町田市役所

町田市役所では、多様化する運用に対応するため、コストと柔軟性を両立できるクラウドストレージ「Fileforce」を選定しました。決め手となったのは、ユーザー数無制限のプラン、高精度なアクセス権限の再現性、そして現場に寄り添った柔軟な提案内容です。 Fileforce導入後は、データ保存領域のスケーラビリティが向上し、アクセス権の柔軟な設定が可能になったことで、ファイル管理業務の効率化とセキュリティ強化を実現。さらに、プロジェクト単位でのファイル共有やAI検索機能の活用など、Fileforceを基盤としたDX推進にも取り組んでいます。

本記事では、町田市役所がFileforceを導入した背景とその効果、そして今後の活用展望について、デジタル戦略室のA氏とY氏、長期に渡り町田市役所のOA基盤・ネットワークインフラの維持保守を担っており、今回Fileforce導入に関して総合的に支援を行ったNTTデータの小山氏に詳しく伺いました。

運用管理に課題を抱えていたファイルサーバー

──以前利用されていたファイルサーバーの体制と当時抱えていた課題について教えてください。

A氏： 以前はWindowsのファイルサーバーを使っており、部署ごとにアクセス制限を設けるなど、きめ細かな運用を行っていました。ただ、この体制には大きく2つの課題がありました。
まず1つ目は、ストレージ容量の拡張に手間とコストがかかることです。容量が不足してから対応に追われることが多く、そのたびに各部署で不要なファイルの整理や棚卸し作業が発生し、職員の負担が増えていました。 2つ目は、アクセス権限の設定が非常に複雑だった点です。ファイル単位で細かく権限を制御できる反面、設定作業が煩雑で、特に機密性の高い情報を扱う部署では、管理者の作業負担が大きくなっていました。単純に新しいシステムへ移行するだけでは解決できない、構造的な課題を抱えていたと感じています。

──課題解決に向けて、どのようなサービスを検討されましたか。

A氏： こうした課題を解消するため、クラウドストレージの導入を検討しました。目的は、容量拡張にかかる時間と費用の削減、そして管理の負担軽減です。他社のサービスも含め、複数の選択肢を比較検討しました。 特に重視したのは、従来のファイルサーバーで実現できていた「細かなアクセス権限設定」が、クラウド上でどこまで再現できるかという点です。たとえば、「ファイルの閲覧はできるが、削除はできない」といった運用もしていたため、同じように制御できるかどうかは非常に重要でした。

予算の安定性と柔軟な提案が決め手に

──Fileforceを選定された決め手について教えてください。

A氏： 一番の決め手は、ユーザー数無制限の料金体系と、従来と同等のアクセス権限設定ができる点です。 本市では、ファイルサーバー上に多くのデータを管理しておりますが、所管部署によって用途が異なり、かつコロナなどの突発的な対応により利用ユーザー数は頻繁に変動します。そのため、ユーザー数に応じて料金が変動するサービスでは予算管理が難しくなりますが、Fileforceはユーザー数に関係なく定額で利用できるため、予算の見通しが立てやすいのが大きなメリットでした。 また、FileforceにはWindowsファイルサーバーの権限設定を再現できるテンプレート（プリセット）が用意されており、現場での混乱を最小限に抑えながら移行を進めることができました。一部の細かい調整は必要でしたが、既存システムからのデータ移行はスムーズに実施できたと感じています。

──価格面はいかがでしたか？

A氏： 価格についても、他社と比べてFileforceからの提案が最も納得感がありました。自治体として限られた予算の中で導入を進める必要がある中で、こちらのニーズを丁寧にくみ取ったうえで、現実的な価格設定と柔軟な提案をしていただけたことに感謝しています。コストとサービス内容のバランスが非常に優れていたと感じています。

クラウド化で実現した、効率的でセキュアなファイル管理

──Fileforce導入によって、ファイル管理業務はどのように変化しましたか。

Y氏： Fileforceを導入したことで、ストレージ容量の拡張にかかる手間やコストが不要になり、日々の運用負担が大きく減りました。以前は、容量が不足しそうになってから対応を考える必要がありましたが、今ではそのような心配がなくなりました。 また、「Fileforce Drive」は必要なファイルだけをパソコンに一時保存（キャッシュ）する仕組みなので、PCの動作が重くなることもなく、快適に操作できます。類似するサービスの動作検証も行いましたが、すべてのファイルを同期するタイプのサービスでは、利用時間帯によっては動作が重くなる点が不安に感じることがありました。その点Fileforceは、クラウド上に保存されているファイルの閲覧、編集もオンプレミスで構築した既存のファイルサーバーと遜色なく操作できたため、ユーザーへの展開も不安に感じることはありませんでした。

──セキュリティ面ではどのような工夫をされていますか。

Y氏： 情報セキュリティ対策として、Fileforceの「サブ管理者機能」を活用し、各部署の責任者に特定フォルダのアクセス権限設定を任せています。これは、既存のファイルサーバーの運用方法を踏襲したもので、全体管理の負担を軽減しつつ、各部署のセキュリティポリシーを維持するのに役立っています。

──データ移行において苦労された点や、有効だった機能について教えてください。

NTTデータ 小山氏： 移行対象となるファイルは全体で1千万件を大きく超過しており、データ移行実施中は完全性担保のため更新や編集を不可にする運用制限をする必要あります。各部署の繁忙期や切り替え後のトラブル対応や問い合わせを分散させることを目的とし、各部署単位に作成された移行対象フォルダをある程度のグループ単位に分割し、段階的に切り替えを実施していく移行計画を策定しました。 段階的切替を実施するにしても運用制限時間は可能な限り短くするため、サーバーやネットワークの負荷検証をしながらデータ移行検証を入念に実施しておいたこともあり、移行切替は大きなトラブルなく完了できました。

──移行時に発生した課題と、その対応についてお聞かせください。

Y氏： 移行に際しては、Fileforceに「1フォルダあたり最大1万ファイル」という仕様があり、大量のファイルを扱う部署ではフォルダの分割が必要となりました。 ただし、事前にNTTデータと連携し、対応方針を整理していたため、大きなトラブルなくスムーズに移行を完了することができました。技術面・運用面ともに協力体制が整っていたことが、成功の大きな要因であると考えます。

Fileforceで広がる、町田市役所のDX推進の可能性

──今後活用を検討している機能はありますか。

Y氏： 今後は、「プロジェクトフォルダ機能」の活用を積極的に進めていきたいと考えています。これは、特定の業務ごとに関係者を招待し、ファイル共有を一元管理できる機能です。市役所では、外部の事業者や団体とファイルのやり取りを行う機会が多く、これまではメール添付や個別リンクの発行など、手間がかかっていました。この機能を使えば、情報共有の効率が上がり、業務負荷の軽減も期待できます。

──Fileforceの機能全体について、評価や今後の活用方針を教えてください。

A氏： Fileforceは、コストと機能のバランスが非常に優れたサービスだと感じています。特に、SCIM連携によるユーザー・グループ管理の自動化は、セキュリティと運用の両面で大きな効果があり、ID登録や削除にかかる工数削減や、人的ミスの防止にもつながっています。 さらに、AIを活用した高度な検索機能「IntelliSearch™」にも期待しています。有償オプションの「IntelliSearch™ Pro」では、全文検索やマークアップ検索が可能となり、膨大なファイルの中から必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。現在、導入に向けて運用面での適合性を検討している段階です。

──最後に、Fileforceの導入を検討している他自治体や企業に向けてメッセージをお願いします。

A氏： 町田市役所では、Fileforceの機能を活用することで、業務効率化と情報セキュリティの両立を図りながら、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を力強く進めています。今後も継続的な改善と新機能の活用を通じて、よりスマートな行政運営を目指していきます。

本事例のポイント

• 課題

  • 容量拡張に時間とコストがかかり、逼迫時の対応が業務負担となっていた。
  • ファイル単位の権限設定が複雑で、管理者の作業が煩雑になっていた。
  • 利用者数が多く変動も激しいため、既存の契約体系では予算管理が不安定だった。

• 選定理由

  • ユーザー数無制限のプランにより、変動する利用者数にも柔軟に対応できた。
  • Windowsファイルサーバーの権限設定を概ね再現できる機能が備わっていた。
  • 自治体の運用実態に即した、具体的かつ現実的なコスト提案があった。

• 効果

  • 容量拡張の心配がなくなり、ファイル整理や棚卸しの負担が解消された。
  • 権限設定の再現性が高く、移行時の混乱を最小限に抑えることができた。
  • 利用者数に応じた追加費用が発生せず、予算の見通しが立てやすくなった。

※本記事の内容は取材時（2025年8月）の情報です。