ブックオフコーポレーション株式会社

ブックオフコーポレーション株式会社は、中古本やスマートフォン、家具、トレーディングカード、ブランド品など、さまざまなリユース商材を取り扱う総合企業として、全国に多数の店舗を展開しています。

そんなブックオフコーポレーションでは、複雑化するアクセス権管理の改善、ファイルサーバーの老朽化、全文検索機能の搭載など、データ管理の効率化と運用負担の軽減に対応するために、Fileforceの導入を決定しました。今回は、同社IT統括部の岡城氏、田上氏、鈴木氏にFileforce導入の背景や選定の決め手、そして導入によって得られた具体的な効果についてお話を伺いました。

ファイルサーバーの老朽化と保守終了が迫る

――Fileforce導入以前のファイルサーバー環境について教えてください。

岡城氏： Fileforce導入前は、オンプレミス環境でファイルサーバーを運用していました。 セキュリティ対策としてはネットワーク制御、アクセス権の管理、ウイルス対策などで、大掛かりな対策は講じていませんでした。オンプレミス環境に対する一定の安心感があったことに加え、ハードウェア自体の老朽化が進んでいたため、既存環境への追加投資を控えていたという背景もあります。

――運用面も含め、当時どのような課題を抱えていたのでしょうか。

従来はセキュリティグループによる一括管理だけではなく、ユーザー単位でも個別にフォルダ権限を付与していたため、長年の運用で権限構造が極めて複雑な状態となっていました。そのため、組織変更のたびに煩雑な設定変更を強いられるなど、運用効率を著しく低下させていたのです。

さらに、サーバーの容量制限により、ファイルを分散管理せざるを得ない状況も解決すべき課題でした。こうした状況から、AD連携（Active Directory連携）およびセキュリティグループの刷新が必要であると判断しました。そのうえで、クラウドストレージを含む複数の選択肢を比較検討し、次期環境の検討を開始しました。

田上氏： 加えて、日々の運用でも細かな負担が積み重なっていました。たとえば、ユーザーの誤操作によるファイル削除の復旧依頼が月に3～4件ほど発生しており、1件あたりの対応は難しくないものの、積み重なると管理者の工数を圧迫していました。こうした日常的な対応が続くことで、運用面の負荷が徐々に大きくなっていたと感じています。

複数サービスを比較検討し、コスト面で有利なFileforceを選定

──数あるクラウドストレージサービスの中から、Fileforceを選定された決め手は何だったのでしょうか。

また、機能面においては「全文検索機能」が実装されたIntelliSearch™ Proオプションも重要な選定理由です。社内ユーザーより「業務効率化のために全文検索は必須である」との要望が強く挙がっており、そのニーズを満たすサービスとしてFileforceが最適であると判断しました。

――導入前の支援体制についてはいかがでしたか。

また、移行プロセスを通じて、それまで潜在化していたアクセス権限の設定不備や課題が可視化され、導入前に是正できた点も大きなメリットでした。

鈴木氏： 具体的には、旧ファイルサーバー環境では、ファイルの詳細な利用実態やアクティブ状況を正確に把握できていませんでした。あわせて、外部システムからのファイル出力先が複数のフォルダに分散している実態も判明し、事前に対策を取ることができました。

アクセス権管理の可視化と問い合わせ件数が激減

――導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

また、「全文検索機能」の実装も大きな成果の一つです。旧ファイルサーバー環境ではWindowsの標準検索機能に頼らざるを得ませんでしたが、導入後はファイル名などを指定するだけで、即座に格納場所を特定できるようになりました。外部システムから出力されたデータの所在確認や、過去の申請書類の検索など、幅広い業務シーンで活用されています。

さらに、管理者としての負担軽減において最も顕著なのが、ユーザーからの問い合わせ件数の大幅な減少です。以前は毎月複数件発生していたファイル削除に伴う復旧対応が、現在ではほぼ皆無となりました。管理工数の削減という意味でも、非常に大きな導入効果です。

――ファイルのアップロード速度やシステムの動作についてはいかがですか。

直感的な操作性と全文検索の利便性がお勧めポイント

――他社様へFileforceをお勧めするとすれば、どのようなポイントが挙げられますか。

また、他社サービスと比較した際の大きなメリットとして、「ユーザー数無制限」という料金体系が挙げられます。一般的なユーザー課金型モデルでは、従業員数の増加に比例してコストが膨らみますが、Fileforceであればそうしたコスト増の懸念を払拭できます。

加えて、運用面における負担の少なさも魅力です。他社サービスでは定期メンテナンスによるサービス停止や、ツール更新に伴うPC再起動などが発生するケースも散見されます。Fileforceではそうした業務中断の要因がないため、ストレスなく安定して利用を継続できる点も高く評価しています。

本事例のポイント

• 課題

  • ファイルサーバーの保守サポートが終了し、老朽化した環境の更新が急務だった
  • ユーザー増加に伴うアクセス権管理が煩雑化し、組織異動時の対応が属人的になっていた
  • ユーザーの誤操作によるファイル削除が月3～4件発生し、管理者の復旧対応が負担になっていた

• 選定理由

  • ユーザー数無制限のコスト体系により、従量課金型やユーザー課金型よりもコスト効率に優れていた
  • AD連携と全文検索機能を備えており、複数部門からの要望に対応できた
  • 導入段階での手厚い導入支援サービスにより、データ移行の不安を軽減できた

• 効果

  • 月3～4件あったファイル削除対応の問い合わせがほぼゼロになり、管理者負担が大幅に削減された
  • 全文検索機能により、ファイル検索にかかる時間が短縮され、業務効率が向上した
  • データ移行プロセスを通じてアクセス権やファイル出力先の課題が明確化され、運用体制が最適化された

※本記事の内容は取材時（2026年1月）の情報です。