テレワークのコミュニケーションに関する工夫と事例。ツール紹介も

公開日:
2021.04.08
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最終更新日:
2021.06.23

テレワークの作業環境下では、出社時よりもコミュニケーションが取りにくいという欠点があります。テレワークをする社員とどのようにコミュニケーションを取れば良いのかを、成功事例から見ていきましょう。トップからの言葉も効果的です。

テレワーク中でも相互信頼感の形成を

テレワークでの業務は社員同士がコミュニケーションを取るのが難しく、相互信頼感の形成が課題となります。
テレワーク中のコミュニケーションにおいてどのような課題があるのか、また顔を合わせることの重要性について、最初に確認しましょう。

テレワークでの会話減少は多くの企業の課題

国土交通省の企業ヒアリング調査(2020年7~8月実施)においても、「社内コミュニケーションが取りにくい」ことをデメリットとして挙げている企業は多いという結果が出ています。
現実問題として、テレワークによって在宅・サテライトオフィスで働く社員が増えると、社内でワークしていたときほど社員間の会話量は生まれなくなります。
互いの作業状況が確認しにくい、連携面で齟齬が発生するといった問題が生まれてしまいます。

顔を合わせることの重要性

みずほ総合研究所の調査によれば、テレワークには業務の効率化や通勤時間の削減というメリットがある一方で、導入が限定的である点や、コミュニケーションの機会を減らしてしまうという指摘もなされています。
特にチームパフォーマンスは、顔を合わせてのコミュニケーションが重要であるとの指摘もあります。テキストコミュニケーションでは、短い文脈から意思疎通に齟齬が生まれてしまう可能性、相手の表情を見られないことによる微細な行き違いなどが発生してしまう可能性もあります。
商談や上司とのやりとりなどでは、相手を見ることによる信頼関係の構築も重要視されています。テレワークにおいて顔を合わせられないことの弊害は大きいと言えるでしょう。

離れていてもチーム力は高められる


テレワークにおいては、直接顔を合わせてコミュニケーションを取ることは困難です。社内で働くよりチーム力が低下してしまわないよう、工夫することが求められます。
どのようにチーム力を高めていくべきなのでしょうか。

対面とリモートのベストミックスを探る

対面でのコミュニケーションには、意思疎通がしやすいというメリットがある一方、リモートコミュニケーションにも、交通費や時間の節約といったメリットがあります。
対面とリモートのそれぞれの良い部分を出せるように、ベストな割合で業務を行うことが重要です。
会社によっては、リモートワークを週に数日と制限を設けているところもあります。自社にとっての良いバランスを探しましょう。

ゲームイベントを開催

コミュニケーションを深める手段の一環として、オンラインでのゲームイベントを開催するという方法もあります。現にチームビルディングの一環として、ゲーム研修を行う企業もあり、一定の成果を挙げています。
ゲームを通してチームでの役割分担や、ゲームをきっかけとして普段は話さない相手との意思疎通を図ります。ゲームイベントをコミュニケーション課題の解消に役立ててみましょう。

オンライン親睦会で仲間と雑談

チームや部署内で、オンラインでの親睦会を開き、雑談する場を設けることもコミュニケーションの円滑化に有効です。テレワークを導入している企業では、毎週決まった曜日や時間帯に、30分から1時間ほどの雑談タイムを設けているところもあります。
テレワークでは1人で作業をする機会も多くなり、周囲と会話や雑談ができないことにストレスを感じてしまう社員もいるでしょう。社員同士の交流が少なくなり、距離感が生まれてしまうかもしれません。
そうした問題を防ぐために、定期的な親睦会や雑談タイムを設けることは有効です。

会社とのつながりをなくさない工夫


テレワークによって出社しない日が増えると、社員のエンゲージメントはどうしても低下してしまいます。社員が会社とつながっているという意識を希薄化させないために、どのような工夫が必要になるのでしょうか。

社員に安心感を与える社内報

社内の出来事や問題点を共有するために社内報を発行している企業もあります。社内報では主に社員の不安感を拭うことを目的として、会社やテレワークにおける問題点や不安に関する社員からの意見を募ったり、その回答を提示したりといったことを行います。
また、社員の声やイベントの告知などを掲載することで、他の社員が何をしているのかがわからない不安感を払拭します。
社内報をうまく活用して、社員に社内情報の共有や他の社員の状況を伝えて安心感を共有しましょう。

気持ちを明るくさせる社内ラジオ

社員に向けた社内ラジオを実施している企業もあります。社内ラジオでは、社員からの手紙を読んだり、社員をゲストとして呼んで話をしたりなどして、社員の会社に対する距離感を縮めたり、エンゲージメントの向上を図ったりしています。
テレワークでは、他の社員と話す機会や雑談する時間が圧倒的に減ってしまったという声も少なくありません。社内ラジオによって社員の交流する機会を設け、社員が会社とのつながりをなくさないよう試みることができるのです。

コミュニケーションツールの活用事例


テレワークでは対面のコミュニケーションが難しいため、代わりにコミュニケーションの手段となるのがコミュニケーションツールです。どのようなツールをどんな形で紹介しているのか、事例を紹介します。

思い立ったらすぐ掛けられるWeb電話帳

Web電話帳とは、クラウド上で連絡先を管理・共有できるツールのことです。共有用のアドレスと個人用のアドレスが混在せず、誰とどのアプリやツールで連絡を取るのが適切かを、瞬時に判断することができます。

部署間で、社外の人との連絡を取り次ぎたいときなどにも活用できるだけでなく、名刺をOCRによってデータ化する機能を持ち合わせているツールもあり、名刺に書かれている情報をいちいち入力する手間が省けます。

他のコミュニケーションアプリなどと合わせて使うと便利なツールです。

アイデアや相談を投稿しやすい社内SNS

社内SNSを活用している企業も多くあります。悩みや業務上の問題を相談する場としてだけでなく、アイデアを出し合ったりイベントを募集したり、雑談を設けたりなどさまざまなことに使えます。
社員同士で気軽にコミュニケーションが取れるので、テレワークの孤独感を紛らわせるのにも有効です。

テレワークの味方となるビジネスチャット

かつてはビジネスの交流手段としてメールが主流でしたが、現在ではビジネスチャットを用いたコミュニケーションが多くを占めています。その理由として、メールのように宛名や件名を随時指定する必要もなく、共有できるデータ量も大きいためです。
テキストだけでなく、画像データや動画データも簡単に共有でき、ビデオ通話やWeb会議ができるツールも増えています。
社内だけでなく社外の人間とのやりとりにもビジネスチャットを使う企業は増えています。コミュニケーションを円滑化する手段として利用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

テレワークではコミュニケーションを取る手段が、出社時よりも限定されています。社員のエンゲージメントやモチベーションのキープのために、いかに情報共有や交流を円滑に行うかは、テレワークを導入する企業にとって大きな課題です。

社内報や社内ラジオ、ゲームイベントの開催などで社員と会社のつながりを高めたり、社内SNSやビジネスチャットでコミュニケーションを手軽に取れるよう、工夫することが求められます。社員がコミュニケーションを取りやすい環境や体制を構築しましょう。