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Case Studyハッピーテラス株式会社 様

テクノロジー活用で安全で効率的な情報共有を実現

ハッピーテラス株式会社は、発達障害の方の幼少期から大人まで、ワンストップサービスでの自立支援事業を行っています。障害福祉業界のIT化を牽引していくという強い想いと、全社でのテクノロジー積極活用という経営方針に基づき、様々なSaaSの導入を進めています。その第一弾として導入された「Fileforce®」は、自社でのNAS管理の課題を解決し、社外にいるメンバーや全国の教室を含めた各拠点間での安全で効率的な情報共有、同社が進めるIT活用による生産性の高い組織文化の醸成に貢献しています。

  • 管理部 総務兼システム担当

    小櫃 裕 氏

導入のポイント

背景・課題

  • 情報共有の課題を社内リソースを抑えて解決したい
  • 社外にいるメンバーや各拠点間での「高セキュア」、「シンプル」な情報共有手段の確保
  • システム障害による業務停止リスクへの対策

選定・導入

  • 使いやすさと同時に厳しいセキュリティ要件を満たすサービスであることが条件
  • 高セキュアで多彩な機能とコストとのバランスを評価
  • データ転送ツールにより、旧システムからの移行負荷を大幅に削減

導入後の効果

  • 導入後100%稼動の実績
  • VPN等の投資をせずに、全社で共通の高セキュアで使いやすい情報共有基盤を構築
  • 管理リソースを削減し、社員にとって働きやすい環境とセキュリティ確保の両方を実現

背景・課題

社内外で使える安全な情報共有基盤整備のために

発達障害の方を主な対象に、子どもから大人までの障害福祉サービスを運営するハッピーテラスは、全国の教室でコミュニケーション力の育成を軸としたプログラムや就職支援を行っています。きめ細やかなサービスを提供する一方で、障害福祉サービスとして運営費用は、法律に基づく国や自治体からの助成金という側面もあり、常に無理・無駄のない効率的な業務の進め方を強く意識して運営をしているといいます。 その中で2017年に管理部に総務兼システム担当として着任した小櫃 裕氏には、社内の情報共有とコミュニケーションの課題をITの積極活用により解決するというミッションがありました。

「当時、社内外のコミュニケーションは、電話やメールが中心で外出の多いメンバーが社外から社内の資料を確認する手段がありませんでした。自社を含め障害福祉業界全体におけるIT活用の取り組みの遅れやリテラシー向上が課題であると感じると同時に、経営からも今後は積極的にテクノロジーを活用することで業界に対するIT化が遅れているというイメージを払拭していきたいという強い想いを伝えられました。そこで自社における安全な情報共有の仕組みとして、まずはファイルサーバーの機能をクラウドサービスへ移行するため、クラウドサービスについての情報収集と選定を2017年8月から2か月間かけて行いました。」(小櫃氏)

当時、社外からはNASにアクセスができず、利便性の問題があったことに加え、物理故障などの障害による、業務影響へのリスクを常に抱えていたといいます。また、高セキュアでITにそれほど詳しくないメンバーでも使える、シンプルでわかりやすいファイル共有の手段を確保することが必要でした。 また、オンプレミスの旧システムは管理リソース面でも課題があり、システム導入にあたっては、新しいものを積極的に取り入れ、安全性は損なわずに管理部門における業務効率化も同時に検討したといいます。

小櫃 氏

選定・導入

高セキュアで多彩な機能とコストのバランスを最重要視

同社の提供するサービスの特性から、利用者の個人情報を含めた非常に機微で秘匿性の高いデータを扱うケースがあるため、使いやすさと同時に強固なセキュリティを同時に実装しているサービスを選定する必要がありました。

「選定にあたってFileforce®を含めた5社のサービスを比較しました。選定時に特に注目したのは、アクセスログ、アクセス権限設定、ウィルスチェック、社外とのファイル共有、Active Directory連携の有無という、5つのポイントでした。Fileforce®はインフラにAWS(Amazon Web Services)を採用しているという安心感に加え、細かいアクセス権限設定やログ管理等の機能が充実しており、それらが標準機能に含まれていることが特徴でした。企業がファイルサーバーに投下できるコストには限りがありますが、機能は多いものの、欲しい機能をつけると有償オプションにより結果的に高額になるというサービスもあります。そういった意味でもFileforce®は、欲しい機能と費用のバランスが優れているという点が導入の一番の決め手となりました。

また、同氏はリソースをかけずに導入できたポイントとして、Fileforce®の無償データ転送ツールがあると言います。 「Fileforce®のデータ転送ツールは、日々の業務を止めることなく、ネットワークの使用帯域を管理しながら、差分を含めたデータ移行が行えます。同社ではこのツールを利用して順次データ転送を行い、最終的にシステム停止を伴う移行作業は1日で終えることができました。移行作業には1週間程度、張り付きでの作業を覚悟していたので、このツールがとても役に立ちました。」と振り返ります。

Fileforce®導入に合わせて、同社では社内でのファイル共有時にメール添付を禁止とし、Fileforce®の共有リンク機能のルール策定(大容量ファイルを取り扱う一部の部門についてはアクセス権限でプロジェクトフォルダによる共有を許可する)等、運用を変更しました。展開後は、2~3か月は、ファイル共有の使い方を中心に問い合わせがあったものの、Fileforce® Driveのバージョンアップにより、エクスプローラー上で右クリックから共有メニューが使えるようになってからは、その問い合わせもほとんど無く、社内からは、旧システムと比べて便利になったというコメントが多く寄せられていると同氏はいいます。

導入後の効果

導入後の障害ゼロ。管理リソース抑えながら、全体の利用状況を把握できる安心感

導入の効果として大きいのはシステムの安定稼働であると小櫃氏はいいます。

Fileforce®の導入から今日まで、1日たりともシステム障害が理由で業務が止まったことがありません。これは、自社でNASを管理する労力を考えると、非常に大きな効果のひとつです。また、社外や拠点間での安全な情報共有の手段も確保ができました。一般的なクラウドのストレージサービスは、個々のメンバーが保有する情報資産を各自で共有し合うコンセプトで開発されているため、管理者から全体の利用状況が見えづらいという課題があります。しかし、Fileforce®の場合には、全社共通のディレクトリを使うため、管理部門で全体の利用状況を把握しながら運用できるので、管理する立場にとっても、とても安心感があります。

同社が運営する拠点はフランチャイズ契約の教室も含まれていますが、ファイル共有の方法はFileforce®に統一しています。また、運用の中でFileforce®の柔軟なアクセス権限を活用し、また全社共通のディレクトリは、一定のフォルダまでは管理者のみが作成できるように設定。それ以降の階層も社内共通のフォルダ命名規則等のルールを整備し、守られているといいます。統制が取れ、誰にとってもどの情報がどこにあるのかがわかりやすいディレクトリ構成が維持できることで、全社での円滑で効率的な情報共有が図れており、同社が目指す、無駄のない運営につながっています。 現在は社内での運用も定着し、管理部門への問い合わせはパスワード再発行やフォルダやファイルが誤って削除された場合の復活依頼がある程度とのことですが、その場合もログですぐに削除された内容を確認して簡単に復旧できるので旧システムと比べて、管理にかかるリソースも大幅に削減できていると同氏は評価します。

経営と現場リーダーの強いリーダーシップによるKPI経営

同社では、Fileforce®に始まり、その後もスケジュール管理や施設予約のためのグループウェアや勤怠管理システム、Web会議システム等のSaaS導入を着実に進めており、まさに冒頭にあった障害福祉業界のIT化を牽引する存在になっています。 今でも週に1度は、社長と“福祉Techミーティング”と称した時間を持つという小櫃氏。インタビューを通じて、経営層と現場責任者である小櫃氏との強力なタッグにより、スピード感を持ったシステム導入とそれに伴う働き方の改善が着実に進められていることがわかります。 併せて、同社は、2018年に東京都が創設した「TOKYO働き方改革宣言事業制度」に参加し、2019年度の目標は「テクノロジー化計画」であると言います。その中の重要施策の一つとして、全社KPI経営(経営成績×ES×CS)を導入し、2020年までに以下の2点の達成を目指しています。

ハッピーテラス株式会社の「テクノロジー化計画」におけるKPI指標

働き方の改善
45時間以上/月の超過労働者を0名にする
休み方の改善
全従業員が有給休暇を取得できるような勤務体制・雰囲気づくりを行い、年次有給休暇を10日以上所有する全社員は付与から1年の間に5日以上取得することを目指す

このように明確化された高い目標の達成に向けて、必要な仕組みを社内の管理コストをかけずに維持していくためには、Fileforce®のようなSaaSを上手く活用していくことがポイントとなります。同社は、経営と現場が同じベクトルで一体となり、全社へ働きやすい環境を提供しながら、セキュリティという最重要課題については、管理部門がしっかりと社内全体の利用状況を把握してガバナンスを維持しています。

「今後、自社サービスをよりわかりやすくアピールするために、動画コンテンツも増やしていきます。大容量ファイルの増加に伴い、Fileforce®の活用頻度は更に高まるでしょう。また、会社の規模や社員の人数が増えていくと管理部門のリソースも増えることが予想されるため、社内リソースの見える化を進めつつ、それに必要なICTについても引き続き、積極的に検討をしていきます。」(小櫃氏)

社名 ハッピーテラス株式会社
設立 2014年7月
所在地 〒108-0023 東京都港区芝浦4-12-31 VORT芝浦 Water Front 6F
事業内容 障害児通所支援事業(児童発達支援事業、放課後等デイサービス) 就労移行支援事業(就労移行支援事業)
URL http://happyterrace.co.jp/

Fileforce®の導入に関するご相談

導入をご検討されている方や、サービスについてご不明な点等がございましたらお気軽にお問い合わせ下さい。

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