JA鹿児島県中央会

JA鹿児島県中央会（以下、中央会）は、鹿児島県内の農協および連合会の総合調整を担う、JAグループ鹿児島の代表機関です。組合の経営相談や教育支援、農政、広報活動などを通じて、地域農業とJAグループ全体の発展に貢献しています。

同会では、リモートアクセスの手間や管理業務の負担増大などの課題に直面していました。そこで、従来と変わらない操作性が魅力のFileforceを導入し、業務効率化とセキュリティ強化を実現しました。

今回は、導入プロジェクトを主導した総合情報システム部 総合情報システム課の安楽氏と後潟氏に、導入の背景や選定理由、導入後の効果について詳しく伺いました。

課題はリモートアクセスの手間と管理業務の負担増大

中央会では、長年にわたりファイルサーバーを活用してきましたが、出張先や在宅環境からのアクセスに手間がかかっていました。安楽氏は当時の状況をこう振り返ります。

「ファイルサーバーへのアクセスは、基本的に職場内からのみに限定していました。例外的に社外からのVPN接続を許可していましたが、出先からのアクセスには手間がかかります。特に、コロナ禍でリモートアクセスの需要が高まり、柔軟にアクセスできる仕組みを求める声が増えてきました。」

また、物理サーバーの維持管理や人事異動に伴うユーザーアカウント管理、アクセス権限設定の煩雑さも、情報システム部門にとって大きな負担になっていたといいます。

「ファイルサーバーでは、日々のバックアップや障害時の復旧対応に加え、容量が逼迫してきた際のデータ整理依頼など、管理業務は多岐にわたっていました。さらに、ユーザー単位やフォルダ単位でのアクセス権設定が複雑で、人事異動のたびに見直しが必要になり、管理業務の負担が増していました。」

従来と変わらない操作性、スムーズな移行と運用コストが選定の決め手に

ファイルサーバーの更新時期が迫る中、中央会はこれまでの課題を一挙に解決すべく、クラウドストレージの導入を本格的に検討し始めました。基幹システムの開発ベンダからの紹介でFileforceを知り、既存のファイルサーバーやNASと比較検討を行ったといいます。安楽氏は、選定の際に重視したポイントを次のように語ります。

「最も重視したのは、従来と変わらない操作性を維持できることでした。現場の職員にとって、日々の業務フローが急に変わるのは大きな負担になります。Fileforceには、エクスプローラーと同じ感覚で操作できるDrive機能があるので、違和感なくスムーズに移行できると判断しました。また、ショートカットがそのまま使用できることや、マクロが正常に動作する点も、移行のハードルを下げる上で重要でした。」

コスト面では、単純な価格比較ではなく、日常的な運用負荷や管理工数などの「見えづらい運用コスト」を含めて総合的に評価したといいます。

「表面的な費用だけを見れば、ファイルサーバーより多少高くなりますが、管理負担も含めて総合的に判断した結果、コスト面でも十分なメリットがあると考えました。さらに、スケーラビリティの柔軟性や、VPNを使わずにどこからでも安全にアクセスできる利便性も大きな魅力でした。」

導入にあたっては、約500GBに及ぶデータ移行を実施。事前に従来のファイルサーバーで運用されていたアクセス権限を整理し、その内容をFileforceに反映させたといいます。

「移行作業は、大きなトラブルもなくスムーズに進みました。複数台のPCと移行ツールを利用し並行処理したこともあり、6時間ほどで完了しました。」

業務効率化やセキュリティ強化などの効果を実感

Fileforceの導入により、業務効率化やセキュリティ強化など、さまざまな効果を実感していると安楽氏は語ります。

「これまでは、ファイルを誤って削除した場合、システム管理者がその都度対応していました。しかしFileforceでは、ユーザー自身が復元操作を行えるため、対応速度が向上し、管理負担の軽減にもつながっています。」

外部とのファイル共有に関しても、利便性とセキュリティの両立が実現したといいます。

「従来は、大容量ファイルの送付が必要な際、外部のファイル転送サービスを使わなければならず、セキュリティ面に不安がありました。Fileforceでは、パスワード付きの共有リンクを発行するだけで安全に共有でき、多要素認証によるアクセス制御も可能なため、信頼性が格段に向上しました。」

さらに、管理者向けのモニタリング機能「セキュリティセンター」や、ファイルのバージョン管理機能も、重要な安心要素として定着していると後潟氏は話します。

「セキュリティセンターでは、どのユーザーが、いつ、どのような操作を行ったかを把握できるため、リスク管理の精度が向上しました。アクセスログや操作履歴の可視化により、万一トラブルが発生した際にも、迅速かつ的確な対応が可能です。また、バージョン管理によって過去の状態に戻せるという安心感も大きいですね。こうした機能が備わっていることで、システム全体の運用安定性が高まっていると実感しています。」

※バージョンファイルのイメージ画面（入れ替えだけでなく、過去のファイルを「別名で保存」ならびに「ダウンロード」も可能）

今後はさらなる活用を視野に

現在、中央会ではFileforceの基本機能を中心に浸透が進んでいるとのことです。今後は、社外とのフォルダ共有機能「プロジェクトフォルダ」や、2025年から新たに提供が始まったFileforceドライブでも利用可能な高速検索機能「IntelliSearch™」などの機能を活用していきたいと安楽氏は話します。

「まだ本格的には活用できていませんが、プロジェクトフォルダを利用して外部とのファイル共有や通知などを効率化していきたいと考えています。別途契約しているバックアップサービスの代替として使えれば、さらなるコスト削減につながると期待しています。また、IntelliSearch™機能についても、今後の活用を検討しているところです。」

Fileforceを他の企業におすすめできるポイントについて、安楽氏は次のように話します。

「第一に、環境構築のしやすさです。データ移行もスムーズに行えましたし、Web上のマニュアルやヘルプページが整備されているため、必要な手順を確認しながら確実に導入を進めることができました。運用面では、ユーザー管理やアクセス権設定が直感的に行えます。さらに、データの改ざん防止や多要素認証、操作ログの記録など、セキュリティ面でも高い信頼性を備えた設計となっています。業務効率とセキュリティの両立が図れる点は、導入を検討する企業にとって、大きな判断材料になるはずです。」

本事例のポイント

• 課題

  • 社外からのアクセスがVPN接続に依存し、リモートアクセスに手間がかかっていた。
  • ユーザー単位やフォルダ単位でのアクセス権設定が複雑で、管理業務の負担が増えていた。
  • ファイルサーバーの更新時期を迎え、より効率的で安全なファイル共有環境が求められていた。

• 選定理由

  • 従来と変わらない操作性で、現場の業務フローを変えずに導入できる。
  • VPN不要で外部からアクセスでき、スケーラビリティにも優れている。
  • 管理負荷の軽減と運用効率を含めた総合的な判断で、コスト面でも優位性があった。

• 効果

  • 対応速度が向上し、管理業務の負担軽減につながった。
  • VPN不要で安全なリモートアクセスが実現し、大容量ファイルの外部共有も容易に。
  • セキュリティセンターやバージョン管理により、リスク管理と運用の安定性が向上。

※本記事の内容は取材時（2025年9月）の情報です。