旅の魅力を伝える膨大なコンテンツデータをすべてFileforceへ集約。メンテナンスフリーのSaaSで業務の大幅な効率化を実現。

株式会社西遊旅行（以下、西遊旅行）は1973年の創業以来、インドやネパールのヒマラヤを中心とした山岳旅行（トレッキング）や、シルクロード方面の旅行の企画・販売を手掛け、取り扱い地域を拡大しながら自社の幅広い旅のノウハウや強みを活かす斬新なツアーコースの開発に注力され、「秘境・特殊地域取り扱いのリーディングカンパニー」として事業展開をされてきました。
プロモーション用に作成される読みごたえのある旅行記などの充実したコンテンツにも力を入れる中、10TB以上にも上る写真や動画を含むデータの管理運用を課題とされていた西遊旅行。2021年よりFileforceに移行し、サーバー管理が不要でメンテナンスフリーなSaaS活用により大幅な業務負荷軽減と、複数の拠点からもスピーディにデータアクセスができ、管理運用もしやすいファイルストレージ環境を実現しました。

背景・課題

大容量の写真・動画データの管理運用負荷削減のためにクラウドストレージを検討

その圧倒的なユニークさと専門性でファンが多い西遊旅行の公式サイトには、魅力的なツアープラン、地域特集やブログなどの専門的で濃密な山岳・秘境の情報と地域に根差した記事に合わせ、息をのむ大自然の風景、秘境にて伝統を受け継ぎ暮らす民族、野生動物の写真や映像が添えられ、旅を計画する時間さえも豊かになるコンテンツが充実しています。

それらのプロモーション活動に欠かせないのは、写真や動画のデータ管理・保存・共有をするファイルストレージです。「クラウドストレージは実は7～8年前から探していました。ツアー企画のWEB販促や広告運用、特集記事等のディレクションをする傍ら、自身もツアーに添乗することがあるため、サーバーラックやNASを物理的に管理することが非常に大変だったためです」と、今回Fileforceの導入を担当した販売推進課の箭本氏は当時を振り返り語ります。

加えて、「社内でNASを管理するには、電源確保や温度の課題は以前からありました。しかし、業務効率のために欠かせない写真コンテンツの選定のしやすさという機能面とコスト面で自社にフィットするサービスが無く、導入には長く二の足を踏んでいました。」同じく販売推進課の中野氏もこれまでの経緯に触れられました。

年々増え続ける写真や動画のデータ管理をオンプレミスで行い続けることは、ストレージ増設やラックスペースの確保、停電対策といった管理運用面のみならず、ハードウェアトラブルに起因する、ユーザーの業務継続性へのリスクという観点でも大きな課題になっていました。

サムネイル表示の速さが決め手。快適且つ軽快な操作性と手厚い導入、運用サポート

前述の課題を解決すべく、西遊旅行ではクラウドストレージの情報収集に平行し、数年前のNAS買い替え時には他社クラウドストレージサービスの導入をテストしたこともありました。しかし、業務の要である写真のサムネイル表示が遅くコストも合わないことから本格運用には至りませんでしたが、継続検討の中でFileforceを知り、トライアルをきっかけに、サムネイル表示の軽快さとコストパフォーマンスを評価され導入を決定されました。

「1回のツアーでも1,000枚以上の写真データがあり、そこから2~3枚の写真を選ぶといった作業において、サムネイル表示の軽快さは業務効率への影響が非常に大きいのですが、Fileforceはトライアルを利用する中でその懸念を払しょくでき、安心して導入を決めることができました。」と中野氏は言います。

箭本氏は利用開始までの期間について、「営業やカスタマーサクセス部門による検討段階から導入段階までのサポート体制が素晴らしかったです。弊社からの質問や要望に対してファイルフォース社の対応が速く、安心感をもって導入を進めることができました。」と評価しています。さらに「機能と操作性で自社にフィットするサービスだったことと、自社に近しい業態での活用事例があったことも導入を後押ししたと思います。」と付け加えました。

圧倒的な運用管理工数の削減を実現。ログ分析＆レポート機能で業務効率化も達成

西遊旅行では、クラウドサービスならではの利便性に加え、Fileforceならではのきめ細やかな機能とオンプレミスのファイルサーバー同様の操作感や、リモートワーク時のファイル共有ツールとしての活用等、想定されていた以上の業務効果を実感していただいています。

「Fileforceの一番の決め手はサムネイル表示に代表される軽快な操作性ですが、オンプレミスの運用と異なりアクセス権限の設定変更が必要なタイミングで実施できるようになったことも効果を強く感じるポイントです。従来のWindowsサーバーやNASでは、再起動が走ったり権限変更の反映が業務時間内に完了しなかったりと、非効率さを感じていたのですが、Fileforceでは即座に変更が反映されることで不要な待ち時間の発生やファイルへのアクセスが制限されるといった業務影響が無くなりました。また、オンプレミス環境では諦めていた「便利機能」の一つである、ログ分析＆レポートが標準ツールとして実装されている点も業務効率化につながっていると感じています。導入時の負荷という点では、ユーザーへのトレーニングは、ほぼ不要でした。ユーザーへは、導入時の個人設定やアイコンの意味等をメールで周知したのみでそれ以降、利用方法に関しては質問なども無く、スムーズに立ち上げができました。自然な使用感のため、クラウドを利用していることに気づいていない社員もいるかもしれません。」と語られる箭本氏。加えて、「コロナ禍において帰国後の自宅待機を余儀なくされる添乗員とは、やむなく個人所有のフリーのクラウドストレージを利用し写真などのファイル共有をしていましたが、Fileforceを導入したことによってリモートワーク環境下におけるファイル共有、ドキュメントの一元管理が可能となりました」と言います。

さらに、従来大阪支社からはVPN接続で東京本社のNASへアクセスし業務を行っていましたが、今回Fileforceを導入したことで東京本社と同様のアクセシビリティが実現し、「VPNは今後買い替えが不要となるので、コストと管理運用の両側面で効果があったと感じています。」と中野氏も続けます。

西遊旅行でのFileforce活用は始まったばかり。「まだ使い切れていない便利機能もあると感じており、今後は、社外とのファイル共有が頻繁に発生するパンフレット等の入稿作業や、電子帳簿保存法への対応など、協力会社や経理部門などの組織を跨いだ多様な活用を想定しています。また、古い写真データ等のアーカイブに最適なオプションなど、Fileforceの機能展開に今後も期待しています。」（箭本氏）

本事例のポイント