自社に合う「クラウドファイルサーバ」はどう選ぶ?
リモートワーク特有の選定ポイントも

公開日:
2021.02.08
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最終更新日:
2021.02.08
これからの新しい働き方を考える上で、自宅などの離れた場所からメンバーが情報やドキュメントを共有しながらコラボレーションできる業務プラットフォームは欠かせない。そうした毎日の業務に必要なファイルの共有・管理の要となるのが、クラウドファイルサーバだ。ここでは、ニューノーマル時代のビジネスを支えるクラウドファイルサーバの役割と、具体的な選定ポイントについて紹介しよう。

これから求められる「ファイルサーバ」の特徴とは?
(Photo/Getty Images)

今後進む「働き方」3つの変革

新型コロナウイルスは私たちの生活を大きく変えた。コロナ禍はこれまでの社会や日常の“当たり前”を見つめ直す機会となり、あらゆる概念が「ニューノーマル」として生まれ変わりつつある。では、「働き方」のニューノーマルとは何だろうか。具体的には大きく以下の3つの状況が加速し、常態化すると考えられる。

  1. ワークプレイスの多様化:必要に応じてさまざまな場所からリモートワーク
    在宅勤務はもちろん、必要な時だけ出勤するハイブリッドな勤務形態も増えるだろう。顧客とのミーティングも、初回からWeb会議が当たり前になっていくかもしれない。
  2. 進む脱属人化:離れた場所にいるメンバー同士をどうコラボレーションさせるか
    これからは、個人の持つ強みやスキルを可視化、共有しながら、それらをうまく束ねてシナジーを発揮させることが日常業務の中でより一層求められていく。それができるかどうかが、この先のビジネスの成否を分けると言ってもよい。
  3. 成果重視マネジメント:業務の成果をお互いに「見える化」することの重要性
    マネジメント側からは、部下の働く姿が見えなくなる。これまでの人や時間の管理から業務の成果そのものを評価し、成長につながる仕組みの管理にシフトしていく必要がある。そのためにも、あらゆる業務の成果物として発生する「ファイル」をいかにコンテンツとして効率的に共有・管理できるかが重要となっていく。

こうした変革を実現するには、「仕事をする場所を選ばないセキュアな情報プラットフォームの構築」「チームのコラボレーション促進につなげる安全で効率的な仕組み作り」の2つの取り組みが求められる。

そのためにも、「ファイルの保管・管理の仕組み」「情報共有の仕組み」を見直すのは非常に有効だ。次章からは、そのための具体的なシステムのあり方とソリューション選定のポイントについて見ていこう。

新しい働き方にフィットする情報プラットフォームとは

多くの企業は、ファイルの保管や管理を行う情報プラットフォームに、ファイルサーバやNAS(Network Attached Storage)を利用している。これから先、リモートワークの導入や継続に必要となってくるのが、これらストレージの「クラウド化」だ。

とはいえ、従来の環境をそのままクラウドに載せ換えれば済む話ではない。使用頻度の高いシステムだからこそ、自社の業務や利用形態に適合した使いやすいツールを選ばないと、肝心の使用感が悪くなってストレスがたまっていく。また、これまでの運用が大きく変わると「情報の迷子」や「業務効率の低下」、「管理部門の負荷増」などの問題も起きてくる。

「シンプル・セキュア・低コスト」をテーマにファイル管理・共有の仕組みを提供しているファイルフォースでは、こうした「テレワーク導入時の情報共有」や「ファイルサーバ・NASのクラウド化」に悩む企業を対象に、2020年3月から「新型コロナウイルス感染拡大防止のための緊急テレワーク導入支援無償プログラム」を提供してきた。

同社が提供する「Fileforce®」は、さまざまなファイルを保管・管理・共有・整理・追跡できる法人向けファイル共有クラウドストレージサービスとして、エンタープライズから中堅・中小企業まで、すでに数多くの企業に導入されていると、同社マーケティングマネージャー 佐々木 裕子氏は語る。

「今回の無償プログラムでは、100社を超える企業からお申し込みがありました。その中では、コロナ対策で至急リモートワーク環境を構築したいが、セキュリティ面での課題を抱えている。また、既存のファイルサーバに社外からアクセスできない。社内外のユーザーでファイルを共有する仕組みがない。さらにはリモートワークの中で社内で承認されていないツール(シャドーIT)が勝手に使われ、セキュリティリスクを感じているといったご相談が数多く寄せられました」(佐々木氏)

ファイルフォース
マーケティングマネージャー
佐々木 裕子氏

こうした悩みを抱える企業には、「Fileforce®」のような多機能で堅固なセキュリティを担保できる高機能なクラウドサービスが、極めて有効な解決策になると佐々木氏は指摘する。

クラウドファイルサーバ選定では「動作の軽快さ」もポイント

Fileforce®」は日本で生まれたクラウドストレージサービスだ。インフラストラクチャーにはAWS(Amazon Web Services)を採用し、その高い可用性とセキュリティを誇るプラットフォームの上に、純国産のアプリケーションを独自開発し、SaaSとして提供している。

佐々木氏は、「当社では、これまで非常に多くのユーザー企業から要望や課題を伺って、それらを『Fileforce®』のサービスに随時フィードバックしてきました。こうした日本企業のニーズを反映した機能群も、大きなアドバンテージの1つです」と特長を語る。

Fileforce®」には、大きく以下の3つの特長がある。

  1. シンプルで直観的に使えるUI(ユーザーインターフェース)
    リモートワークでは「誰でも、すぐに、簡単に」使えることが重要だ。「Fileforce®」ではWeb ブラウザでアクセスする「Web UI」と、Windows 上にインストールしたアプリケーション経由の「Fileforce® Drive」の2種類を提供している。いずれも直感的な操作が可能で、導入したその日から業務に活用できる。
  2. クラウドであることを忘れる快適な操作性ですぐに社内に定着
    せっかく新しいクラウドサービスを導入しても、使い方が難しいと社員の間に定着しない。前述の「Fileforce® Drive」は、あたかもWindows PCのローカルディスクのように使える簡単・快適な操作性で、スムーズな社内への定着が見込める。
  3. ダウンロード/アップロードの待ち時間がない、ストレスフリーな使用感
    一般のクラウドサービスで不便に感じがちなのが、ファイル利用時のアップロード/ダウンロードだ。「Fileforce® Drive」を使えば、たとえばExcelのアイコンをクリックするだけで、直接アプリケーションが起動してファイルが開くので、余計な操作や待ち時間がない。ブラウザからアクセスする場合もレスポンスのよいプレビュー機能でダウンロードをせずに内容の参照ができる。

通常のWebブラウザと専用アプリの2種類のUIが用意されている

こうした使いやすさを支えているのは、ファイルフォース独自の先端技術だ。たとえば、仮想ファイルシステムや国内初のデータストリーミング技術などが、クラウドストレージにありがちだった動作の“もたつき感”を拭い去り、快適な操作を可能にしている。クラウドファイルサーバを選ぶ際には、こうした動作の軽快さも重要なチェックポイントだ。

リモートワーク最大の壁「セキュリティ」は何をチェックすべき?

クラウドファイルサーバ選択の、もう1つの重要なポイントはセキュリティだ。佐々木氏は、「『Fileforce®』は非同期型サービスなので、安心してリモートワークにお使いいただけるのも大きな特長です」と語る。

一般にクラウドのファイルサーバ(ストレージ)では、ローカルディスクに同期ファイルを置く仕組みのサービスが多い。一方「Fileforce®」では、ローカルのPC側にはファイルの暗号化されたキャッシュデータだけが残る。万が一、PCの紛失・盗難が起きてもファイルの中身が外部に漏えいする心配がない。

また、「権限管理」もセキュリティで重要な点だ。ファイルサーバは日常業務の基盤だけに、導入後は中・長期的に整理整頓された状態を維持することが求められる。それには高度な権限管理機能だけではなく、会社の運用に合わせたフレキシブルな権限設定が可能なサービスを選ばなくてはならないと佐々木氏は強調する。

「チェックポイントとしては、権限の付与がウォーターフォール型かどうかを確認しておくとよいでしょう。日本の企業では組織や業務別にフォルダツリーを管理するケースが多いのですが、ウォーターフォール型で上位フォルダの権限の継承しかできない仕組みでは、下位のフォルダに管理職しか参照できない厳しい権限を付与するといった柔軟な設定ができません。長期間使っているとイレギュラーな権限設定が増え、わかりやすいフォルダツリーが維持できなくなってしまう懸念があります」(佐々木氏)

「評価」フォルダには管理職だけがアクセス権を持つなど、「Fileforce®」では柔軟な権限管理が可能だ

そして最後に押さえておきたいのが、何と言ってもコストだ。クラウドストレージをSaaSで導入する場合、オンプレミスとの比較時にはハードウェアの費用に加え、バックアップ・リストアが不要となる点や運用保守費とそれにかかる人的リソース、BCP対策なども含めてトータルでのコストメリットを考える必要があるだろう。

一方、クラウドサービスで実際に自社に必要な機能をそろえていくと基本機能だけでは足りず、プレミアムプランやオプションメニューをいくつも追加するうちに、かなりの金額になってしまうケースも少なくない。

「そうならないためにも、導入する前にどんな機能が本当に自社に必要なのかを徹底的に洗い出し、各社サービスの基本機能にどのレベルで含まれているのかを比較し、そのリストに基づいてファイルサーバやファイル共有に関わるトータルの費用に対するコストパフォーマンスで判断するのが賢い選び方です。特に権限管理やログは法人向けのサービスであれば、たいてい提供はされていますが、機能の柔軟性や参照のしやすさには違いがあります。ささいなことに思えますが、運用後の使いやすさに大きな差が出やすいポイントです」と佐々木氏はアドバイスする。

ここまでクラウドファイルサーバ選択のチェックポイントについて紹介してきたが、最後にはやはり実際に使ってみて自社のニーズに合致しているかどうかを試すのが、もっとも有効な選定方法なのは言うまでもない。「Fileforce®」ではそのために、年間を通じてトライアル導入プログラムを提供している。

「最初のお申し込みからヒアリングを経て、最短3営業日でご利用開始が可能です。導入時には、国内企業のファイル管理・共有に関する運用に精通したサポートメンバーが、管理者向けのデモンストレーションや設定方法のご案内など、ていねいに支援をさせていただきます。さらに、お客さまの運用と『Fileforce®』の機能のマッチングを行うチェックシートなどもご用意しています」(佐々木氏)

こうした一連の導入時サポートに関するアンケートでは、すでに国内の多くの企業から高い評価を獲得していると語る佐々木氏。ニューノーマル時代に適したリモートワーク環境の構築を考えている企業は、「Fileforce®」の使い心地を一度試してみてはどうだろうか。