株式会社Do itプランニング

株式会社Do itプランニング（以下、Do itプランニング）は、全国54拠点に展開する、資産形成・相続対策・リスクマネジメントなどのコンサルティングを手がける総合保険代理店です。2015年の設立以来、「みんなでやろうよ（Let’s do it）」という理念のもと、約660名の社員全員が一丸となって、個人・法人を問わず、安心を届ける高品質な保険サービスを提供し続けています。

同社では、急速な事業成長に伴い、ファイル共有の効率化と更なるセキュリティ向上が求められておりました。特にFileforce導入時の2022年にはEmotetの脅威が広がる中、「脱PPAP」と、全社で統一されたファイル共有基盤の整備は急務でした。複数のサービスを比較検討した結果、ユーザー数無制限の料金体系と、誰でも直感的に使える操作性を備えたFileforceを導入しました。

今回は、プロジェクトを主導した情報システム部のN氏に、導入の背景や選定の決め手、そして導入後に実感した変化について詳しく伺いました。

ファイル共有の属人化とEmotetの脅威

──「脱PPAP」は避けられない選択だった

Fileforce導入以前、Do itプランニングのファイル共有は、メール添付が中心でした。全社で利用可能なファイルサーバーもなく、そもそもメール添付以外のファイル共有方法が準備されていなかったと、N氏は振り返ります。

「社内のファイル共有は全て添付ファイルで行われていました。添付ファイル・PPAPの危険性を理解していたとしても、実際に添付ファイルを利用せずには業務が回らない状況でした。」

そんな中、大きな転機となったのが、ファイルを媒介とするマルウェア「Emotet」の感染拡大でした。 「Fileforce導入時の2022年はEmotetの被害が社会的に広がっていた頃で、社内でも注意喚起を行っていました。ただ、現場からは『管理部から届いたファイルなら、つい開いてしまう』という声が多く、添付ファイルのリスクは理解されていても、それに代わる手段がなかったというのが実情です。」

N氏は、添付ファイルを前提とする文化そのものが、セキュリティリスクの温床になっていたといいます。 「添付ファイルのやり取りを続ける限り、セキュリティリスクからは逃れられません。“添付ファイルが送られてくること自体が珍しい”という状態を作らなければならないと考え、クラウドストレージの導入を本格的に検討することにしました。」

決め手はコストと操作性　「ユーザー数無制限」が導入を可能に

クラウドストレージの選定にあたり、Do itプランニングでは複数のサービスを比較検討。その中で、N氏が最も重視したのが、ユーザー数無制限のライセンス体系でした。
「当社は従業員数が600名を超えており、ITに不慣れな社員も多く在籍しています。クラウドストレージを導入しても、実際にどの程度使われるか分からない中で、1ユーザーあたり月額課金という料金体系は現実的ではありませんでした。

『導入しても使われないのではないか』という懸念もあったなか、ユーザー数無制限で使えるFileforceはコスト面の見通しが立てやすく、社内の稟議を通す上でも非常に有利な選択肢でした。」（N氏）

さらに、直感的に使える操作性も大きな決め手になったと、N氏は高く評価します。 「Fileforce Driveは、Windowsのエクスプローラーと同じ操作感で利用できるため、ITに詳しくない社員でも直感的に扱えます。社内の年齢層やITスキルを考慮しても、ストレスなく移行できると判断しました。また、既存の社内システムとの親和性も高く、保存先をFileforce Driveに変更するだけで、業務フローを維持できることは大きなメリットでした。」

属人化から仕組み化へ

──情報共有の最適化が業務プロセスを変えた

Fileforce導入後、Do itプランニングでは「どこに、誰が、何を保存するか」が明確に定義され、全社の情報共有基盤が劇的に整備されました。N氏は、仕組みそのものを設計し直したことで、情報共有の効率と再現性が大幅に向上したと語ります。

「まず、フォルダ構成と権限設計を徹底的に見直しました。全社通達は、管理スタッフのみが更新できる『社内共有』フォルダに集約。個別に配布する資料は、社員ごとにアクセス制限をかけた専用フォルダに格納できるようにしました。こうした構造を作ったことで、情報の所在が明確になり、業務全体がスムーズに回るようになりました。」

こうした仕組みは、各拠点とのやり取りにも変化をもたらしました。新しい運用が現場に自然と馴染んだ背景には、エクスプローラー感覚で使える操作性の高さがあったと、N氏は語ります。

「以前は紙で回収していた勤務表も、今は全国の支社からFileforce上のフォルダに格納してもらうだけになりました。あとは、特定のタイミングで一括確認するだけです。導入当初、社員からまず出てきたのは『意外と軽い』という声で、操作方法や仕組みがわからないという問い合わせは、想像していたより遥かに少なかったと記憶しています。」

さらに、クラウド上にデータを集約する運用を徹底したことで、PC故障時などのトラブルにも強い体制が構築できたといいます。

「“ダウンロードしたらすぐFileforceに保存する”という利用方法を周知したことで、端末が故障しても、必要なデータはすべてクラウドにある。こうした安心感は、私たち情シスにとっても非常に大きな価値です。」

現場に根付いたクラウドストレージ

──高度検索「IntelliSearch™」による劇的な業務効率化

Fileforceの導入から3年。Do itプランニングではクラウドストレージがすっかり社内に定着し、その活用範囲は着実に広がり続けています。中でも、全文検索などが可能な高度な検索「IntelliSearch™ Pro」オプションの導入は、日常業務の効率を大きく押し上げたとN氏は語ります。

「管理部では、取引先から届く大量のファイルを日常的に扱っています。以前は、数千〜数万行を持つ多数のファイルの中から、特定のキーワードが含まれる情報を手作業で探していました。それが今では、IntelliSearch™で検索のキーワードを入力するだけで即座に必要な情報にたどり着けるため、業務効率が劇的に向上しました。」

最後に、Fileforceの魅力について、N氏はこう語ります。

「情シス目線で言えば、“何も教えなくても使える”というのが一番ありがたいですね。誰でも直感的に使えて、しかも必要な管理機能はしっかり揃っている。また、ユーザー課金ではないので、使う人を限定せず全社展開がしやすい。セキュリティ、操作性、サポート、どれをとっても高水準で、慎重に導入を検討している企業にこそ試してほしいと思います。」

本事例のポイント

• 課題

  • ファイル共有がメール添付に依存し、非効率なファイル共有方法しかなかった
  • Emotetの感染リスク拡大により、PPAP廃止と統一的な共有基盤の整備が急務だった

• 選定理由

  • ユーザー数無制限の料金体系により、大規模組織でもコスト管理が容易。
  • エクスプローラー感覚で使えるUIにより、社内のITリテラシーに依存せず展開可能。
  • 既存業務フローを変えずに導入でき、レガシーシステムとも親和性が高かった。

• 効果

  • フォルダ構成と権限設計の見直しにより、情報共有の効率と再現性が大幅に向上。
  • 全社的なファイル共有がクラウド上で一元化され、業務効率化。
  • IntelliSearch™ Pro導入により、数万件のファイルからの高速検索が可能となり作業時間を大幅短縮。

※本記事の内容は取材時（2025年7月）の情報です。