テレワークでは、社内で働くときと環境の違いから作業に戸惑ったり、ストレスを感じたりしてしまう社員もいるでしょう。ストレスフリーかつ円滑なテレワークを行ってもらうためには何が必要でしょうか。ポイントや注意点を解説します。

テレワークの基本と作業形態3パターン

テレワークの環境を整えるためにも、まずはテレワークの概要について押さえておきましょう。テレワークの基本と、テレワークにおける3つの作業形態について解説します。

ICTを活用し「離れた場所で働く」

テレワークとはtele（離れたところ）とwork（働く）を組み合わせた言葉で、ICT（情報通信技術）を活用して、場所や時間にとらわれずに働くことをいいます。 働き方改革の推進と新型コロナウィルスの流行によって、日本でも人と接触する密な状態を避けるために、この働き方が注目を浴び、多くの企業が導入するようになってきました。

形態は在宅・モバイル・サテライトの3種

テレワークの働き方には、主に3形態があります。まずは『在宅』です。自宅にいながらパソコンやスマートフォンを使って業務を行います。在宅勤務はさらに分けると業務全てを在宅で行う「終日在宅勤務」と業務の一部を自宅で行う「部分在宅勤務」に分けられます。 続いては『モバイルワーク』です。顧客先や移動中などにインターネットを駆使して働きます。バスや電車などの公共機関内や、カフェや図書館などで仕事をする形態も含みます。 最後は『サテライト』と呼ばれる勤務形態です。サテライトオフィスとは、企業の本社から離れたところにある小規模のオフィスのことです。自社企業が占有するオフィスや、他社で共有するオフィスなどの種類があります。

作業環境構築で留意すべきポイント

テレワークの作業環境を構築する上で、どんな点に注意すべきかを解説します。以下のポイントを押さえていることが、従業員がストレスなくテレワークをこなすために大切です。

作業環境は労働に適しているか

これまで会社で仕事をしていた社員にとっては、自宅に作業スペースがないことがほとんどでしょう。床に座って作業をしたり、キッチンテーブルで作業をしたりといったことを考えている社員もいるかもしれません。 しかし、こうした環境は体への負担も大きく、肩こりや腰痛などの健康障害を引き起こす可能性もあります。また、適度な明るさやディスプレイとの距離がなければ目に疲労が蓄積されやすく視力低下などを招くでしょう。 厚生労働省では、テレワークを行う際の環境整備についてガイドラインを出しているので、該当する環境が整っているか確認する際は参考にしてください。

ICT環境は適切に整備されているか

ICT環境は、テレワークを行う上で重要です。ノートパソコンやFAXなど、仕事を吸う上で必要な機器があるかどうか、インターネット設備は整っているかどうかは仕事の効率に大きく影響します。 この際、セキュリティを考慮することも大切です。セキュリティの低いFree Wi-Fiではなく、専用のWi-Fiを会社から貸し出すことも検討しましょう。社員がPCにデータを落とさずに作業できるよう、データセンターを準備することも重要です。

テレワーク従事者の生産性を上げるための留意点

テレワークで作業を行う上で、生産性を上げるために留意したいポイントを解説します。

電話とFAXへの対応策を考える

まずは会社に届く電話やFAXへの対応をどうするかを考える必要があるでしょう。テレワークで出社する社員が減ってしまうと、電話やFAXへの対応が難しくなってしまう可能性があります。 方法としては、メールでFAXの送受信ができるインターネットFAXの使用や複合機による転送機能の活用のほか、会社に掛かってきた電話を個人の電話に転送するサービスなどがあります。企業間の連絡にはビジネスチャットツールなどを利用し、紙でのやりとりをやめるという方法もあるでしょう。 どの方法を採るにしても、テレワークを本格的に導入する前に対策を考えておく必要があります。

社内と同等の環境実現が重要

社内と同等の環境が構築できるかどうかも重要です。作業をするために十分なスペースがあるかどうか、ICT環境が整えられるかは、社員がテレワークで働く上で重視しましょう。 もし在宅で環境構築が難しい場合は、オフィスの提供やパソコンやWi-Fiなどの機器の貸し出しを会社側が行う必要が出てきます。会社出働いていたときと同様に社員同士でコミュニケーションをどう取るのかも、考える必要があります。

気軽にコミュニケーションが取れる環境づくり

テレワークのデメリットの一つが「対面よりコミュニケーションを取るのが難しい」という点です。報連相が遅くなってしまったり、社員が孤独感を感じてストレスが増したりといったことが懸念されます。 これを解消するためには、ビジネスチャットツールを導入して気軽にコミュニケーションが取れるようにしたり、定期的にWeb会議を開いたりして、対面と同様のコミュニケーションが取れるような体制を整えることが重要です。

まとめ

テレワークは出社して働く場合とはさまざまな面で異なります。自宅や外出先で作業する場合、出社時と同じパフォーマンスが発揮できる環境が構築できるかは、生産性を落とさないためにも検討する必要があるでしょう。 ICT環境の構築やパソコンなどの機材の導入、ビジネスチャットツールの利用などで、社内にいたときと同様の環境をいかに構築できるかが、テレワークを効率的に進める上では重要です。社員の労働環境を整えるために、会社として何ができるかを考えてみましょう。