめてから、有料プランにアップグレードする方法もあります。
セキュリティ重視なら有料版
ストレージのセキュリティを重視するならば、法人向けの有料プランを選択しましょう。1TB以上の容量を保存できるサービスも多く、さらにアクセス管理やグループ管理機能、アクセスログの取得などのセキュリティ機能も充実しています。 さらに、さまざまなアプリケーションと連携できるものも多いため、企業の場合は多少の費用が掛かったとしても、法人向けの有料プランを導入することをおすすめします。
人気が高いオンラインストレージと主なプラン
では、おすすめのオンラインストレージを紹介していきます。まずは海外発で利用されているサービスからです。
Office系ツールと相性抜群「One Drive for Business」
「OneDrive for Business」はMicrosoft提供の法人向けオンラインストレージサービスです。Office製品とのスムーズな連携ができ、マルチデバイスでストレージにどこからでもアクセスができます。ドキュメントを作成・保存するとリンクが生成され、相手に送信することで簡単に共有できるのも特徴です。容量1TBで月々630円から利用できます。
低価格プランから拡張も可能「Googleドライブ」
「Googleドライブ（Google Workspace）」はGoogleの提供しているビジネス向けのオンラインストレージです。 個人向けはGoogleアカウントを持っていれば無料で容量15GBまで利用できますが、有料プランだと30GB（Business Starterプラン、1ユーザー月額680円）、2TB（Business Standardプラン、同1360円）と大容量のストレージが利用できます。Microsoft Officeと互換性があるのも特徴で、Googleドライブ上でファイルの共有・編集が可能です。
世界的なシェアを誇る「Dropbox Business」
「Dropbox Business」は世界で世界で50万以上の組織に導入されている法人向けのオンラインストレージサービスです。 テキストファイルやPDF、画像、動画など多種多様なデータをクラウド上に保存・管理ができ、共有リンクを付与することで簡単に共有ができます。Microsoft製品など多くのアプリケーションとの連携も可能で、シンプルなインターフェースで誰にでも使いやすいのが特徴です。 法人向けにはBusiness（個人向け、月2000円）、Standard（小規模向け、1ユーザー月1250円）、Advanced（大規模向け、同2000円）の3プランが提供されています。
コスパに優れた法人向けオンラインストレージと価格
次に、コストパフォーマンスに優れた法人向けのオンラインストレージサービスを紹介します。
ユーザー数無制限「DirectCloud-BOX」
「DirectCloud-BOX」は高いセキュリティと機能の豊富さが特徴のオンラインストレージサービスです。 法人向けのビジネスプランはユーザー数無制限で3TBの容量を利用でき、1度の操作でアップロードできるファイルの合計も10GBと、業務に必要なあらゆるファイルを問題なく保存・共有ができます。月額9万円から利用でき、無料トライアル版もあるので、まずは導入して使い勝手を確認してみましょう。
プラン設定が細やか「セキュアSAMBA」
「セキュアSAMBA」は法人利用に特化したオンラインストレージサービスで、フリープランからビジネスプランまで豊富なプラン設定が特徴です。自社の業務に必要なデータ量に適したプランを選択することでコストパフォーマンスの高い運用が可能になります。 セキュリティも万全で、24時間365日監視が行われており、障害が起こっても迅速に対応してくれるので安心です。有料プランは月額1万5000円で100GBの容量が使えるライトプラン、月額3万5000円で500GB使えるビジネスプランなどがあります。
社外とのファイル共有もスムーズ「Box Business」
「Box」は世界トップレベルのシェアを誇る法人向けのオンラインストレージで、容量無制限に利用できるのが特徴です。 セキュリティの高さに定評があり、無料の個人プランでも安心して利用できますが、有料ビジネスプランになると容量無制限になります。取り扱うデータ量を気にすることなく使うことができるので、大企業にもおすすめです。ビジネスプランは1ユーザー当たり月額1710円から利用可能になっています。
データセンターは国内設置「TeraCLOUD」
「TeraCLOUD」は国内にデータセンターを設置しているオンラインストレージで、通信の安定性に強みをもっています。さまざまなアプリケーションと連携が可能で、無料でも10GBまで利用可能ですが、月額880円のプランでは300GBまで、月額1320円のプランでは3TBまで容量が拡大します。 アップロードファイルサイズは無制限なので、データ量の大きいファイルも問題なく保存・共有が可能です。自社の業務データのバックアップ用ストレージとして使うのも良いでしょう。
NTTコミュニケーションズが展開「Bizストレージファイルシェア」
「Bizストレージファイルシェア」はNTTコミュニケーションズが提供しているファイル転送およびオンラインストレージサービスです。通信事業者が提供するストレージなのでセキュリティの高さには定評があり、ブラウザ上の操作だけで2GBまでのファイルの送受信が可能です。 月額1万5000円で1000人までストレージが利用（容量は1GB）でき、月額20万円の大企業向けプランになると容量は1TBとなり、最大1万人まで利用できるようになります。
セキュリティ対策が万全な「Fileforce」
「Fileforce」はセキュアなストレージ環境とスムーズなファイル共有に定評のある法人向けのオンラインストレージサービスで、オンプレミスのファイルサーバーやNASの運用形態を変えることなく踏襲できるのが特徴です。さらにフォルダ構造やユーザー権限などを管理者が一元的に把握できるため、社内の部署やチームごとのフォルダを集中管理するのに適しています。利用者の活動をログとして記録、管理もできるので管理上のトラブルにも迅速に対応可能です。 また、オンラインでファイルを共有する際に気になるセキュリティ面でも定評のあるツールです。 Fileforceでは30日間無料トライアルで操作感を確認することが可能です。
まとめ
法人向けのオンラインストレージサービスの価格や選び方、おすすめのサービスを紹介しました。個人向けの無料プランとは違い、法人向けのビジネスプランは費用が掛かりますが、セキュリティが強固で、大容量のデータの管理・共有に適しており、さまざまなアプリケーションと連携できるものが多いです。 コストを重視するのか、セキュリティあるいは容量重視かで必要なサービスが代わってきます。導入の目的と自社に必要なスペックを明確にしておき、最適なサービスを選択するようにしましょう。無料トライアル版を利用できるサービスもあるので、まずは使い勝手を確認してみることをおすすめします。