朝日税理士法人

弊社は組織全体が現場主導で業務効率化を進めています。若いメンバーが多いこともあり、『もっとこうすれば効率的では？』というアイデアが現場から出てくる文化が根付いています。その中で、私たちはITやデジタルツールの導入を支える役割を担っています。

Fileforceのようなクラウドストレージも、導入前は不安がありましたが、実際に使ってみるとその利便性に驚きました。日常の業務に完全に馴染んでおり、『使っている』という意識すらないという職員もいるほどです。

他社のクラウドストレージを利用していたときは、『繋がらない』『重い』という声が多かったです。その度に対応を急ぐ必要があり苦労していましたね。今ではFileforceが当たり前に使える空気のような存在になっています。システムが安定していることで、私たち管理者の負担も大幅に軽減されました。

Fileforce導入当初、弊社ではプロジェクトフォルダの利用は検討段階にとどまっていました。しかし、現在では約200件のプロジェクトフォルダが稼働し、クライアントとのファイル共有において重要な役割を果たしています。

以前は会計データをやり取りする際に、パスワード付きのメール添付を利用していましたが、容量制限の問題で運用に支障が出ることがありました。現在はプロジェクトフォルダを活用することで、安全性が確立されたセキュアな接続環境下において、継続的な顧問契約のクライアントとのやり取りが格段にスムーズになり、スポット業務でも短期間で必要な情報を整理・共有できるようになりました。

フォルダ作成は、申請フォームにフォルダの場所や名称、社外・社内ユーザー等を記載いただき、私達が作成します。また、1年に1回の見直しを行い、不要なフォルダを整理するなど、情報の整理を徹底しています。

全員がアクセス権限をフルコントロールで作成できると、フォルダ構成が混乱する恐れがあります。そのため、アクセス権限を限定しつつ、運用を安定化させることに注力しています。

他社のクラウドストレージを利用していた頃は、接続が遅い、あるいは繋がらないといったトラブルが頻発していました。特に業務開始時には専用ツールを立ち上げて接続する必要があり、これが毎朝のストレスになっていました。また、アクセス権限の設定はCSVを用いて行っていましたが、反映に一晩かかることもあり、管理業務が煩雑でした

Fileforceを導入してからは、専用ツールの立ち上げが不要になり、常に安定した接続が確保されています。検索速度も大幅に向上し、作業が2倍、3倍の速さで進むようになりました。以前のようなストレスから解放されただけでなく、アクセス権限の設定も即座に反映されるようになり、管理者としての負担が大幅に軽減されました

クライアントから『使い方がわからない』という声があったため、私たちでマニュアルを作成しました。特にサブフォルダの構成やアクセス方法について丁寧に説明することで、問題なく使っていただけるようになりました。

「セキュリティチェックシートの提出を求められることは多いですが、Fileforceの堅牢性やアクセス制御機能について詳しく説明することで、安心してご利用いただけています。

「Fileforceを導入する以前は、別の共有ファイルサービスを利用していましたが、容量が限られており、追加するたびにコストがかさんでいました。また、バックアップのために同じ容量を持つストレージを契約する必要があり、これが二重コストの原因となっていたのです。

Fileforceのバージョン管理機能やごみ箱機能を活用することで、誤って削除したファイルの復元が容易になったため、バックアップ用のストレージ契約が不要になりました。その結果、実質的にコストが半分になったと感じています。

職員もFileforceを違和感なく利用できているため、ほとんど問い合わせはありません。稀にファイルを誤って削除してしまった場合に問い合わせがあり、誰がどのファイルを操作したのかをログで確認して復旧していました。ただ、誤操作自体が減ったこともあって、ログを確認する機会も少なくなりましたね。

プロジェクトフォルダが一部整理されていないため、メンバーに『綺麗にしてね』と呼びかけています。必要なファイルの保存場所であり、保管スペースではないことを意識付ける必要があります。今後はクォータ設定などの容量管理機能の活用も検討していきます。

日々使うものなので、ユーザーがストレスなく、自然に使えるかどうかが最も重要です。Fileforceはエクスプローラーで操作できる点が大きな決め手でした。ダウンロードやアップロードを強いられる仕組みでは、業務効率が下がってしまうためです。