クラウドストレージの種類や特徴は？選ぶポイントや注意点も解説

クラウドストレージは、インターネット上にデータを保存できる便利なサービスとして、多くの企業や個人に利用されています。ファイル共有やバックアップが簡単に行えるため、業務効率化やデータ管理の面でも大きなメリットがあります。

しかし、クラウドストレージにはさまざまなサービスがあり、「どのような仕組みなのか」「どのサービスを選べばよいのか」と迷う方が多いです。本記事では、クラウドストレージの仕組みや種類、選び方のポイントをわかりやすく解説します。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネット上のサーバーにデータを保存できるサービスのことです。パソコンやUSBなどの物理的な保存媒体とは異なり、インターネットを通じてデータを保管します。

インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンなどさまざまな端末からデータにアクセスでき、場所を問わずファイルの確認や共有が可能です。こうした利便性から、企業のデータ管理やチームでのファイル共有など、幅広い場面で活用されています。

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クラウドストレージの主な種類

クラウドストレージと一口に言っても、その仕組みや得意とする用途はサービスによって大きく異なります。まずは、機能面から見た主要な3つの種類について理解を深めましょう。それぞれの特徴を把握することで、ご自身の利用シーンにマッチする種類が見えてきます。

以下の表は、主な3つの種類について特徴を整理したものです。

同期型はファイルを自動更新する

同期型のクラウドストレージは、現在のビジネスシーンで一般的に利用されているタイプです。この種類の特徴は、パソコンやスマートフォン内の特定のフォルダと、クラウド上の保存領域が常に同じ状態になるよう自動で更新される点です。

例えば、オフィスのパソコンで資料を編集して保存すると、その変更内容は即座にクラウドへ反映されます。

そのため、外出先からタブレットでアクセスしても、自宅のパソコンから開いても、常に最新のファイルを確認できます。複数人で同じファイルを編集する場合も、リアルタイムで変更が反映されるため、チームでの共同作業（コラボレーション）に非常に適しています。常に最新データへアクセスしたい方には、この同期型が最適です。

バックアップ型はデータを長期保存する

バックアップ型は、その名の通りデータの「保全」を主目的としたストレージです。同期型とは異なり、基本的にはパソコンからクラウドへの一方通行でデータを保存します。

誤ってパソコン上のファイルを削除してしまっても、クラウド上のバックアップデータはそのまま残るよう設定ができる点が大きな特徴です。

このタイプは、ランサムウェア対策や災害時のデータ復旧（BCP対策）として導入されるケースが多く見られます。日常的にファイルを開いて編集するというよりは、万が一の事態に備えて裏側で静かにデータを守る役割を果たします。日々の業務効率化よりも、資産としてのデータ保護を最優先したい場合に選ぶべき種類です。

ファイル転送型は一時的な共有に使う

ファイル転送型は、データを長期間保存するのではなく、一時的に相手にデータを渡すために利用されるサービスです。メールに添付できないような数GB単位の大容量データを送りたい場合に重宝します。

ファイルをアップロードするとダウンロード用のURLが発行され、そのURLを相手に伝えるだけで共有が完了します。一定期間が過ぎるとデータは自動的に削除される仕組みになっているものが多く、ストレージの容量管理を気にする必要がありません。

社外の取引先へ単発で大きなデータを送りたい場合など、スポット的な利用に特化した種類と言えます。

クラウドストレージの個人向けと法人向けサービスの違い

クラウドストレージには「個人向けプラン」と「法人向けプラン」が存在します。「機能が同じなら無料や安価な個人向けで良いのでは？」と考える方もいるかもしれません。

しかし、ビジネスで利用する場合、そこには大きなリスクが潜んでいます。ここでは、両者の決定的な違いについて解説します。

管理機能とセキュリティ強度の違い

法人向けサービス最大の特徴は、高度な管理機能とセキュリティ強度が備わっている点です。組織として利用する場合、管理者が従業員のアカウントを一元管理できる機能が必須となります。

具体的には、退職した社員のアカウントを即座に停止したり、プロジェクトごとに閲覧できるフォルダのアクセス権限を細かく設定したりする機能です。

また、操作ログを取得できるかどうかも重要です。万が一情報漏洩が起きた際、法人向けであれば「誰がいつファイルをダウンロードしたか」を追跡できますが、個人向けでは追跡が困難なケースがほとんどです。

企業の機密情報を扱う以上、管理者の目が届く法人向けプランの利用が推奨されます。

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サポート体制と保証範囲の違い

トラブルが発生した際の対応力も、個人向けと法人向けでは大きく異なります。ビジネスでは、システム障害や操作不明点によって業務が止まることは大きな損失につながります。

法人向けプランでは、電話によるサポート窓口が用意されていたり、障害時の復旧優先度が高く設定されていたりすることが一般的です。また、SLA（サービスレベルアグリーメント）が適用される場合もあり、稼働率が一定を下回った場合に返金などの保証が受けられることもあります。

一方で個人向けの場合は、問い合わせがメールフォームのみで返信に数日かかることも珍しくありません。業務の継続性を担保する保険として、法人向けのサポート体制は非常に重要です。

クラウドストレージを選ぶ際の3つのポイント

種類や違いを理解したところで、実際にサービスを選ぶ際にチェックすべき具体的な基準を見ていきましょう。数あるサービスの中から自社に最適な一つを絞り込むには、以下の3つの軸で評価することが大切です。

利用目的に合致した機能かを確認する

まずは「何のためにクラウドストレージを導入するのか」という目的を明確にし、それに必要な機能が備わっているかを確認します。単にファイルを保存できれば良いのか、それとも高度な共同作業がしたいのかによって、選ぶべきサービスは変わります。

例えば、Microsoft Office系のファイル（WordやExcel）を頻繁に編集するのであれば、Officeアプリとの連携がスムーズなOneDriveやBoxなどが有力な候補になります。

一方で、デザインデータやCADデータなどのプレビュー機能を重視するなら、対応フォーマットが多いサービスを選ぶ必要があります。機能表を見る際は、○×の有無だけでなく「普段の業務フローの中でスムーズに使えるか」という視点でシミュレーションを行うことが重要です。

必要な容量とコストのバランスを確認する

続いて、必要な保存容量と予算のバランスを検討します。クラウドストレージの料金体系は、主に「1ユーザーあたりの課金」と「保存容量に対する課金」の組み合わせで決まります。

従業員数が少なく大容量のデータを扱う場合は、容量無制限のプランがあるサービスがお得になるケースがあります。逆に、人数が多く扱うデータ量がテキスト中心で少ない場合は、ユーザー課金が安価で容量が少なめのプランが適しているかもしれません。

また、将来的にデータが増加することを見越して、プラン変更や容量追加が柔軟に行えるかどうかも確認しておきましょう。目先の月額料金だけでなく、長期的な運用コストを試算することをおすすめします。

セキュリティ対策が充実しているかを確認する

企業のデータを預ける以上、セキュリティ対策は最も妥協してはいけないポイントです。データの暗号化通信や保存時の暗号化は今や当たり前ですが、それ以上のプラスアルファの機能を確認しましょう。

チェックすべき項目としては、二段階認証（多要素認証）の有無、接続元IPアドレスの制限機能、そしてデバイス認証（会社が許可した端末からのみアクセス可能にする機能）などがあります。

特にリモートワークを行う場合は、社外からのアクセスを安全に制御できる機能が不可欠です。また、ISO27001（ISMS）などの国際的なセキュリティ認証を取得しているかどうかも、信頼性を判断する一つの指標となります。

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クラウドストレージを導入する際の注意点

最適なサービスを選んだとしても、導入の進め方を誤ると現場の混乱を招く可能性があります。最後に、導入前に準備しておくべき2つの注意点について触れておきます。

既存環境からの移行コストを考慮する

新しいクラウドストレージを導入する際、最も大きなハードルとなるのが「データ移行」です。現在使用しているファイルサーバー（NAS）や別のクラウドサービスから、テラバイト単位のデータを移すには膨大な時間がかかります。

移行期間中は回線帯域を圧迫して業務が遅くなったり、フォルダ構造が変わってファイルが見つからなくなったりするリスクがあります。専用の移行ツールが提供されているか、ベンダーによる移行支援サービスがあるかを確認してください。

また、すべてのデータを一気に移行するのではなく、部署ごとに段階的に移行するなどの計画を立てることで、業務への影響を最小限に抑えることができます。

既存環境からの移行や運用負担をできるだけ抑えたい場合は、法人向けクラウドストレージ『Fileforce』の導入も検討してみるとよいでしょう。
Windowsエクスプローラーからクラウド上のフォルダへ直接アクセスできるため、従来のファイルサーバーと同じ感覚で利用できます。操作ログや権限管理など法人向けのセキュリティ機能も備え、ユーザー数制限がないため全社導入もしやすく、コストパフォーマンスにも優れています。

社員の利用ルールを事前に策定する

ツールを導入するだけでは、セキュリティは守られません。運用ルールを事前に決めて周知徹底することが不可欠です。

例えば、「個人所有のスマホからのアクセスは禁止する」「機密レベルの高いファイルは社外共有を禁止する」「退職者のアカウント削除フローを確立する」といったルールです。便利なツールほど、使い方の制限が曖昧だと予期せぬ情報漏洩につながります。

システム側で制限できることは設定で強制し、それが難しい部分は運用ガイドラインを作成して社員教育を行う必要があります。

まとめ

クラウドストレージは、インターネット上にデータを保存・共有できる便利なサービスです。場所や端末を問わずアクセスできるため、業務の効率化やチームでのファイル共有にも役立ちます。

ただ、適切に導入しなければ十分に効果を期待できないため、容量や使いやすさだけでなく、セキュリティ機能やサポート体制も確認して選ぶことが重要です。また、自社の利用目的や運用に合ったクラウドストレージを選ぶことで、より安全で効率的なデータ管理を実現できるでしょう。