社内のセキュアな情報共有と個人PCからの情報漏洩リスク対策をFileforceで実現

中小企業を中心としたM&A仲介や投資を行う信金キャピタル株式会社（以下信金キャピタル）は、全国にある信用金庫の中央金融機関である信金中央金庫の100％子会社であり、セキュリティへの対応が特に厳しい金融グループ企業です。Fileforce導入以前は社内資料の共有のために他社の提供するグループウェアの一機能としてのファイル管理システムを利用していましたが、ファイル保存時のユーザビリティの問題から、社内での利用促進が図れないという課題がありました。社内ファイルサーバー兼ファイル共有ツールとしてFileforceを導入してからは、社内の情報一元管理がストレスなく可能となり、セキュアな業務環境の整備と業務効率化を実現しています。

セキュアな社内情報集約・共有を目的に早期よりクラウドサービスも視野に検討

信金キャピタルは2013年9月よりFileforceを導入し、同12月より全社での利用を開始しています。
当時、経営からの指示として、社内における情報共有の重要性とそれをセキュアに行うために、システム構築はオンプレミスだけではなく、クラウドサービスも視野に入れて検討するようにという、企業としては先進的ともいえる方針が背景としてありました。

また、同時に金融機関のグループ企業として、当時からセキュリティリスクに関しての問題意識は高く、各社員のPCのローカル環境へのファイル保存は禁止というルールが社内に周知されていました。しかし、グループウェアに含まれるファイル管理システムでの運用には使い勝手の面で課題があり、徹底が難しかったと総務部推進役の長谷川氏は当時を振り返ります。

「当時のグループウェアによるファイル管理システムでは、同じファイルに対しての複数名での参照やデータアップロードに手間がかかるという理由により、社内で利用が思うように浸透せず、作成途中の資料までを含めたファイル管理については、ルールの徹底が難しかったのです。また、階層的なフォルダ作成についても制限があり全体的な情報管理に課題がありました」

全社のファイルサーバーとして、グループウェアから“Fileforceへ”切り替え

このような課題を解決するために、同社では2012年より、SaaSを含めた社内ファイル管理システムの導入検討を開始しました。
知人からの紹介で知ったFileforceについて、長谷川氏は「選定・導入の一番の決め手となったのは使い勝手。

Fileforceは作成・編集したデータファイルのクラウド上への反映も簡単であり、社内でよく使われる資料については、別の担当者が参照中でも作業が可能。そしてファイルサーバーと同様にフォルダ作成時の階層数も実務レベルでは制限が無いため、全体的なファイル管理が他社サービスと比べても容易と感じました」

また、金融業界の厳しいセキュリティ要件について、総務部の部長である小口氏は、
「金融業界において、システム上のセキュリティ担保は大前提。当社は信用金庫のような直接的な金融事業ではないものの、グループ会社として親会社はもちろん、監督官庁である金融庁の指導や方針を常に意識し、対応していく必要があります」と言います。

その上で、SaaSを社内に導入した当時から現在までを振り返り、「年々、サイバー攻撃をはじめとするセキュリティリスクが高まっている中で、Fileforceの高いセキュリティ技術については、親会社を含めたグループ内でもクラウド利用のメリットを説明する中で理解される水準でした」と語ります。

効率的なファイル管理と個人PCからの情報漏洩リスクに対応したセキュアな業務環境を実現

Fileforceの導入により、同社では社内でファイルサーバーとファイル管理システムを同一システム上に統合したことにより、社内の情報の集約化や共有、ファイル保管を作成中のファイルかどうかに関わらず、クラウド上で保管する運用の徹底が可能となりました。これは社内の情報一元化による業務効率の向上だけではなく、各社員が社外へ持ち出すノートPC紛失時の情報漏洩リスクへの対策にもつながっています。

「Fileforceは社員がクラウド上のファイルを参照・編集しても個人のPCには暗号化されたキャッシュしか残らないというところも万が一のPC紛失時の情報漏洩リスクを防止には非常に有効。社員ひとりひとりにパーソナルフォルダもあるので、個人PCのローカルディスクに資料を保管しないという運用も徹底されている」（長谷川氏）

また、重要視していたユーザビリティについても、導入後にリリースされたクライアントツールである“FileforceDrive”の活用によって、Windowsと変わらない操作性と安定性、そして独自のストリーミング技術により、クラウドであることを感じさせないパフォーマンスを実感できると長谷川氏は言います。

「メールや掲示板もあるグループウェアからオンラインストレージだけを別システムに切り出すことで、当初コスト増を懸念しましたが、結果的にFileforceへ置き換えてクラウドを活用することで、保守までを含めたトータルのコストを削減することができました」と費用面でもSaaS利用のメリットを感じられています。

実際の運用の中では親会社からもSaaS利用におけるベンダー監査について話題にあがるそうですが、Fileforceではそのような業界別の要件や監査へも対応が可能です。

「更に加速していくビジネススピードの中で社員が社内外のどこからでも安心して仕事ができるように、今後も働き方改革の一環としての業務環境の整備を推進していきます。その中で現在は社内ネットワークからの接続のみを許可しているFileforceについても、グループや監督官庁のガイドラインに沿いながら、ネットワークや認証、運用を含めて社外からの安全なアクセス方法を整備して、引き続き積極的に活用していくつもりです」（小口氏）

本事例のポイント