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株式会社イオンイーハート 様

業務改革の一環としてファイルサーバからFileforce®へ移行外出の多いスタッフを中心に業務効率化に成功

イオングループで飲食店の運営を手掛ける株式会社イオンイーハートは、2017年10月にFileforce®を全社的に導入し、これまで運用してきた社内ファイルサーバを廃止しました。移行作業はFileforce®専用データ移行ツールにより、社内の業務に影響を与えずに想定よりも短期間で完了した他、ファイルサーバの使い勝手を継承した優れたユーザーインターフェースにより社内の混乱もなくスムースな導入ができました。その後は社外からのファイル参照、共有が可能となったことで外出の多いスタッフを中心に業務効率が飛躍的に向上し、大容量ファイルを扱う部署ではセキュアかつ迅速な情報共有が可能となるなど、全社で取り組む業務改革の推進に大きく貢献できました。
  • 業務改革グループ マネジャー

    住田圭 氏

  • ケータリング本部 ケータリング事業改革 マネジャー

    浅井俊之 氏

導入のポイント

  • 数社比較検討をする中で他にはないファイルサーバの良さを継承した使い勝手とパフォーマンス
  • 詳細なログ取得によりセキュリティ監査などへの対応にも役立つことを評価
  • かゆいところに手が届く専用のデータ移行ツールにより、移行による業務影響を極小化できる

背景・課題人材不足が懸念される中、業務効率化のための仕組み構築が急務

選定・導入ファイルサーバ同様の使い勝手の良さを評価、移行ツールが早期導入に大きく貢献

導入後の効果ユーザー部門、IT部門それぞれに即効性の高い効果

背景・課題

人材不足が懸念される中、業務効率化のための仕組み構築が急務

株式会社イオンイーハートは、日本全国のイオンモールをはじめ各地で「おひつごはん四六時中」「ごはんCafe」「カフェ・ド・ペラゴロ」など多彩なブランドの飲食店を手掛けているほか、近年では法人向けにパーティ・ケータリング・宅配弁当を行うケータリング事業(http://www.aeoneaheart.co.jp/catering/)にも取り組み、店舗に並ぶ新たな事業の柱へと成長させようとしています。 そんな同社では、中長期的な課題として労働人口減少への対策が求められていると、業務改革グループ マネジャーの住田圭氏は言います。
「人材不足は当社にとって深刻な問題となります。レストランのスタッフの人材確保はもちろんのこと、本部においても、それぞれの部署で培ってきたノウハウの継承が難しくなるなどの懸念があります。優秀な人材確保と並行して業務改革により必要な業務を見極め、多様な人材が働ける環境を構築する必要がありました。」
住田氏を中心とした業務改革グループは、かつてIT推進グループという名前で情報システム部門としての役割を担ってきましたが、2016年9月に現在の名称となり、全社的な業務改革を推進する役割を担っています。
「当時、ベテラン従業員が定年退職を迎え、別のスタッフも産休に入るなど、我々自身も人材不足が顕著でした。そのため、これまでのサーバのスペックや要件・仕様定義、日々の保守・維持管理というノウハウ重視の業務から、SaaSベンダーの提供する各種サービスへの知見を広げ、より優れたアプリケーションを提案・提供するような業務へと、我々自身も変わっていく必要があったのです」(住田氏)
ビジネスの現場においても、業務改革を強く求める声が一部にありました。とりわけ、営業活動で外出が多いケータリング本部では、必要な資料が社内ファイルサーバにあることで、社外からの業務が大きく制約されることが課題だったと、同本部 ケータリング事業改革マネジャーの浅井俊之氏は振り返ります。
「社外にいることが多い業務のため、これまでも営業チームではオフィス外にいる時間にもより生産的な仕事をすべく、チャットツールやSFAなどのクラウドサービスを活用してきました。しかし、ファイルサーバには社内からしかアクセスができず、資料作成のためだけに時間をかけて会社と往復するという大変非効率な状況となっていました。」

選定・導入

ファイルサーバ同様の使い勝手の良さを評価、移行ツールが早期導入に大きく貢献

こうした背景から、業務改革グループでは業務改革の一環としてファイルサーバをクラウドストレージへ移行することを、2016年末頃より検討し始めました。社外からもアクセス可能なクラウドストレージなら、浅井氏のような外回りの多いスタッフも物理的な場所・時間の制限を受けずに効率的に業務を行えます。とはいえ、目指す使い方に合ったサービスには、なかなか出会えなかったと住田氏は言います。
「半年ほど探した末に、ITパートナーより紹介されたのが、Fileforce®でした。他のクラウドストレージのようにユーザーごとに容量を割り当てるのとは違い、組織全体を中央管理ができ、全社で容量を共有する形のため、既存のファイルサーバと同様の運用ができます。 特にメリットとして感じ導入の決め手となったのはこれら3つのポイントです。

  • クラウドでありながら、Windowsにドライブとしてマウントできるため既存のローカルディスクと同じ使い勝手を再現できること
  • ログが詳細に取得されており『いつ』『誰が』操作したか分かるためセキュリティ監査とインシデント発生時に役立つこと
  • 他のクラウドストレージにはない専用データ移行ツールが用意されていること

また、サービス基盤も含む信頼性の面でも、イオングループの厳密なセキュリティ要件に耐えるものと判断しました。

移行ツールは実際に、ファイルサーバからのスムースなデータ移行において、効果を発揮しました。既存ファイルサーバの保守期間終了が迫る中、想定していたより早く移行作業を完了することができました。
「この移行ツールは、ファイルサーバの運用を止めることなく、開始した時点のファイル全てをメタ情報も含めFileforce®へコピーしてくれます。転送時の帯域レートを何Mbpsにするかの指定もできるため、ネットワークを占有して通常業務に影響を及ぼすこともありません。 全社のデータ移行は2週間ほどで終わり、最後に移行期間中に編集・追加されたファイルのみを差分としてコピーしました。差分のみを検知できるツールがあったおかげで更新分ももれなく移行でき、翌日にはファイルサーバからLANケーブルを抜いて全面的にFileforce®へ切り替えています。私自身の負担も軽く、移行作業で休日出勤したのは最後の差分コピーのときだけ、わずか半日ほどでした。結果的にデータ移行から運用開始までを計画から1か月ほど前倒しで実施することができました。」(住田氏)

業務改革グループ マネジャー 住田圭 氏(左)| ケータリング本部 ケータリング事業改革 マネジャー 浅井俊之 氏(右)

なお、移行期間を短縮できた背景としては他にも、あらかじめ移行に先立って各部門にファイルサーバ上のデータを棚卸ししてもらい、必要なファイルの整理ができていたこと、Fileforce®の使い勝手がこれまでのファイルサーバのものと違和感がなく、エンドユーザーへの特別なトレーニングも不要だったことも大きいと言います。
「通常システムは使えていて当たり前。しかし、いざ変更となると使い方がわからないという質問や使い勝手で不満が出ることも多いのですが、Fileforce®についてはそれが無かった。それ自体がとても珍しいことです。」

住田氏は移行後の社内からの反応についてそう振り返ります。

導入後の効果

ユーザー部門、IT部門それぞれに即効性の高い効果

浅井俊之 氏

イオンイーハートでのFileforce®の利用は、インタビュー時点で約半年ですが、ユーザー部門の浅井氏は、クラウドファイルサーバーのFileforce®を利用するメリットを以下のように実感されています。
「社外からでも共有フォルダにある資料をみられるので、例えばお客様との商談中にもチャットで社内スタッフにタイムリーに修正点を伝え、内容が更新されたら『こちらが今の最新の内容です』とご覧いただけます。 また、以前はメールへのファイル添付や別のオンラインストレージを利用していましたが、ファイルの容量によって参照やダウンロードに時間がかかることもありました。Fileforce®の利用においてはデータアクセスやダウンロード時の遅さを感じることもなくなり、ファイルの移動も非常に楽なため、日々の小さなストレスの積み重ねから解放されました。
ケータリング本部だけでなく、他の部署でもFileforce®はメリットをもたらしています。例えばポスターやメニューなどの販促物制作チームでは、外部の制作会社などとの成果物共有のために、ときとして数ギガバイトにもなるようなファイルを扱いますが、ストレスなくデータ共有と協業ができるようになったとのことです。
Fileforce®はプロジェクトフォルダへ外部の担当者を招待することができ、ユーザーごとの権限も、参照のみ/編集可、それからアップロードのみなど細かく設定可能で、相手やプロジェクトの内容によってそれらを柔軟に使い分けることができます。しかもFileforce®は全ファイルを世代管理しているため、もし何かあっても復元することが可能、ランサムウェアなどの被害に遭っても対応できますし、インシデント発生時の原因究明も迅速に行えます。システムの選定時にこちらで考えていた管理部門と現場で必要と思われる機能はほぼすべて網羅されていました。」(住田氏)
事業拡大に向けて時間当たりの生産性・効率性を重視する部門から非常に高い評価と満足度を得るとともに、業務改革グループでも、ファイルサーバやNASがなくなったことで管理負担が軽減され、より戦略的なIT活用のための時間を創出することにつながっています。 ファイルサーバからFileforce®への移行は、業務改革という大きな目標に向けた社内インフラの整備において、一定の効果を出せたと住田氏は評価しています。
「以前から、メールや掲示板は社外で使えるようになっていました。そこにFileforce®が加わり、出先からも社内と変わらない効率的な働き方ができるようになりました。店舗関連の従業員の中にも、スーパーバイザなど外回りの多いスタッフがいますが、そちらの業務効率も向上しています。 ITによる安全で効率的な働き方への環境と仕組みが整いつつある中で、テレワークなど新たな働き方を取り入れることも容易になりました。今後制度が整えば、意欲や能力があるものの育児などの事情で在宅勤務しなければならない従業員も活躍できる機会が増え、優秀な人材確保にもつながると期待しています。」
社名 株式会社イオンイーハート
設立 1964年7月
所在地 千葉県千葉市美浜区中瀬1-3 幕張テクノガーデン(MTG)B棟10階
従業員数 2210名、うち正社員280名(2017年2月期実績)
売上高 171億円(2017年2月期実績)
事業内容 チェーンシステムによるレストラン及びフードコート内ショップの運営。店舗数275店(2017年2月期実績)
URL 株式会社イオンイーハート ケータリング事業 http://www.aeoneaheart.co.jp/catering/