株式会社ネットワールド

ユーザー無制限・容量課金のFileforceが、ネットワールド様の情報システム運用負担を劇的に軽減

株式会社ネットワールドは、施行が迫る電子帳簿保存法への対応を急務としていました。既存のファイルサーバーやクラウドストレージでは、法要件を満たすための細かなアクセス権限設定や操作ログの管理が困難であったため、新たなクラウドストレージの導入を検討。数あるサービスの中から、ユーザー数無制限で容量課金制という料金体系、そしてエクスプローラーでの直感的な操作性を実現するFileforceを選定しました。

今回は、ネットワールド様情報システム部の盛永氏、田澤氏より、Fileforce導入の経緯と、導入によって得られた具体的な効果についてお話を伺いました。

電子帳簿保存法対応に立ちはだかった、既存システムの限界

──Fileforceの導入は、どのような背景から検討が始まったのでしょうか。

田澤氏：電子帳簿保存法の施行が近づくにつれて、法的な要件を効率的かつ確実に満たす運用体制の構築が課題となりました。社内では、ファイルサーバー（NAS）に加え、他社のクラウドストレージも併用しており、それぞれの利点を活かして活用していました。しかし、今回の電子帳簿保存法対応にあたっては、詳細なアクセス権限の管理や、監査ログ・修正履歴といった証跡管理を、専門的な知識を必要とせず、標準機能で容易に対応したいというニーズがありました。

盛永氏：法令遵守は企業の根幹に関わる部分です。既存のシステムでは、法令遵守のための要件を満たせなかったため、コンプライアンス上のリスクを抱えることになります。これらの課題をクリアできる新たなソリューションの導入が不可欠だったのです

盛永氏

導入の決め手となった、機能性とコストパフォーマンスの両立

──数あるクラウドストレージサービスの中から、Fileforceが選定された決め手は何だったのでしょうか。

田澤氏：最も大きな決め手となったのは、料金体系と操作性です。多くのクラウドストレージサービスでは、利用ユーザー数に応じて課金される「ユーザー課金制」が一般的です。しかし、弊社の利用実態を見ると、実際にシステムを頻繁に利用するのは一部の部署や担当者に限られます。そのため、あまり利用頻度の高くないユーザーに対しても毎月課金が発生するのは、コスト効率の面で非常に非効率だと感じていました。

盛永氏： Fileforceはデータ容量に対してのみ料金が設定されており「ユーザー数は無制限」という点が非常に魅力的でした。価格自体も他社サービスと比較してもリーズナブルで、利用人数が増加しても追加コストが発生する心配がないため、将来的な利用拡大も見据えた場合に非常に理にかなった料金体系だと判断しました。

田澤氏：また、運用の定着には操作性も重要でした。クラウド化によって操作手順が大きく変わると現場の混乱を招く懸念がありましたが、FileforceはWindows標準のエクスプローラー上で操作が完結します。従来のNASと変わらない「使い慣れた操作感」を維持することで、特別なトレーニングなしにスムーズな移行と法対応を実現できる点が、採用の決め手となりました。

田澤氏

Fileforce導入で、運用負荷の軽減と現場の満足度向上が実現

──導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

田澤氏：最も顕著な効果は、情報システム部への問い合わせがほぼなくなったことです。導入当初は、ログイン方法やファイル共有の方法など、基本的な操作に関する問い合わせが多少ありましたが、それもすぐに落ち着きました。Fileforceは、普段使い慣れているエクスプローラーで操作できるため、従業員が迷うことが大幅に減ったのだと思います。

盛永氏：運用フェーズにおける問い合わせがほぼゼロになったというのは、情報システム部にとって非常に大きなメリットです。従来、ファイルサーバーの管理やアクセス権限の設定・変更には、多くの工数がかかっていました。しかし、Fileforceでは、現場の担当者が自分のチーム単位でアクセス権限を設定・変更できるため、私たち情報システム部門がその都度対応する必要がなくなりました。細かい設定変更や問い合わせに時間を取られることがなくなり、本来注力したい業務により集中できるようになったと感じています。

盛永氏：電子帳簿保存法への対応という当初の目的はもちろんのこと、従業員がストレスなくファイルを利用できるようになった点も、導入の大きな成果だと感じています。システムが使いやすいということは、業務効率の向上にも直結します。Fileforceの導入によって、情報システム部門の負担軽減と、現場の満足度向上という、両方を達成することができました。非常に満足しています。

信頼ができるクラウドストレージ。全文検索機能でさらなる効率化へ

――全文検索機能も導入されたとお伺いしました。導入の経緯と、その効果についてお聞かせください。

田澤氏： Fileforceの導入当初も検討はしていたのですが、導入後に使いやすさを実感する中で、「もし全文検索機能があれば、書類を探す際にさらに利便性が向上するだろう」という考えが強くなり、先手を打つという目的でこの機能を追加導入することにしたのです。

盛永氏：全文検索機能を導入したことで、Fileforceは、従来のファイルサーバーやクラウドストレージとしての欠点をほぼ解消できたと考えています。これまでは、ファイル名をもとにしか検索できず、資料を探すのに時間がかかるケースがありました。全文検索機能の導入により、ファイル名だけでなくファイル内のテキスト情報まで検索できるようになり、必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能になりました。大量の書類を扱う企業にとって、非常に強力な機能です。これにより、Fileforceを単なるクラウドストレージではなく、社内の情報資産を安全かつ効率的に活用できる「戦略的インフラ」として位置づけています。今後、AIを活用した機能が開発されていくことも期待したいです。

全文検索イメージ（ファイルの中身を瞬時に検索）

――Fileforceの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いいたします。

盛永氏：クラウドストレージの導入を検討されてるなら、ぜひ一度試してみてほしいです。利用を重ねるほど機能が進化し、検索性やセキュリティなど“かゆいところに手が届く”改善が随時追加されていきますし、サポート体制も整っているためとても心強いです。国産製であることに加えて、企業としての信頼性にも安心感があります。クラウドの利便性と信頼性を重視する企業にとって、最適な選択肢だと思っています。