オンラインストレージはクラウドサービスの一種であり、インターネット上にデータを保存できるサービスです。増え続ける会社のデータを業務データをファイルとして適切に管理するのに向いています。基礎知識やクラウドサービスとの違い、メリット・デメリットを紹介します。
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オンラインストレージってどのようなもの？
オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できるサービスです。どこからでもアクセス可能なことや、自動同期機能が備わっていることなどの特長があります。
オンライン上でデータ保存する
ストレージとは、PC内のハードディスクやUSBメモリなど、データの記録媒体を指します。インターネット上に存在するストレージがオンラインストレージです。
一般的なストレージと同様に、オンラインストレージもデータ保存できます。物理的な記録媒体を使わず、インターネットを介してオンライン上にデータ保存できることが特徴で、「どこからでもアクセス可能」「大容量のデータを保存・共有できる」「機器の故障や障害に備えたバックアップが不要となる」といったメリットがあります。
また、オンラインストレージは、サービス提供会社を通して利用します。無料と有料のサービスが存在し、利用可能な容量はプランによりさまざまです。
オンラインストレージの基本的な仕組み
オンラインストレージは、PCに内蔵されたハードディスクと同じように、新規データの保存や既存データの編集ができます。
オンラインストレージにおける仕組みのひとつとして、データの自動同期機能が挙げられます。同期とは、複数の端末間で、指定したデータを同じ状態に保てる機能です。
クラウド上への自動同期機能があれば、異なる端末で同じデータを編集する際に、ダウンロードやコピーをする手間が省けます。自動バックアップシステムとしても役立つでしょう。
複数のPCで同じデータを編集する場合も、データを常に最新の状態に保てるため、各端末での更新状況を気にする必要がありません。
また、編集や参照する際には、サービスによってPCのローカルディスクに同期データが作成されるものと非同期のまま使えるものがあり、PCの紛失や盗難のリスクを考えると、非同期型の方がよりセキュリティ的には安心です。
オンラインストレージはクラウドと違うの？
オンラインストレージは、クラウドストレージとよく混同されます。クラウドの意味が分かれば、両者の違いを理解できるでしょう。
オンラインストレージはクラウドストレージの一種
クラウドとは、「インターネット上で提供されるITリソースを、利用したいタイミングや量に合わせて利用できる形態」のことです。
クラウドサービスで利用できる主なITリソースとしては、データベース・アプリケーション・ストレージなどが挙げられます。
従って、オンラインストレージはクラウドストレージサービスで提供されるITリソースの一部を指すことになります。
また、クラウドサービスは、ソフトウェアを提供する「SaaS」、開発環境を提供する「PaaS」、インフラを提供する「IaaS」の3種類に大別できます。
ほとんどのクラウドサービスはSaaSに分類され、クラウドストレージサービスもSaaSの一種です。
オンラインストレージとNASでは明確な違い
ストレージの一種には、「NAS」と呼ばれるものがあります。NASは、Network Attached Storageの略称であり、有線無線でLANに直接接続して利用するハードディスクドライブです。
インターネット上に存在するオンラインストレージと違い、NASは機械を購入する必要があります。比較的安価で手軽に導入ができること、保管データを社外へ持ち出すことなく保管できることがメリットです。
NASは事業者が提供するサービスではないため、毎月の利用料が発生しません。ただし、最初の購入費用と定期的なメンテナンスは必要です。また、盗難や紛失、火災による消失のリスクに備え、保管場所の施錠状況や監視、空調などの環境の管理が必要となります。機器故障に備えたバックアップの実施や障害発生時には一時的にデータにアクセスできなくなったり、最終バックアップ時点までしかデータ復旧ができない等のデメリットもあります。
有料と無料のサービスが存在する
オンラインストレージには、有料と無料のサービスがあります。無料のサービスは個人用として、法人はよりセキュリティや管理の機能が充実した有料サービスを使用することが一般的です。
無料のサービスは、機能や容量に制限がかかっています。少量のファイルを一時保管しておきたい場合に向くでしょう。主なサービスとして、Dropbox・Google Drive・OneDriveなどがあります。
有料のサービスは、多機能かつ大容量である点がメリットです。セキュリティ面においても、安心して利用できます。Box・Fleekdrive・Secure Storageなどが、代表的な有料サービスです。
ほとんどの法人向けサービスでは、お試し用として無料版が用意されています。最初は無料版を利用し、利用端末や容量が増えてきたら有料版に移行するのも一つの方法です。
オンラインストレージを使うメリット
オンラインストレージには、「どこからでもアクセス可能」「大容量のデータを保存・共有できる」「パックアップに利用できる」といったメリットがあります。利用を検討する際の参考にしましょう。
メリット1：アクセスする場所や端末を選ばない
オンラインストレージは、インターネットにつながってさえいれば、どこからでもアクセスできます。職場・自宅・外出先など、場所を問わず利用できることがメリットです。
利用する時間や端末の制限もありません。ネットにつなげたPC・スマホ・タブレットを使えば、24時間いつでもアクセスできます。
遠く離れた端末同士で、同時に作業できることも魅力です。テレワークで在宅勤務している人や、出張で遠方にいる人とも、同じデータを同時に編集できます。
メリット2：大容量のデータを共有できる
オンラインストレージのメリットとして、大容量のデータを保存・共有できることも挙げられます。
社内で部署ごとのPCにデータを保存している場合、横断的なデータの共有は面倒な作業を伴います。しかし、オンラインストレージを使えば、各部署から全てのデータにアクセスすることが可能です。
膨大な紙資料がある企業なら、PDFにデータ化しオンラインストレージに保存することで、ペーパーレス化につなげられます。業務をぺーパーレス化することで、紙資料の保管コストや紙代・トナー代を削減できるでしょう。また、出社しなくても作業が行える業務が増えることでよりテレワークを導入しやすくなります。
また、社内外での情報共有をメールへのファイル添付で行っている場合に、共有するファイルの容量や数には制限がかかることがあります。また、昨今話題になっている、ファイルをZip形式にしてメールへ添付し、パスワードを別送するいわゆるPPAPという方式でのファイル共有は、お互いの手間や効率性のわりにセキュリティ面での効果は高くなく、むしろ送信先の企業のセキュリティチェックの対象外となることが指摘されています。オンラインストレージのサービスには、簡単で安全にファイルを共有する機能を持っているものもありますのでそちらを利用できることもメリットのひとつと言えます。
メリット3：機器の故障や障害に備えたバックアップが不要となる
PCで作成したデータをPCのハードディスクに保存すると、PCがウイルス感染したり壊れたりした場合に、ファイルが消失してしまう可能性があります。
しかし、オンラインストレージをメインのファイルサーバー・NASに代わる仕組みとして利用しておけば、PCに何らかのトラブルが発生しても、大切なファイルが消失することはありません。
オンラインストレージサービス提供会社のクラウド上でのデータの持ち方や障害時の体制、バックアップ頻度を確認しておくことで、万が一の障害時にも業務への影響を最小限に留めることが可能です。
オンラインストレージのデメリット
オンラインストレージは、セキュリティ管理やトラブル発生時の対応が甘くなると、何らかの損害を被る恐れがあります。ここではデメリットも理解しておきましょう。
デメリット1：セキュリティ管理が甘くなる恐れ
オンラインストレージはインターネット上に存在するため、不正アクセスの対象となることがあります。
サービスを提供している事業者側でも、通常は強固なセキュリティ体制を整えています。しかし、無料サービス等では、セキュリティ対策や暗号化などの不備により、サイバー攻撃を防げないケースもあるでしょう。不正アクセスを受けると、個人情報や機密情報などの重要なデータが流出してしまいかねません。
サービスを選ぶ場合は、サービス基盤やアプリケーション開発・提供におけるセキュリティ対策を万全に行っているかという点をサービス提供会社にしっかりと確認しましょう。保管するデータが国内限定か海外も含めたデータセンターに保管されるのかも確認しておくとよいでしょう。
また、利用する側としても、会社・組織のセキュリティ運用ポリシーに適合できるか、システム管理者による適切なアクセス権限の付与やユーザーの利用状況やファイルの取り扱いについて、監査ログなどでしっかりと把握できるかを見極める必要があります。
合わせて利用者に対しては、ユーザーIDやパスワードの管理について意識を高めてもらう必要があります。
デメリット2：障害発生とデータ消失のリスク
インターネット経由でアクセスするオンラインストレージは、ネットワークに不具合が生じた際にアクセスできなくなります。
オンラインストレージサービス自体に障害が発生した場合も、一時的にアクセスできなくなることがあるかもしれません。万が一、アクセス不能になっている間は、データを参照・編集ができなくなる可能性がありますが、サービスによっては、一時的にインターネット環境が不安定であったり、オフラインになっても業務が継続できるものもあります。
また、オンラインストレージに保存しているデータが、運営側のトラブルにより、まれに消失してしまうリスクもあります。
オンラインストレージの運営側がしっかりとしたデータ保全の仕組みを提供している場合もあります。導入検討の際には、提供会社のデータ保全の仕組みやネットワーク不具合時や回線状況が悪い時にもオフラインで業務を継続できる仕組みがあるかを確認しておくと安心です。また、いざ障害発生時にサポートや対応の窓口が日本国内にあり日本語で問い合わせができるかも確認しておきましょう。
まとめ
クラウドストレージの一種であるオンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できるサービスです。アクセスする場所・時間・端末を選ばないことや、大容量のデータを共有できることなどのメリットがあります。
有料や無料のサービスがあり、サービスごとに機能や容量が異なります。法人用であれば機能や容量が充実した有料サービスをお勧めします。セキュリティ面や障害発生時のデータ保全の仕組み、問い合わせ先などを事前に確認し、自社に合ったオンラインストレージを選択し、業務効率を上げながらも大切なデータはしっかりと守りましょう。
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