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テレワークの導入を成功させるマネジメント手法とは?

公開日:
2021/01/05
最終更新日:
2024/01/31
目次

テレワークの導入を成功させるマネジメント手法とは?

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。一方で、課題が浮上している企業も多いようです。今回は、テレワーク上の課題を解決するために、必要なマネジメントのポイントを解説します。

テレワークにマネジメントを入れる理由

政府の働き方改革の推進や、新型コロナウイルスの感染拡大もあって、多くの企業がテレワークを導入し始めています。テレワークで起こりがちな課題を乗り越えるためには、テレワーク特有の働き方に見合った『マネジメント手法』の導入が必要不可欠です。その理由について見ていきましょう。

環境差を埋める手法が必要

テレワークは、オフィス以外の場所で働く体制のことです。これを実施するには、オフィス内で仕事をしている場合と同じだけのパフォーマンスを発揮する必要があります。 しかし、社員自身が普段と同じように仕事をしていても、同等のパフォーマンスを出せるとは限りません。離れた場所では社員同士のコミュニケーションが取りにくく、オフィスで仕事をするよりも生産性が落ちてしまう可能性が高いからです。 環境差は個人の努力だけでは解決が難しいため、差を埋めるためのマネジメント上の施策が必要となります。

具体的な課題は主に3点

テレワークに適したマネジメントを行うためには、現状の課題を具体的に洗い出さなければいけません。多くのテレワーク従事者が感じている、仕事上の課題についてそれぞれ解説していきます。

労働時間やタスクの管理ができない

テレワークの課題としては、まず『労働時間管理やタスクの管理』が挙げられるでしょう。オフィス以外の場所で働く環境に「生産性が上がった」という声がある一方で、仕事とプライベートの垣根が曖昧になり「うまく時間を使えない」という意見も少なくありません。 事実、日本労働組合総連合会の行った『テレワークに関する調査2020』によると、テレワーク従事者1000名のうち、71.2%が「仕事とプライベートの時間の区別がつかなくなることがあった」と回答しています。 テレワークは周囲の環境に合わせることで仕事のパフォーマンスを維持している人や、自己管理が苦手な人にとっては時間管理やタスク管理が難しく、仕事が想定通りにいかないケースが多いようです。

従業員同士のコミュニケーションが取りづらい

リモート環境にいる同僚や、上司とのコミュニケーションが取りづらい点を問題視する声もあります。テレワークではChatworkやSlackなどのチャットツールを使って意思疎通をしたり、成果物をやり取りしたりする企業が多いです。 そのため、テキストでやり取りする機会がほとんどになり、相手の状況が分かりにくいと感じる人は少なくありません。上司からの指示を勘違いして作業のやり直しを命じられるケースや、取引先と受発注トラブルを抱えてしまった人もいるようです。 先述の『テレワークに関する調査2020』でも、1000名のテレワーク従事者のうち37.6%が「上司や同僚とのコミュニケーションが不足する」と回答しています。

セキュリティ面が心配

セキュリティに関する問題点を指摘する声も多いようです。テレワークでは社外ネットワークを利用しますが、カフェやコワーキングスペースで仕事をする人もいるため、情報漏えいやパソコンのマルウェア感染のリスクが高くなってしまいます。 実際、テレワーク中にパソコンがウイルス感染してしまい、結果的に社内の重要な情報が流出した事件が起こっています。 顧客に関する情報が外部に流出してしまうと社会的信用が大きく損なわれてしまうため、テレワークを実施するにあたって、セキュリティ上の懸念は必ず払拭しておかなければいけません。

テレワークを成功させるために

では、上述の課題を解決しつつ、テレワークを成功させるためには具体的に何をすればよいのでしょうか?企業によってテレワークの導入形態はさまざまですが、以下の対策をマネジメントに取り入れる必要があります。

タスク管理を可視化するツールなどの導入

テレワークではリモート環境にいるチームメンバーと、一つの仕事やプロジェクトを共同で進めなければならないことが多いです。そのため、全体の進捗状況を可視化するためのタスク管理ツールの導入が欠かせません。 必ずしも有料のツールを導入する必要はありませんが、全体の状況はもちろん、個人にアサインされたタスクの進捗も視覚的に把握できるものであれば、時間管理が苦手が人でも計画的に仕事を進めることが可能になります。

コミュニケーションを気遣う

ビジネスチャットを用いたコミュニケーションに苦手意識をもっている人は多いですが、必要なことを必要なタイミングで伝えるようにすれば、テキストベースのコミュニケーションでもほとんど問題は起こりません。 重要なのは、細かい部分まできちんと伝えることです。相手と面と向かってやり取りするわけではないので、いわゆる暗黙の了解は通用しません。仕事上の問題や悩みがある場合は、自ら発信・相談しなければ相手は察することができず、お互いに状況を理解することが困難になります。 放置してトラブルにならないうちに、早めの連絡・相談を心がけましょう。チャットの使い方や報告・相談方法などをルール化しておくのも有効です。

テレワークツールを導入する

タスク管理ツールやチャットツールの他にも、テレワークの生産性を上げるためのさまざまなツールがリリースされています。積極的に導入してみましょう。 当然、ツールの選定や導入には相応の時間やコストが掛かりますが、うまく活用できれば、オフィス環境で仕事をする以上のパフォーマンスを発揮できる可能性があります。 特にテレワーク従事者の長時間労働を防ぐための勤怠管理ツールや、定期的にチームで進捗状況を確認したり、相談事を共有したりするのに便利なウェブ会議ツールなどは、企業のテレワーク環境では必須になりつつあります。

セキュリティ対策を万全にする

テレワークのマネジメントではセキュリティ対策がもっとも重要となります。パソコンには必ずウイルス対策ソフトをインストールしておき、重要な情報のやり取りには通信経路を暗号化したプライベートネットワーク(VPN)を使うなど、情報漏えい対策を中心に『できることは全て行う』意識が大切です。 テレワーク上で実際に起こっているセキュリティに関する事件は、どれも基本的な対策を疎かにしていたことが原因になっています。機密情報などの取り扱いについて社内でしっかりとルールを定めておき、テレワーク従事者に徹底順守させましょう。

まとめ

テレワークの導入を成功させるために必要なマネジメント手法を解説しました。多くの企業がテレワークでの労働時間やタスク管理、周囲とのコミュニケーション、そしてセキュリティ上の問題を挙げています。 これらの課題はツールの導入やルール化、基本的な対策を徹底することで解決できるものがほとんどです。まずは自社の抱えるテレワーク上の課題を整理し、具体的な解決策を積極的にマネジメントに取り入れましょう。一朝一夕で解決できない課題も多いですが、粘り強く改善を続ける姿勢が大事です。

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